Este documento describe el proceso de combinar correspondencia en Microsoft Word para crear cartas, etiquetas, sobres y correos electrónicos personalizados utilizando datos de una base de datos externa. Explica los pasos para seleccionar un documento plantilla, elegir los destinatarios y campos de datos, insertar los datos en el documento y generar o imprimir la correspondencia combinada.

4. Los usuarios podrán crear de una manera más simple cartas, etiquetas, sobres y mensajes de correo electrónico pudiendo incluir en un mismo documento datos de personas exclusivas. Combinar correspondencia nos permite utilizar un único documento modelo y personalizarlo para poderlo enviar a distintos destinatarios incluidos en un origen de datos existente (por ejemplo, en una tabla de Access, Excel, Word…). También nos permite crear el origen de los datos en el momento de la edición del documento.

5. Elegimos el tipo del documento a partir del cual crearemos la combinación de correspondencia. Ejemplo, escogemos cartas.

6. 2- Clic en siguiente inicio de documento. En esta sección elegimos donde se realizara la combinación de correspondencia, las opciones son utilizar el documente actual, a partir de una plantilla o a partir de un documento. Ejemplo, seleccionar el documento actual. Clic en siguiente “seleccionamos destinatario” aquí escogemos la fuente de datos para combinar correspondencia. Ejemplo, utilizar una lista existente y un clic en abrir el cuadro de un dialogo seleccionar archivos de origen de datos y buscamos nuestra base de datos .

7. 4.-Clic en siguiente, aquí escribimos la carta si aun no está escrita. En el ejemplo se detalla la selección del campo código, pintado con azul, inmediatamente se procede a seleccionar la opción Más elementos, que permitirá desplegar un nuevo menú que se detalla a continuación: 5.-Clic en siguiente en este paso podemos excluir o enviar destinatarios.

8. 6.-Clic en siguiente, aquí podemos ver cartas combinadas y ya podemos enviar a imprimir o simplemente guardar en documentos.

9. Herramientas -> Cartas y correspondencia -> Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia. y mediante el segundo icono (Abrir origen de datos) designaremos la tabla (Access, Excel, Word) que contiene los datos a combinar. Con el tercer icono (Destinatarios de combinar correspondencia) elegiremos los registros concretos que queremos incluir. Los dos iconos siguientes servirán para insertar bloques de direcciones o líneas de saludo, pero el más importante es el siguiente ya que nos sirve para seleccionar los campos que queremos combinar. Cuando pulsamos en el nos aparece un cuadro de dialogo similar a: Haciendo un doble clic sobre el campo correspondiente, se insertará en nuestro documento en el lugar donde está en ese momento el punto de inserción. Mediante los siguiente iconos podremos visualizar el documento con los datos combinados, o resaltando los campos. Para finalizar podemos utilizar los iconos que nos permitirán hacer la combinación en un único elemento nuevo, donde creará una sección por documento, o bien imprimirlo directamente o enviarlo al correo electrónico o fax.