Este documento explica cómo usar la función de combinación de correspondencia en Microsoft Word para crear cartas, correos electrónicos u otros documentos personalizados para múltiples destinatarios de forma masiva. Describe el proceso de agregar una base de datos de destinatarios, insertar marcadores de posición en el documento que se reemplazarán con la información de cada destinatario, y generar documentos individuales para cada uno al finalizar el proceso de combinación.

1. HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS
ISRAEL CAMPOS ENRIQUEZ
ANGEL DE JESUS ARMENTA ANDRADE
UNIVERSIDAD DEL GOLFO DE MEXICO
CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN
17.09.15

2. CÓMO COMBINAR CORRESPONDENCIA EN MICROSOFT WORD
La combinación de correspondencia es una poderosa herramienta para escribir y
enviar una carta o un correo electrónico personalizado a varias personas diferentes
al mismo tiempo. También puedes usarla para crear sobres o etiquetas con la
información de cada destinatario. La combinación de correspondencia importa datos
desde otra fuente, como por ejemplo Excel y luego usa esos datos para reemplazar
marcadores de posición a través del mensaje con la información correspondiente
de cada individuo al cual vas a escribirle. Puedes usarla para crear rápidamente
mensajes personalizados para cientos de personas de una sola vez.
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Comprende qué es lo que te permite hacer la función "Combinar
correspondencia". La función "Combinar correspondencia" es una característica
diseñada para crear cartas y mensajes de correo electrónico en forma masiva, así
como también sobres y etiquetas con información diferente para cada uno de los
mensajes. Puedes cargar una base de datos de destinatarios o ingresarlos
manualmente y luego usar marcadores de posición o "campos" para completar
automáticamente la información de cada destinatario en su propia copia.
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Crea una hoja de cálculo de destinatarios (opcional). Puedes ingresar
manualmente cada uno de los destinatarios durante el proceso de combinación de
correspondencia, lo cual está bien si solo quieres enviar mensajes a un puñado de
personas, pero notarás que es mucho más fácil crear una hoja de cálculo o una
base de datos antes de comenzar.
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Haz clic en la pestaña "Correspondencia" para abrir las herramientas de
"Combinación de correspondencia". Si vas a usar Word 2003 o una versión
anterior, haz clic en el menú "Herramientas" y selecciona "Cartas y
correspondencia" → "Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia".
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Haz clic en el botón "Iniciar combinación de correspondencia" y selecciona
un formato. Puedes usar "Combinar correspondencia" para crear correos
electrónicos, cartas, sobres, etiquetas y directorios. También puedes seleccionar
"Documento normal de Word" si no estás seguro de cuál usar.

3.  Si seleccionas "Sobres", aparecerá la ventana "Opciones de sobre", que te permitirá
seleccionar qué formato se les dará a los sobres, así como también el tamaño que
tienen los sobres físicos.
 Si seleccionas "Etiquetas", aparecerá la ventana "Opciones de etiqueta", que te
permitirá seleccionar el tipo de papel de la etiqueta y el tamaño de cada una.
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Haz clic en "Seleccionar destinatarios" y selecciona de qué forma quieres
agregar destinatarios a la combinación de correspondencia. La parte de
destinatarios es la más poderosa de combinación de correspondencia ya que te
permite reemplazar los marcadores de posición o "campos" en la carta con la
información personal de cada destinatario. Puedes ingresar los destinatarios
manualmente, cargar un archivo de base de datos u hoja de cálculo, o cargar tus
contactos de Outlook.
 Si seleccionas "Escribir una lista nueva", aparecerá una nueva ventana que te
permitirá ingresar manualmente la información de cada destinatario. Esto es útil si
no tienes acceso a una hoja de cálculo con la información de tus destinatarios, pero
también es la forma más lenta de ingresar los datos. Puedes hacer clic
en Personalizar columnas… para crear campos personalizados para los datos que
vas ingresar.
 Si seleccionas "Utilizar una lista existente", podrás examinar los archivos de tu
computadora para buscar distintos tipos de bases de datos y hojas de cálculo,
incluyendo aquellas creadas en Excel o Access. También puedes hacer clic
enNuevo origen y conectarte a un servidor SQL en línea.
 Si eliges "Seleccionar de los contactos de Outlook", se cargarán tus contactos de
Outlook y podrás quitar la marca en la casilla de aquellos contactos que no quieras
incluir.
2da PARTE
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Comienza a crear tu documento como lo harías normalmente. Una vez que
hayas ingresado los destinatarios podrás comenzar a crear tu documento. Puedes
hacerlo desde cero o usar cualquier plantilla. Es importante ingresar primero los
destinatarios para que puedas usar los campos apropiados al momento de crear el
documento.

4. 2
 Haz clic en el botón Línea de saludo para crear un saludo
personalizado.Si quieres ver cómo se verá el saludo en cada copia de la
combinación de correspondencia, puedes usar la vista previa de la ventana
que aparece.
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Haz clic en el botón Insertar campo combinado y selecciona el campo que
quieras insertar en el documento. Estos campos luego se reemplazarán con los
datos obtenidos desde la base de datos de destinatario al momento de generar los
documentos.
 Por ejemplo, si quieres que el documento muestre el primer nombre y el apellido,
debes seleccionar "Nombre", presionar la barra espaciadora y hacer clic en el
botón Insertar campo combinado una vez más y seleccionar "Apellido".
 Como otro ejemplo, puedes usar el botón Bloque de direcciones para crear sobres
con la dirección de cada destinatario impresa. Escribe tu propia dirección en el área
de dirección de devolución en la plantilla del sobre y luego agrega "Bloque de
direcciones" al área del destinatario en la plantilla.
 Puedes seleccionar cualquier campo que contenga datos del destinatario.
Asegúrate de que se aplique a todos los destinatarios de la lista, ya que los campos
en blanco serán muy obvios al leer el documento.
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 Haz clic en el botón Resaltar campos de combinación para destacar los
campos insertados. Esto hará que sea más fácil darse cuenta de cómo se
verán los campos al momento de editarlos.
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 Haz clic en el botón Vista previa de resultados para ver cómo quedará
el producto final. La pantalla cambiará para mostrar el documento con la
correspondencia combinada con la información del primer destinatario.
3ra PARTE
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 Busca errores. Haz clic en el botón Buscar errores para hacer que Word
escanee todos los documentos con correspondencia combinada para
asegurarse de que todos los destinatarios tienen datos válidos para cada uno

5. de los campos. Te informarán acerca de cualquier dato inválido para que
puedas solucionar el problema antes de continuar.
2
Finaliza el proceso de combinación. Una vez que hayas terminado de revisar los
errores, puedes finalizar el proceso de combinación y crear los documentos
individuales. Cuando presiones el botón Finalizar y combinar tendrás tres
opciones:[1]
 Editar documentos individuales. Podrás elegir sobre qué entradas deseas aplicar
esta acción. Una vez que lo hagas, se creará un nuevo documento, que tendrá una
nueva página por cada entrada. Luego podrás revisar el documento y hacer
ediciones manuales en cada una de las páginas.
 Imprimir documentos. Podrás elegir sobre qué entradas deseas aplicar esta
acción. Una vez que lo hagas, los documentos se enviarán a la cola de impresión y
se imprimirán en forma individual.
 Enviar mensajes de correo electrónico. Podrás definir la línea de asunto así como
también seleccionar el campo que contiene las direcciones de correo electrónico de
los destinatarios. Podrás enviar los mensajes de correo electrónico en forma masiva
usando Outlook. Ten en cuenta que esta opción enviará inmediatamente el
mensaje, ¡así que asegúrate de que todo esté bien!