Este documento describe la solución SAP Invoice Management + Invoice Capture Center de OpenText para automatizar los procesos del departamento de cuentas a pagar. Incluye información sobre el proceso de negocio, características de la solución, servicios ofrecidos y las razones para elegir OpenText y Birchman. El documento también proporciona detalles sobre las soluciones y servicios adicionales de Birchman en áreas como ERP, BI, CRM, gestión documental y soporte.

1. SAP Invoice Management + Invoice Capture Center
by OpenText
Automatización de los procesos de negocio del
departamento de cuentas a pagar
CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY
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2. Presentación corporativa
¿Por qué SAP Invoice Management?
Índice
La solución
Proceso de negocio
Ejemplo de procesamiento
Características de la solución
Oferta de servicios
¿Por qué OpenText?
¿Por qué Birchman?
Conclusiones
2

3. Presentación corporativa
¿Por qué SAP Invoice Management?
Índice
La solución
Proceso de negocio
Ejemplo de procesamiento
Características de la solución
Oferta de servicios
¿Por qué OpenText?
¿Por qué Birchman?
Conclusiones
3

4. Presentación Corporativa
SECTORES
TIPO DE SERVICIO
Public
Administration 4%
Transportation &
logistics 18%
Retail 24%
Banking &
Insurance 20%
Managed Services 30%
Consulting 20%
Industry &
•
•
•
Telco &
Media 10%
• Gestión y Operación de
aplicaciones.
• Operación técnica e
Infraestructura.
Estrategia de
negocio.
Estrategia IT.
Arquitectura.
Solution
Delivery 50%
Services
12%
Health 12%
• Procesos de negocio y
entorno de sistemas.
• Desarrollo e
Integración de
Sistemas.
PRESENCIA GEOGRAFICA
Inglaterra
Londres / Edinburgo
España
Madrid / Barcelona
Chile
Santiago
Australia
Sydney / Perth
FACTURACIÓN (mill. €)
Portugal
Lisboa
Costa Rica
xxxxx
Sudáfrica
Johannesburgo
Emiratos Árabes Unidos
Dubai
9
12
14
17
25
30
EMPLEADOS
130
405
150
200
290
350
Rep. Dominicana
Paises del Grupo
4
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 (*)
(*) Forecast
2007 2008 2009 2010 2011 2012 (*)
90% empelados tienen titulación universitaria.
(*) Forecast
4

5. Portfolio de Soluciones
SOLUCIONES TECNOLOGIAS
ERP
Los servicios Birchman en las áreas de ERP se centran en SAP R/3 (SD, MM, FICO, PP, PM, QM, RETAIL…) .
Realizando todos los servicios relacionados con el producto: Implantación, Soporte, Integración con otros
sistemas, Cambios de versión, Soluciones a Medida. Auditorías de sistemas, Optimización de procesos,
Formación.
BUSINESS INTELLIGENCE
Ofrecemos un portafolio de servicios orientado a las necesidades del cliente basado en una metodología
ágil de trabajo, abordamos toda el ciclo de vida del proyecto, desde la concepción del modelos de
reporting, hasta la construcción del modelo, OLAP, Dashboard, BSC, Minería de datos. Contamos con
perfiles con experiencia en la definición de cuadros de mando y en la optimización del sistema de reporting
de la compañía.
PRESUPUESTACION Y CONSOLIDACIÓN
Ofrecemos servicios de análisis y diseño de modelos de presupuestación tanto a nivel global de empresa
(base cero, gastos generales, centros de coste) como departamentales (presupuestos por áreas de
empresa, por obra) integrados con el real , ágiles y de fácil elaboración (distribuida y/o centralizada) y
seguimiento. Igualmente acometemos proyectos de consolidación de estados contables en Grupos
Empresariales.
5

6. Portfolio de Soluciones
SOLUCIONES TECNOLOGIAS
CRM
Expertos en implantación de soluciones CRM basadas en los productos SIEBEL, SAP y Microsoft.
Experiencia en multitud de escenarios (ventas, servicios técnico, marketing, fidelización,
atención al cliente), Servicios de integración con: backoffice (ERP, BI,…), CTI centralitas
telefonía. Data Mining. Fuerte experiencia en Movilidad conectada y desconectada.
RECURSOS HUMANOS
Amplia experiencia en implantación de la solución SAP de HHRR (nómina, gestión desempeño,
planes de carrera). Servicios de implantación, soporte y mantenimiento. Experiencia en portales
de empleado.
GESTIÓN DOCUMENTAL Y FACTURACION ELECTRONICA
Almacenamiento e indexación de documentación. Experiencia en productos orientados a
facturación electrónica, en todos los escenarios, de emisión y recepción electrónica de facturas
y documentos de gestión , integración con sistemas de Back office. Archivado electrónico de
facturas y documentos. Integración con Archivelink de SAP.
INTEGRACION EAI
Contamos con una fuerte experiencia en integración de sistemas mediante herramientas
de integración, trabajamos con herramientas SAP (PI), Biztalk, PowerBuilder.
6

7. Portfolio de Soluciones
SOLUCIONES TECNOLOGIAS
TÉCNICA DE SISTEMAS
Especialización en explotación, administración y operación de infraestructuras y Comunicaciones de productos
SAP R/3 y Oracle. Expertos en instalación, cambios de versión, cambios de plataforma, bases de datos.
Mantenimientos correctivos y evolutivos de plataformas. Estrategias de Backup y recuperación. Alta
disponibilidad, Optimización del rendimiento, Definición y ejecución de estrategia de archivado de objetos,
Estrategía y ejecución de proyectos de workflow.
CENTRO DE SOPORTE
Ofrecemos un servicio de soporte 24x7 dando soporte a los clientes de todo el grupo en los 5 continentes.
Soportes de Basis SAP R/3, Siebel, Bases de Datos y comunicaciones. Herramientas de monitorización de
sistemas y predicción de errores de sistemas.
DESARROLLO APLICACIONES
Desarrollos aplicaciones en entornos JAVA, .NET y Sharepoint principalmente.
E-BUSINESS y PORTALES
Birchman posee experiencia en la implantación y mantenimiento de portales web corporativos y de negocio.
Diseño e implementación del Portal. Integración con sistemas corporativos o de negocio Actualización de
contenidos. Soporte e incidencias. Evolución e inclusión de nuevas funcionalidades.
APLICACIONES MÓVILES
Birchman se ha posicionado como proveedor de soluciones móviles apoyadonos en fabricantes
como RIM, Apple y Android.
7

8. Consulting
Oficina de Proyectos – PMO
Planes Directores Sistemas
Selección de Software – RFP/RFI
Quality Assurance - QA
System Audit
Reingeniería de Procesos (Alineada con IT)
Arquitectura de Sistemas
Levantamiento de procesos y requerimientos
Cálculo de ROI
Headhunting
Peticiones de cliente «a medida» de sus necesidades
8

9. Centro de soporte 7x24
Soporte a nivel mundial
Cobertura Geografica
El centro de Soporte de Birchman presta
servicios 24 horas al día utilizando la
cobertura suministrada por los diferentes
centros a nivel mundial en UK (Londres) ,
España (Barcelona & Madrid), Argentina
(Buenos Aires), y Australia (Sydney & Perth).
Servicios Ofrecidos:
Soporte 24x7 en SAP,
Oracle, Microsoft
HORARIOS
Tipo
Descripción
Horario de Servicio
HOFI
Normal
9:00 a 18:00 de Lunes a Viernes (días laborables).
HOFIA Ampliado
8:00 a 20:00 de Lunes a Viernes (días laborables).
HWE
8:00 a 20:00 de Lunes a Domingo
Fin de Semana
H24X7 Extendido
24X7X365
9

10. SAP Partnership - Áreas de competencia y posicionamiento
60% TurnOver
1998 Start Partnership
4 Awards SAP España
VAR
Centro Soporte
CAPACIDADES
VAR homologado por SAP para prestar soporte al canal
(estandar, Enterprise, y/o ocasional.)
Housing, Hosting, Seguridad, Administración de Sistemas y Basis.
(24x7 internacional y multiidioma)
Application Management
Soporte, Correctivo/Incidental, Preventivo, Perfectivo y Consultivo.
MM, SD, PP, HR, FI, CO, TR, PS, WF, IS, PM, QM. SAP Abap,
WebDynpro
Proyectos Integración
SAP NetWeaver, SAP XI, SAP PI, SAP BPM, BW, SOA, Solution
Manager.
Proyectos Implantación
SAP R/3, SAP CRM, SAP SCM, SAP SRM, SAP Portal,
SAP HR, Roll-Out Internacionales.
Proyectos Eficiencia
SAP POS DM, DAM (OpenText), xECM, Portal, BI, FIS, BPC,
Collection, Tesorería, Pagos internacionales, CashPooling,
etc…
 + 14 años de Partnership.
 + 270 Consultores SAP.
 Centro de Soporte
Internacional 24x7.
 VAR homologado.
 Participación en Rampup de productos.
 Estrecha relación SAP
Alemania (Wallford).
 Gold Partner.
 Alto grado metodológico
(PRINCE2, ITIL, COBIT,
PMI, SCRUM, ASAP,
etc…).
Servicios
Financieros y
Seguros
Retail, Moda,
Lujo, Bienes de
Consumo
Utilities,
Telecom,
Petroleo y Gas
Medicina, Salud
y Químicos
Automoción,
Ingeniería,
Construcción y
Bienes Raíces
Servicios
Públicos,
AA.PP,
Hostelería y
Ocio
10

11. ORACLE Partnership - Áreas de competencia y posicionamiento
20% TurnOver
2002 Start Partnership
2 Awards Oracle España
Siebel Applications
Mobile Business
CAPACIDADES
Call Center, Siebel Service, Siebel Field Service, Siebel Marketing, Siebel
Sales, Siebel Loyalty, ….
Soluciones m-Business preconfiguradas. Adaptación del uso de
dispositivos móviles a varias casuísticas. Integración con el resto de
sistemas.
Analytics BI
Integradas con el resto de sistemas. Análisis multidimensional de la
información dispersa a través de distintos sistemas. CMI’s, control de
KPI’s, alta capacitación en OBI.
Proyectos de Integración
Siebel WSDL, Siebel Administration, SOA/HTTP, Siebel Business Process
Workflow.
Proyectos Implantación
Implantaciones actuales Oracle Siebel 8.x.x.Completas soluciones de
CRM bajo demanda. Soluciones sectoriales especializadas.
Consulting Processes CRM
Diagnóstico de los procesos CRM y recomendación de las soluciones
CRM adecuadas. Reingeniería de procesos CRM (Comercial, Servicios
y Marketing).
 + 10 años de Partnership.
 + 50 Consultores
ORACLE/Siebel.
 Estrecha relación con
ORACLE WorldWide.
 Experiencia internacional
en Roll-Out complejos.
 Gold Partner.
 Alto grado metodológico
(PRINCE2, ITIL, COBIT,
PMI, SCRUM, ASAP,
etc…).
Servicios
Financieros y
Seguros
Retail, Moda,
Lujo, Bienes de
Consumo
Utilities,
Telecom,
Petroleo y Gas
Medicina, Salud
y Químicos
Automoción,
Ingeniería,
Construcción y
Bienes Raíces
Servicios
Públicos,
AA.PP,
Hostelería y
Ocio
11

12. MICROSOFT Partnership - Áreas de competencia y posicionamiento
20% TurnOver
Small Business Specialist
2005 Start Partnership
Collaboration & Content
SharePoint 2013 y 2010, Social, Portales,
Intranets, BPM, Extranet, Comunicaciones
Unificadas.
App. Development
Soluciones en .NET (Visual Studio) para múltiples
clientes, patrones, ALM y best practices.
Business Intelligence
Proyectos de Wharehouse , Análisis Dimensional
y Tabular, DBA en plataforma SQL Server 2012,
2008...
Mobility
Implementación de soluciones sobre Windows
Phone y Mobile, Responsive Design HTML 5 y CSS
3.
Project Portfolio
Implantaciones, desarrollo e integraciones de la
suite Enterprise Project Management (EPM).
Windows Server
CAPACIDADES
Proyectos de Plataforma, AD, Virtualización,
System Center y soporte a los desarrollos de
Birchman.
 + 7 años de Partnership.
 3 Competencias Gold
 3 Competencias Silver
 + 60 Ingenieros
+ 25 Certificados
Cloud
 Participación en
programas de adopción
temprana
 Integración & EAI
 V-TSP
 MSF, TFS, ALM
Servicios
Financieros y
Seguros
Retail, Moda,
Lujo, Bienes de
Consumo
Utilities,
Telecom,
Petroleo y Gas
Medicina, Salud
y Químicos
Automoción,
Ingeniería,
Construcción y
Bienes Raíces
Saas – PaaS - Iaas
Servicios
Públicos,
AA.PP,
Hostelería y
Ocio
12

13. Clientes & Referencias
Gran Consumo
Transporte y Logística
Telco & Media
13

14. Clientes & Referencias
Retail
Banca & Seguros
14

15. Clientes & Referencias
Pharma & Sanidad
Industria & Servicios
Utilities & Energía
15

16. Valores y Estrategia Corporativa
Valores
Estrategia Corporativa
Directos y sin complicaciones

“Libres de
incertidumbres”
“Francos y sinceros”
“Honestos y genuinos”

Claridad de ideas
“Transparentes”
“Fáciles de entender”
“Sin ambigüedades”

Resultados a medida
Birchman articula su estrategia a partir de combinar los mejores fabricantes del
mercado con servicios de integración certificados y contrastados. Partner
«Gold» de SAP, Oracle y Microsoft.
Birchman tiene como «objetivo» aquellos clientes que buscan alinear estrategia
de negocio con la tecnología, que entienden el valor del software y que buscan
profesionalidad, conocimiento y compromiso en la ejecución de proyectos y
servicios.
Birchman participa globalmente de los mejores servicios y prácticas en los
países en los que está presente. España lidera varias prácticas exportando el
mejor conocimiento local hacia mercados internacionales.
“Enfoque creíbles y
adaptable para
garantizar los mejores
resultados posibles para
los clientes”
Tamaño
+
Internacional
+
Experiencia
contrastada
en clientes
+
Proveedor
Multicisciplinar
+
Recursos para
abarcar
grandes
proyectos
+
Expertos
tecnologías
principales
fabricantes
+
Empresa
Consolidada
+
Precio/Calidad
=
Birchman sinónimo
de CONFIANZA
16

17. Presentación corporativa
¿Por qué SAP Invoice Management?
Índice
La solución
Proceso de negocio
Ejemplo de procesamiento
Características de la solución
Oferta de servicios
¿Por qué OpenText?
¿Por qué Birchman?
Conclusiones
17

18. ¿Por qué SAP Invoice Management?
Preguntas y desafíos
Quizás el departamento de cuentas a pagar de su organización se este planteando alguna de estas preguntas.
 ¿Es posible reducir el tiempo
y coste en el procesamiento
de una factura?
 ¿Es posible incrementar la
eficiencia del proceso?
 ¿Minimizar
los errores?
 ¿Tener mayor
trazabilidad?
18

19. ¿Por qué SAP Invoice Management?
Preguntas y desafíos
Tipicos desafios

Los recursos involucrados en el procesamiento de facturas invierten demasiado
tiempo en tareas repetitivas y de menor importancia, en lugar de centrar
su esfuerzo en tareas que realmente aportan valor al negocio.

Responder múltiples solicitudes de información a otros departamentos o
proveedores.

Conocer el estado de una factura.
 Enviar las facturas manualmente al aprobador o a quien tiene el conocimiento
para resolver un problema.

Realizar
controles,
seguimientos
y
conciliaciones,
elaborar
informes, la
investigación histórica para encontrar la causa de un problema, son
algunas de las tareas que pueden convertirse en un autentico problema provocando
altos tiempos de respuesta y baja productividad de los recursos.
19

20. Presentación corporativa
¿Por qué SAP Invoice Management?
Índice
La solución
Proceso de negocio
Ejemplo de procesamiento
Características de la solución
Oferta de servicios
¿Por qué OpenText?
¿Por qué Birchman?
Conclusiones
20

21. La solución
Solución SAP/OpenText
SAP Invoice Management + Invoice Capture Center by
OpenText son las soluciones que permiten automatizar los
procesos de negocio, mejorando la gestión de las facturas de
forma más fluida, eficiente y rápida. Estas soluciones facilitan la
creación, contabilización, conciliación, trazabilidad, seguimiento,
enrutamiento y aprobación de las facturas.
21

22. La solución
Solución SAP/OpenText: Conceptos
Invoice Capture
Center
SAP Invoice
Management
Invoice Capture Center
es una solución OCR desarrollada por Opentext que se
integra de forma nativa con SAP Invoice Management. Su funcionalidad principal es el
reconocimiento de metadatos a partir de una imagen digital.
SAP Invoice Management
es un Add-on de SAP que utiliza la funcionalidad
estándar SAP Business Workflow, SAP MM y SAP FI para automatizar y gestionar los
procesos de negocio relacionados con el procesamiento de facturas de proveedores.
22

23. La solución
Solución SAP/OpenText: Componentes de la solución
La solución abarca desde de la digitalización de la factura hasta la liberación del pago de las mismas basándonos en las siguientes
soluciones estándares:
Soluciones OpenText/SAP:
• Archive Server.
• xECM.
• SAP HTTP ArchiveLink.
Proceso de
Digitalización y
Certificación
Proceso de
Transformación
Proceso de
Archivado
Proceso de
Validación
Control de
duplicados
Soluciones OpenText homologada AEAT:
• Enterprise Scan.
• Add-on digitalización certificada.
• Invoice Capture Center (OCR).
Proceso de
Aprobación
Proceso de
Contabilización
Proceso de
Conciliación
Solución OpenText:
• Invoice Management.
23

24. Presentación corporativa
¿Por qué SAP Invoice Management?
Índice
La solución
Proceso de negocio
Ejemplo de procesamiento
Características de la solución
Oferta de servicios
¿Por qué OpenText?
¿Por qué Birchman?
Conclusiones
24

25. Proceso de negocio
Detalle del proceso con soluciones OpenText
Control y trazabilidad de todo el ciclo de vida de la factura
Grupo Sociedad 1
ESCANEO DE
FACTURAS
VERIFICAR
ESCANEO
PROCESO
OCR
VALIDAR
METADATOS
OCR
Grupo Sociedad 2
Grupo Sociedad 1
WORKFLOW
DE
EXCEPCIONES
Grupo Sociedad 2
REGISTRO
CONTABLE
- Control duplicados
- Recuperar posición PO
- AutoCoding NPO
- Verificar datos facturas
- Impuestos
Grupo Sociedad 3
Enterprise Scan + Invoice Capture Center
Grupo Sociedad 3
SAP Invoice
Management
ANALISIS
DISCREPANCIAS
25

26. Proceso de negocio
Proceso de negocio – Preparar lote y escaneo de factura
El primer paso del proceso es preparar los lotes de escaneo. La entrada de
facturas al sistema puede ser Papel, Fax, EDI, PDF, EMAIL.
A
ESCANEO DE
FACTURAS
B
Enteprise
Scan
26

27. Proceso de negocio
Proceso de negocio – Controla pagina y envío a OCR
VERIFICAR
ESCANEO Y
FIRMAR
Enterprise Scan
OCR
27

28. Proceso de negocio
Proceso de negocio – Controlar datos OCR y enviar factura a SAP
Grupo Sociedad 1
VALIDAR
METADATOS
OCR
Grupo Sociedad 2
Grupo Sociedad 3
Seguimiento del proceso mediante report de SAP IM
28

29. Proceso de negocio
Proceso de negocio – Resolver excepciones y contabilizar
Grupo Sociedad 1
WORKFLOW
DE
EXCEPCIONES
Grupo Sociedad 2
Grupo Sociedad 3
29

30. Presentación corporativa
¿Por qué SAP Invoice Management?
Índice
La solución
Proceso de negocio
Ejemplo de procesamiento
Características de la solución
Oferta de servicios
¿Por qué OpenText?
¿Por qué Birchman?
Conclusiones
30

31. Ejemplo de procesamiento
Ejemplo – Factura con pedido de compra
Verificar Nº de
proveedor
Nueva tarea en
Inbox de SAP
Nueva tarea en
Inbox de SAP
Busca Nº
de pedido y
retorna la
factura
Consulta a
compras y
resuelve
excepción
Excepción –
Falta Nº pedido
BUYER
INDEXER
Control de
duplicados
Nueva tarea en
Inbox de SAP
+ Reglas de
negocio
Consulta al
responsable
de
impuestos
Excepción – Error
de impuestos
Nueva tarea en
Inbox de SAP
Resuelve la
excepción y
reprocesa
la factura
TAX EXPERT
AP
Contabilización
automática
Discrepancia de
Cantidad
Factura
conciliada
Nueva tarea en
Inbox de SAP
Analiza y
resuelve
discrepancia
de cantidad
Modulo de Pagos
- Procedimiento
de pago
estándar de SAP
BUYER
31

32. Presentación corporativa
¿Por qué SAP Invoice Management?
Índice
La solución
Proceso de negocio
Ejemplo de procesamiento
Características de la solución
Oferta de servicios
¿Por qué OpenText?
¿Por qué Birchman?
Conclusiones
32

33. Características de la Solución
Solución SAP/OpenText: Características
Invoice Capture Center
SAP Invoice Management
Integración nativa con SAP Invoice Management.
Es una solución SAP (desarrollado en ABAP).
Plantillas preconfiguradas para el reconocimiento de
facturas de múltiples países.
Workflow preconfigurados para distintos escenarios de
negocio (facturas financieras, facturas logísticas).
Simple de configurar y adaptar a distintos escenarios
de negocio.
Workflow de validación de datos y control de duplicados.
Reconocimiento automático de un dato mediante un
simple clic sobre la imagen de la factura, gracias a la
tecnología Single clic entry.
Workflow de aprobación.
Validación de datos contra los maestros de SAP
(sociedades, proveedores, pedidos).
Fácil de administrar y mantener.
Interfaz de usuario amigable para facilitar el trabajo
diario en la validación de datos.
Informes avanzados para obtener un control total y
realizar seguimientos desde el inicio del proceso.
Workflow de factura preliminar.
Workflow de análisis de discrepancias (cantidad o precio).
Integración con BW, SRM y CRM.
Aprobación de facturas vía web portal o móvil (App para
Blackberry, Android y Iphone).
Soporte para múltiples SAP ERP Backend.
Soporte para distintos tipos de entrada de factura
(Email, e-invoicing, EDI, XML, Papel, Fax).
Infraestructura para Informes centralizados que brindan
visibilidad de todo el ciclo de vida de la factura.
33

34. Características de la Solución
Solución SAP/OpenText: Workflow
SAP Invoice Management cuenta con un conjunto de Workflows predefinidos que se pueden activar según el escenario de negocio,
los Workflow principales son los que se detallan a continuación:
Workflow de validación: se utiliza
VALIDACIÓN
DE DATOS
para validar los datos digitalizados por el
sistema OCR contra los maestros de SAP,
determinar campos de forma automática
y aplicar reglas de negocio específicas
(como por ejemplo, la determinación de
proveedor a partir de NIF, control de
duplicados).
Workflow de discrepancias: se
ANALISIS DE
DISCREPANCIAS
Workflow de aprobación: se utiliza
Workflow de preliminar: se utiliza
FACTURA
PRELIMINAR
para gestionar y contabilizar las facturas
preliminares. Este Workflow se ejecuta
una vez ha finalizado el Workflow de
validación.
ejecuta una vez contabilizadas las
facturas con pedido MM asociado para
verificar que no existen diferencias entre
la previsión (pedido) y la factura. El
objetivo es aprobar el desbloqueo de pago
de facturas con diferencias de precio o
cantidad.
PROCESO DE
APROBACIÓN
para aprobar la contabilización de facturas
con imputación directa (FI). Durante el
proceso de aprobación se completan
manualmente/automáticamente los datos
contables necesarios para que el sistema
pueda contabilizar.
34

35. Presentación corporativa
¿Por qué SAP Invoice Management?
Índice
La solución
Proceso de negocio
Ejemplo de procesamiento
Características de la solución
Oferta de servicios
¿Por qué OpenText?
¿Por qué Birchman?
Conclusiones
35

36. Oferta de servicios
Visión general: Servicios
La propuesta de Birchman se centra en articular una solución para el ciclo de vida de la factura basada en las soluciones de OpenText y
de SAP como base del tratamiento de la factura.
Cobertura de todo el ciclo de vida de una factura
Entornos SAP
Entornos Microsoft
Escaneo y
digitalización de
facturas
Certificación de
imagen
Archivado y
Gestor
documental
Gestión y
procesamiento
de facturas
Gestión
financiera
SAP FI/CO
Servicios Birchman
36

37. Oferta de servicios
Visión general: Servicios
El tiempo de implantación dependerá de la complejidad de los procesos de negocio y de la cantidad de desviaciones del estándar.
15 Jornadas
Implantación 100% estándar
1
2
Requerimientos
y BluePrint
Análisis y
diseño
5 Jornadas
SAP IM en 65
Jornadas
5
Go-Live y
Soporte
3
20 Jornadas
Configuración
4
Pruebas y
formación
15 Jornadas
10 Jornadas
37

38. Oferta de servicios
Ciclo de vida del proyecto: Etapas
El proyecto tiene un ciclo de vida para esta que se estructura en cinco grandes etapas:
•
Etapa 1 – Toma de requerimientos y Business BluePrint
–
–
–
•
Etapa 2 – Análisis y diseño
–
•
Construcción y configuración del modelo
Prototipo
Etapa 4 – Pruebas y formación
–
–
•
Análisis y diseño funcional/técnico de la solución
Etapa 3 – Configuración
–
–
•
Definición de requerimientos funcionales
Definición de procesos de negocio
Confección y validación del Business BluePrint
Validaciones y test integrados
Traspaso de conocimientos y formación
Etapa 5 – Go Live y Soporte
38

39. Presentación corporativa
¿Por qué SAP Invoice Management?
Índice
La solución
Proceso de negocio
Ejemplo de procesamiento
Características de la solución
Oferta de servicios
¿Por qué OpenText?
¿Por qué Birchman?
Conclusiones
39

40. ¿Por qué Opentext?
Solución: ¿Por qué OpenText?
• Experiencia y alianza: OpenText es una empresa con amplia y conocida experiencia en el mundo de la gestión de
contenidos y digitalización de documentos. Cuenta con un conjunto de soluciones que forman parte del portfolio de
soluciones ofrecidas por SAP.
• Integración: teniendo en cuenta que la aplicación transaccional es SAP, las distintas soluciones de OpenText se integran
de forma nativa con SAP reduciendo notablemente el esfuerzo en la implantación.
• Soporte: al ser soluciones OpenText/SAP el soporte esta vinculado y gestionado por SAP. Por otro lado, OpenText cuenta
con un knowledge Center en el cual se pueden encontrar documentación técnica, centro de experiencia de usuarios y
best practice.
• Esfuerzo de implantación: las soluciones de OCR (Invoice Capture Center) y SAP Invoice Management cuentan con un
pre configurado que cubre la mayoría de escenarios de negocio en los cuales es posible basar la solución y minimizar
nuevamente el esfuerzo.
• Escalabilidad y estabilidad: los productos OpenText evolucionan periódicamente añadiendo mayor funcionalidad en sus
nuevas versiones. Esta evolución garantiza su estabilidad y escalabilidad.
40

41. Presentación corporativa
¿Por qué SAP Invoice Management?
Índice
La solución
Proceso de negocio
Ejemplo de procesamiento
Características de la solución
Oferta de servicios
¿Por qué OpenText?
¿Por qué Birchman?
Conclusiones
41

42. ¿Por qué Birchman?
Resumen de capacidades
CONOCIMIENTO DE LAS SOLUCIONES
Acreditada a través de las referencias y numerosos proyectos en clientes tanto nacionales como internacionales en el ámbito
SAP, OpenText, Gestión Documental, y soluciones similares.
CONOCIMIENTO DEL SECTOR
Acreditada a través de las numerosas referencias y experiencias en distintos sectores, con un claro posicionamiento como
líder en la implantación de soluciones SAP en dicho sector y una reconocida solvencia por parte del mercado, de la
competencia y del mismo fabricante.
SOLVENCIA DE NUESTROS EQUIPOS
BIRCHMAN cuenta con un equipo de más de 270 consultores SAP, con una larga trayectoria como PartnerShip de SAP (más de
14 años) y con una dilatada experiencia en todo su universo de soluciones
42

43. ¿Por qué Birchman?
Resumen de experiencia en implantaciones similares
SAP Invoice Management 5.2 + Interfaz con OCR de La Caixa
Birchman ha implantado la solución de SAP Invoice Management en Vueling. El desafío del
proyecto fue procesar facturas con mas de 50K posiciones y verificar diferencias de cantidad o
precio.
SAP Invoice Management 6.0 + Invoice Capture Center + Interfaz Doceo
(digitalización certificada)
Birchman ha implantado la solución de SAP Invoice Management + ICC + Archive server +
digitalización certificada en Binter Canarias. El objetivo de Binter era destruir el papel y
automatizar sus procesos de negocio.
SAP Invoice Management 6.0 + Invoice Capture Center + Web Approval
Birchman ha implantado la solución de SAP Invoice Management + ICC + Archive server + Web
Approval portal en Tirme. El objetivo del proyecto fue automatizar el proceso de autorización
de facturas a través de un portal web y la entrada manual de facturas.
SAP Invoice Management 7.0 SP2 + ICC + Archive Server
Birchman ha implantado la solución SAP Invoice Management 7.0 SP1 + ICC + Archive server
en Vanity Fair. El objetivo del proyecto es estandarizar y automatizar los procesos internos de
cuentas a pagar y minimizar el numero de errores provocado por el tratamiento manual de las
facturas.
43

44. ¿Por qué Birchman?
Resumen de experiencia en implantaciones similares
SAP Archiving and Document Access by Opentext
Birchman ha implantado la solución de SAP Archiving and Document access en Iturri.
Documento adjunto a objetos SAP a través de la implantación de DocuLink.
SAP Digital Asset Management by OpenText
Birchman ha implantado la solución de SAP Digital Asset Management en Desigual. Diseños y
fotos del ciclo de vida para todas las estaciones que abarca el proceso creativo, la fabricación,
opinión, entrega a canales de venta y galería. Mas de 120.000 diseños, 90.000 fotos, 3.000
videos y 25 integraciones con proveedores activos digitales y los sistemas de consumo.
SAP Data Archiving by OpenText
Birchman ha implantado la solución de SAP Data Archiving en TMB. Migración de la
plataforma SAP Content Server a la plataforma de OpenText.
SAP Data Archiving by OpenText
Birchman esta implantando la solución SAP Data Archiving en Mutua Universal. Implantación
de archivado para datos de finanzas, controlling, el COPA y documentos de materiales.
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45. Presentación corporativa
¿Por qué SAP Invoice Management?
Índice
La solución
Proceso de negocio
Ejemplo de procesamiento
Características de la solución
Oferta de servicios
¿Por qué OpenText?
¿Por qué Birchman?
Conclusiones
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46. Conclusiones
Solución SAP/OpenText: Caso de éxito
Cliente:
¿COMO REDUCIR LOS COSTES ADMINISTRATIVOS DE LA CONTABILIZACIÓN Y CONCILIACIÓN DE LAS FACTURAS?
¿COMO MINIMIZAR LOS ERRORES DERIVADOS DE LOS PROCESOS MANUALES?
PRINCIPALES PREMISAS
 No se debe detener el proceso de contabilización.
 Realizar prorrateo al recibir facturas sin material o provisión.
 Controlar diferencias a nivel posición y cabecera.
 Verificar tolerancias a nivel posición para bloquear el pago y tolerancias a nivel cabecera para
bloquear la contabilización.
Resultado: COSTE DE CONTABILIZACIÓN DE FACTURA REDUCIDO UN
75% APROX.
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47. Conclusiones
Solución SAP/OpenText: Conclusiones y Resultados
Reducción del tiempo y coste requerido para el procesamiento de una factura
(Minimización de errores, duplicados, facturas extraviadas, datos de factura incorrectos,
reducción del consumo de papel).
Mejora de la trazabilidad (permite conocer en todo momento el estado en el que se
encuentra una factura, ¿quien la tiene? ¿en que proceso se encuentra? ¿quien ha
intervenido en su procesamiento y que acciones ha llevado a cabo?).
Aumento de la productividad (los recursos involucrados en el proceso se centran en tareas
que aportan mayor valor a la organización en lugar de llevar a cabo tareas repetitivas y de
menor importancia).
Incrementa el control del departamento de administración al tener una visión global de la
situación diaria que permite planificar y mejorar la toma de decisiones.
Mejora de la accesibilidad a los documentos (Informes propios –VIM Analytics, etc.-,
desde el pedido, desde el libro mayor, desde un acreedor).
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48. Conclusiones
Solución SAP/OpenText: Conclusiones y Resultados
SAP Invoice Management + Invoice Capture Center no
son las únicas soluciones que existen en el mercado para
abastecer esta necesidad. Pero son las únicas que están
totalmente integradas con los distintos módulos de SAP
y ofrecen gran flexibilidad y adaptabilidad a distintas
áreas de negocio, cubriendo la mayoría de problemáticas
y casuísticas que puedan plantearse en el departamento
de cuentas a pagar.
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49. Muchas gracias
BIRCHMANGROUP
Joan Muñoz / Director
Spain
Joan.munoz@birchmangroup.com
Av. Diagonal 67, 3º Planta
08019 Barcelona
Tel: +34 93 553 38 21
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Pº de la Castellana 163, 4º dcha.
28046 Madrid
Tel: +34 91 51516 83
Fax: +34 91 345 74 32
Mov. : 609 20 49 73

50. Anexo 1
Solución SAP/OpenText: Movilidad
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51. Anexo 1
Solución SAP/OpenText: Escaneo y envío a OCR
1
ESCANEO DE
FACTURAS
2
3
“ENTERPRISE SCAN”
ENVÍO DE FACTURA A OCR PARA
EXTRACCIÓN DE METADATOS
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52. Anexo 1
Solución SAP/OpenText: Validación de metadatos
PROCESO OCR
“CLIENTE DE
VALIDACIÓN
ICC”
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53. Anexo 1
Solución SAP/OpenText: Acceso a las tareas
VALIDACIÓN
DE DATOS
CONTROL DE
DUPLICADOS
“INBOX - SAP
INVOICE
MANAGEMENT”
53

54. Anexo 1
Solución SAP/OpenText: Resolución de excepciones
ANALISIS DE
EXCEPCIONES
“RESOLUCIÓN DE
EXCEPCIONES”
54

55. Anexo 1
Solución SAP/OpenText: Resolución de excepciones
ANALISIS DE
EXCEPCIONES
“PANEL DE ACCIONES”
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56. Anexo 1
Solución SAP/OpenText: Autorización de facturas
PROCESO DE
APROBACIÓN
“AUTORIZACIÓN DE
FACTURAS”
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