Este documento describe un sistema de gestión de mantenimiento. Permite gestionar el mantenimiento preventivo, imprevisto y planes de mantenimiento. Incluye funcionalidades para gestionar objetivos, recursos, empleados, órdenes de trabajo, matrices de mantenimiento y más. El sistema genera órdenes de trabajo para el mantenimiento preventivo y correctivo.

1. Caso de Estudio
Sistema de Gestión de mantenimiento
Introducción
La aplicación provee una solución de mantenimiento encaminada a cubrir los procesos
de mantenimiento base, preventivo, imprevisto, así como la gestiona de los planes de
mantenimiento.
El proceso de mantenimiento parte de una etapa inicial donde se identifican los recursos
de la empresa que se consideren objetivos de mantenimiento. Este concepto abarca
tanto equipos, como instalaciones vinculados o no al ciclo productivo. Ejemplo:

2. compresores, máquinas, herramientas, bombas, motores eléctricos, entre otros. Para
cada objetivo de mantenimiento es necesario confeccionar un expediente técnico del
recurso donde se recoja toda la información necesaria para una correcta explotación y
ejecución del mantenimiento.
Definido cada uno de los expedientes técnicos de los objetivos de mantenimiento, se
pueden gestionar los trabajos de mantenimiento a través de órdenes de trabajo (OT),
que incluyen las tareas que se realizan, así como los recursos materiales y humanos
utilizados. Las órdenes de trabajo son creadas en estado Borrador, pasan a Abierta
durante su ejecución y finaliza su flujo de trabajo en Cerrada o Cancelada.
Funcionalidades
Seguidamente se especifican las funcionalidades que forman parte del sistema:
• Gestionar objetivos de mantenimiento.
• Gestionar recursos (expedientes técnicos)
• Gestionar categoría de recurso.
• Gestionar locales.
• Gestionar departamentos.
• Gestionar empleados.
• Gestionar categorías de empleado.
• Gestionar y cargar documentos.
• Gestionar atributos.
• Gestionar tipos de fallas.
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3. • Gestionar lecturas.
◦ Reiniciar medidor.
◦ Calcular uso.
• Gestionar unidad de medida.
• Gestionar orden de trabajo.
• Gestionar producto.
• Gestionar actividades.
Gestionar objetivos de mantenimiento
La funcionalidad Gestionar objetivos de mantenimiento permite crear los objetivos a los
que se le dará mantenimiento, donde se introducen los siguientes datos Ver (figura 1, 2
y 3):
 Objeto (puede ser de tipo recurso o activo) : Audi
 Categoría del objeto: Vehículo
 Código: ATT3
 Local: Garaje
 Departamento: Transporte
 Tipos de Fallas: Mecánica
 Programación de Mantenimiento
 Inicializar: Matriz 1 (se asigna al objetivo la matriz de mantenimiento)
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4. Figura1: Inicialización de la Matriz en el objetivo Mantenimiento
Figura 2: Selección de la Matriz para inicializar en el Objetivo de mantenimiento.
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5. Figura 3: Gestionar Objetivo de mantenimiento
Mantenimiento imprevisto
El proceso de mantenimiento imprevisto parte de una etapa inicial donde se genera una
solicitud de trabajo para un objetivo de mantenimiento, al cual se le desea realizar un
trabajo de mantenimiento no planificado o generado por algún tipo de falla. La solicitud
de trabajo incluye la descripción del por qué se genera la solicitud y la persona
responsable que emite la misma. Las solicitudes de trabajo son creadas en estado
Pendiente, y pueden pasar a estado Asignada, Atendida, Cancelada o Sin Solución.
Funcionalidades:
• Gestionar solicitudes de trabajo.
• Generar órdenes de trabajo.
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6. Gestionar solicitudes de trabajo.
 Objetivo de mantenimiento: (ATT3) Audi
 Solicitado por: Juan González
 Descripción de la solicitud: Cambio de pistón en el Motor, pistón dañado.
 Tipo de trabajo: Correctivo
 Prioridad: Normal
Al crear la solicitud de trabajo esta se crea en estado Pendiente y se activan dos
botones uno permite Generar una orden de trabajo cuando se utiliza este botón la
solicitud pasa a estado Asignada, el otro botón permite que la solicitud de trabajo sea
Atendida y pasaría a dicho estado. Ver (figura 4, 5 y 6)
Figura 4: Crear Solicitud Trabajo
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7. Figura 5: Solicitud de Trabajo luego de Guardada (como se observa se activan dos botones
Atendida y Generar Orden de Trabajo)
Figura 6: Solicitud de Trabajo luego de generar una Orden de trabajo (Cambia de estado
automáticamente)
Generar órdenes de trabajo
Las Órdenes de trabajo pueden ser generadas desde una solicitud de trabajo donde la
misma seria de tipo trabajo Correctivo porque pertenece al proceso de mantenimiento
imprevisto o puede ser generada desde el objetivo de mantenimiento luego de
inicializarle la Matriz de Mantenimiento donde la misma sería de tipo trabajo Preventivo.
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8. Desde la solicitud de trabajo se generó una orden de trabajo la misma se genera en
estado Abierta. Ver (Figura 7, 8, 9 y 10)
 Orden de Trabajo No.: 2014/00007
 Fecha de inicio: 04/30/2014
 Fecha de terminación: 05/14/2014 (Al ingresar un valor para este campo la
orden de trabajo pasará al estado Pendiente de Cierre. Usted podrá editar
algunos campos antes de cerrar la orden)
 Prioridad: Normal
 Terminación: Incompleta
 Objetivo de Mantenimiento: (ATT3) Audi
 Tipo de trabajo: Correctivo
 Responsable: Juan González
 Verificado por: María Luisa
 Tipo de Falla: Mecánica
 Causas de Fallas: Desgaste del Cilindro
 Solicitud de Trabajo: 2014/00001
 Fecha de Emisión: 04/26/2014
 Solicitado por: Juan González
 Descripción de la solicitud: Cambio de pistón en el Motor
 Actividades: Cambio de Pistón
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9.  Empleado: Mario Pérez
 Puesto de Trabajo: Mecánico
 Tiempo: 02:00
 Importe: 300
 Producto: Pistón
Figura 7: Orden de Trabajo Generada a partir de una Solicitud de Trabajo.
Figura 8: Etiqueta Solicitud de Trabajo en la Orden de Trabajo.
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10. Figura 9: Etiqueta Actividades en la Orden de Trabajo.
Figura 10: Etiqueta Requerimientos en la Orden de Trabajo
Mantenimiento preventivo
El proceso de mantenimiento preventivo parte de una etapa inicial donde se generan un
conjunto de intervenciones de mantenimiento que serán agrupadas dentro de matrices
de mantenimiento, las cuales se asociarán independientemente a cada uno de los
objetivos de mantenimiento para determinar la programación de mantenimiento de los
mismos. La frecuencia con que se realice dicho mantenimiento programado la define la
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11. propia matriz de mantenimiento, la cual puede ser por calendario, por lectura o por
ambos, esto se define en el Régimen de la matriz. La matriz de mantenimiento puede
estar en tres estados: Borrador, Confirmada (qué es cuando único puede ser asociada a
los objetivos de mantenimiento) y Caducada.
Una vez definidas las matrices de mantenimiento con las intervenciones asociadas a las
mismas se puede inicializar la programación de los objetivos de mantenimiento.
Funcionalidades:
• Gestionar matriz de mantenimiento.
• Gestionar intervenciones.
• Gestionar producto.
• Gestionar actividades.
• Puesto de trabajo.
• Adelantar programación y dar por hecha.
• Generar órdenes de trabajo.
Gestionar matriz de mantenimiento
En la matriz de mantenimiento al seleccionar las intervenciones
 nombre: Matriz Matt Mecánico
 Régimen: Lectura y Calendario
 Frecuencia de Calendario: 6
 UDM de Calendario: meses
 Frecuencia de Lectura: 10000
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12.  UDM del medidor: km
 Intervenciones:
 Amortiguadores (con intervalo 1)(Régimen: Calendario)
 Mantt Inyectores (con intervalo 5)(Régimen: Lectura)
 Mantt Filtros (con intervalos 2)(Régimen: Calendario y Lectura)
El Régimen permite seleccionar si las intervenciones a ejecutar serán solo de lectura,
solo de calendario ó Calendario y Lectura. Esto posibilita tratar de diferentes maneras
las intervenciones aunque la matriz sea configurada para frecuencias de Calendario y
Lectura.
(Intervalo =intervalo*frecuencia lectura/ó calendario) En este caso de estudio
como la frecuencia de lectura en la Matriz es 10000 km, la intervención
Amortiguadores tiene un intervalo de valor 1 por tanto esa intervención se
ejecutara a los 10000 km, la intervención Mtt Inyectores tiene intervalo 5 por lo
que se ejecutara a los 50000 km y la intervención Matt Filtros tiene intervalo de
valor 2 por lo que se ejecutará a los 20000 km.
Una vez creada la Matriz esta se crea en estado Borrador, de este estado se pasa a
Confirmada y solo en este estado se puede asignar la Matriz al objetivo de
mantenimiento. Ver (Figura 11)
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13. Figura 11: Matriz Mantenimiento Creada y Confirmada
Gestionar Intervenciones
Para gestionar eficazmente una Intervención se debe definir la estrategia y el
procedimiento que deberá emplearse. Se debe definir las condiciones necesarias para la
correcta y segura realización de la intervención como son el tiempo que el equipo no
estará disponible (tiempo de paro), naturaleza del trabajo que debe realizarse
(actividades), piezas y herramientas necesarias (los productos), definición de las
personas que intervendrán y su nombre (puestos de trabajo). Ver (Figura 12, 13 y 14)
 nombre: Amortiguadores
 abreviatura: Mtt Amort
 duración: 30:00 (tiempo total del mantenimiento)
 tiempo de paro: 2:00 (tiempo que debe estar sin funcionar el objeto)
 inclusión:
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14.  actividades:
 Revisión de Amortiguadores
 Llevar a alineación al Vehículo
 Puesto de Trabajo: Mecánico
 Productos: Amortiguadores
Figura 12: Intervención etiqueta Actividades.
Figura 13: Intervención etiqueta Puesto de Trabajo.
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15. Figura 14: Intervención etiqueta Productos.
Gestionar productos
Los productos deben estar en el sistema como carga inicial a continuación se muestra
parte de la información que contiene un producto en el sistema.
 nombre del producto: Amortiguadores
 categoría: Todos los productos
 tipo de producto: Consumible
 precio de costo: 20
 método de abastecimiento: obtener para stock
 método de aprovisionamiento: compra
 Margen de riesgo en la entrega (%): 1
 Contabilidad:
 Cuenta de gastos: 110402 Bancos
 Impuestos: iva 12 %
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16.  Inventario:
 Stock real: 1
 Estado: normal
 Responsable del producto: Juan González
 Ubicación de abastecimiento: Ubicaciones
virtuales/abastecimiento
 Ubicación de producción: Ubicaciones virtuales/producción
 Ubicación de inventario: Ubicaciones virtuales/perdidas de
inventario.
Gestionar actividades
Es un proceso muy simple crear las actividades solo se agrega en campos de
texto la secuencia y descripción de la actividad.
 Secuencia: 1
 Descripción: Revisión de Amortiguadores
Puesto de trabajo
Crear los puestos de trabajo es sencillo solo deben seleccionar el nombre del trabajo
y departamento, estos datos deben estar en el sistema como parte de la carga
inicial.
 nombre del trabajo: Mecánico
 previsión en selección: 1
 departamento: Transporte
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17. Este puesto de trabajo se crea en estado Sin Reclutamiento, luego puede pasar a
lanzar proceso de reclutamiento. En esta funcionalidad está integrado con RRHH
luego de los cambios de estados del puesto de trabajo, comienza el proceso de
selección de personal.
Generar órdenes de trabajo
 Orden de Trabajo No.: 2014/00007
 fecha de inicio: 04/30/2014
 prioridad: normal
 objetivo de mantenimiento : (ATT3) Audi
 tipo de trabajo: Preventivo
 responsable: Juan González
 actividades:
 Revisión de Amortiguadores
 Llevar a alineación al Vehículo
 requerimientos:
 empleados: Mario Pérez
 puesto de trabajo: Mecánico
 tiempo: 02:00
 importe: 300
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18. Las órdenes de trabajo pueden ser generadas a partir del objetivo de mantenimiento
cuando inicializas la Matriz en el caso del mantenimiento preventivo o puede ser
generada desde una solicitud de trabajo en el mantenimiento Imprevisto. Luego del
estado Borrador que es el estado en que se crea una Orden de trabajo, estas tienen
varias transiciones de estados puede pasar a los estados: Abierto, Pendiente de Cierre,
Cerrada y Cancelada. Ver (Figura 15, 16, 17)
Figura 15: Orden de Trabajo Generada desde la Matriz de Mantenimiento inicializada en el
objetivo de Mantenimiento.
Figura 16: Pestaña en la Orden de trabajo Actividades.
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19. Figura 17: Pestaña de Orden de Trabajo Requerimientos (En productos aparecen los productos a
consumir se ejecuta el abastecimiento por eso no aparece en la imagen porque ya se ejecutó el
abastecimiento y se cambió el estado de la Orden de Trabajo)
Plan de mantenimiento
El proceso de planificación parte de una etapa inicial donde se identifican los Tipos de
Planes al que puede estar asociado un plan de mantenimiento. Estos Tipos de Planes
abarcan varias Categorías de los recursos o Activos, por lo que cuando se genere un
plan asociado a un tipo de plan determinado, se planificará mantenimiento a todos los
objetivos de mantenimiento que incluyen las categorías seleccionadas, siempre que
esos objetivos tengan definida su programación de mantenimiento. Estos planes de
mantenimiento se definen para un período determinado, este puede ser Anual o
Mensual en caso de ser Mensual debe especificar el mes que desea generar el plan.
Además el plan de mantenimiento incluye los materiales y recursos humanos necesarios
para ejecutar el mantenimiento, dando una muestra de cuándo dar mantenimiento, qué
intervenciones de mantenimiento se deben ejecutar, así como los material0es y
recursos humanos que intervienen. Los planes de mantenimiento son creados en estado
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20. Borrador pueden pasar a Pendiente de Aprobación y finalizar su flujo de trabajo en
Aprobado o Cancelado.
Funcionalidades:
• Gestionar tipo de plan de mantenimiento.
• Gestionar planes de mantenimiento.
• Seleccionar objetivos de mantenimiento.
Gestionar tipo de plan de mantenimiento
 Nombre: Plan Matt Mecánico
 Categoría objetivo de Mantenimiento: Vehículo
La categoría del objetivo tiene configurado los objetivos a dar mantenimiento o sea
cuando agregas las categoría se agregan todos los objetivos dentro de esta categoría.
Ver (Figura 18, 19 y 20)
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21. Figura 18: Crear Tipo de Plan de Mantenimiento.
Figura 19: Carga de las categorías de los objetivos de Mantenimiento.
Figura 20: Tipo de Plan Creado listo para Guardar.
Gestionar planes de mantenimiento.
Los planes de mantenimiento contienen un tipo de plan el mismo está asociado a las
categorías de los objetivos de mantenimiento. Además se seleccionan los objetivos de
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22. mantenimiento que se desea asignar al Plan. Se puede seleccionar el Período a
Planificar en el plan, este período puede ser Anual, semanal o fecha inicio- fecha fin.
 Nombre: Plan Matt Audi
 Tipo de plan: Plan Matt Mecánico
 Compañía: Mission Petroleum
 Periodo: Anual
 Año: 2015
 Objetivo de mantenimiento: (ATT3) Audi
Luego de seleccionar el objetivo de mantenimiento se pulsa el botón Plan y se genera el
plan de mantenimiento en una etiqueta calendario se muestra la planificación, en la
etiqueta Necesidades de Materiales se agrega automáticamente los materiales definidos
en la Matriz asociada al objetivo de mantenimiento. Además se carga automáticamente
Necesidad de trabajo y Ordenes de Trabajo Terminada. Ver (Figura 21, 22, 23)
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23. Figura 21: Plan de Mantenimiento
Etiqueta Necesidad de Materiales
 Producto: Amortiguadores
 UDM del Producto: Unidad(es)
 Precio Unitario: 300
 Cantidad: 2.00
 Importe: 600
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24. Figura 22: Luego de generado el Plan de Mantenimiento se carga automáticamente la Necesidad
de Materiales.
Etiqueta Necesidad de Trabajo
 Puesto de Trabajo: Mecánico
 Tiempo: 5:00
Figura 23: Se carga automáticamente la Necesidad de Trabajo.
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25. Etiqueta Órdenes de Trabajo Terminada
 Orden de trabajo No.: 2014/00003
 Objetivo de Mantenimiento: (ATT3) Audi
 Intervención: Mantenimiento Motor
 Fecha de Terminación: 04/26/2014
 Tipo de trabajo: Mecánico
 Responsable: Carlos Pérez
Seleccionar objetivos de mantenimiento
 Selección: Seleccionar
Cuando se escoge la opción Seleccionar puedo escoger el objetivo específico al
que quiero hacer el plan, si escojo la opción Todos se seleccionan todos los
objetivos, si escojo Excluir seleccionados serán todos los objetivos menos los
seleccionados.
Registros de Lecturas del Medidor
Este Menú registra las lecturas asociadas al objetivo de mantenimiento. Ver
(Figura 24, 25, 26 y 27)
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26. Figura 24: Registros de Lecturas del Medidor.
Figura 25: Reiniciar medidor.
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27. Figura 26: Registros de lecturas Reiniciados.
Figura 27: Registro de Lecturas, Etiqueta Historial de Lecturas.
Reportes
El menú Reportes contiene varios submenús que registran los datos introducidos en el
proceso de Mantenimiento posibilitando un análisis de estos datos, los mismos son
mostrados en diversos formatos en tablas, calendarios y gráficas.
Funcionalidades:
 Tablero de Mantenimiento
 Análisis de Gastos de Mantenimiento
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28.  Análisis de Trabajo de Mantenimiento
 Análisis de Tiempos de Paro
 Análisis de Tiempo Trabajado
 Análisis de Uso de Materiales
 Análisis de Fallas
 Análisis de Causa de Fallas
Tablero de Mantenimiento
En este submenú se registrará la siguiente información:
 Ordenes de Trabajo Actuales
 Ordenes de Trabajo Actuales por Responsables
 Ordenes de Trabajo Actuales por Tipo de Trabajo
 Programación de Mantenimiento
 Calendario de Programaciones de Mantenimiento
 Ejecuciones de Planes de Mantenimiento
 Solicitudes de Trabajo Actuales.
Ver (Figura 28, 29, 30 y 31)
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29. Figura 28: Tablero Mantenimiento muestra las Órdenes de trabajo.
Figura 29: Tablero Mantenimiento registra la Programación de Mantenimiento.
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30. Figura 30: Tablero de Mantenimiento, registra la ejecución de planes de Mantenimiento y
solicitudes de trabajo actuales.
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31. Figura 31: Tablero de Mantenimiento se registra en el Calendario las Programaciones de
Mantenimiento.
Análisis de Gastos de Mantenimiento
En este submenú se registran los gastos asociados al proceso de mantenimiento según
los filtros que introduzcas se mostrará la información, se puede filtrar por Año,
Categoría del objetivo, Tipo de Trabajo, Día, Mes. Ver (Figura 32)
Figura 32: Análisis de Gastos de Mantenimiento.
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32. Análisis de Trabajo de Mantenimiento
Este Menú posibilita el análisis de los trabajos debido que registra datos como Importe
total de gastos, el progreso de los trabajos cuantos han sido Terminados, cuantos
Incompletos, cuantos Sin solución, el Por Ciento de los Trabajos, la Cantidad de
Trabajos, la información se muestra según los filtros que introduzca. Ver (Figura 33)
Figura 33: Análisis de Trabajo de Mantenimiento.
Análisis de Tiempo de Trabajo
Está funcionalidad registra datos como el número de Orden de Trabajo, Fecha de inicio
de la Orden, el Tiempo Trabajado, el Importe, el empleado, el puesto de trabajo, la
fecha agrupada por mes, año, día. Esta información será mostrada al nivel de detalle
que desee el usuario dependiendo de los filtros que seleccione. Ver (Figura 34)
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33. Figura 34: Análisis de Tiempo Trabajado.
Análisis de Uso de Materiales
Este menú permite analizar los datos referentes a los materiales utilizados en las
Órdenes de Trabajo, se registra la información y se muestra tan detallada como desee
el usuario dependiendo de los filtros utilizados. Ver (Figura 35)
Figura 35: Análisis de Uso de Materiales.
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