El documento proporciona información sobre el manejo de efectivo en una empresa. Explica que la caja chica es un fondo fijo establecido para realizar gastos menores, y provee normas para su control como fijar límites de pagos, requerir comprobantes, y reponer el fondo cuando se reduzca a cierto nivel. También presenta un ejemplo práctico del registro contable de las transacciones de una caja chica.

1. EL EFECTIVO

2. Se considera como
efectivo todos
aquellos activos que
generalmente son
aceptados como
medio de pago, son
propiedad de la
empresa y cuya
disponibilidad no
está sometida a
ningún tipo de
restricción
E L E F E C T I V O
Efectivo de Caja:
•Monedasy billetesemitidosporel BancoCentral
•Monedasy billetesdeotrasnaciones(divisas)
•Chequesemitidosporterceraspersonasqueestánpendientesde
cobraro depositar
•Chequesde gerenciapendientesde cobraro depositar
•Documentosde cobroinmediatoo quepuedenserdepositadosen
cuentascorrientes bancariastalescomo:girosbancarios,facturas
de tarjetasde créditopordepositarentreotros
•Cuentasbancariasde depósitosa la vista o corrientesen
bancosnacionales
•Cuentasen monedasextranjeras,depositadasen bancosdel
exterior
•Chequesemitidosporla propiaempresacontra lacuenta
corrientede algúnbancoperoque,paraunadeterminadafecha,
aunno han sidoentregadoa susbeneficiarios.
De acuerdo con lo
expuesto, será aceptado
como efectivo lo
siguiente
Efectivo en Bancos

3. Existen algunos rublos que, aunque en
apariencia tienen características de efectivo,
no cumplen con el requisito básico de la
disponibilidad para la liberación de deudas u
obligaciones por parte de la empresa.
1. No será efectivo en Caja:
• Los vales de caja. Estos montos deben
segregarse y mostrarse como cuentas por cobra
• Cheques post-fechados
• Cheques devueltos
• Estampillas fiscales y de correo
Partidas que no forman parte del Efectivo
2. No será efectivo en Banco
•Depósitos bancarios a plazo
•Depósitos bancarios congelado
•Depósitos bancarios para fondos
especiales
•Depósitos en bancos extranjeros restringidos.

4. Es la cuenta a través de la cual se controla
el efectivo disponible que se encuentre en
poder de la empresa, dentro de las
instalaciones de la misma.
Cualquier movimiento de efectivo que sea
recibido por la empresa debe ser
registrado en esta cuenta.
Dada la naturaleza del bien que controla,
la cuenta caja debe ser presentada en el
Balance General encabezando el grupo de
los Activos Circulantes.
Atendiendo al objetivo que se persigue
con los fondos que se movilizan, la
cuenta caja puede ser:
Caja Chica
Caja Principal

5. Una medida sana de control interno
consiste en que todo pago se haga por
medio de cheques y nunca con el efectivo
que se encuentre en caja.
Sin embargo, se produce en toda empresa
una serie de erogaciones repetitivas y de
tan poco monto cada una de ellas, que
haría poco práctico y en algunos casos
imposibles, pagarlas con cheque.
Nos estamos refiriendo a desembolsos por
concepto de compra de periódicos, café,
taxis, gasolina para los vehículos, entre
otros.
Debido a esto os directivos establecen el
fondo fijo con el que operara caja chica,
así como la cantidad máxima que se podrá
erogar en cada caso. l

6. - Se fijara el fondo fijo con el que operara la caja chica.
- Sera nombrada la persona que se responsabilizara del
manejo de ese fondo. Este funcionario no tendrá acceso a los
registros contables
- El cheque que se emita para la creación del fondo y los que
posteriormente se hagan para reponerlo o aumentarlo, deberá
ser hecho a nombre del custodio del fondo.
- Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada a
través de esta caja.
- Todo pago que se realice por caja chica deberá ser
respaldado por su respectivo comprobante, representado por
recibos pre numerados, cantidad, autorización y el nombre y
firma de quien lo ha recibido.
- Cuando se hace el rembolso de caja, los comprobantes de
respaldo deberán ser inutilizados mediante la estampación de
un sello que diga Cancelado
- Los vales y el cambio de cheques o efectivo no deben ser
permitidos
- El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo
que vaya quedando haya alcanzado un mínimo establecido.
- Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se
requiera con el objeto de constatar la existencia física del
efectivo o de los comprobantes que justifiquen sus ausencial
Para que los recursos asignados cumplan con su
función, es necesario que se establezca el
adecuado control interno. Para ello es
indispensable, poner en práctica las siguientes
normas:

7. Con el objeto de explicar cómo, en la práctica, se
actúa con respecto al manejo de la caja chica,
tenemos un ejercicio práctico

8. Enunciado
• Los pagos no serán mayores de bs. 5
•Cuando el efectivo disponible se reduzca a bs. 200 o
menos, se procederá a la reposición del fondo.
La empresa Rio Turbio C.A. decidió crear un
fondo fijo de caja chica por bs. 500,oo
Debe cumplir con las normas de control interno,
Las operaciones realizadas fueron las siguientes:
Abril 03 Se emitió cheque 2222 del Banco Caribe por
bs. 500,oo a nombre de Juan Pérez quien será el
custodio del Fondo Fijo
Abril 04 Se pago bs. 10,50 por suministros para la
oficina.
Abril 06 Se cancelo el recibo del teléfono del mes de
Marzo por bs. 29
Abril 06 Se cancelo factura de gasolina del equipo de
reparto por bs. 24
Abril 08 Se le dio un adelanto de sueldo al trabajador
Román García por bs. 30 autorizado por el Gerente
Abril 09 Se cancelo Fletes de venta a Transporte
Guárico por bs. 28
Abril 10 Se pago viáticos al vendedor J. Lara por bs. 39
Abril 15 Se cancelo al kiosco Alto bs. 16,oo por
concepto de suministro de periódicos de la 1ra Quincena
del mes de abril,.
Abril 17 Se pago a Cafetería El Galeón bs. 29,50 por
suministro de café de la 1ra. Quincena de Abril
Abril 20 Se cancelo a la Bomba El Águila bs. 27 por
lavado y engrase del camión de reparto.
Abril 21 Fue pagado el recibo de luz de marzo por bs.
50
Abril 22 Se pago bs. 25 a la Panadería El Funchal por
concepto de una torta de cumpleaños de la secretaria
del Gerente
Abril 22 Se hizo la reposición del fondo mediante la
emisión de un cheque No 2280 del Banco del Caribe
Se requiere: Registrar las transacciones señaladas

9. Fecha Descripción Debe Haber
Abril 03 -x-
CAJA CHICA 500
BANCO 500
P/R la creación del Fondo de Caja Chica.
Cheque 2222 del Banco del Caribe
LIBRO DE DIARIO
AL PASAR EL ASIENTO AL
MAYOR GENERAL,
LA CUENTA CAJA CHICA QUEDARÍA
COMO SIGUE
CREACIÓN DE FONDO DE
CAJA CHICA
Fecha Descripción Debe Haber Saldo
Abril 03 Según Diario 500 500
Fecha Descripción Debe Haber Saldo
Abril 03 Creación del fondo fijo 500,00 500,00
04 Suministros de oficina 10,50 489,50
06 Teléfono Marzo 29,00 460,50
06 Gasolina equipo de reparto 24,00 436,50
08 Adelanto a Román García 30,00 406,50
09 Fletes de venta. Transporte Guárico 28,00 378,50
10 Viáticos J. Lara 39,00 339,50
15 Periódicos Kiosco Alto 16,00 323,50
17 Café-Cafetería El Galeón 29,50 294,00
20 Lavado y Engrase. Bomba El Águila 27,00 267,00
21 Luz eléctrica Marzo 50,00 217,00
22 Torta. Panadería El Funchal 25,00 192,00
22 Reposición del fondo 308,00 500,00
SE LLEVAR UN
MAYOR AUXILIAR
DE CAJA CHICA EN EL
QUE SE VA REGISTRANDO
EL MOVIMIENTO QUE VA
TENIENDO EL FONDO,

10. Concepto Adelanto
A/C Sueldos
Gastos de
Administ.
Gastos de
Venta
Suministro de
oficina
10,50
Teléfono 29,00
Gasolina 24,00
Román García 30,00
Fletes 28,00
Viáticos 39,00
Periódicos 16,00
Café 29,50
Lavado y
Engrase
27,00
Luz Eléctrica 50,00
Agasajos 25,00
Totales 30,00 160,00 118,00
DESEMBOLSOS Y REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
Los desembolsos deben ser clasificados de acuerdo a su naturaleza y luego
se totalizan por grupos para poder realizar el asiento de diario.
Fecha Descripción Debe Haber
Abril 22 -x-
Gastos de administración 160.00
Gastos de ventas 118.00
Adelanto a cuenta de sueldos 30.00
Banco 308,00
P/R reposición de caja chica,
cheque 2280. Banco Caribe
Con estos totales, se procede
a hacer el asiento de diario,
de la siguiente manera
Así, se cumple un ciclo de Caja
Chica. Como se puede observar
en el asiento no intervino para
nada la cuenta Caja Chica. Ya
que no debe intervenir en
ningún caso

11. Consiste en el análisis de las transacciones del
efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto
de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta,
corresponde con lo que se encuentra físicamente en
Caja en dinero efectivo, cheques o vales.
Sirve también para saber si los controles internos se
están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el
Cajero.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello,
suelen efectuar arqueos de caja en fechas no
previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan
faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de
control del libro mayor.
Estas diferencias se contabilizan generalmente en
una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le
cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los
sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas
diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
"Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de
"Pérdidas y Ganancias".