Documentos de secretariado

“Escuela de secretariado bilingüe y asistentes de Gerencia
CICLO II - SISE- SEDE PUENTE PIEDRA”
ÍNDICE
 Carta comercial:
 Definición
 Partes de la carta comercial
 Tipos de carta comercial
 Carta presentación
 De una empresa
 Definición
 Características
 De un producto
 Definición
 Carta pedido
 Definición
 Contenido
 Respuesta a la carta pedido
 Carta consulta
 Concepto
 Características
 Respuesta a la carta consulta
 Carta remesa
 Definición
 características
 estructura
 Carta invitación
 Definición
 Carta respuesta
 Aceptación
 negación
 Carta felicitaciones
 Definición
 Carta agradecimiento
 Definición
 Carta memorándum (memorando)
 Concepto
 Función
 Estructura
 Formato
 tipo
 Carta oficio
 Definición
 Función
 Estructura

CARTA COMERCIAL
 DEFICIÓN:
La carta comercial es un documento a través del cual se tratan asuntos
comerciales tal y como su propio nombre indica. En la actualidad, esta
carta ha abandonado su tradicional formato en postal para convertirse
en una carta presentada vía e-mail.
 PARTES DE LA CARTA COMERCIAL
 Encabezado : Membrete, fecha, datos del destinatario,
asunto
 Cuerpo : Saludo, texto del cuerpo, despedida
 Pie : Nombre del que firma, título del firmante,
suplementos u otros e iniciales de quien digita/cargo/área.
 TIPOS DE CARTAS:
Las cartas comerciales las podemos clasificar en diferentes
tipos, cada uno de estos corresponderáal asunto del que trate
la carta.
 Carta de presentaciónde una empresa
 Carta de presentación de un producto
 Carta de pedido y respuesta
 Carta de consulta y respuesta
 Carta de remesa
 Carta de invitación
 Carta de respuesta(negativa y aceptación)
 Carta de felicitaciones
 Carta de agradecimiento
 Carta memorándum (memorando)
 Carta oficio

PARTES DE UNA CARTA
Membrete
Datos del
destinatario
Fecha
Línea asunto
o referencia
SaludoTexto
de la
carta
Despedida
Nombre del que
firma
Título del firmante
Iniciales de
quien digita
cargo/área
ENCABEZADO
CUERPODEL
TEXTO
SUPLEMENTOS
U OTROS
PIE

CARTA COMERCIAL DE PRESENTACIÓN
 PRESENTACIÓNDE UNA EMPRESA:
La carta de presentación de una empresa es la descripción del objetivo, tal cual
aparece en los planes de marketing de la empresa, De esa forma se comunica
claramente al receptor qué es lo que quiere la empresa, y por consiguiente, si
lo que puede ofrecer es o no de su interés.
Lo primero que debe leerse en la carta de presentación de una empresa es una
breve descripción de la misma, que puede contener algo de historia (siempre
es bueno contar cómo surgió, aunque cuídese de no aburrir), una explicación
del rubro de la empresa, lo más detallista posible (es probable que muchos
potenciales clientes se vuelvan reales al encontrar lo que demandan en la
empresa).
 CARACTERÍSTICAS
 La carta de presentación de una empresa debe estar
correctamente redactada, sin faltas de ortografía y ser, sobre
todas las cosas, muy clara.
 Si un párrafo no queda claro o da lugar a dobles interpretaciones,
lo mejor es borrarlo y comenzarlo de nuevo.
 PRESENTACIÓN DE UN PRODUCTO:
Una carta de presentación de un producto suele ser enviada por una empresa
a clientes o potenciales clientes para presentar un nuevo producto que se ha
lanzado al mercado.
Al ser una carta que intenta vender o generar un interés en un producto, debe
ser escrita con un lenguaje persuasivo pero no agresivo o invasivo, sino el
posible comprador del producto podrá perder interés o sentirse ofendido.

Av. Ricardo Palma N° 532
Telf. 4480013
E-mail: unisex@hotmail.com
Puente Piedra, 14 de marzo de 2017
Señora:
Luz Valverde Miranda
Gerente General
SPA & BELLEZA “REYNAS”
Estimada señora Valverde:
El motivo de esta carta es para saludarles cordialmente y, a la vez presentarles
nuestra empresa unisex distribuidora de todo tipo de artículos de belleza, con
gran variedad en productos naturales unisex.
Mediante esta carta, queremos hacer llegar nuestra información en forma de
catálogo unisex, para que ustedes puedan comprobar los precios con los de
sus actuales proveedoras. Estamos convencidos de la competitividad de
nuestros precios y de la excelente calidad de nuestros productos unisex.
Estamos a su disposición para servirle. Por tal motivo, estaremos atentos para
resolver todas sus dudas y necesidades.
Sin otro particular, nos despedimos de usted, agradeciendo su disposición para
atender esta carta.
Atentamente,
Rosario Fuentes Oliveros
Gerente de Ventas
JL/s.
UNISEX S.A.

Karla Albares Méndez
Refrisa SAC
Av.: la victoria 515
Puente piedra
Telf. :(01) 6648726
Señor:
Juan Martínez Pérez
Gerente General
“Lucero”
AV. Lecaros 539
Puente piedra, 14 de marzo 2017
Estimado Sres. de electrodomésticos LUCERO:
Su empresa es una de los principales fabricantes de artefactos
electrodomésticos de nuestro país, y tal vez pueda interesarle el nuevo
producto que hemos lanzado para las industrias del sector electrodoméstico.
En REFRISA nos dedicamos a la fabricación de nuevos productos de acero
inoxidables que hemos en el año 2015 hemos lanzado un nuevo artículo acero
específico para refrigeradoras que hemos presentado en las principales ferias
del sector y que estamos dando a conocer a la localidad.
Junto con esta carta le adjuntamos un dossier de presentación del producto
para que conozca sus características técnicas, así como algunas menciones
del mismo en revistas
Atentamente,
Karla Álvarez Méndez
Gerente general
NP/S

CARTA COMERCIAL DE PEDIDO
 CONCEPTO:
Una carta de pedido tiene como objeto solicitar el envío de algún producto que
se pretende adquirir. En la mayor parte de las ocasiones, estas peticiones
surgen como consecuencia de anteriores cartas de oferta o de información a
través de las cuales las empresas dan a conocer sus productos. En estos
casos, los clientes tienen la información necesaria sobre los precios y las
características de los artículos demandados.
 CONTENIDO DE LA CARTA:
 MERCANCÍA QUE SE SOLICITA: Es conveniente precisar todo lo
necesario sobre el producto (clase, tamaño, precio...) y nombrar los
artículos según la denominación de los catálogos o los muestrarios
recibidos. Se debe señalar exactamente el número de productos que
solicitamos.
 FORMA Y CONDICIONES DE PAGO: Al realizar el pedido, se debe
indicar la forma de pago elegida. La mayoría de las empresas
establecen las condiciones de pago más adecuadas, así como las
posibles formas de financiación.
 PLAZO DE ENTREGA: Si se desea que la entrega de la mercancía se
produzca en una fecha concreta, hemos de señalarlo en la carta.
 DIRECCIÓN: Debemos incluir la dirección completa a la que ha de
efectuarse el envío.
 FORMA DE TRANSPORTE: En ocasiones, se especifica cómo se
desea que se realice el transporte de la mercancía que se solicita y
quién correrá con los gastos de envío.
RESPUESTA A LA CARTA DE PEDIDO
 DEFINICIÓN:
La carta de respuesta ha de incluir la información que pide en el pedido
detallado. Al responder a una carta debemos cuidarnos de utilizar el mismo
lenguaje que la carta inicial, con el mismo tono de formalidad, respetando la
cordialidad y la cercanía.

Artesanía en Metales Polo
informes@metalespolo.com
Fono: 57029672
Fax: 57040358
Lima, 15 de Julio de 2015
Señor:
David Guerrero
Gerente General
Empresa Artesanales MENI
Villa San Juan
Lima
Estimado señor Guerrero:
Ruego a usted enviarme a la brevedad posible los siguientes pedidos
artesanales en las condiciones señaladas en la carta anterior.
 20 Mariposas de alambre.
 15 Bicicletas de alambre.
 20 Caballos de madera.
Muy agradecidos por su atención.
Atentamente,
María Del Socorro
Gerente General
MDS/ioc

Villa San juan 523
Huaraz-lima
eam@empresa.com.pe
telf.: 5232724
Lima, 17 de julio de 2015
Señor:
Manuel Velásquez
Gerente General
Empresa Artesanal en Metales Polo
Apreciado señor Velásquez:
En respuesta a su pedido enviado el día 15 de junio nos complace indicarle los
precios de los artículos por los que usted se interese:
P.U P. T
 20 mariposas de alambre...............S/.12.50 ....................S/.250.00
 15 bicicletas de alambre.................S/.31.40 ....................S/.470.00
 20 caballos de madera ...................S/.39.00 ....................S/.780.00
Estos precios son pagaderos a 30 días y por la compra al contado, aplicamos
un 20% de descuento.
Estamos seguros de que este pedido será de su completa conveniencia.
Saluda atentamente,
Rubén Ruiz
Gerente de Ventas
APL/a. s
EMPRESA
ARTESANALES
MENI

CARTA COMERCIAL CONSULTA
 CONCEPTO:
Un modelo de carta de consulta es aquella carta cuyo propósito principal es el
de solicitar una información o hacer una consulta sobre un tema determinado.
Dentro del mundo laboral e industrial, los modelos de carta de consulta se
utilizan para solicitar información sobre los productos de venta, consultar los
precios, consultar las medidas o dimensiones del producto, hacer una consulta
sobre el tiempo estimado o los plazos de entrega…etc.
La carta de consulta es muy parecida a una solicitud de presupuesto o a una
propuesta, ya que al igual que estas anteriores, la carta de consulta es una
forma de comunicación en la cual se solicita información sobre un producto con
el fin de conocer sus ventajas, sus características y poder a continuación elegir
entre distintas alternativas.
 CARACTERÍSTICAS:
 Se debe solicitar la información de manera clara.
 Pedir datos adicionales.
 Solicitar cotización de precios.
 A veces se requiere una demostración del uso del producto, etc.
RESPUESTA A LA CARTA DE CONSULTA
De acuerdo a la carta de consulta se da la respuesta, en ella se pone con
detalle lo que se te solicito en la carta.
 De manera clara,
 Precisa,
 Concisa
 Entendible para el lector.

Av. Emancipación 321 – Lima
Telf.: (01)5272572
E-mail: Bancodemateriales@gmail.com
Lima, 15 de agosto de 2011
Señor:
Miguel Holguín Sifuentes
Director General
Organización SISE
Av. Arequipa 1290
Lima 01
Un cordial saludo señor Holguín:
Estamos interesados en contratar como supervisora de finanzas a la señorita Milagros
Ortiz Elías quien postulo a nuestra empresa.
Por lo tanto solicitamos la siguiente información de la señorita Ortiz:
Carrera profesional que estudia, ciclo que cursa actualmente, asignaturas en las que
sobresale, promedio ponderado por ciclo, capacidad de trabajo en equipo, toma de
decisiones y resolución de problemas, grado de responsabilidad, puntualidad y
eficiencia, otros detalles que crea conveniente mencionar.
Esperamos su pronta respuesta y ofrecemos absoluta discreción.
Atentamente,
José Romero Vílchez
Gerente General
KA/S

Av. Arequipa 1290– Lima
Telf. (01)5538906
E-mail: OrganizacionSise@gmail.com
Lima, 16 de agosto de 2011
Señor:
José Romero Vílchez
Gerente general
Banco de Materiales
Av. Emancipación 321
Lima 01
Un cordial saludo Señor Romero:
Recibimos su carta en la que manifiesta su interés en contratar como
supervisora de finanzas a nuestra alumna, la señorita Milagros Ortiz Elías.
Por tal motivo, le enviamos la información solicitada de la señorita Ortiz:
Estudia la carrera de gestión y negocios internacionales, cursa el V ciclo de
estudios, sobresale en asignaturas como elaboración de proyectos,
planeamiento y control de la producción, estados financieros, taller de
creatividad empresarial, inglés, contabilidades de sociedades.
Es una señorita con gran criterio, de fácil adaptación tanto para trabajar como
para liderar equipos de trabajo, muy responsable, puntual y eficiente, razón por
la cual cada ciclo recibe un diploma de honor y carta de felicitación de nuestra
organización.
Esperamos que la información ofrecida le sea de utilidad y agradecemos su
absoluta discreción.
Atentamente,
Miguel Holguín Sifuentes
Director General
HD/S

CARTA COMERCIAL REMESA
 DEFINICIÓN:
Las cartas de remesa son las que el deudor escribe al acreedor cuando envía
valores: Cheques, giros, letras de cambio, etc., para saldar o abonar su cuenta,
según el caso. En ellas se especifican los siguientes puntos:
 La cantidad o suma que se envía.
 A qué debe abonarse la misma.
 El acuse de recibo.
Como tratan de valores, estas cartas deben ser muy exactas en cuanto a las
cifras correspondientes a fechas, saldos, abonos, etc.
Es buena práctica repetir entre paréntesis con palabras, las cantidades de
dinero. Dado que es frecuente la inclusión o referencia de documentos, deben
especificarse sus datos esenciales: número, fecha, cantidad, etc.
 CARACTERÍSTICAS DE LAS CARTAS DE REMESAS SON:
 Brevedad cortes.
 Especificar forma de pago, número de cheque o giro, y a cargo de
qué banco.
 Indicar qué es lo que se está liquidando.
 Solicitar la devolución del documento o contra recibo firmado.
 ESTRUCTURA UNA CARTA DE REMESA:
 Nombre y la dirección del remitente.
 Fecha de la correspondencia. (Muy a menudo se observa que la carta
comienza por este punto).
 Nombre y la dirección del destinatario.
 Vocativo o saludo simple.
 Párrafos: Que por lo general son 2 párrafos:
 Párrafo 1: Comunicar el envío del pago, indicar si es un cheque, giro,
letra, etc., especificando características propias como número,
fecha, cantidad, etc.
 Párrafo 2: Comentario de la transacción, agradecimiento.
 Despedida o cierre estándar. (Algunas fuentes indican que podría ir en el
segundo párrafo)
 Firma del remitente.

Polígono Industrial – Nuevo Portugal
IS 1007- Lima
Telf.: 9009416021
Lima, 20 de febrero de 2017
ESPECIAS IMARCHI y Cía.
Ctra. de Sevilla km 65
1130 Badajoz
Ref.: DA / MJM
Señores:
En relación con su remasa mensual de 6 de junio cursamos lo siguiente:
250 kg de pimienta molida
100 kg de pimienta en grano
25 kg de pimentón dulce
10 kg de pimienta picante
La forma de pago será al contado, a fin de que conlleve al descuento
establecido de 10 por 100.
Atentamente,
David Torres Mattos
Jefe de Compras
P.D La mercancía debe ser descargada en nuestro almacén del polígono norte, Nevé 137
EMBUTIDOS
MÉRIDA S.A.

CARTA INVITACIÓN
 DEFINICIÓN:
Es la comunicación por la cual se pide a una persona o entidad que acuda a un
acto social, donde no debe tener frases de rigor, no si trata de un cliente, área
de finanzas, gerencia proveedores, etc.
 CARTAS ESPECIALES
 Para un evento:
- Lanzamiento de un producto
- Aniversario de una empresa
- Clientes
- Empresas aliadas
- Autoridades
- Prensa
CARTA RESPUESTA
 ACEPTACIÓN
Es un documento que se da la respuesta afirmativa a una solicitud o invitación.
 NEGATIVA
Es el documento de cual una empresa, asociación o institución niega una
solicitud que le fue presentada por una persona física o moral.
Por lo general las solicitudes se hacen vía carta, motivo por el cual, la negativa
de la misma debe ser informada de manera escrita.

MAVILA SAC
Calle las Vegas Nº 203
Puente Piedra
Lima, 02 de abril de 2017
Sr. Marcelo Gómez
(MZ. E. LT. 34 San Pedro de Miraflores)
Director de Finanzas
Muy estimado señor
Tengo el grato placer de invitarle a nuestro cliente estrella de esta prestigiosa
empresa, ha sido seleccionado para asistir al espectáculo de inauguración que
se brindara en el Hotel 4 Estrellas de la calle piedritas el próximo 28 de julio a
las 20:00 horas.
Sepa usted que sabemos de su excelente calidad y nos orgullece su presencia
junto a la plana mayor de la empresa.
Si así es su deseo puede concurrir con los acompañantes que estime
conveniente.
Reciba un afectuoso saludo.
…………………
Nayla Oyola Soto
Secretaria

Banco BCP
Calle Lecaros
Puente Piedra
Srta. Nayla Oyola Soto
Secretaria
(MZ. C. LT. 11 RIO CHILLON)
Estimada señorita le escribo esta carta como respuesta a su invitación:
Me he dado libertad de asistir a su inauguración que se llevará a cabo el 28 de
junio.
Quedando a su disposición mí persona a su evento.
Muy agradecido sinceramente.
…………………………………………………
Marcelo Gómez
Director de Finanzas

BANCO BCP
Calle Lecaros 802
Puente Piedra
Lima, 17 de abril del 2017
Srta. Nayla Oyola Soto
Secretaria
(Mz. C LT. 11 – RIO CHILLON)
ESTIMADA SEÑORITA:
Escribo esta carta a manera de respuesta por la invitación que usted me hizo
llegar en la cual e invita a la inauguración que se brindara en el Hotel 4
Estrellas el próximo 28 de Julio.
Siento informarle de no poder asistir a tal evento por urgencias de viaje por
trabajo por lo que veo en la obligación de negar la invitación.
Le agradezco su interés de invitarme, espero participar en el futuro en otros
eventos de su empresa.
Marcelo Gómez
Director de finanzas

CARTA FELICITACIONES
 DEFINICIÓN:
Puede ser utilizada en reemplazo de una tarjeta para quienes quisieran se más
originales. En una carta de felicitaciones es posible escribir algo realmente uno
está sintiendo y no son palabras puestas por otra persona, la carta de
felicitaciones permite enviar un mensaje mucho más personal y afectuoso al
destinatario.
Se envía con motivo de un aniversario, cumpleaños o un feliz acontecimiento.
CARTA AGRADECIMIENTO
 DEFINICIÓN:
Es aquella que se envía después de haber acudido a una empresa a hacer una
entrevista. En modo, de en caso de no salir escogido, dejar una puerta abierta
(FORMALISMO) por si en un futuro necesitaran una persona de su perfil.
 Carta de agradecimiento: Son aquellas en las que expresamos nuestras
más sinceras gracias por un favor realizado, por una ayuda prestada,
por una hospitalidad recibida, etc.
 Agradecimiento
Las ideas que se deben expresar en esta carta son admiración, gratitud o
elogio a un favor realizado.

JAVE PHONE
C/Almagro 28055 los Olivos
Tel.917852485/926424871
Sr. Juan Pérez
Gerente
LUZ TOURS
AV. Los portales
Carabayllo
Martes 4 de Abrilde 2017
Estimado Señor Pérez:
En nombre de nuestra empresa deseamos expresar a todo el personal que labora en
LUZ TOURS por la excelente labor realizada en el traslado de las personas que
participaron de la “II Asamblea General de la Asociación de pintores” realizado los días
23 al 25 Enero del 2017.
Queremos felicitar, muy especialmente, a las encargadas del evento y a los choferes de
quienes hemos recibido muy buenos comentarios de parte de las más de 30 personas
que tuvieron la oportunidad de ser trasportados por ellos.
Los exhortamos a que continúen contribuyendo a elevar el potencial turístico de
nuestro hermoso país.
Atentamente:
Amanda Suarez
Directorade MarketingJave Phome
PO/SC02
#JAVEPHONEOFERTASABRIL

PARA DISFRUTAR DE NUESTROSERVICIOhh//wwwjovehome.com
Dayani López Montalván
Puente Piedra Av. Lecaros 123
Tfl: 989429983
Dayani97montalvan@gmail.com
Manuel Gómez Pérez
Av. Rosa luz 564
Tfl: 942997200
Manuelillo@e-mail.com
Lima, 17 de abril del 2017
Estimado Sr. Manuel Pérez
Quiero agradecerle nuevamente el que dispusiera parte de su tiempo para
escuchar mis propuestas actuales y ofrecerme sus consejos sobre la actualidad
del Mercado.
Igualmente quiero agradecerle las informaciones que proporciono, que estoy
seguro me serán de gran utilidad, y me ayudara enormemente en mi proyecto
de inversión, así como la posibilidad de contactar con el Director general de
Bolsa Madrid a quien llamare la próxima semana para concertar una
entrevista.
Le mantendré informado sobre el resultado de mis inversiones.
Un saludo cordial.
…………………………………………
Dayani López Montalván

MEMORÁNDUM (MEMORANDO)
 Concepto:
El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia
información entre diferentes departamentos de una organización para
comunicar alguna indicación recomendación, instrucción o disposición
 Función:
Informa y redacta de manera interna en las empresas es menos formal que una
carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones,
etc.
 Estructura:
 Nombre(s) del destinatario
 Nombre(s) del remitente
 Fecha
 Asunto
 Escrito redactado brevemente
 Firma(s)
 Formato:
 Varía el contexto y la situación comunicativa.
 Titulo (suele obviarse)
 Encabezado O, A, DE, fecha, asunto (puede suprimirse)
 Texto (según el formato)
 Otras partes adicionales de ser
 Tipos de memorando:
 Informativo - informar sobre un asunto o evento
 Procesal - tramitar un documento
 Persuasivo - persuadir
 Instructivo - instrucciones

OFICIO
 Definición:
Comunicación escrita que trata de los asuntos del servicio público
en las dependencias del estado.
 Función:
Sirve para comunicar disposiciones,consultas,ordenes,informes, o
también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de
felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc.
 Estructura:
 Lugar y fecha
 Numeración
 Destinatario
 Asunto
 Referencia
 Cuerpo o texto
 Despedida
 Firma

Municipalidad de lima metropolitana
“Año del Buen servicio al ciudadano”
OFICIO N°027-2017/ ML/ LCL
Señor:
Milton Jiménez Salazar
Alcalde de Puente Piedra
Municipalidad de Puente Piedra
Av.9 de julio N°100
Asunto: Observación del peaje de Shangrila
Ref. : Oficio N° 086-2017/ MTC/ MMV
Me dirijo a usted para hacerle llegar las observaciones del peaje de Shangrila
hecho por el Ministerio de Transporte y Comunicaciones.
Debido al aumento de pasajes y marcha de los pobladores de su distrito
realizado el 04 de enero del presente año de las personas y niños afectado de
dicha marcha.
Llegamos a la determinación de quitar los peajes por el bien de los pobladores,
espero haga cumplir este acuerdo.
Atentamente,
Luis Castañeda Lossio
Alcalde de Lima

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