Creando Plataformas de Colaboracion Efectivas
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Webinar Encamina-AvePoint. Junto a Alberto Diaz y Adrian Diaz hablando de gobernanza y automatización de procesos en platafromas SharePoint En los últimos años, el nivel de madurez de Plataformas SharePoint ha crecido y junto a él, el problema de Gobernanza. SharePoint, como Plataforma descentralizada supone un nuevo reto para las organizaciones y, en muchas ocasiones la restricción es el único método de control aplicado, impidiendo así la colaboración íntegra que ofrece SharePoint como solución. En este webcast, desmitificaremos el concepto de gobernanza y propondremos SharePoint as a Service como solución de gobierno, para una implementación efectiva y practica de las políticas de uso y gobernabilidad en nuestra organización. SharePoint as a Service es la propuesta de Gobernanza que permite convertir los procesos no estructurados en servicios de gestión para el usuario final en una Plataforma de Colaboración, garantizando la seguridad y cumplimiento de normativas internas y externas. Además, vas a descubrir: • Cómo monitorizar el buen uso y salud de tu SharePoint • La manera de mejorar la calidad del servicio y minimizar interrupciones en tu negocio • Las políticas de gobernanza implementadas en el área de TI • Como automatizar los planes de Gobernanza
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- 1. Creando plataformas de Colaboración efectivas SharePoint as a Service
- 3. Gonzalo Marcos Technical Solutions Professional gonzalo.ansoain@avepoint.com
- 4. Adrián Díaz Cervera MVP SharePoint Server SharePoint Architect en ENCAMINA http://blogs.encamina.com/desarrollandosobresharepoint http://geeks.ms/blogs/adiazcervera adiaz@encamina.com @AdrianDiaz81
- 5. Alberto Diaz Martin MVP SharePoint Server Principal Team Leader en ENCAMINA http://blogs.encamina.com/negocios-sharepoint/ http://geeks.ms/blogs/adiazmartin alberto.diaz@encamina.com @adiazcan
- 6. Los clientes y SharePoint 01
- 9. Más de una década de evolución
- 12. • Es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan la forma en que las divisiones de negocio y equipos de TI de una organización cooperan para lograr los objetivos empresariales. • Gobernanza de SharePoint es el alineamiento de esta plataforma o solución con la estrategia del negocio. Hereda las metas y la estrategia a todos los departamentos de la empresa, y proporciona el mejor uso del producto y de sus estructuras organizativas para alcanzarlas. ¿Qué es la Gobernabilidad?
- 13. Claves de la gobernanza de SharePoint Simplificar la implementación Reducir el TCO y maximizar ROI Proteger ante amenazas de seguridad y garantizar cumplimiento de políticas Alinear y lograr objetivos de negocio Evitar sorpresas en rendimiento y escalabilidad
- 14. ¿Para qué?
- 15. Beneficios
- 16. Definición del plan Objetivos, Visión y Roles Diseño y Arquitectura de la Información Desarrollo, Despliegue y Soporte OperacionesSeguridad Pruebas y Formación Responsabilidades
- 17. ¿Qué nivel de gobierno necesita nuestra organización? Central Portales de cada sede Grupos y equipos Proyectos y espacios de trabajo MySites Permanente Dashboards, BI, BPM, Aplicaciones Permanente Gestión de conocimiento, información compartida Vida corta Espacios de colaboración Permanente Información personal
- 18. • Gestión de la información: • Arquitectura de la información • Procesos de negocio • Procesos externos • Gestión de IT: • Arquitectura de la infraestructura SP • Servicios SP • Health & monitoring • Recuperación de desastres • Gestión de desarrollos: • Gestión de Proyectos • SP Application Lifecycle Management (ALM) ¿Qué gobernamos?
- 19. ¿Quién gobierna? Comité de gobierno Equipo estratégicoIT Negocio Admin. Sitios Admin. Portales Usuarios finales clave Equipo de desarrollo Operaciones
- 20. Si no gobernamos SharePoint nos enfrentamos a serios riesgos: No se tiene control del crecimiento. Inconsistencia Contenido con calidad pobre y difícil de encontrar Soluciones desarrolladas sin seguir unos patrones concretos Aumento de costes. Pobre Experiencia de Usuario Perdida de valor de negocio Inestabilidad Anarquía
- 21. La salud de tu SharePoint
- 23. Prescripción Mantenimiento Windows Server Monitorización Windows Server Mantenimiento IIS Monitorización IIS Mantenimiento SQL Server Monitorización SQL Server Mantenimiento de SharePoint Monitorización de SharePoint Actualiza a los últimos Service Pack (cuidado con los CU)
- 24. Cuidado Preventivo Revisa los LOGS Prueba los despliegues en PRE Revisa la gestión de la memoria de los desarrollos Define un proceso de creación de sitios Establece cuotas de uso
- 25. Cuidados Paliativos La BD de contenido ha aumentado inmesurablemente Los Workflows se quedan suspendidos La búsqueda no devuelve resultados nuevos Nos da un error al crear nuevos elementos en la lista
- 26. Cuidados Curativos La BD de contenido ha aumentado inmesurablemente •¿no tenemos bien definido el control de versiones? •¿los usuarios se están creando sus propios Workflows? Los Workflows se quedan suspendidos •¿Qué número de procesos de están ejecutando? •¿Los servicios de Timer Job de SharePoint se están ejecutando en todos los servidores? La búsqueda no devuelve resultados nuevos • ¿se ha cambiado la cuenta de seguridad del proceso de indexado? • ¿hay espacio en disco para el índice? Nos da un error al crear nuevos elementos en la lista • ¿Estamos por encima de los límites de lista de SharePoint? • ¿Se está aplicando seguridad a los elementos de la lista?
- 29. Timer Jobs
- 30. Backup y Recovery Papelera de reciclaje Exportar Sitios Backup Granja Backup SQL Clustering Azure Backup Azure Site Recovery
- 31. Rendimiento SharePoint Cache Distribución de Servicios Tamaño de las páginas Desarrollos SQL Server Latencia BD Autogrow Distribución ficheros Memoria
- 32. Límites de recursos Límites de elementos, permisos exclusivos o columnas de búsqueda Indexado de columnas en listas Tamaño de BD de Contenido
- 33. Asesinos de rendimiento Reciclado de Application Pools Rastreo de búsqueda Copia de Seguridad Operaciones con listas largas Antivirus
- 34. “…estaba funcionando hace una semana y ahora ha empezado a falla….” Las 4 preguntas: 1. ¿Qué ha cambiado? 2. ¿Qué ha cambiado? 3. En serio, ¿Qué ha cambiado? 4. Algo tiene que haber cambiado, ¿Qué? Diagnóstico
- 35. Diagnóstico - Implicados SQL Server Directorio Activo (Kerberos) DNS Infraestructura de Red IIS Servidor de Aplicaciones Navegador
- 36. SharePoint as a Service
- 37. Que es la Gobernabilidad? Estrategia Roles y Responsabilidades Directivas Procesos GOBERNANZA “Es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guian, dirigen y controlan la forma en que las divisions de negocio y equipos de TI de una organizacion cooperan para lograr los objetivos empresariales”
- 38. Que procesos debemos redefinir? Nueva Coleccion Sitios Incluir Plan de Backup •Que SLA? Seguridad •Permisos Habilitar Auditing Quien es el responsable? Ciclo de Vida del Contenido Archivado? Branding? Taxonomia?
- 39. Gobernanza Efectiva © 2011 AvePoint, Inc. All rights reserved. No part of this may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, without the prior written consent of AvePoint, Inc. SharePoint como Servicio Politicas Procesos Personas Tech
- 40. Creacion de Coleccion de Sitios Clonar Permisos Creacion de Sitio Despliegue de Solucion Mover Contenido Archivar Sitio Conceder/Quitar Permisos Recuperacion de Contenido
- 42. Conclusiones • Gobernanza no es nuevo, pero necesario • Gobernanza = Acuerdo • SharePoint es una plataforma descentralizada • Procesos estructurados SPaaS • Simple, pero manteniéndote fresco • No crees una política si no la puedes aplicar
- 43. ¿Preguntas?
- 44. Para localizar o contactar con ENCAMINA puedes: Contacto Enviar un mail a: encamina@encamina.com info@encamina.com Llamar al 902 196 893 962 698 064 o 917 90 67 72 Enviar un fax al 962 698 063 O hablar personalmente con: • Hugo de Juan, CEO • Jaime Camarasa, Técnico Desarrollo de Negocio Visitarnos en: Jerónimo Roure 49 46520 Puerto de Sagunto, Valencia. Paseo Castellana, 135 - 7º 28046 , Madrid, Madrid
Notas del editor
- Versión de portada para Ofertas. Si utilizas esta, elimina las otras tres.
- Si el documento lleva más de tres secciones, repite los bloques de color por el mismo orden: azul, verde, morado.
- Objetivos, Visión y Roles que participan en SharePoint Diseño y Arquitectura de la Información, donde inventariamos nuestros servidores, servicios, aplicaciones web, colecciones de sitios, sitios, bibliotecas, Workflow y demás, pero también definimos como se crean, el plan de mantenimiento, de copias de seguridad, y desde el punto de vista de la Arquitectura de la Información, definimos tipos de contenido, columnas de sitio, metadata empresarial, etc. Desarrollo, Despliegue y Soporte, que define cómo son los entregables de desarrollo, como se realizan los despliegues, los entornos de pruebas y como dar soporte a toda la infraestructura. Operaciones para el día a día de SharePoint, donde incluiremos gestión del cambio, la capacidad y disponibilidad, supervisión de la granja, gestión de permisos y todo lo relacionado con el día a día de la granja de SharePoint. Seguridad, para definir quienes administran la granja, como delegamos la administración de los sitios y como se gestiona la seguridad de los elementos de SharePoint. Pruebas y Formación, para despliegues de nuevos desarrollos, nuevos procesos de negocio, pero también para los usuarios nuevos en la organización. Responsabilidades, el punto más importante y que más cuesta obtener, donde se define quién debe de atender los puntos anteriores y cuál es su ámbito de responsabilidad, pero siempre teniendo en cuenta los principios del documento, la entrega de la tecnología a negocio.
- Allora, perfetto, abbiamo capito bene il concetto di Governance e come definire il nostro piano di Governance, le nostre regole di Governance identificando Ruoli, Responsabilita e aspettative. Ma tornando indietro alla nostra definizione, qualcuno mi potra dire cosa succede con i processi? Non vi preoccupate, non dimentico i processi, anzi, gli ho lasciato per ultimo perche dal mio punto di vista qui c’e la chiave, qui c’e la differenza tra teoria e prattica. Possiamo definire un bel piano di Governance ma se soltanto definiamo policies e regole, alla fine sara un altro documento che lasceremo dimenticato nel cassetto. Per mettere tutte queste regole o politiche in prattica dobbiamo farlo su i processi, su i nostri processi SharePoint. E quando parliamo di SharePoint, come abbiamo detto prima, e una piattaforma decentralizzata dove tutti questi processi sono processi non strutturati. Il nostro successo dunque sara legato alla nostra capacita di strutturare questi processi, dobbiamo riuscire a ridefinire questi processi.
- E cosi e natta la nostra idea di SharePoint Governance, cercando di strutturare questi processi e trasformandoli in servizi, in quello che in inglese diciamo managed services, dove tutte le azioni dello stesso processo sono controllate. Ogni processo non strutturato, ogni insieme di azioni/compiti che consideriamo devono conformare lo stesso processo ed essere controllate definiremo un servizio, un managed service. La definizione di questo servizio unirà, collegherà tutte le azioni, applicherà le nostre politiche e, molto importante, portera la nostra tecnologia al servizio delle persone della organizzazione. E anche importante rendersi conto che la teconologia ci permettera di raggiungere un vero livello di governance perche ci permettera di essere conformi alle nostre policies. Allora, pensate tutte le azioni in SharePoint che dobbiamo controllare. Dobbiamo controllare la creazione di siti, di liste, libraries, dobbiamo controllare la gestione dei permessi, la condivisione dei documenti, il versioning, il deployment delle nostre soluzioni… Il numero di servizi che dobbiamo definire dipende soltanto della nostra strategia di governance. Ad esempio, se noi abbiamo soltanto un tipo di sito, soltanto dobbiamo mettere in pratica lo stesso insieme di azioni ogni volta un sito viene creato. Altrimenti, se abbiamo definito una policy diversa per diversi tipi di siti, dipendendo se per esempio il sito e un sito di progetto, un sito di dipartimento, oppure un sito all’interno della intranet o nella extranet… in questi casi dovremo definire un servizio per ogni caso.
- Quindi, come mettiamo tutto insieme? Come portiamo quel concetto di Ruoli, responsabilita, policies, aspettative e processi sulla nostra strategia? La nostra idea di SharePoint as a Service utilizza tre componenti fondamentali: Servizi, policies e procedure di approvazione. Ogni processo non strutturato sara ridefinito come un servizio. In base alle nostre aspettative definiremo le nostre policies che dobbiamo essere conformi su questo servizio. E, in base a questi ruoli e responsabilita ogni servizio che viene richiesto andra traverso una procedura di approvazione. Cosi, se creiamo un servizio di pubblicazione di contenuto da intranet a extranet possiamo definire una procedura di approvazione di 2 steps. Un primo step dove il responsabile di dipartimento puo dare il suo ok e un secondo step dove l’amministratore sharepoint puo vedere anche se tutto e a posto.
- Il risultato di questo approccio e la creazione di un catalogo di servizi per l’utente finale. Cosi limitiamo le azioni legate ad ogni processo all’utente, loro non potranno fare queste azioni direttamente su sharepoint, colle funzionalita out of the box, ma dall’altra parte li forniamo della possibilita di richiedere questi azioni tramite un servizio all’interno di questo catalogo di servizio. In questo modo possiamo avere servizi per gestire permessi, per muovere contenuto, per rimuovere contenuto, archviarlo, per fare deployments… E cosi, con questa idea, come possiamo trovare l’equilibrio del cui parlavamo prima, tra controllo e utilizzo. Stiamo cancellando le opzioni dell’utente finale di fare le cose in SharePoint ma gli stiamo dando un’altra alternativa, quella di avere un self service portal dove fare la richiesta di questi azioni. Considerate pure che l’utente finale non si preoccupa della tecnologia che utilizziamo, si preoccupa soltanto di avere quel sito, quei permessi, quel documento e cosi via.