El documento describe las funciones del departamento de correspondencia de una entidad, incluyendo adoptar programas para administrar comunicaciones oficiales y archivos de acuerdo a la ley, guardar reserva de documentos e información, proponer métodos para modernizar procesos, informar sobre vencimientos de términos, radicar comunicaciones con celeridad e imparcialidad, recibir, registrar, conservar, distribuir y brindar información sobre comunicaciones oficiales. También describe sistemas de archivo numérico, alfabético, temático, cronol
Contiene las partes mas importantes que un Memorandum de Auditoria debe tener. Considerando que segun la necesidad y tipo de empresas este puede cambiar.
Contiene las partes mas importantes que un Memorandum de Auditoria debe tener. Considerando que segun la necesidad y tipo de empresas este puede cambiar.
Por el cual cual se establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
Por el cual cual se establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
2. Adoptar proyectos y programas para
administrar adecuadamente las
comunicaciones oficiales, el servicio de
consulta y la conservación de
documentos, acorde con la misión,
visión, funciones y programas de la
entidad, con sujeción a las pautas y
principios establecidos en la ley, normas
internas y pautas fijadas por el Archivo
General de la Nación de Colombia.
3. Guardar estricta reserva sobre los
documentos, la información a la cual se
tiene acceso y los asuntos de su
competencia.
Proponer métodos, procedimientos y
propender por la incorporación y uso de
nuevas tecnologías, que permitan
modernizar y agilizar los procesos en las
Unidades de Correspondencia.
4. Informar con oportunidad a las
dependencias competentes, sobre
el vencimiento de términos para
dar respuesta a los trámites y
solicitudes presentadas por los
ciudadanos.
Radicar y tramitar las
comunicaciones con celeridad,
imparcialidad y respetando el
derecho de turno.
5. Recibir, radicar, registrar,
conservar, distribuir y brindar el
servicio de información sobre todas
las comunicaciones oficiales que
ingresen o salgan de la entidad y
vigilar que la labor se cumpla
dentro de la debida reserva, con
oportunidad y orden consecutivo.
6. CLASIFICACION DE LOS SITEMAS DE ARCHIVO
1.NUMERICO
2ALFABETICO
3.CRONOLOGICO
4.ASUNTOS O TEMATICOS
5.GEOGRAFICO
7. NUMERICO: como su nombre lo indica se archiva
anexándole un numero a cada documento en forma
consecutiva.
ALFABETICO: es de acuerdo a las letras del abecedario
recordando que no existen las letras dobles como ll, rr.
TEMATICOS: este método es practico porque se auxilia de
guías numéricas consecutivas o de acuerdo al asunto.
CRONOLOGICAMENTE: se archiva según sus clientes con el
sistema cronológico ya que toma en cuenta la fecha de
vencimiento para notificar a sus clientes con anticipación