El documento describe los procedimientos de contratación, preparación, pago y registro contable de la nómina de una compañía. Se detallan los procesos de selección de personal, autorización de horas extras y descuentos, pago puntual conforme a la ley, y registro contable de cambios en la información de los empleados.

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CONTRATACION DE PERSONAL
Se han definido procedimientos de selección del personal.
Se han realizado consultas jurídicas que garanticen la contratación y pago de acuerdo a lo establecido en la
norma
Cada empleado cuenta con una carpeta en donde se archiva su hoja de vida, el contrato de trabajo, las
afiliaciones de ley, cartas de aumento, cartas de llamados de atención, evaluaciones.
Se han definido perfiles para cada uno de los cargos de la compañía.
Se tiene políticas de contratación
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PREPARACION DE LA NOMINA
La nómina final es revisada y autorizada por un nivel adecuado.
Los descuentos extraordinarios deben ser autorizados por el empleado
Se tiene establecidos procesos de validación de los descuentos aplicados y los pagos realizados por cada
funcionario
Se tienen controles, tanto físicos como en el sistema, para identificar los adelantos de nómina y pagos en
efectivo, al momento de liquidar la nómina
Los porcentajes de descuento, por aportes legales, están parame trizados en el sistema de acuerdo a lo
establecido por la norma
Con base en el registro de tiempo laborado se procede a la elaboración de la nómina.
Las horas extras deben ser autorizadas por la persona a cargo de los empleados.
Las tarjetas de asistencia se comparan contra la lista activa de empleados y se investigan las diferencias.
El personal de planta debe diligenciar o timbrar una tarjeta de asistencia en el que indica la hora de inicio y
finalización del trabajo (Ejemplo: Tarjeta de tiempo o lectores de identificación de tarjetas )

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PAGO DE LA NOMINA
Se realiza el pago puntal y exacto de nómina
Los pagos por las deducciones son canceladas de forma oportuna de acuerdo con los requerimientos
legales
Todos los pagos especiales como bonificaciones y primas entre otros, tienen un nivel de aprobación
autorización, así como cuentan con un adecuado soportes
Se tiene asignado un funcionario responsable que supervise el adecuado pago de las obligaciones legales y
su registro contable
Para aquellos pagos de nómina realizados con cheques, se cuentan con controles de custodia de cheques,
autorización para elaborar el cheque, firmas autorizadas para los cheques, soporte de recibido del cheque.
Se genera un recibo de pago de nómina por empleado en el que se discrimina lo devengado y lo
descontado
Se verifica que los pagos de nómina correspondan con los empleados activos
Todos los empleados tienen su cuenta de nómina en el mismo banco.
Se tiene establecido dentro de las políticas la realización de pagos, por transferencia bancaria y para
aquellas excepciones, se cuenta con niveles de autorización y soporte del pago.
Existe una cuenta de nómina rotatoria, es decir, una cuenta exclusiva para los traslados de la nómina y
retiro a las cuentas de los empleados. En esta cuenta normalmente se mantiene un pequeño saldo fijo.

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REGISTRO CONTABLE DE LA NOMINA
Mensualmente se provisionan los aportes de nómina y las prestaciones legales y extralegales de los
empleados
Los cambios por retiro de empleados o terminación de contrato son informados y actualizados de forma
oportuna
El acceso al sistema restringe el ingreso de personal no autorizado, a la información de los funcionarios
Se válida que la información registra en el sistema, es igual a la información registrada en la carpeta de
cada empleado
Se deja registro impreso de los cambios realizados en el sistema, antes y después del cambio
Se cuenta con documentación soporte de los cambios solicitados para los empleados
Los cambios en la información salarial de los funcionarios, requiere autorización por escrito
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MANTENIMIENTO
Se informa a los funcionarios anualmente, el valor de retenciones realizadas
Se efectúa regularmente un análisis que compara el presupuesto con los resultados reales y se
efectúa un seguimiento oportuno de las variaciones y las partidas extraordinarias.
Los estados bancarios (relacionados con la actividad de la nómina) se concilian mensualmente
con el mayor general. La conciliación de los estados y la solución de las partidas extraordinarias
se hacen oportunamente.
La información del sistema de nómina se concilia con lo registrado en contabilidad.