El documento discute los principios éticos que deben seguir los profesionales administrativos en el lugar de trabajo, incluyendo la honestidad, el respeto, la no discriminación y el cumplimiento de las políticas de la empresa. También describe los códigos de ética de las organizaciones y asociaciones profesionales, así como recomendaciones para aplicar principios éticos en áreas como el uso de la tecnología y el trato a clientes y compañeros.

1. Etica Profesional en el Empleo Preparado Por: Prof. Marisol Martínez- Vega, c ED D Coordinadora de Práctica Escuela Superior Luis Palés Matos © Derechos Reservados 2009

2. Temas a Discutirse 1. Definición 2. Principios Eticos 3. Importancia de la Etica 4. Recomendaciones 5. Etica Aplicada a la Tecnología

3. Introducción Para funcionar adecuadamente en la sociedad los seres humanos deben adoptar unos principios éticos. Todo empleado de una empresa debe cumplir con los estándares éticos de: Honestidad Integridad Respeto a la dignidad humana en el lugar de trabajo. La ética se observa en la comunidad y en el hogar. Es un factor significativo en toda conducta humana.

4. Etica Es una cienda que estudia la conducta moral y el juicio. Se refiere al aprendizaje de lo que es correcto y de lo que es incorrecto en una situación en particular. La ética involucra los valores. Para el ser humano seguir principios éticos, puede ser difícil.

5. Las decisiones sobre lo que es correcto o incorrecto, pueden estar influenciadas por: La familia El ambiente Los sistemas de valores espirituales Los sitemas de valores culturales La comunidad Los amigos, etc.

6. Todas las empresas han desarrollado un código de ética con la finalidad de combatir: La corrupción El hostigamiento sexual El hostigamiento laboral – profesional La difamación Los anuncios engañosos, etc.

7. El código de ética dispone cual es la conducta correcta que debe observar el empleado. El empleado será medido y evaluado con base en estas disposiciones Es un documento formal, desarollado por la organización, que señala cuales son los valores de la compañía y la conducta que se espera de sus empleados. El no seguirlo implicaría: despido o amonestación, depende de la situación.

8. Algunas asociaciones profesionales, poseen un código de ética que regula el comportamiento de sus miembros: Profesionales administrativos Abogados Jueces Medicos Educadores Productores de televisión Publicistas, etc.

9. Asociación Internacional de Profesionales Conocida como IAAP, por sus siglas en inglés. Reúne a los profesionales administrativos y vela por los derechos de sus miembros. Establece un código de ética, en el cual incluye el canon de comportamiento para el personal de oficina.

10. Principios Eticos Adaptados por Algunas Organizaciones

11. Responsabilidad hacia el Ambiente Contribuir en la conservación y cuidado del ambiente para evitar problemas ambientales y así mejorar la calidad de vida. El reciclaje, la disposición de desperdicios y material tóxico son ejemplos de esto.

12. Importancia hacia la Discriminación Esto incluye: Discriminación por raza Por color Religión Sexo Origen Etnico Edad e Impedimento Fisico El Título IV del Código de los Derechos Civiles de 1964, establece que es ilegal esta clase de discrimen.

13. Mantener una Política Contra el Hostigamiento Sexual La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, siglas en inglés), es la que investiga los casos de hostigamiento sexual.

14. Esta ha definido hostigamiento sexual como: “ Todo acercamiento sexual no deseado, los pedidos de favores sexuales y otras conductas verbales o físicas de naturaleza sexual constituyen hostigamiento sexual cuando esta conducta afecta al empleado o interfiere en el rendimiento laboral o crea un ambiente de intimidación hostil u ofensivo.”

15. Diversidad Cultural Entender la importancia de conocer la cultura de otros países para valorarla y no juzgarla mal simplemente porque no sigue los mismos cánones de nuestra cultura. Conocer otras culturas enriquece pesonalmente.

16. Responsabilidad Social hacia la Comunidad Contribuir a mejorar la calidad de vida de nuestra sociedad. Participar en grupos comunitarios para dar apoyo. Ejemplo: Ofrecer ayuda para el mejoramiento y embellecimiento de áreas comunes. Colaborar en el ofrecimiento de actividades recreativas para los niños de la comunidad.

17. Respetar las Necesidades y Derechos de los Empleados Todos los empleados tienen unos derechos y entre ellos está el derecho a la privacidad. Se espera que las organizaciones promuevan entre sus empleados la productividad y el logro de las metas de dicha organización sin menoscabar su derecho a la privacidad.

18. Mantener una Política Contra el Discrimen Laboral y/o Amenazas La ley de Protección de Compensación – Ley Núm. 115 del 20 de diciembre de 1991, enmendada por la Ley Núm. 4256 del 7 de noviembre de 2000, protege a las personas que denuncien actos de corrupción contra fondos y propiedad pública.

19. La Ley señala: “ Que ninguna persona podrá hostigar, discriminar, despedir, amenazar o suspender beneficio, derecho o protección a otra persona por el hecho de que ésta provea información, coopere o funja como testigo en cualquier investigación que conduzca a alguna denuncia o acusación por conducta relacionada con el uso ilegal de propiedad o fondos públicos o con violaciones a las leyes y reglamentos que rigen la conducta ética del servicio público.”

20. En Puerto Rico se aprobó legislación similar mediante la Ley Núm. 115 del 20 de diciembre de 1991, y más tarde la Ley en Puerto Rico se aprobó legislación similar mediante la Ley Núm. 115 del 20 de diciembre de 1991, y más tarde la Ley Núm. 426 del 7 de noviembre de 2000.

21. Conocer la Misión y los Valores de la Organización Se espera que el profesional de oficina asuma una conducta cónsona con la misión y los valores de la organización.

22. Honestidad Todos los empleados de la organización y los ejecutivos deben demostrar honestidad en todas sus acciones personales y laborales.

23. Visión Los ejecutivos de la organización pueden ayudar a los gerentes y empleados a desarrollar y comprender la visión de la empresa y a lograr los objetivos de la misma.

24. Mantener un Ambiente Seguro y Saludable Las organizaciones éticas defienden los requisitos de la Occupational Safety and Health Act (OSHA) de 1970. Esta Ley aprobada en los Estados Unidos de América protege a los empleados de riesgos por accidentes en el lugar de trabajo que puedan causarle muerte, daño o enfermedad. En Puerto Rico las compañías privadas y entidades gubernamentales ofrecen adiestramientos a todo el personal relacionado con la salud y seguridad ocupacional.

25. La Importancia de la Etica en el Profesional Administrativo

26. El profesional de oficina en el ejercicio de sus funciones en una empresa, debe cumplir con los siguientes valores y principios éticos, entre otros:

27. Tener Integridad El profesional adminstrativo íntegro es aquel que demuestra ser: justo, sincero, honesto e imparcial.

28. Repetar y Obervar las Políticas establecidas en el Lugar de Trabajo No hacer comentarios fuera de lugar ni llevar chismes a otros compañerlos sobre la política de la compañía. Dedicar todas sus energías a desempeñar un trabajo bien hecho le permitirá a un empleado ser reconocido y respetado por los demás compañeros.

29. Respetar la Privacidad de sus Compañeros Si tiene acceso a información personal y confiencial de otros, mantener esta información bajo estricta confidencialidad. Respetar los “derechos territoriales” de los demás compañeros de trabajo, es decir, no invadir su espacio. Recordar la regla de oro: Tratar a otros como le gustaría que lo trataran.

30. Ser Honesto Se falta a la honestidad si el empleado: Practica el plagio: usa palabras o ideas de otras personas sin su autorización. Hace falsos reclamos de enfermedad o de dinero. No cumple a cabalidad con el horario de trabajo. Llega tarde al trabajo constantemente. Hace llamadas personales desde su trabajo consistentemente, ya sea utilizando el teléfono de la oficina o desde su celulcar personal.

31. Se Honesto Se lleva para su casa sin autorizaciún materiales de la oficina como papeles, libretas, bolígrafos, entre otros. Usa internet para hacer investigaciones personales. Envía mensajes por correo electrónico a amiliares y amigos desde la computadora de la oficina. Juega en la computadora en las horas laborales. Usa la fotocopiadora para uso personal.

32. Recomendacinoes para Aplicar la Etica en el Lugar de Trabajo

33. Aceptar las Sugerencias Constructivas Las sugerencias para mejorar la ejecución o cnoducta ayudan a aprender y a crecer. Es importante aceptar las mismas sin ofenderse. Si un supervisor hace una recomendación sobre una conducta, no debe tomarse como algo personal.

34. Aceptar las Sugerencias Constructivas Conviene tener la mente abierta, recordar que todos tenemos que aprender y todos cometemos errores. Analizar y evaluar cada sugerencia y decicir qué se puede cambiar. Tener control de las emociones y aprender de los propios errores es una conducta inteligente.

35. Demostrar Autoconfianza y Compostura Consiste en aceptarse tal como se es. Reconocer las debilidades y trabajar para superarlas. Ser honesto con uno mismo. Mantener el equilibrio, la serenidad y la tranquilidad. Demostrar con acciones que se es digno de confianza. Hacer lo que dice; actuar con integridad implica que los pensamientos, las palabras y los actos no se contradicen.

36. Respetar las Diferencias Individuales Comprender y aceptar las diferencias por origen étnico, raza, religión, género o edad, orientación sexual, habilidad física y mental y otras características. El respeto y la tolerancia son claves al horar la diversidad en el lugar de trabajo. Es importante demostrar respeto hacia las diferencias individuales y no dar lugar a los prejuicios.

37. Ser Cooperador con los Compañeros de Trabajo Al terminar de realizar la propia labor, es muy loable ayudar a otros compañeros. Demostrar espíritu de cooperación y deseo e interés por la organización para la cual se trabaja.

38. Respetar a los Clientes y a los Consumidores El profesional administrativo demuestra ser un profesional cuando ofrece un excelente servicio y respeta a los clientes y consumidores. Es importante recordar que “el cliente siempre tiene la razón” . Si el cliente está en un error, debe pensarse que todos los seres humanos cometemos errores. Cuando el cliente está molesto por el producto o servicio, es conveniente tratar a ese cliente con calma y profesionalismo. Escucharlo, tratar de comprenderlo y de resolver su reclamación.

39. Los Diez Mandamientos de la Etica para el Uso de la Computadora

40. El Instituto Computer Ethics Institue ha dado a la publicidad un documento que contiene normas par la ética en el uso de la computadora. Este documento presenta las normas que debe observar todo usuario. Estos contribuyen a promover conductas éticas en el uso de las tecnologías de computadoras.

41. No utlice la computadora para perjudicar a otras personas. No interfiera con el trabajo en computadoras a otras personas. No husmee en los archivos de las computadoras de otras personas. No use la computadora para robar. No utilice la computadora para sostener falso testimonio y mentir.

42. No copie o use programas por el cual no ha pagado. No utlice los recursos computadorizados de otras personas sin autorización o compensación apropiada. No se apropie del trabajo intelectual producido por otras personas.

43. Piense en las consecuencias sociales del programa que escribe o del sistema que diseña. Siempre use la computadora de tal manera que demuestre consideración y respeto por los seres humanos.

44. Etiqueta para el Uso de la Internet

45. Etiqueta en Internet Promueve normas de comportamiento implícitas, las cuales es necesario seguir para no violentar los derechos de los demás ciudadanos cibernéticos. Al regirse por esta etiqueta se observa la ética. Son conocidas como “Rediqueta o Netiquete”. El uso de estas reglas de cortesías ayuda desarrollar relaciones interpersonales positivas y comunidades virtuales duraderas.

46. Etiqueta en Internet Utilizar el nombre completo en las direcciones y mensajes. Redactar la información siguiendo los principios recomendados para captar la atención del receptor del mensaje. Comenzar los mensajes en un tono positivo; evitar iniciarlos con frases negativas.

47. Etiqueta en Internet Ser respetoso con el destinatario o receptor, y aprender a diferir con respeto. Tener control de las emociones. Evitar el uso de emoticones (símbolos que expresan emociones como el uso de caritas alegres) cuando se envíe una comunicación formal. Utilizar el correo elexctrónico para enviar mensajes de interés general, no para tratar asuntos que se deben atender personalmente.

48. Etiqueta en Internet Incluir el mensaje toda la información que necesita el receptor para entender el mensaje, además de comunicarse con: claridad, coherencia, corrección y, concisión.

49. Etiqueta en Internet Utilizar las reglas de ortografía y asegurar de que el mensaje no contenga errores tipogróficos. Utiizar el correo electrónico de la empresa solamente para enviar correspondencia oficial. Utilizar el tiempo de manera efectiva mientras trabaja en el correo electrónico. No prestar atención a las cartas en cadena, a la correspondencia chatarra o “spam”.

50. Importante recordar… El personal de oficihna debe observar ética profesinoal en el uso del equipo, los programas y demás materiales de la oficina. Los mismos son para uso exclusivo en tareas propias de la empresa. Deben observar las siguentes normas:

51. Normas a seguir: NO utilizar internet para ver su buzón electrónico personal. NO bajar de internet documentos para uso personal. NO imprimir documentos para uso personal directamente de internet. NO archivar documentos para uso personal en al memoria del equipo. NO utilizar para provecho personal el equipo, los programas ni los demás recursos de la oficina.

52. Bibliografia Maldonado, Delgado, Roman, (2008), Procedimientos Administrativos para la Oficina, Segunda Edicion, McGraw Hill.