Importancia del Efectivo en materia administrativa y contable

2. El Efectivo
 “Se entiende por Efectivo la moneda de curso legal,
es decir, emitida por el Estado y de obligatoria
aceptación dentro del Territorio Nacional, así como
los depósitos a la vista destinados al pago de
operaciones y obligaciones de la empresa”.

3. Propiedades Básicas del Efectivo
 Disponibilidad Inmediata.
 Ninguna Limitación para
su utilización.

4. Partidas que Integran el Efectivo
 Dinero en efectivo en Moneda Nacional.
 Monedas extranjeras.
 Depósitos en cuentas corrientes y de ahorro.
 Cheques de Gerencia, de Viajeros.
 Cheques emitidos pendientes por entregar a sus
beneficiarios.

5. No Aceptados como Efectivo
 Cheques con Fecha Adelantada.
 Cheques devueltos por falta de fondo.
 Vales de cajas o adelantos a empleados
 Depósitos sujetos algún tipo de restricción
(plazo fijo)
 Timbres Fiscales

6. La Cuenta “Caja”
 “Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo
que ingresa a la empresa bien sea en monedas, billetes o
cheques, dándosele un cargo, y es abonada para registrar
la salida de esos ingresos cuando son depositados en el
banco o cuando se cancela una factura”.

7. La Cuenta “Banco”
 El nombre de la cuenta “Banco” representa la
institución en la cual tenemos nuestro dinero
depositado y donde se encuentra disponible en el
momento que lo necesitamos.
Estas cuentas pueden ser:
* Cuenta de Ahorro.
* Cuenta Corriente.

8. Documentos para Llevar un control
adecuado del efectivo
 Planillas de depósito.
 Estado de Cuenta Bancario.
 Cheques.

9. Fondo de Caja Chica
 “Es una cuenta que crea la empresa a través de un
cheque emitido a nombre de la persona responsable de
manejar ese dinero en efectivo, cuyo objeto es
cancelar PAGOS MENORES, estableciendo
previamente su monto”.

10. Normas para llevar un buen control
interno del Efectivo
 Segregación adecuada de las funciones.
 Aprobación por parte del gerente general las
correspondiente firmas autorizadas para girar cuentas
bancarias.
 Controles adecuados sobre entregas diarias de dinero
mediante recibos.
 Depósitos integro e inmediato de la cobranza de
cheques nominativos a nombre de la empresa.

11.  Autorización previa de la salida de dinero y emisión de
cheques nominativos.
 Arqueo sorpresivo de los fondos.
 Revisión mensual de la conciliación bancaria.
 Valorización de los saldos en moneda extranjera
Normas para llevar un buen control
interno del Efectivo

12. Procedimientos contables de la
Caja Chica
Fecha CUENTA Y EXPLICACION REF DEBE HABER
Nov. xxx -x-
Caja Chica XXX
Banco XXX
Asiento de Creación de la Caja
Chica
1.- Creación de la Caja Chica

13. FECHA CONCEPTO BOLIVARES
NOV. XXX Gastos de Vehículo XXX
Artículos de Oficina XXX
Artículos de Limpieza XXX
Cantv XXX
Cadela XXX
Otros XXX
TOTAL XXX
2.- Realización de los Pagos

14. Fecha CUENTA Y EXPLICACION REF DEBE HABER
Nov. xxx -x-
Gastos de Vehículo XXX
Cadela XXX
Cantv XXX
Artículos de Limpieza XXX
Banco XXX
Para reponer gastos emitidos por
Caja Chica según relación de
Comprobantes
3.- Reembolso o Reposición de la
Caja Chica

15. Arqueo de Caja Chica
“ Consiste en una inspección de todos los fondos en poder de
los custodios seleccionados en una fecha determinada”.
Consideración:
*Las personas que custodian deben estar presentes durante el
arqueo.
*En caso de no terminar el arqueo en el día los fondos de valores
deben guardarse
*Regularizar los depósitos pendientes al día siguiente.
*Luego del arqueo debe comprobarse su debida contabilización

16. ARQUEO DE CAJA CHICA
EMPRESA XXX
AL XX-XX-XXX
Saldo de Caja Chica XXX
Dinero en Efectivo:
______x 20.00 = XXX
______x 10.00 = XXX
______x 5.00 = XXX
______x 2,00 = XXX
Monedas = XXX
Total Dinero en Efectivo XXX
Facturas y Recibos
Luz XXX
Agua XXX
Teléfono XXX
Artículos de Oficina XXX
Gastos de Limpieza XXX
Vales a Empleados XXX
Gastos Varios XXX
Total Facturas y Recibos XXX
Total
XXX
Saldo de Caja Chica XXX
Más Efectivo: XXX
Facturas y Recibos XXX XXX
TOTAL CAJA CHICA XXXX
________________ ________________
V.B. Contador Firma del Cajero

17. Casos Especiales
Fecha CUENTA Y EXPLICACION REF DEBE HABER
Nov. xxx -x-
Gastos de Vehículo XXX
Cadela XXX
Cantv XXX
Banco XXX
Sobrante de Caja Chica XXX
Para reponer el fondo de caja
chica según relación de
comprobantes con un sobrante
A.- Sobrante de Caja Chica

18. Fecha CUENTA Y EXPLICACION REF DEBE HABER
Nov. xxx -x-
Gastos de Vehículo XXX
Cadela XXX
Cantv XXX
Faltante de Caja Chica XXX
Banco XXX
Para reponer el fondo de caja
chica según relación de
comprobantes con un faltante
B.- Faltante de Caja Chica

19. EJERCICIO
 La empresa “Los Peruchitos” C.A., crea el 03-07-2008 una caja chica por Bs.
1.000,00 para realizar pagos de Bs. 100,00 o menos.
El día 04-07-2008, cancela luz por Bs. 58, 90.
El día 07-07-2008, se cancela el recibo de CANTV por Bs. 69,00.
El día 09-07-2008, cancela artículos de oficina por Bs. 99,50.
El día 10-07-2008, cancela facturas de gasolina por Bs. 29,70.
El día 11-07-2008, cancela recibo por Bs. 38,90 de artículos de aseo.
El día 21-07-2008, se le expide un vale a la secretaria por Bs. 70,00.
El día 25-07-2008, se paga una factura por arreglo de la máquina de escribir
por Bs. 89,50.
Hay en efectivo Bs. 540,00
Se pide
Realizar los asientos necesarios

20. Solución:
Fecha CUENTA Y EXPLICACION REF DEBE HABER
2003
Julio 03
-x-
Caja Chica 1.000,00
Banco 1.000,00
Asiento de Creación de la Caja Chica
para cancelar facturas a Bs. 100,00 o
menos

21. FECHA CONCEPTO BOLIVARES
Julio 04 Luz 58,90
Julio 07 Cantv 69,00
Julio 09 Artículos de Oficina 99,50
Julio 10 Gasolina 29,70
Julio 11 Artículos de Aseo 39,90
Julio 21 Vale a Empleada 70,00
Julio 25 Reparación de Máquina de Escribir 89,50
TOTAL 455.50
Relación de Desembolsos de
Caja Chica

22. Fecha CUENTA Y EXPLICACION REF DEBE HABER
2008
Julio 30
-x-
Gastos Generales 455.50
Faltante de Caja Chica 4.50
Banco 460,00
Para registrar el reembolso de caja
chica según cheque N° 012365
Caja Chica Bs. 1.000,00
Desembolso Bs. 455.50
Efectivo Bs. 544,50