Este documento explica cómo combinar correspondencia en Microsoft Word para generar múltiples cartas personalizadas a partir de un documento maestro y una base de datos externa. Describe los pasos para crear el documento principal, seleccionar la fuente de datos externa con los campos variables, asignar los campos al documento y generar las cartas personalizadas. El proceso implica usar el asistente de combinación de correspondencia en Word para vincular un archivo de Word con una hoja de cálculo u otra fuente de datos.

1. COMBINAR
CORRESPONDENCIA
INFORMATICA
29/12/2013
ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO
KEVIN REVELO
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2. Contenido
COMBINAR CORRESPONDENCIA ........................................................................................ 1
Generalidades ...................................................................................................................... 1
Concepto............................................................................................................................... 1
Pasos para combinar correspondencia ...................................................................... 2
BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................ 7

4. COMBINAR CORRESPONDENCIA
Generalidades
Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2010 y todas sus
versiones actuales nos permite incluir en un documento, datos almacenados
en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con
los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos
el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de
generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona).
De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas
como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación
de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc.
Concepto
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser
una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook,
una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un
campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de
clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los
campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada
uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué
sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.
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5. Pasos para combinar correspondencia
Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un
documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de
correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia.
Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de
un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una
opción para pasar al siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy
sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos
generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos
a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del
asistente.
En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que
contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado.
Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción
seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para
continuar con el asistente.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que
utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión.
tal como lo muestra la siguiente imagen es recomiendo que tengan claro
donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como
combinamos la BD con la carta. Vamos a:
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6. 1: Combinación de Correspondencia
2: Iniciar combinación de correspondencia
– Seleccionamos asistente de correspondencia
3: Comenzamos con el asistente de correspondencia
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7. – Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
– Utilizar el documento actual y siguiente
– En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y
seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul).
acá es donde buscamos nuestro archivo excel.
Después al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldrá una ventana
como esta
En la cual ponen aceptar si los datos están en la hoja 1, sino, seleccionan la
que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que
registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu
carta a algunas personas y no a todos.
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8. Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita,
procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos
que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.
Personalmente
prefiero
asignar
manualmente
los
campos,
para
esto
presionamos en “Más Elementos”, arrogando una ventana que muestra los
campos para asignar,
lo cuales puedes poner en el documento al
posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR. No te preocupes si el campo
no está donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple
cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el
campo.
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9. Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma
<<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el
documento.
Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de
correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia
con los controles
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10. Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de que trata la
herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el
documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger
entre
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los
datos correspondientes al número de registro que tengas en el cuadro de
control
2. Imprimir: No creo que necesite explicación, ahora, si tienes instalado el
DOPDF puedes exportarlos al formato Pdf.
3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la dirección del destinatario. Sé
que parece mucho trabajo escribir uno por uno los email de todos los
destinatarios, sin embargo existe la posibilidad de combinar con Outlook, pero
eso lo dejaremos para más adelante debido a que aún no necesito usar el
cliente de email por lo cuál no lo he puesto en práctica. Así que los invito a
que prueben y si pueden dar los paso para aquello, se los agradecería
BIBLIOGRAFIA



http://eescalona.wordpress.com/2010/06/27/combinarcorrespondencia-en-word-2010/
https://www.google.com.ec/search?q=combinar+correspondenciaen+
word+2010&espv=210&es_sm=93&biw=1440&bih=755&tbm=isch&tbo=u&
source=univ&sa=X&ei=HdTEUuvKDdPfkQf-1YGYAg&ved=0CDUQsAQ
http://support.microsoft.com/kb/294693/es
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