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CÓMO DEFINIR UNA ESTRATEGIA DE
OUTSOURCING Y NO MORIR EN EL INTENTO
Juan Ignacio Rouyet
7 de mayo de 2015
OBJETIVO DE LA SESIÓN
 Conocer los elementos específicos que definen una estrategia de
Outsourcing y que permiten elaborar un contrato de externalización que
garantice la entrega de los servicios
2
Agenda
 Situación actual del Outsoucing
 Elementos en una estrategia de Outsoucing
 Alcance de los servicios
 Modelo de gobierno
 Principios de la externalización
 Estrategia de licitación
DISCURSO ESCULTUROMUSICAL
3
Rico Heil (2005)
ASLSP (2013)
DISCURSO ESCULMÚSICOEXPERIMENTAL
4
ASLSP (2013)
As SLow aS Possible (ASLSP) http://www.aslsp.org/
Nuevos tiempos para el outsourcing
SE CUESTIONA EL POR QUÉ
6
“No, we will not go back to an
economy weakened by
outsourcing, bad debt, and
phony financial profits”.
“So my message is simple. It is time to stop
rewarding businesses that ship jobs overseas, and
start rewarding companies that create jobs right
here in America”.
http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2012/01/24/remarks-president-state-union-address
SE CUESTIONA EL QUÉ
7
SE CUESTIONAR SI ES APROPIADO
8
http://fortune.com/2014/10/31/after-two-crashes-private-space-industry-faces-inevitable-questions/
SITUACIÓN ACTUAL DEL MERCADO DE ITO (IT OUTSOURCING)
9
http://www.isg-one.com/web/research-insights/isg-outsourcing-index/
SITUACIÓN EN ESPAÑA: INFORME WHITELANE
10
Aspectos prácticos en la definición de una
estrategia de outsourcing
DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING
12
Sourcing
¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo?
Evaluación
Análisis del
contexto
Objetivos del
sourcing
Alcance
Definición de
lotes
Política del
proveedor
Gobierno del
sourcing
Principios del
sourcing
Estrategia de
oferta
Plan de acción
Gestión de riesgos y Caso de Negocio
DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING
13
Sourcing
¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo?
Evaluación
Análisis del
contexto
Objetivos del
sourcing
Alcance
Definición de
lotes
Política del
proveedor
Gobierno del
sourcing
Principios del
sourcing
Estrategia de
oferta
Plan de acción
Gestión de riesgos y Caso de Negocio
ESTRATEGIA DE SOURCING: VISIÓN PRÁCTICA
Objetivos
de negocio
Objetivos
de TI
Objetivos
sourcing
14
DEFINICIÓN ESTRATEGIA: EJEMPLO 1
15
Objetivos del Negocio
Preservar el liderazgo y la
rentabilidad por encima de la
media del sector:
 Incrementar cuota de
mercado
 Aumentar la eficiencia en
costes
 Mantener el foco en la
calidad de servicio
 Garantizar la salud
financiera de toda la Red
Declaración de la Misión de Sistemas de TI
Proporcionar soluciones y servicios tecnológicos que
permiten mantener el negocio actual así como explorar y
desarrollar nuevos modelos en el futuro.
Objetivos de la Estrategia de Sistemas de TI
1. Estabilizar los sistemas: reducir riesgos operativos
2. Mejorar el proceso de gestión de la demanda
3. Invertir la estructura de capacidades: reducir correctivos
para aumentar evolutivos y proyectos
4. Reducir ineficiencias en los servicios entregados
5. Optimizar costes de TI
OBJETIVOS/RESTRICCIONES DEL OUTSOURCING (1/2)
16
Objetivo (*) Irrelevante Observación
Valor para el
negocio
Obtener ventaja competitiva
Evitar pérdida de producción 1
Disponer de funcionalidades competitivas 3
Innovación 3
Mejorar procesos de negocio (transformación)
Ciclo de vida Incorporación/desmantelamiento de nuevo sw
Incorporación/desmantelamiento de nuevo hw
Mercado Acceso a conocimiento técnico x
Acceso a conocimiento funcional 2
Acceso a aplicaciones especializadas 2
Acceso a aplicaciones estándares (COTS)
Acceso a hw/sw actualizado y estable 1
Niveles de
servicio
Garantizar niveles de servicio actuales 1
Mejorar la disponibilidad
Aumentar las ventanas de servicio x
Mejorar la continuidad de negocio
Mejorar el tiempo de respuesta
Mejorar el time-to-market de los cambios 2, 3
Financiero Mayor conocimiento de los costes
(transparencia)
Disminuir/Optimizar costes de TI 5 Optimizar costes
Disminuir costes de negocio
Disminuir propiedad de activos x
CAPEX vs. OPEX
COTS: Commercial-of-the-shelf (*) El número hace referencia al objetivo de la Estrategia de Sistemas de TI
OBJETIVOS/RESTRICCIONES DEL OUTSOURCING (1/2)
17
Objetivo Irrelevante Observación
Volumen de
servicio
Adaptación a capacidad variable 2
Volúmenes de servicio muy bajos (<3FTE)
Competencia en
servicio
necesarias
Conocimiento específico de negocio
Conocimiento técnico específico (legacy)
Competencias en Gestión del Servicio Todos
DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING
18
Sourcing
¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo?
Evaluación
Análisis del
contexto
Objetivos del
sourcing
Alcance
Definición de
lotes
Política del
proveedor
Gobierno del
sourcing
Principios del
sourcing
Estrategia de
oferta
Plan de acción
Gestión de riesgos y Caso de Negocio
VISIÓN GENERAL DE POSIBLES ÁREAS DE OUTSOURCING
19
DESARRO-
LLO
DISEÑOINNOVA-
CIÓN
DESPLIE-
GUE
EXPLOTA-
CIÓN
MANTENI-
MIENTO
4. Ofimática
3. Aplicaciones
de soporte
2. Aplicaciones
de negocio
5. Infraestructura
1. Aplicaciones
estratégicas
S S SP P P
P P P S S S
S S SP P P
S S SP P P
S S SP P P
S – Outsourcing de
servicios
P – Outsourcing de
proyectos
S – Servcios In
house
P – Proyectos In
house
Posibiliaddearaoutsourcing
Valorparaelnegocio
Toma de
Requerimient.
Análisis
Funcional
Build, technical
design.
Configure and
maintain
Service
Desk
SMO
Tecnología BBDD SSOO Hosting & Housing L1 Legend
1 Global 2 IT WEB J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP IT
1 Especifico 3 IT WEB Promocional J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP
3 Global 2 IT SEURNet J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Internal Red
3 Global 2 IT SEUROffice J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Internal Frq
3 Global 3 IT Intercentros J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP EVERIS
3 Global 1 IT CIT J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP ATOS
4 Global 1 IT eCatalogo J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP
4 Global 1 IT MIC COBOL DB2/400 OS400 HP NEAR
- Espeficico 2 IT J2EE/Delphi Oracle / PLSQL Linux HP Telefónica
4 Global 1 IT GTI SYNON DB2/400 OS400 3rd Party
4 Global 1 IT NOS J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Not managed
4 Global IT SGP J2EE/J2ME Oracle HP-UX HP
4
Global
/ Inditex
2 IT ALEN J2EE / J2SE Oracle HP-UX HP
4 Espeficico 3 IT UNITRAN SYNON DB2/400 OS400 HP
4 Global 2 IT GCC SYNON DB2/400 OS400 HP
4 Global 1 IT COMWAN COBOL DB2/400 OS400 HP SaaS:
4 Global IT Almacén Digital J2EE Oracle / PLSQL HP-UX / Win HP
1 Global 2 IT SAR CENTRAL J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Software as a Service
1 Global 2 IT SAR PDA C# HSQLDB WinCE HP
1 Espeficico IT Puntos de Venta J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP
6 Global 2 IT CRM
Oracle Suite /
J2EE
Oracle / PLSQL HP-UX HP
- Espeficico 3 IT In-Log SISLOG Oracle Forms Oracle / PLSQL HP-UX HP
2 Global 1 IT COTS Custom STRATUS Tasador J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP
2 Global 2 IT SIF
Cool:Plex /
CrystalReports
DB2/400 OS400 / Win HP
2 Global 2 IT COTS Custom STRATUS Liquidador J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP
2 Especifico V IT COTS JDEdwards JDE CNC Oracle HP
2 Especifico IT Javier Álvarez Rentabiliza RPG/CL DB2/400 OS400 HP
2 Especifico 3 IT COTS Taya (Tesorería) C++ MSSQLServer Win HP
2 Global 2 IT Reembolsos SYNON DB2/400 OS400 HP
2 Coorporate IT Clima Laboral J2EE Oracle Win HP
2 Especifico IT INSA COTS Custom IBMIPG400 COBOL DB2/400 OS400 HP
2 Especifico IT Agresso SaaS Gestión de Cobros HP
5 Global IT COTS IBMCognos J2EE Oracle HP-UX HP
5 Especifico IT COTS QlikView J2EE Propietaria Win HP
4 Especifico IT Gestión Documental VB6.0. / Kofax Oracle Win HP
1 Prioridad Alta
2
3 Prioridad Baja
Prioridad Media
Usedby
Critical
Functional Management Application Management Technical Management Service Integration
Deploy, run, monitor and support
Worldship
GlobalMulti-language
Applications
Application
Noservicechainintegrationatthemoment
Customer facing
Customer
integration
Primary
Support
Tower
COTS: Commercial
Off-The-Shelf
2 Global 2 IT SIF
Cool:Plex /
CrystalReports
DB2/400 OS400 / Win HP
2 Global 2 IT COTS Custom STRATUS Liquidador J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP
2 Especifico V IT COTS JDEdwards JDE CNC Oracle HP
2 Especifico IT Javier Álvarez Rentabiliza RPG/CL DB2/400 OS400 HP
2 Especifico 3 IT COTS Taya (Tesorería) C++ MSSQLServer Win HP
2 Global 2 IT Reembolsos SYNON DB2/400 OS400 HP
2 Coorporate IT Clima Laboral J2EE Oracle Win HP
2 Especifico IT INSA COTS Custom IBMIPG400 COBOL DB2/400 OS400 HP
2 Especifico IT Agresso SaaS Gestión de Cobros HP
5 Global IT COTS IBMCognos J2EE Oracle HP-UX HP
5 Especifico IT COTS QlikView J2EE Propietaria Win HP
4 Especifico IT Gestión Documental VB6.0. / Kofax Oracle Win HP
Support
ALCANCE Y DEFINICIÓN DE LOTES: MATRIZ DE ALCANCE
20
Retained
Internal
Selectively sourced
Out-of-Scope
Outsourced
In-Scope
LOTE 4
Requirements,
func. design
Functional Support
Build, technical
design.
Configure and
maintain
Service
Desk
SMO
Database Hosting & Housing L1 Legend
eCustomer ! GP4, IFX4
[webMethods]
Oracle Supplier 2 Business
eCustomer ! SPACE
[webMethods]
Oracle Supplier 3 Internal global
eCustomer TS4 MS SQL Supplier 3 Internal regional
eCustomer COTS OBIEE (Datawarehousing) Oracle Supplier 2 Supplier 1
eCustomer ! ePix Oracle Supplier 2 Supplier 2
eCustomer ! eLogic/Logic Oracle Supplier 3 Supplier 3
Primary Global ! SAP R/3 Oracle Supplier 2 Supplier 4
Global ! SAP BW Oracle Supplier 2 Supplier 5
Global ! CXP [webMethods] Oracle Supplier 2 Supplier 6
Global ! COTS HFM (*) MS SQL Supplier 2 3rd Party
Global ! COTS Sharepoint Environment (New) MS SQL Supplier 3 Not managed
Regional ! Regional IT COTS SCALA MS SQL Supplier 2
Regional Regional IT SACS Heathrow
Support Global SAP Business One MS SQL Supplier 2
Global SaaS Salesforce.com
Global SaaS Taleo
Regional SaaS ULTIPRO
Regional Regional IT COTS Lotus Notes Supplier 2
Regional COTS Kronos MS SQL Supplier 2
Regional CAPs, PIBS Supplier 2
Regional Regional IT MIB, TIC
Regional
Regionally managed applications
(Ex.: META4, Navision, ROSS, LOFUS)
Regional
data rooms
Infrastructure
Applications
Global !
COTS Active Directory, Exchange, Citrix farm,
FTP/SMTP, File & Print, VPN
Supplier 2
Global ! COTS BES, Desktop Antivirus Supplier 2
Global
COTS OCS/LYNC,
Sharepoint Services,
Supplier 2
Global COTS Service Management Tool Supplier 2
Global
COTS Workstation Image /
Software distribution
Supplier 2
Global ! N/A WAN
Regional
Global
Regional
Regional
Service Integration
Deploy, run, monitor and support
Usedby
Critical
Functional Management Application Management Technical Management
(*) 4 Solutions is the
3rd party supplier for
HFM
COTS: Commercial
Off-The-Shelf
Distributed Infra Infrastructure
N/A
LAN
Workstation HW / Peripherals
Copier & Printer
Telephony
Applications Application
Customer facing
GlobalMulti-language
Noservicechainintegrationatthemoment
Toma de
Requerimient.
Análisis
Funcional
Build, technical
design.
Configure and
maintain
Service
Desk
SMO
Tecnología BBDD SSOO Hosting & Housing L1 Legend
1 Global 2 IT WEB J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP IT
1 Especifico 3 IT WEB Promocional J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP
3 Global 2 IT SEURNet J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Internal Red
3 Global 2 IT SEUROffice J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Internal Frq
3 Global 3 IT Intercentros J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP EVERIS
3 Global 1 IT CIT J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP ATOS
4 Global 1 IT eCatalogo J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP
4 Global 1 IT MIC COBOL DB2/400 OS400 HP NEAR
- Espeficico 2 IT J2EE/Delphi Oracle / PLSQL Linux HP Telefónica
4 Global 1 IT GTI SYNON DB2/400 OS400 3rd Party
4 Global 1 IT NOS J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Not managed
4 Global IT SGP J2EE/J2ME Oracle HP-UX HP
4
Global
/ Inditex
2 IT ALEN J2EE / J2SE Oracle HP-UX HP
4 Espeficico 3 IT UNITRAN SYNON DB2/400 OS400 HP
4 Global 2 IT GCC SYNON DB2/400 OS400 HP
4 Global 1 IT COMWAN COBOL DB2/400 OS400 HP SaaS:
4 Global IT Almacén Digital J2EE Oracle / PLSQL HP-UX / Win HP
1 Global 2 IT SAR CENTRAL J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Software as a Service
1 Global 2 IT SAR PDA C# HSQLDB WinCE HP
1 Espeficico IT Puntos de Venta J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP
6 Global 2 IT CRM
Oracle Suite /
J2EE
Oracle / PLSQL HP-UX HP
- Espeficico 3 IT In-Log SISLOG Oracle Forms Oracle / PLSQL HP-UX HP
2 Global 1 IT COTS Custom STRATUS Tasador J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP
2 Global 2 IT SIF
Cool:Plex /
CrystalReports
DB2/400 OS400 / Win HP
2 Global 2 IT COTS Custom STRATUS Liquidador J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP
2 Especifico V IT COTS JDEdwards JDE CNC Oracle HP
2 Especifico IT Javier Álvarez Rentabiliza RPG/CL DB2/400 OS400 HP
2 Especifico 3 IT COTS Taya (Tesorería) C++ MSSQLServer Win HP
2 Global 2 IT Reembolsos SYNON DB2/400 OS400 HP
2 Coorporate IT Clima Laboral J2EE Oracle Win HP
2 Especifico IT INSA COTS Custom IBMIPG400 COBOL DB2/400 OS400 HP
2 Especifico IT Agresso SaaS Gestión de Cobros HP
5 Global IT COTS IBMCognos J2EE Oracle HP-UX HP
5 Especifico IT COTS QlikView J2EE Propietaria Win HP
4 Especifico IT Gestión Documental VB6.0. / Kofax Oracle Win HP
1 Prioridad Alta
2
3 Prioridad Baja
Prioridad Media
Usedby
Critical
Functional Management Application Management Technical Management Service Integration
Deploy, run, monitor and support
Worldship
GlobalMulti-language
Applications
Application
Noservicechainintegrationatthemoment
Customer facing
Customer
integration
Primary
Support
Tower
COTS: Commercial
Off-The-Shelf
2 Global 2 IT SIF
Cool:Plex /
CrystalReports
DB2/400 OS400 / Win HP
2 Global 2 IT COTS Custom STRATUS Liquidador J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP
2 Especifico V IT COTS JDEdwards JDE CNC Oracle HP
2 Especifico IT Javier Álvarez Rentabiliza RPG/CL DB2/400 OS400 HP
2 Especifico 3 IT COTS Taya (Tesorería) C++ MSSQLServer Win HP
2 Global 2 IT Reembolsos SYNON DB2/400 OS400 HP
2 Coorporate IT Clima Laboral J2EE Oracle Win HP
2 Especifico IT INSA COTS Custom IBMIPG400 COBOL DB2/400 OS400 HP
2 Especifico IT Agresso SaaS Gestión de Cobros HP
5 Global IT COTS IBMCognos J2EE Oracle HP-UX HP
5 Especifico IT COTS QlikView J2EE Propietaria Win HP
4 Especifico IT Gestión Documental VB6.0. / Kofax Oracle Win HP
Support
ALCANCE Y DEFINICIÓN DE LOTES: MATRIZ DE ALCANCE
21
Retained
Internal
Selectively sourced
Out-of-Scope
Outsourced
In-Scope
.
LOTE 1
LOTE 1
LOTE 3
LOTE 4
LOTE 6
LOTE 2
LOTE 4
LOTE 5
.
CONTRATO ACTUAL
INFRAESTRUCTURAS
.
Requirements,
func. design
Functional Support
Build, technical
design.
Configure and
maintain
Service
Desk
SMO
Database Hosting & Housing L1 Legend
eCustomer ! GP4, IFX4
[webMethods]
Oracle Supplier 2 Business
eCustomer ! SPACE
[webMethods]
Oracle Supplier 3 Internal global
eCustomer TS4 MS SQL Supplier 3 Internal regional
eCustomer COTS OBIEE (Datawarehousing) Oracle Supplier 2 Supplier 1
eCustomer ! ePix Oracle Supplier 2 Supplier 2
eCustomer ! eLogic/Logic Oracle Supplier 3 Supplier 3
Primary Global ! SAP R/3 Oracle Supplier 2 Supplier 4
Global ! SAP BW Oracle Supplier 2 Supplier 5
Global ! CXP [webMethods] Oracle Supplier 2 Supplier 6
Global ! COTS HFM (*) MS SQL Supplier 2 3rd Party
Global ! COTS Sharepoint Environment (New) MS SQL Supplier 3 Not managed
Regional ! Regional IT COTS SCALA MS SQL Supplier 2
Regional Regional IT SACS Heathrow
Support Global SAP Business One MS SQL Supplier 2
Global SaaS Salesforce.com
Global SaaS Taleo
Regional SaaS ULTIPRO
Regional Regional IT COTS Lotus Notes Supplier 2
Regional COTS Kronos MS SQL Supplier 2
Regional CAPs, PIBS Supplier 2
Regional Regional IT MIB, TIC
Regional
Regionally managed applications
(Ex.: META4, Navision, ROSS, LOFUS)
Regional
data rooms
Infrastructure
Applications
Global !
COTS Active Directory, Exchange, Citrix farm,
FTP/SMTP, File & Print, VPN
Supplier 2
Global ! COTS BES, Desktop Antivirus Supplier 2
Global
COTS OCS/LYNC,
Sharepoint Services,
Supplier 2
Global COTS Service Management Tool Supplier 2
Global
COTS Workstation Image /
Software distribution
Supplier 2
Global ! N/A WAN
Regional
Global
Regional
Regional
Service Integration
Deploy, run, monitor and support
Usedby
Critical
Functional Management Application Management Technical Management
(*) 4 Solutions is the
3rd party supplier for
HFM
COTS: Commercial
Off-The-Shelf
Distributed Infra Infrastructure
N/A
LAN
Workstation HW / Peripherals
Copier & Printer
Telephony
Applications Application
Customer facing
GlobalMulti-language
Noservicechainintegrationatthemoment
ALCANCE Y DEFINICIÓN DE LOTES: MATRIZ DE ALCANCE
22
Ejemplo cliente
Requirements,
func. design
Functional Support
Build, technical
design.
Configure and
maintain
Service
Desk
SMO
Database Hosting & Housing L1 Legend
eCustomer ! GP4, IFX4
[webMethods]
Oracle Supplier 2 Business
eCustomer ! SPACE
[webMethods]
Oracle Supplier 3 Internal global
eCustomer TS4 MS SQL Supplier 3 Internal regional
eCustomer COTS OBIEE (Datawarehousing) Oracle Supplier 2 Supplier 1
eCustomer ! ePix Oracle Supplier 2 Supplier 2
eCustomer ! eLogic/Logic Oracle Supplier 3 Supplier 3
Primary Global ! SAP R/3 Oracle Supplier 2 Supplier 4
Global ! SAP BW Oracle Supplier 2 Supplier 5
Global ! CXP [webMethods] Oracle Supplier 2 Supplier 6
Global ! COTS HFM (*) MS SQL Supplier 2 3rd Party
Global ! COTS Sharepoint Environment (New) MS SQL Supplier 3 Not managed
Regional ! Regional IT COTS SCALA MS SQL Supplier 2
Regional Regional IT SACS Heathrow
Support Global SAP Business One MS SQL Supplier 2
Global SaaS Salesforce.com
Global SaaS Taleo
Regional SaaS ULTIPRO
Regional Regional IT COTS Lotus Notes Supplier 2
Regional COTS Kronos MS SQL Supplier 2
Regional CAPs, PIBS Supplier 2
Regional Regional IT MIB, TIC
Regional
Regionally managed applications
(Ex.: META4, Navision, ROSS, LOFUS)
Regional
data rooms
Infrastructure
Applications
Global !
COTS Active Directory, Exchange, Citrix farm,
FTP/SMTP, File & Print, VPN
Supplier 2
Global ! COTS BES, Desktop Antivirus Supplier 2
Global
COTS OCS/LYNC,
Sharepoint Services,
Supplier 2
Global COTS Service Management Tool Supplier 2
Global
COTS Workstation Image /
Software distribution
Supplier 2
Global ! N/A WAN
Regional
Global
Regional
Regional
Service Integration
Deploy, run, monitor and support
Usedby
Critical
Functional Management Application Management Technical Management
(*) 4 Solutions is the
3rd party supplier for
HFM
COTS: Commercial
Off-The-Shelf
Distributed Infra Infrastructure
N/A
LAN
Workstation HW / Peripherals
Copier & Printer
Telephony
Applications Application
Customer facing
GlobalMulti-language
Noservicechainintegrationatthemoment
Retained
Internal
Selectively sourced
Out-of-Scope
Outsourced
In-Scope
ALCANCE Y DEFINICIÓN DE LOTES: MATRIZ DE ALCANCE
23
Ejemplo cliente
Requirements,
func. design
Functional Support
Build, technical
design.
Configure and
maintain
Service
Desk
SMO
Database Hosting & Housing L1 Legend
eCustomer ! GP4, IFX4
[webMethods]
Oracle Supplier 2 Business
eCustomer ! SPACE
[webMethods]
Oracle Supplier 3 Internal global
eCustomer TS4 MS SQL Supplier 3 Internal regional
eCustomer COTS OBIEE (Datawarehousing) Oracle Supplier 2 Supplier 1
eCustomer ! ePix Oracle Supplier 2 Supplier 2
eCustomer ! eLogic/Logic Oracle Supplier 3 Supplier 3
Primary Global ! SAP R/3 Oracle Supplier 2 Supplier 4
Global ! SAP BW Oracle Supplier 2 Supplier 5
Global ! CXP [webMethods] Oracle Supplier 2 Supplier 6
Global ! COTS HFM (*) MS SQL Supplier 2 3rd Party
Global ! COTS Sharepoint Environment (New) MS SQL Supplier 3 Not managed
Regional ! Regional IT COTS SCALA MS SQL Supplier 2
Regional Regional IT SACS Heathrow
Support Global SAP Business One MS SQL Supplier 2
Global SaaS Salesforce.com
Global SaaS Taleo
Regional SaaS ULTIPRO
Regional Regional IT COTS Lotus Notes Supplier 2
Regional COTS Kronos MS SQL Supplier 2
Regional CAPs, PIBS Supplier 2
Regional Regional IT MIB, TIC
Regional
Regionally managed applications
(Ex.: META4, Navision, ROSS, LOFUS)
Regional
data rooms
Infrastructure
Applications
Global !
COTS Active Directory, Exchange, Citrix farm,
FTP/SMTP, File & Print, VPN
Supplier 2
Global ! COTS BES, Desktop Antivirus Supplier 2
Global
COTS OCS/LYNC,
Sharepoint Services,
Supplier 2
Global COTS Service Management Tool Supplier 2
Global
COTS Workstation Image /
Software distribution
Supplier 2
Global ! N/A WAN
Regional
Global
Regional
Regional
Service Integration
Deploy, run, monitor and support
Usedby
Critical
Functional Management Application Management Technical Management
(*) 4 Solutions is the
3rd party supplier for
HFM
COTS: Commercial
Off-The-Shelf
Distributed Infra Infrastructure
N/A
LAN
Workstation HW / Peripherals
Copier & Printer
Telephony
Applications Application
Customer facing
GlobalMulti-language
Noservicechainintegrationatthemoment
Long-term:
❷Standardize,
❸Time-to-market
Gradually consolidate application portfolio across the Regions,
use selective sourcing on case by case basis.
K
Retain:
❶ Core
competencies
Retain core
competencies: ability
to align with business
and manage demand,
formulate business
requirements, define
information and
system architecture,
establish IT standards
and policies .
Retain:❶Corecompetencies
Establishinternalservicemanagementorganizationnecessarytoalignandguaranteequalityservicedeliveryacrossmultipleserviceproviders.Leverageoff
suppliers’competence,whileretainingfullcontrol.
Retain: ❶ Core competencies
Retain competencies necessary to design applications
and databases and configure them for business use,
but outsource or co-source execution to the extent
possible.
Retained
Internal
Selectively sourced
Out-of-Scope
Outsourced
In-Scope
Short-term:❷Standardize
Professionalizeservicedesk.FosterimplementationofITILprocessesandsupportserviceintegration.Promoteknowledgemanagement.Strongfocuson
customersatisfaction.
A
Short-term:
❷Standardize
❻Asset own.
Mid-term:
❹Economies
Migrate to supplier
owned standard
managed hosting
platform with standard
virtual server varieties. In
mid-term migrate
regional solutions to it.
B
Short-term:
❼ External
obligations (*)
F
Short-term: ❷Standardize, ❸ Time-to-market, ❹Economies, ❻Asset ownership
Outsource end-to-end as a standard managed service using supplier owned assets and licenses. Gategroup defines architecture standards, policies and functional
requirements, supplier implements using best practices and available tools on the market.
Assure fast up and down scalability in case of acquisitions or divestments.
D
Mid-term:
❷Standardize
Long-term:
❹Economies
❻Asset own.
Gradually move DBs
as-is under hosting
supplier
management. In mid-
term standardize DBs.
In long-run source as
managed service with
supplier owned
licenses.
G
Long-term:
❷Standardize
In long term bring all
application components,
middleware, databases
and servers under hosting
supplier management.
Thus transfer end2end
responsibility to the
supplier for SLA and
assure control over
production environment
H
Long-term: ❷Standardize, ❸ Time-to-market I
No change:
❼ External obligations
No change to the existing agreements.
L
Long-term: ❷Standardize, ❸ Time-to-market, ❹Economies, ❻Asset ownership
Gradually standardize across the regions and consolidate under global supplier service agreements, taking advantage of the economies of scale and time-to-
market.
J
Short-term: ❷Standardize, ❹Economies
Outsource end2end managed SAP service; scale to regions E
Short-term: Outsource management and configuration, but own the asset and its integration – core management instrument. C
DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING
24
Sourcing
¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo?
Evaluación
Análisis del
contexto
Objetivos del
sourcing
Alcance
Definición de
lotes
Política del
proveedor
Gobierno del
sourcing
Principios del
sourcing
Estrategia de
oferta
Plan de acción
Gestión de riesgos y Caso de Negocio
25
MODELO DE GOBIERNO EN UNA RFP
Responsabilidades en
procesos
Comités de seguimiento
26
RESPONSABILIDADES EN PROCESOS
27
RESPONSABILIDADES EN PROCESOS
28
COMITÉS DE SEGUIMIENTO
Comité Estrategia del
Servicio
Comité de
Planificación de
la Demanda
Comité de
Evolutivos
Comité de
Seguimiento del
Servicio
Comité de
Operación del
Servicio
Nivel
Estratégico
Nivel
Táctico
Nivel
Operativo
29
COMITÉS DE SEGUIMIENTO
DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING
30
Sourcing
¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo?
Evaluación
Análisis del
contexto
Objetivos del
sourcing
Alcance
Definición de
lotes
Política del
proveedor
Gobierno del
sourcing
Principios del
sourcing
Estrategia de
oferta
Plan de acción
Gestión de riesgos y Caso de Negocio
PRINCIPIOS DE SOURCING
31
PRINCIPIOS DE SOURCING
32
Lote 1 – Web/Movilidad
Lote 2 – Corporativos
Lote 3 – Integración
Lote 4 – Operacionales
Lote 5 – BI
Lote 6 – CRM
PRINCIPIOS DE SOURCING
33
Ejemplo cliente
PRINCIPIOS DE SOURCING
34
Ejemplo cliente
PRINCIPIOS DE SOURCING
35
Ejemplo cliente
DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING
36
Sourcing
¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo?
Evaluación
Análisis del
contexto
Objetivos del
sourcing
Alcance
Definición de
lotes
Política del
proveedor
Gobierno del
sourcing
Principios del
sourcing
Estrategia de
oferta
Plan de acción
Gestión de riesgos y Caso de Negocio
ESTRATEGIA DE OFERTA: ELEMENTOS IMPORTANTES
Incompatibilidades entre lotes (un proveedor que gana un lote no puede
ganar otro –p.e. si gana un lote de Serivce Desk o de Calidad del sw)
• Peligro de garantizar la independencia
• No se debe olvidar la gestión (o gobierno) del proveedor.
• Tener acceso a la herramienta de ticketing (para el caso del sevice desk), y a la CMDB.
• Tener definidos los procesos.
• Permitir auditorías
• Poner indicadores comunes a todos los proveedores (exige un alto nivel de madurez).
• Para el caso de calidad del sw es bueno que lo haga el cliente.
Tiempo de que disponen los proveedores para responder a la RFP
• Entre 3 semanas (ofertas muy estándares) y 6 semanas es adecuado.
37
ESTRATEGIA DE OFERTA: ELEMENTOS IMPORTANTES
Mecanismo para que los proveedores resuelvan sus dudas
• Reunión con todos los proveedores: los proveedores suelen hacer pocas
preguntas para evitar dar pistas a sus competidores
• Recopilar las preguntas en un formato definido y comunicar las
respuestas de forma anónima a todos. Sin ocultar información.
Defensa de oferta por parte de los proveedores
• Con la defensa en base a una presentación de cada proveedor se
obtiene mucha información "no verbal/escrita" que es útil para generar
o no confianza.
38
39
EJEMPLO
Hito Quién Fecha
Preavisoa losproveedoresainvitar a lalicitación
Informarde la fechade comienzo
EnviarNDA parafirma
Solicitarpersonadecontactoparaenvíode RFPP
ComunicarqueQuint gestionaráelprocesodelicitación
-2 semanas
Publicacióndela RFP LanzamientoRFP
Sesióndeexplicacióndela RFP (individualporproveedor)
Exposicióndelos puntosprincipalesdela RFP
+2 días
Fechalímiteparala recepcióndeconsultassobrela RFP +1,5 semanas
Envío de respuestade consultassobrelaRFP +2 semanas
Sesiónderesolucióndedudasfinales(individualporproveedor)(1h)
Añadirlasdudasresueltasal listadodedudasy enviara todoslosproveedores
+3 semanas
Fechalímiteparala recepcióndelasofertas
Posibilidaddeampliarla fecha
+4 semanas
Reuniónde equipoparapreparaciónde presentacionesdeproveedores +5 semanas
Fechaestimadadepresentacióndeofertas +6 a 7 semanas
Comienzode laFasefinal deadjudicación +8-9 semanas
Fechaestimadadedecisión
DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING: REPASO
40
Sourcing
¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo?
Evaluación
Análisis del
contexto
Objetivos del
sourcing
Alcance
Definición de
lotes
Política del
proveedor
Gobierno del
sourcing
Principios del
sourcing
Estrategia de
oferta
Plan de acción
Gestión de riesgos y Caso de Negocio
REPASO
41
REPASO
42
DISCURSO ESCULTUROMUSICAL
43
Rico Heil (2005)
ASLSP (2013)
DISCURSO ESCULTUROMUSICAL
44
Rico Heil (2005)
Miguel Ángel - 1504
Patrick Rodgers (2010)
Donatello - 1440
PARA QUE NO TE ACUERDES DEL PROVEEDOR SÓLO CUANDO FALLA…
45
Rico Heil (2005)
ASLSP (2013)
Conoce lo principal del
principio
Prepara con tiempo el tiempo
próximo
D A R E T O C H A L L E N G E
W W W . Q U I N T G R O U P . COM
46

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"Cómo definir una estrategia de Outsourcing y no morir en el intento"

  • 1. CÓMO DEFINIR UNA ESTRATEGIA DE OUTSOURCING Y NO MORIR EN EL INTENTO Juan Ignacio Rouyet 7 de mayo de 2015
  • 2. OBJETIVO DE LA SESIÓN  Conocer los elementos específicos que definen una estrategia de Outsourcing y que permiten elaborar un contrato de externalización que garantice la entrega de los servicios 2 Agenda  Situación actual del Outsoucing  Elementos en una estrategia de Outsoucing  Alcance de los servicios  Modelo de gobierno  Principios de la externalización  Estrategia de licitación
  • 4. DISCURSO ESCULMÚSICOEXPERIMENTAL 4 ASLSP (2013) As SLow aS Possible (ASLSP) http://www.aslsp.org/
  • 5. Nuevos tiempos para el outsourcing
  • 6. SE CUESTIONA EL POR QUÉ 6 “No, we will not go back to an economy weakened by outsourcing, bad debt, and phony financial profits”. “So my message is simple. It is time to stop rewarding businesses that ship jobs overseas, and start rewarding companies that create jobs right here in America”. http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2012/01/24/remarks-president-state-union-address
  • 8. SE CUESTIONAR SI ES APROPIADO 8 http://fortune.com/2014/10/31/after-two-crashes-private-space-industry-faces-inevitable-questions/
  • 9. SITUACIÓN ACTUAL DEL MERCADO DE ITO (IT OUTSOURCING) 9 http://www.isg-one.com/web/research-insights/isg-outsourcing-index/
  • 10. SITUACIÓN EN ESPAÑA: INFORME WHITELANE 10
  • 11. Aspectos prácticos en la definición de una estrategia de outsourcing
  • 12. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING 12 Sourcing ¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? Evaluación Análisis del contexto Objetivos del sourcing Alcance Definición de lotes Política del proveedor Gobierno del sourcing Principios del sourcing Estrategia de oferta Plan de acción Gestión de riesgos y Caso de Negocio
  • 13. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING 13 Sourcing ¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? Evaluación Análisis del contexto Objetivos del sourcing Alcance Definición de lotes Política del proveedor Gobierno del sourcing Principios del sourcing Estrategia de oferta Plan de acción Gestión de riesgos y Caso de Negocio
  • 14. ESTRATEGIA DE SOURCING: VISIÓN PRÁCTICA Objetivos de negocio Objetivos de TI Objetivos sourcing 14
  • 15. DEFINICIÓN ESTRATEGIA: EJEMPLO 1 15 Objetivos del Negocio Preservar el liderazgo y la rentabilidad por encima de la media del sector:  Incrementar cuota de mercado  Aumentar la eficiencia en costes  Mantener el foco en la calidad de servicio  Garantizar la salud financiera de toda la Red Declaración de la Misión de Sistemas de TI Proporcionar soluciones y servicios tecnológicos que permiten mantener el negocio actual así como explorar y desarrollar nuevos modelos en el futuro. Objetivos de la Estrategia de Sistemas de TI 1. Estabilizar los sistemas: reducir riesgos operativos 2. Mejorar el proceso de gestión de la demanda 3. Invertir la estructura de capacidades: reducir correctivos para aumentar evolutivos y proyectos 4. Reducir ineficiencias en los servicios entregados 5. Optimizar costes de TI
  • 16. OBJETIVOS/RESTRICCIONES DEL OUTSOURCING (1/2) 16 Objetivo (*) Irrelevante Observación Valor para el negocio Obtener ventaja competitiva Evitar pérdida de producción 1 Disponer de funcionalidades competitivas 3 Innovación 3 Mejorar procesos de negocio (transformación) Ciclo de vida Incorporación/desmantelamiento de nuevo sw Incorporación/desmantelamiento de nuevo hw Mercado Acceso a conocimiento técnico x Acceso a conocimiento funcional 2 Acceso a aplicaciones especializadas 2 Acceso a aplicaciones estándares (COTS) Acceso a hw/sw actualizado y estable 1 Niveles de servicio Garantizar niveles de servicio actuales 1 Mejorar la disponibilidad Aumentar las ventanas de servicio x Mejorar la continuidad de negocio Mejorar el tiempo de respuesta Mejorar el time-to-market de los cambios 2, 3 Financiero Mayor conocimiento de los costes (transparencia) Disminuir/Optimizar costes de TI 5 Optimizar costes Disminuir costes de negocio Disminuir propiedad de activos x CAPEX vs. OPEX COTS: Commercial-of-the-shelf (*) El número hace referencia al objetivo de la Estrategia de Sistemas de TI
  • 17. OBJETIVOS/RESTRICCIONES DEL OUTSOURCING (1/2) 17 Objetivo Irrelevante Observación Volumen de servicio Adaptación a capacidad variable 2 Volúmenes de servicio muy bajos (<3FTE) Competencia en servicio necesarias Conocimiento específico de negocio Conocimiento técnico específico (legacy) Competencias en Gestión del Servicio Todos
  • 18. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING 18 Sourcing ¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? Evaluación Análisis del contexto Objetivos del sourcing Alcance Definición de lotes Política del proveedor Gobierno del sourcing Principios del sourcing Estrategia de oferta Plan de acción Gestión de riesgos y Caso de Negocio
  • 19. VISIÓN GENERAL DE POSIBLES ÁREAS DE OUTSOURCING 19 DESARRO- LLO DISEÑOINNOVA- CIÓN DESPLIE- GUE EXPLOTA- CIÓN MANTENI- MIENTO 4. Ofimática 3. Aplicaciones de soporte 2. Aplicaciones de negocio 5. Infraestructura 1. Aplicaciones estratégicas S S SP P P P P P S S S S S SP P P S S SP P P S S SP P P S – Outsourcing de servicios P – Outsourcing de proyectos S – Servcios In house P – Proyectos In house Posibiliaddearaoutsourcing Valorparaelnegocio
  • 20. Toma de Requerimient. Análisis Funcional Build, technical design. Configure and maintain Service Desk SMO Tecnología BBDD SSOO Hosting & Housing L1 Legend 1 Global 2 IT WEB J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP IT 1 Especifico 3 IT WEB Promocional J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP 3 Global 2 IT SEURNet J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Internal Red 3 Global 2 IT SEUROffice J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Internal Frq 3 Global 3 IT Intercentros J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP EVERIS 3 Global 1 IT CIT J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP ATOS 4 Global 1 IT eCatalogo J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP 4 Global 1 IT MIC COBOL DB2/400 OS400 HP NEAR - Espeficico 2 IT J2EE/Delphi Oracle / PLSQL Linux HP Telefónica 4 Global 1 IT GTI SYNON DB2/400 OS400 3rd Party 4 Global 1 IT NOS J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Not managed 4 Global IT SGP J2EE/J2ME Oracle HP-UX HP 4 Global / Inditex 2 IT ALEN J2EE / J2SE Oracle HP-UX HP 4 Espeficico 3 IT UNITRAN SYNON DB2/400 OS400 HP 4 Global 2 IT GCC SYNON DB2/400 OS400 HP 4 Global 1 IT COMWAN COBOL DB2/400 OS400 HP SaaS: 4 Global IT Almacén Digital J2EE Oracle / PLSQL HP-UX / Win HP 1 Global 2 IT SAR CENTRAL J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Software as a Service 1 Global 2 IT SAR PDA C# HSQLDB WinCE HP 1 Espeficico IT Puntos de Venta J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP 6 Global 2 IT CRM Oracle Suite / J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP - Espeficico 3 IT In-Log SISLOG Oracle Forms Oracle / PLSQL HP-UX HP 2 Global 1 IT COTS Custom STRATUS Tasador J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP 2 Global 2 IT SIF Cool:Plex / CrystalReports DB2/400 OS400 / Win HP 2 Global 2 IT COTS Custom STRATUS Liquidador J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP 2 Especifico V IT COTS JDEdwards JDE CNC Oracle HP 2 Especifico IT Javier Álvarez Rentabiliza RPG/CL DB2/400 OS400 HP 2 Especifico 3 IT COTS Taya (Tesorería) C++ MSSQLServer Win HP 2 Global 2 IT Reembolsos SYNON DB2/400 OS400 HP 2 Coorporate IT Clima Laboral J2EE Oracle Win HP 2 Especifico IT INSA COTS Custom IBMIPG400 COBOL DB2/400 OS400 HP 2 Especifico IT Agresso SaaS Gestión de Cobros HP 5 Global IT COTS IBMCognos J2EE Oracle HP-UX HP 5 Especifico IT COTS QlikView J2EE Propietaria Win HP 4 Especifico IT Gestión Documental VB6.0. / Kofax Oracle Win HP 1 Prioridad Alta 2 3 Prioridad Baja Prioridad Media Usedby Critical Functional Management Application Management Technical Management Service Integration Deploy, run, monitor and support Worldship GlobalMulti-language Applications Application Noservicechainintegrationatthemoment Customer facing Customer integration Primary Support Tower COTS: Commercial Off-The-Shelf 2 Global 2 IT SIF Cool:Plex / CrystalReports DB2/400 OS400 / Win HP 2 Global 2 IT COTS Custom STRATUS Liquidador J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP 2 Especifico V IT COTS JDEdwards JDE CNC Oracle HP 2 Especifico IT Javier Álvarez Rentabiliza RPG/CL DB2/400 OS400 HP 2 Especifico 3 IT COTS Taya (Tesorería) C++ MSSQLServer Win HP 2 Global 2 IT Reembolsos SYNON DB2/400 OS400 HP 2 Coorporate IT Clima Laboral J2EE Oracle Win HP 2 Especifico IT INSA COTS Custom IBMIPG400 COBOL DB2/400 OS400 HP 2 Especifico IT Agresso SaaS Gestión de Cobros HP 5 Global IT COTS IBMCognos J2EE Oracle HP-UX HP 5 Especifico IT COTS QlikView J2EE Propietaria Win HP 4 Especifico IT Gestión Documental VB6.0. / Kofax Oracle Win HP Support ALCANCE Y DEFINICIÓN DE LOTES: MATRIZ DE ALCANCE 20 Retained Internal Selectively sourced Out-of-Scope Outsourced In-Scope LOTE 4 Requirements, func. design Functional Support Build, technical design. 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Regional IT COTS SCALA MS SQL Supplier 2 Regional Regional IT SACS Heathrow Support Global SAP Business One MS SQL Supplier 2 Global SaaS Salesforce.com Global SaaS Taleo Regional SaaS ULTIPRO Regional Regional IT COTS Lotus Notes Supplier 2 Regional COTS Kronos MS SQL Supplier 2 Regional CAPs, PIBS Supplier 2 Regional Regional IT MIB, TIC Regional Regionally managed applications (Ex.: META4, Navision, ROSS, LOFUS) Regional data rooms Infrastructure Applications Global ! COTS Active Directory, Exchange, Citrix farm, FTP/SMTP, File & Print, VPN Supplier 2 Global ! COTS BES, Desktop Antivirus Supplier 2 Global COTS OCS/LYNC, Sharepoint Services, Supplier 2 Global COTS Service Management Tool Supplier 2 Global COTS Workstation Image / Software distribution Supplier 2 Global ! N/A WAN Regional Global Regional Regional Service Integration Deploy, run, monitor and support Usedby Critical Functional Management Application Management Technical Management (*) 4 Solutions is the 3rd party supplier for HFM COTS: Commercial Off-The-Shelf Distributed Infra Infrastructure N/A LAN Workstation HW / Peripherals Copier & Printer Telephony Applications Application Customer facing GlobalMulti-language Noservicechainintegrationatthemoment
  • 21. Toma de Requerimient. Análisis Funcional Build, technical design. Configure and maintain Service Desk SMO Tecnología BBDD SSOO Hosting & Housing L1 Legend 1 Global 2 IT WEB J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP IT 1 Especifico 3 IT WEB Promocional J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP 3 Global 2 IT SEURNet J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Internal Red 3 Global 2 IT SEUROffice J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Internal Frq 3 Global 3 IT Intercentros J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP EVERIS 3 Global 1 IT CIT J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP ATOS 4 Global 1 IT eCatalogo J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP 4 Global 1 IT MIC COBOL DB2/400 OS400 HP NEAR - Espeficico 2 IT J2EE/Delphi Oracle / PLSQL Linux HP Telefónica 4 Global 1 IT GTI SYNON DB2/400 OS400 3rd Party 4 Global 1 IT NOS J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Not managed 4 Global IT SGP J2EE/J2ME Oracle HP-UX HP 4 Global / Inditex 2 IT ALEN J2EE / J2SE Oracle HP-UX HP 4 Espeficico 3 IT UNITRAN SYNON DB2/400 OS400 HP 4 Global 2 IT GCC SYNON DB2/400 OS400 HP 4 Global 1 IT COMWAN COBOL DB2/400 OS400 HP SaaS: 4 Global IT Almacén Digital J2EE Oracle / PLSQL HP-UX / Win HP 1 Global 2 IT SAR CENTRAL J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP Software as a Service 1 Global 2 IT SAR PDA C# HSQLDB WinCE HP 1 Espeficico IT Puntos de Venta J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP 6 Global 2 IT CRM Oracle Suite / J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP - Espeficico 3 IT In-Log SISLOG Oracle Forms Oracle / PLSQL HP-UX HP 2 Global 1 IT COTS Custom STRATUS Tasador J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP 2 Global 2 IT SIF Cool:Plex / CrystalReports DB2/400 OS400 / Win HP 2 Global 2 IT COTS Custom STRATUS Liquidador J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP 2 Especifico V IT COTS JDEdwards JDE CNC Oracle HP 2 Especifico IT Javier Álvarez Rentabiliza RPG/CL DB2/400 OS400 HP 2 Especifico 3 IT COTS Taya (Tesorería) C++ MSSQLServer Win HP 2 Global 2 IT Reembolsos SYNON DB2/400 OS400 HP 2 Coorporate IT Clima Laboral J2EE Oracle Win HP 2 Especifico IT INSA COTS Custom IBMIPG400 COBOL DB2/400 OS400 HP 2 Especifico IT Agresso SaaS Gestión de Cobros HP 5 Global IT COTS IBMCognos J2EE Oracle HP-UX HP 5 Especifico IT COTS QlikView J2EE Propietaria Win HP 4 Especifico IT Gestión Documental VB6.0. / Kofax Oracle Win HP 1 Prioridad Alta 2 3 Prioridad Baja Prioridad Media Usedby Critical Functional Management Application Management Technical Management Service Integration Deploy, run, monitor and support Worldship GlobalMulti-language Applications Application Noservicechainintegrationatthemoment Customer facing Customer integration Primary Support Tower COTS: Commercial Off-The-Shelf 2 Global 2 IT SIF Cool:Plex / CrystalReports DB2/400 OS400 / Win HP 2 Global 2 IT COTS Custom STRATUS Liquidador J2EE Oracle / PLSQL HP-UX HP 2 Especifico V IT COTS JDEdwards JDE CNC Oracle HP 2 Especifico IT Javier Álvarez Rentabiliza RPG/CL DB2/400 OS400 HP 2 Especifico 3 IT COTS Taya (Tesorería) C++ MSSQLServer Win HP 2 Global 2 IT Reembolsos SYNON DB2/400 OS400 HP 2 Coorporate IT Clima Laboral J2EE Oracle Win HP 2 Especifico IT INSA COTS Custom IBMIPG400 COBOL DB2/400 OS400 HP 2 Especifico IT Agresso SaaS Gestión de Cobros HP 5 Global IT COTS IBMCognos J2EE Oracle HP-UX HP 5 Especifico IT COTS QlikView J2EE Propietaria Win HP 4 Especifico IT Gestión Documental VB6.0. / Kofax Oracle Win HP Support ALCANCE Y DEFINICIÓN DE LOTES: MATRIZ DE ALCANCE 21 Retained Internal Selectively sourced Out-of-Scope Outsourced In-Scope . LOTE 1 LOTE 1 LOTE 3 LOTE 4 LOTE 6 LOTE 2 LOTE 4 LOTE 5 . CONTRATO ACTUAL INFRAESTRUCTURAS . Requirements, func. design Functional Support Build, technical design. Configure and maintain Service Desk SMO Database Hosting & Housing L1 Legend eCustomer ! GP4, IFX4 [webMethods] Oracle Supplier 2 Business eCustomer ! SPACE [webMethods] Oracle Supplier 3 Internal global eCustomer TS4 MS SQL Supplier 3 Internal regional eCustomer COTS OBIEE (Datawarehousing) Oracle Supplier 2 Supplier 1 eCustomer ! ePix Oracle Supplier 2 Supplier 2 eCustomer ! eLogic/Logic Oracle Supplier 3 Supplier 3 Primary Global ! SAP R/3 Oracle Supplier 2 Supplier 4 Global ! SAP BW Oracle Supplier 2 Supplier 5 Global ! CXP [webMethods] Oracle Supplier 2 Supplier 6 Global ! COTS HFM (*) MS SQL Supplier 2 3rd Party Global ! COTS Sharepoint Environment (New) MS SQL Supplier 3 Not managed Regional ! Regional IT COTS SCALA MS SQL Supplier 2 Regional Regional IT SACS Heathrow Support Global SAP Business One MS SQL Supplier 2 Global SaaS Salesforce.com Global SaaS Taleo Regional SaaS ULTIPRO Regional Regional IT COTS Lotus Notes Supplier 2 Regional COTS Kronos MS SQL Supplier 2 Regional CAPs, PIBS Supplier 2 Regional Regional IT MIB, TIC Regional Regionally managed applications (Ex.: META4, Navision, ROSS, LOFUS) Regional data rooms Infrastructure Applications Global ! COTS Active Directory, Exchange, Citrix farm, FTP/SMTP, File & Print, VPN Supplier 2 Global ! COTS BES, Desktop Antivirus Supplier 2 Global COTS OCS/LYNC, Sharepoint Services, Supplier 2 Global COTS Service Management Tool Supplier 2 Global COTS Workstation Image / Software distribution Supplier 2 Global ! N/A WAN Regional Global Regional Regional Service Integration Deploy, run, monitor and support Usedby Critical Functional Management Application Management Technical Management (*) 4 Solutions is the 3rd party supplier for HFM COTS: Commercial Off-The-Shelf Distributed Infra Infrastructure N/A LAN Workstation HW / Peripherals Copier & Printer Telephony Applications Application Customer facing GlobalMulti-language Noservicechainintegrationatthemoment
  • 22. ALCANCE Y DEFINICIÓN DE LOTES: MATRIZ DE ALCANCE 22 Ejemplo cliente Requirements, func. design Functional Support Build, technical design. Configure and maintain Service Desk SMO Database Hosting & Housing L1 Legend eCustomer ! GP4, IFX4 [webMethods] Oracle Supplier 2 Business eCustomer ! SPACE [webMethods] Oracle Supplier 3 Internal global eCustomer TS4 MS SQL Supplier 3 Internal regional eCustomer COTS OBIEE (Datawarehousing) Oracle Supplier 2 Supplier 1 eCustomer ! ePix Oracle Supplier 2 Supplier 2 eCustomer ! eLogic/Logic Oracle Supplier 3 Supplier 3 Primary Global ! SAP R/3 Oracle Supplier 2 Supplier 4 Global ! SAP BW Oracle Supplier 2 Supplier 5 Global ! CXP [webMethods] Oracle Supplier 2 Supplier 6 Global ! COTS HFM (*) MS SQL Supplier 2 3rd Party Global ! COTS Sharepoint Environment (New) MS SQL Supplier 3 Not managed Regional ! Regional IT COTS SCALA MS SQL Supplier 2 Regional Regional IT SACS Heathrow Support Global SAP Business One MS SQL Supplier 2 Global SaaS Salesforce.com Global SaaS Taleo Regional SaaS ULTIPRO Regional Regional IT COTS Lotus Notes Supplier 2 Regional COTS Kronos MS SQL Supplier 2 Regional CAPs, PIBS Supplier 2 Regional Regional IT MIB, TIC Regional Regionally managed applications (Ex.: META4, Navision, ROSS, LOFUS) Regional data rooms Infrastructure Applications Global ! COTS Active Directory, Exchange, Citrix farm, FTP/SMTP, File & Print, VPN Supplier 2 Global ! COTS BES, Desktop Antivirus Supplier 2 Global COTS OCS/LYNC, Sharepoint Services, Supplier 2 Global COTS Service Management Tool Supplier 2 Global COTS Workstation Image / Software distribution Supplier 2 Global ! N/A WAN Regional Global Regional Regional Service Integration Deploy, run, monitor and support Usedby Critical Functional Management Application Management Technical Management (*) 4 Solutions is the 3rd party supplier for HFM COTS: Commercial Off-The-Shelf Distributed Infra Infrastructure N/A LAN Workstation HW / Peripherals Copier & Printer Telephony Applications Application Customer facing GlobalMulti-language Noservicechainintegrationatthemoment Retained Internal Selectively sourced Out-of-Scope Outsourced In-Scope
  • 23. ALCANCE Y DEFINICIÓN DE LOTES: MATRIZ DE ALCANCE 23 Ejemplo cliente Requirements, func. design Functional Support Build, technical design. Configure and maintain Service Desk SMO Database Hosting & Housing L1 Legend eCustomer ! GP4, IFX4 [webMethods] Oracle Supplier 2 Business eCustomer ! SPACE [webMethods] Oracle Supplier 3 Internal global eCustomer TS4 MS SQL Supplier 3 Internal regional eCustomer COTS OBIEE (Datawarehousing) Oracle Supplier 2 Supplier 1 eCustomer ! ePix Oracle Supplier 2 Supplier 2 eCustomer ! eLogic/Logic Oracle Supplier 3 Supplier 3 Primary Global ! SAP R/3 Oracle Supplier 2 Supplier 4 Global ! SAP BW Oracle Supplier 2 Supplier 5 Global ! CXP [webMethods] Oracle Supplier 2 Supplier 6 Global ! COTS HFM (*) MS SQL Supplier 2 3rd Party Global ! COTS Sharepoint Environment (New) MS SQL Supplier 3 Not managed Regional ! Regional IT COTS SCALA MS SQL Supplier 2 Regional Regional IT SACS Heathrow Support Global SAP Business One MS SQL Supplier 2 Global SaaS Salesforce.com Global SaaS Taleo Regional SaaS ULTIPRO Regional Regional IT COTS Lotus Notes Supplier 2 Regional COTS Kronos MS SQL Supplier 2 Regional CAPs, PIBS Supplier 2 Regional Regional IT MIB, TIC Regional Regionally managed applications (Ex.: META4, Navision, ROSS, LOFUS) Regional data rooms Infrastructure Applications Global ! COTS Active Directory, Exchange, Citrix farm, FTP/SMTP, File & Print, VPN Supplier 2 Global ! COTS BES, Desktop Antivirus Supplier 2 Global COTS OCS/LYNC, Sharepoint Services, Supplier 2 Global COTS Service Management Tool Supplier 2 Global COTS Workstation Image / Software distribution Supplier 2 Global ! N/A WAN Regional Global Regional Regional Service Integration Deploy, run, monitor and support Usedby Critical Functional Management Application Management Technical Management (*) 4 Solutions is the 3rd party supplier for HFM COTS: Commercial Off-The-Shelf Distributed Infra Infrastructure N/A LAN Workstation HW / Peripherals Copier & Printer Telephony Applications Application Customer facing GlobalMulti-language Noservicechainintegrationatthemoment Long-term: ❷Standardize, ❸Time-to-market Gradually consolidate application portfolio across the Regions, use selective sourcing on case by case basis. K Retain: ❶ Core competencies Retain core competencies: ability to align with business and manage demand, formulate business requirements, define information and system architecture, establish IT standards and policies . Retain:❶Corecompetencies Establishinternalservicemanagementorganizationnecessarytoalignandguaranteequalityservicedeliveryacrossmultipleserviceproviders.Leverageoff suppliers’competence,whileretainingfullcontrol. Retain: ❶ Core competencies Retain competencies necessary to design applications and databases and configure them for business use, but outsource or co-source execution to the extent possible. Retained Internal Selectively sourced Out-of-Scope Outsourced In-Scope Short-term:❷Standardize Professionalizeservicedesk.FosterimplementationofITILprocessesandsupportserviceintegration.Promoteknowledgemanagement.Strongfocuson customersatisfaction. A Short-term: ❷Standardize ❻Asset own. Mid-term: ❹Economies Migrate to supplier owned standard managed hosting platform with standard virtual server varieties. In mid-term migrate regional solutions to it. B Short-term: ❼ External obligations (*) F Short-term: ❷Standardize, ❸ Time-to-market, ❹Economies, ❻Asset ownership Outsource end-to-end as a standard managed service using supplier owned assets and licenses. Gategroup defines architecture standards, policies and functional requirements, supplier implements using best practices and available tools on the market. Assure fast up and down scalability in case of acquisitions or divestments. D Mid-term: ❷Standardize Long-term: ❹Economies ❻Asset own. Gradually move DBs as-is under hosting supplier management. In mid- term standardize DBs. In long-run source as managed service with supplier owned licenses. G Long-term: ❷Standardize In long term bring all application components, middleware, databases and servers under hosting supplier management. Thus transfer end2end responsibility to the supplier for SLA and assure control over production environment H Long-term: ❷Standardize, ❸ Time-to-market I No change: ❼ External obligations No change to the existing agreements. L Long-term: ❷Standardize, ❸ Time-to-market, ❹Economies, ❻Asset ownership Gradually standardize across the regions and consolidate under global supplier service agreements, taking advantage of the economies of scale and time-to- market. J Short-term: ❷Standardize, ❹Economies Outsource end2end managed SAP service; scale to regions E Short-term: Outsource management and configuration, but own the asset and its integration – core management instrument. C
  • 24. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING 24 Sourcing ¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? Evaluación Análisis del contexto Objetivos del sourcing Alcance Definición de lotes Política del proveedor Gobierno del sourcing Principios del sourcing Estrategia de oferta Plan de acción Gestión de riesgos y Caso de Negocio
  • 25. 25 MODELO DE GOBIERNO EN UNA RFP Responsabilidades en procesos Comités de seguimiento
  • 28. 28 COMITÉS DE SEGUIMIENTO Comité Estrategia del Servicio Comité de Planificación de la Demanda Comité de Evolutivos Comité de Seguimiento del Servicio Comité de Operación del Servicio Nivel Estratégico Nivel Táctico Nivel Operativo
  • 30. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING 30 Sourcing ¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? Evaluación Análisis del contexto Objetivos del sourcing Alcance Definición de lotes Política del proveedor Gobierno del sourcing Principios del sourcing Estrategia de oferta Plan de acción Gestión de riesgos y Caso de Negocio
  • 32. PRINCIPIOS DE SOURCING 32 Lote 1 – Web/Movilidad Lote 2 – Corporativos Lote 3 – Integración Lote 4 – Operacionales Lote 5 – BI Lote 6 – CRM
  • 36. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING 36 Sourcing ¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? Evaluación Análisis del contexto Objetivos del sourcing Alcance Definición de lotes Política del proveedor Gobierno del sourcing Principios del sourcing Estrategia de oferta Plan de acción Gestión de riesgos y Caso de Negocio
  • 37. ESTRATEGIA DE OFERTA: ELEMENTOS IMPORTANTES Incompatibilidades entre lotes (un proveedor que gana un lote no puede ganar otro –p.e. si gana un lote de Serivce Desk o de Calidad del sw) • Peligro de garantizar la independencia • No se debe olvidar la gestión (o gobierno) del proveedor. • Tener acceso a la herramienta de ticketing (para el caso del sevice desk), y a la CMDB. • Tener definidos los procesos. • Permitir auditorías • Poner indicadores comunes a todos los proveedores (exige un alto nivel de madurez). • Para el caso de calidad del sw es bueno que lo haga el cliente. Tiempo de que disponen los proveedores para responder a la RFP • Entre 3 semanas (ofertas muy estándares) y 6 semanas es adecuado. 37
  • 38. ESTRATEGIA DE OFERTA: ELEMENTOS IMPORTANTES Mecanismo para que los proveedores resuelvan sus dudas • Reunión con todos los proveedores: los proveedores suelen hacer pocas preguntas para evitar dar pistas a sus competidores • Recopilar las preguntas en un formato definido y comunicar las respuestas de forma anónima a todos. Sin ocultar información. Defensa de oferta por parte de los proveedores • Con la defensa en base a una presentación de cada proveedor se obtiene mucha información "no verbal/escrita" que es útil para generar o no confianza. 38
  • 39. 39 EJEMPLO Hito Quién Fecha Preavisoa losproveedoresainvitar a lalicitación Informarde la fechade comienzo EnviarNDA parafirma Solicitarpersonadecontactoparaenvíode RFPP ComunicarqueQuint gestionaráelprocesodelicitación -2 semanas Publicacióndela RFP LanzamientoRFP Sesióndeexplicacióndela RFP (individualporproveedor) Exposicióndelos puntosprincipalesdela RFP +2 días Fechalímiteparala recepcióndeconsultassobrela RFP +1,5 semanas Envío de respuestade consultassobrelaRFP +2 semanas Sesiónderesolucióndedudasfinales(individualporproveedor)(1h) Añadirlasdudasresueltasal listadodedudasy enviara todoslosproveedores +3 semanas Fechalímiteparala recepcióndelasofertas Posibilidaddeampliarla fecha +4 semanas Reuniónde equipoparapreparaciónde presentacionesdeproveedores +5 semanas Fechaestimadadepresentacióndeofertas +6 a 7 semanas Comienzode laFasefinal deadjudicación +8-9 semanas Fechaestimadadedecisión
  • 40. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE SOURCING: REPASO 40 Sourcing ¿Por qué ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? Evaluación Análisis del contexto Objetivos del sourcing Alcance Definición de lotes Política del proveedor Gobierno del sourcing Principios del sourcing Estrategia de oferta Plan de acción Gestión de riesgos y Caso de Negocio
  • 44. DISCURSO ESCULTUROMUSICAL 44 Rico Heil (2005) Miguel Ángel - 1504 Patrick Rodgers (2010) Donatello - 1440
  • 45. PARA QUE NO TE ACUERDES DEL PROVEEDOR SÓLO CUANDO FALLA… 45 Rico Heil (2005) ASLSP (2013) Conoce lo principal del principio Prepara con tiempo el tiempo próximo
  • 46. D A R E T O C H A L L E N G E W W W . Q U I N T G R O U P . COM 46