El documento describe las funciones del departamento de correspondencia y archivo de una entidad, las cuales incluyen adoptar programas para administrar las comunicaciones oficiales, consultas y archivos de acuerdo a la ley y normas internas, guardar reserva de la información, proponer métodos para modernizar los procesos, informar sobre vencimientos de trámites, radicar comunicaciones con celeridad e imparcialidad, recibir, registrar, conservar, distribuir y brindar información sobre la correspondencia oficial, y recibir y enviar correspondencia.

1. Funciones del departamento
de correspondencia
DOCUMENTACION Y ARCHIVO

2. Adoptar proyectos y programas para
administrar adecuadamente las
comunicaciones oficiales, el servicio de
consulta y la conservación de
documentos, acorde con la misión,
visión, funciones y programas de la
entidad, con sujeción a las pautas y
principios establecidos en la ley, normas
internas y pautas fijadas por el Archivo
General de la Nación de Colombia.

3. Guardar estricta reserva sobre los
documentos, la información a la cual se
tiene acceso y los asuntos de su
competencia.
Proponer métodos, procedimientos y
propender por la incorporación y uso de
nuevas tecnologías, que permitan
modernizar y agilizar los procesos en las
Unidades de Correspondencia.

4. Informar con oportunidad a las
dependencias competentes, sobre
el vencimiento de términos para
dar respuesta a los trámites y
solicitudes presentadas por los
ciudadanos.
Radicar y tramitar las
comunicaciones con celeridad,
imparcialidad y respetando el
derecho de turno.

5. Recibir, radicar, registrar,
conservar, distribuir y brindar el
servicio de información sobre todas
las comunicaciones oficiales que
ingresen o salgan de la entidad y
vigilar que la labor se cumpla
dentro de la debida reserva, con
oportunidad y orden consecutivo.

6. CLASIFICACION DE LOS SITEMAS DE ARCHIVO
1.NUMERICO
2ALFABETICO
3.CRONOLOGICO
4.ASUNTOS O TEMATICOS
5.GEOGRAFICO

7. NUMERICO: como su nombre lo indica se archiva
anexándole un numero a cada documento en forma
consecutiva.
ALFABETICO: es de acuerdo a las letras del abecedario
recordando que no existen las letras dobles como ll, rr.
TEMATICOS: este método es practico porque se auxilia de
guías numéricas consecutivas o de acuerdo al asunto.
CRONOLOGICAMENTE: se archiva según sus clientes con el
sistema cronológico ya que toma en cuenta la fecha de
vencimiento para notificar a sus clientes con anticipación

8. ENTRADA Y SALIDA
DE CORRESPONDENCIA