Para combinar archivos de word y excel

1. Combinar correspondencia
¿Para qué sirve?
Sirve para generar muchos documentos
iguales a partir de un listado, por ejemplo un
certificado para 200 personas que asistieron
a un mismo evento.
¡¡¡No tenemos que hacer 1 por 1!!!

2. ¿Cómo se combina
correspondencia?
Utilizamos 2 programas: Word y Excel.
En el archivo de Word vamos a tener la “plantilla” o el
texto base del certificado (o documento a combinar).
En el archivo de Excel vamos a tener el listado de
personas con las columnas necesarias, como nombre y
apellido, DNI, y otros datos que tengamos que combinar
(ejemplo: nombre de un curso, fecha de un evento, etc.)

3. Importante!!!
Tanto el archivo de Word como el de Excel los ajustamos
según la necesidad de lo que queremos combinar: por
ejemplo en el Excel podríamos ordenar a la gente por orden
alfabético (en ese orden se generará el documento); en el
Word podemos dar diferentes formatos o tipografías a las
diferentes “partes” del texto.

4. Necesitamos:
• 1 documento de Word con el texto base y el
formato adecuado (1 página), incluyendo los
gráficos y todo lo que sea necesario.
• 1 archivo Excel con el listado de personas, que
deberá incluir los encabezados. No olvidar
revisar tildes, mayúsculas, etc. porque ¡TAL
COMO ESTÉ ALLÍ, ASÍ SALDRÁ!

5. Vamos al paso a paso…
• Abrir el documento de Word. Ir a la pestaña
“correspondencia” y luego a “seleccionar destinatarios”
“usar lista existente”.
• Aparece una ventana en la que tendremos que seleccionar el
archivo Excel que vamos a usar (o sea la lista de gente). Click
en “abrir” y seleccionamos la hoja del Excel (si es que el
archivo tiene varias hojas) y Aceptar.

6. • Luego vamos a “Insertar campo combinado”; vamos a ver que
aquí figuran los encabezados del archivo Excel (nombre,
apellido, DNI, etc.) Ubicamos el cursor en la parte del texto
donde queremos que aparezca ese “campo”. Y luego
insertamos el campo, como se ve en las imágenes:

7. Una vez que ya insertamos todos los campos que
queremos combinar podemos comprobar que esté
bien, vamos a:
•Resaltar campos de combinación
•Vista previa de resultados

8. Y vamos a “comprobación automática de errores” para
verificar que todo coincida y se combine bien:
Por último, seleccionamos “Finalizar y combinar” 
“Editar documentos individuales”… Todos, Aceptar…

9. Se genera un nuevo documento llamado “cartas”,
en el cual encontramos en cada hoja el certificado
de cada persona. Guardar este documento con un
nombre nuevo.
Tener en cuenta hacer una revisión final, página
por página, ajustando los cambios necesarios (por
ejemplo disminuir el tamaño de la tipografía
cuando un nombre es muy largo)

10. Se genera un nuevo documento llamado “cartas”,
en el cual encontramos en cada hoja el certificado
de cada persona. Guardar este documento con un
nombre nuevo.
Tener en cuenta hacer una revisión final, página
por página, ajustando los cambios necesarios (por
ejemplo disminuir el tamaño de la tipografía
cuando un nombre es muy largo)