El documento describe las funciones y procesos de un área de correspondencia. Gestiona de forma centralizada la recepción, radicación y distribución de comunicaciones internas y externas. Realiza procesos de clasificación, organización, conservación, préstamo y selección de documentos para su traslado a archivos centrales e históricos.

1. OSCAR PAEZ
JOSE PEDRAZA
ANDRES ROJAS
DANIEL GACHA

2. 
Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican,
registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y
externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes
dependencias.

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada,
los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos que se
llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

3. 
Gestionar los procesos o programas de gestión
documental para promover la conservación adecuada
de toda la documentación escrita (todos los papeles),
facilitando y gestionando de forma eficaz su uso
oportuno, mediante la utilización de procedimientos y
operaciones Archivísticas.

4. 
1) Control de Ingreso de la Documentación.

2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

3) Conservación.

4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

6) Digitalización de los Documentos.

7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.

8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación
y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las
comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de
octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

5. 
1.NUMERICO

2.ALFABETICO

3.CRONOLOGICO

4.ASUNTOS O TEMATICOS

5.GEOGRAFICO

6. 
EQUIPOS:
*
*
*
*
*
*
*
*
El computador
La impresora
El escáner
El fax
La fotocopiadora
El teléfono
El reloj
La máquina de escribir

9. 
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión.

CORRESPONDENCIA. Son todas las comunicaciones de
carácter privado que llegan a las entidades, a título personal,
citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites
para las instituciones.