Este documento describe los pasos para generar una nómina de salarios y compensaciones en Excel. Explica las secciones principales de la nómina incluyendo la base de datos de empleados, información de nómina, novedades de nómina, contabilidad de nómina, carnés y certificados de trabajo. Proporciona ejemplos y fórmulas para calcular salarios, horas extras, deducciones, apropiaciones y la contabilización de la nómina.

1. GENERAR NOMINA DE SALARIOS Y COMPENSACIONES DE ACUERDO A LA
INFORMACION REGISTRADA
ELABORADO POR:
MARCELA LOPEZ GIRALDO
GRUPO: 69532
FECHA: 750324
PRESENTADO A:
ROSANA GARZON CAICEDO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
GUÍA 6. PASO A PASO DE LA NÓMINA (EXCEL)
BOGOTA D.C
16/06/2015

2. INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como objetivó detallar paso a paso por medio de un escrito
como se realizó la nómina en Excel y sus procedimientos y fórmulas que se deben
tener en cuenta a la hora de generar novedades a los empleados, con este paso a
paso se quiere brindar una información clara la cual se tuvo en cuenta para el
desarrollo de la misma. Implementando las tres partes fundamentales de nómina
las cuales son indispensables cuando se quiere tener una información concisa y
clara de lo que se le debe pagar a un empleado, así que es indispensable llevar
este control de los trabajadores para generar la nómina y liquidarla correctamente
con ayuda de los formatos adecuados, como lo son la contabilidad de nómina,
desprendible de pago entre otros.

3. BASE DE DATOS
Lo primero que se hizo en esta parte de la nómina, fue contactar 10 hojas de vida
de personas con cargos que fueran iguales a los de la pyme o que si fuera posible
que la pyme misma no las facilitara, entonces se creó la primera información en
Excel creando una pestaña, y por orden organizando la información de las hojas de
vida, con el fin de que estén los datos organizados y la información más importante
del empleado, por ejemplo nombre, cedula, grupo sanguíneo, conyugue, cargo,
fecha de entrada, hijos, afiliaciones etc.
La base de datos e fundamental para el desarrollo de los demás procedimientos
porque es aquí donde se va a enlazar información a otra pestaña de la nómina de
Excel, por eso se debe tener la información actualizada y bien organizada para que
se facilite el acceso a cualquier dato que se busque o se requiera.

4. Figura 1. Base de datos.

5. INFORMACION DE NÓMINA
En esta parte de nómina hay que dejar claro que se debe saber la información que
nos da las leyes que se deben regir para cualquier toma de decisiones en la nómina
se realice, por eso lo primero que hice fue llenarme de información necesaria para
hacer la pestaña de este procedimiento. Por eso consulte en varias paginas pero
donde saque mayor información fue en la gerencia.com y actualícese, fue de mucha
ayuda y guía. Entonces con esa información se coloque condicionados para
aquellos beneficios que se pactan dependiendo la empresa, como los son auxilio de
transporte, auxilio de rodamiento, fondo de solidaridad entre otros, también la clase
de salarios, el valor del salario, los beneficios concretos de los empleados, los
porcentajes de las horas suplementarias, los porcentajes de las prestaciones
sociales, todo lo que deducido, devengado y apropiaciones que se sacan de
nómina.

6. NOVEDADES DE NÓMINA
En las novedades de nómina traemos información de los empleados y empezamos
a desglosar la información presentada en su tiempo de trabajo, esta parte es
importante porqué vamos a calcular los pagos que se le generan a el trabajador por
su labor trabajada durante el tiempo determinado, lo primero que se coloca es la
cedula, luego sigue el nombre y empezamos a colocar el salario por el cual fue
contratado, la segunda casilla hacemos la formula cogemos salario y lo * por 30,
para calcular que le vale un día a el empleado, luego en la siguiente casilla el valor
de la hora ahí se coge valor del día / en 8 horas de trabajo, en la siguiente casilla
colocamos los días laborados de los empleados, luego seguimos sacando el sueldo

7. que se ganó el empleado solo se coge los días trabajados y el valor del día, luego
se procede a sacar las horas suplementarias de los empleados la primera va las
horas extras en el mes, en este caso HED entonces se coge el factor 1,25 y así
sucesivamente se pone las el número de horas y el factor correspondiente para
HEN (1,75) para un recargo nocturno en día normal (35%) en un festivo diurno (1,75)
En un festivo o dominical nocturno (2) así sucesivamente sacando las horas extras
y recargos dependiendo su horario trabajado ahí se hace un total de lo calculado.
El otro pasó a seguir en novedades es todo lo devengado que se le da al trabajador
Por ejemplo en e l caso de nómina tengo empleados que trabajan en el área de
ventas entonces se colocó un condicionada para esos trabajadores que tengan
ventas de $2000000 se les dará una comisión de un 3% sobre la venta, el auxilio de
transporte que se le da a los empleados que ganen menos de dos salarios mínimos
el auxilio tiene un valor de $74000, también un beneficio que se pacta en el contrato
dependiendo la empresa de una bonificación por su labor o resultados esperados el
cual en mi nómina lo condicione que los empleados tendrán una bonificación de un
5% en su sueldo, también los empleados que tengan cargos que les toquen
transportasen por obligaciones laborales tendrán un auxilio de rodamiento de un
25% para los cargos de vendedores.

8. En la siguiente casilla venimos a deducir lo que le corresponde al empleado como
lo es la AFP la formula se le saca el total devengado * el factor 4%, lo mismo con la
EPS y el factor es el mismo, el fondo de solidaridad si es necesario si son
empleados que ganas 4 o más de 16 slmlv, para descontarle el 1 % de su salario,
si el empleado está en el fondo se le descontara su respectiva cuota, también si
tiene embargos se le descontara lo que la ley nos autorice, y lo mismo con los
embargos, después de tener y todo calculado hasta ahí se hace un total de esos
deducidos y el neto a pagar total para los empleados el total devengado menos
El total deducido y el cálculo que de s lo que se le pagar al empleado.
La siguiente casilla seguimos con apropiaciones las cuales le corresponden al
empleador como lo es la EPS el cual lo paga sueldo * el factor que es 8,5 %, la AFP
el sueldo * el factor 12 %, También la ARL y depende el nivel de riesgo que tengan
los cargos, en el caso de mi nómina el nivel de riesgo es el 1, se calcula con el
sueldo * el factor el cual es 0,522, se le cancela la caja de compensación el sueldo
* el factor el 4%, la siguiente casilla se paga la prima sueldo * el factor 8.33 %,, las
vacaciones las calculamos sueldo*30 /360 días, la siguiente parte es pagar las
cesantías total devengado * el factor 8.33% , y los intereses con el 12 % o el 1%
mensual. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la
nómina mensual de la empresa excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor
salarial, y siempre considerando que la esté obligada a liquidar ICBF y Sena, pues

9. no se debe perder devisa que estos conceptos, en algunos casos desaparecieron
para dar lugar al llamado CREE, el cual tiene el factor ICBF (3%), SENA (2%).
CONTABILIDAD DE NÓMINA
En este paso es primordial saber cuáles son a las cuentas y códigos que
corresponden la nómina y su naturaleza para saber a dónde se consignaran las que
se manejan en nómina son:
1105(Bancos)
2370(Retención y aportes de nómina)
2610(Provisiones para obligaciones laborales)
5105(Gastos de personal)
También para guiarme para hacer la tabla consulte el PUC, la página gerencia la
cuales me brindaron mucha información y clara, consultando la página gerencia
saque este ejemplo de las cuentas que se usan en la nómina.
Código Nombre de la cuenta Debito Crédito
250505 Salarios por pagar 846,662
237005 Aportes E.P.S 106,250
237006 A.R.P 4,437
237010 Aportes parafiscales 76,500

10. 238030 Fondos de pensión 131,751
261005 Cesantías 75,037
261010 Intereses sobre las cesantías 9,004
261015 Vacaciones 29,190
261020 Prima de servicios 75,037
510506 Sueldos 700,000
510515 Horas extras 50,000
510518 Comisiones 100,000
510520 Auxilio de transporte 63,600
510530 Cesantías 75,037
510533 Intereses sobre las cesantías 9,004
510536 Prima de servicios 75,037
510539 Vacaciones 29,190
510568 A.R.P 4,437
510569 Aportes E.P.S 72,250
510570 Aportes fondo pensiones 98,813
510572 Aportes cajas de compensación34,000
510575 I.C.B.F 25,500
510578 Sena 17,000
Sumas iguales 1,341,068 1,341,068
Figura2. Contabilización de nómina
CARNET
El carnet se diseñó a gusto propio, también poniendo la imagen de la pyme a la cual
asesoramos, datos de la pyme, con el tipo de información que deben llevar los
carnés de las empresas de verdad, y sus respectivos datos por ejemplo el que yo
diseñe lleva el nombre del empleado, la cedula, grupo de sangre, el cargo que
labora. También ahí se calculó para traer la información de la nómina, con consultar
para llevar aquellos datos que se necesitan en el carnet. El carnet es fundamental

11. en una empresa por qué es personal para los empleados es su identidad para
ingresar a la empresa
CERTIFICADO DE TRABAJO
Esta pestaña se diseñó consultando un formato de una empresa, y de ahí me guie
para personalizarlo para la pyme, es como una carta de constancia del empleo
laborado o actualmente laborando, constando que si trabajo en dicha compañía y
cuál fue su posición y salario, este tipo de carta es confidenciada por el área de
talento humano o el jefe directo a solicitud de empleo.
Este documento suele ser usado como una constancia legal y en ocasiones es
requerido para el cumplimiento de trámites como el pedido de créditos, matrículas
escolares, arrendamientos, entre otro tipo de instancias. También se debe aclarar
que esta carta debe seguir las indicaciones dispuestas en el artículo 57 del código
sustantivo del trabajo en el número 7 es ahí donde se señala la información que se
menciona en el certificado. Este es un ejemplo de cómo se debe diseñar:

12. Figura 3. Certificado Laboral

13. CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
La retención en la fuente no es ningún impuesto si no que es un cobro anticipado
de un impuesto, que bien puede ser impuesto de renta, a las ventas o de industria
y comercio, este certificado consta de elementos como el sujeto pasivo que es la
que retiene el agente retención es la persona obligada a practicar la retención el
concepto retención que es el hecho económico que se aplica y está sometido a
retención, la tarifa del porcentaje que se le va aplicar a la base de retención y la
base de retención el valor o monto sujeto a retención recuperado de
(http://www.gerencie.com/retencion-en-la-fuente.html )

14. Formatos
En esta siguiente casilla se encontrara diferentes tipos de formatos ya sea para la
EPS, ARL, AFP y todas las prestaciones sociales de los empleados para
diligenciar y afiliar, dichos formatos los sacamos de internet de empresas como
salud coop, cruz blanca, compensar, también para la ARL por ejemplo, positiva,
hábitat, formato para la AFP, CCF, cruz blanca entre tantas empresas que nos
prestan el servicio.
Figura
Figura 4. Formatos de Prestación de servicios