Este documento describe cómo las organizaciones pueden aprovechar las redes sociales para promocionar y difundir eventos y presentaciones. Recomienda generar anticipación mediante debates y difusión en redes como Facebook y LinkedIn. También sugiere transmitir el evento en vivo por internet, interactuar con la audiencia online y publicar resúmenes y videos después para ampliar el alcance. El objetivo final es aprovechar las redes sociales para multiplicar la audiencia del evento y su repercusión mediática.

1. Eventos 2.0Cómo aprovechar las Redes Sociales para promocionar y divulgar una presentación o evento en la red1

2. Los eventos y Presentaciones en social mediaLa idea preconcebida de los Eventos o Ponencias de nivel profesional está cambiando, pasando de un entorno único con presencia en directo a una distribución global del evento gracias a las redes sociales y las retrasmisiones en directo por internet.2

3. Los Eventos del PasadoAcceso limitado y restringidoExistían muchas barreras para el acceso a la información acerca de tu evento. Además el acceso a esta información, en la mayor parte de veces, era de pago.http://us.123rf.com3

4. Los Eventos 2.0.Acceso libre en la redInternet rompe barreras, y los eventos y presentaciones se abren al público en la red de forma gratuita.Para potenciar la asistencia física al evento (y de pago si se desea), por ejemplo se pueden crear talleres de grupos reducidos que aportan mucho más valor a los asistentes u otros incentivos.http://us.123rf.com4

5. Los Eventos del PasadoAudiencia con aforo limitadoLa audiencia de los eventos se limitaba al espacio físico de la sala.http://www.advanceassociationmanagement.com/5

6. Los Eventos 2.0.Audiencia ilimitada en la redGracias a internet, puedes multiplicar tu audencia y difusión del evento o presentación. 6

7. Los Eventos del PasadoPoca repercusión mediática en el exteriorNormalmente, el mensaje que se difundía en las presentaciones permanecía entre los asistentes. Unas cuantas notas de prensa era lo máximo a lo que podíamos aspirar…7

8. Los Eventos 2.0.Más repercusión mediáticaInternet, en especial las redes sociales, ahora actuan cómo catalizador de la información emitida que se puede llegar a trasmitir de forma viral a miles de personas en cualquier región geográfica del mundo.8

9. Empecemos…¿Cómo promocionar y divulgar un evento en las redes sociales?9

10. Estrategia de Comunicación del Evento10

11. En primer lugar, es de vital importancia que el evento disponga de una estrategia de presencia en la red y que un profesional gestione la comunicación del evento. La imagen de marca que trasmitimos en la red es un punto fundamental para el éxito final del mismo.El apoyo de una empresa especializada en promoción y comunicación en internet propiciará una mayor relevancia al evento y una mejor comunicación del mismo, al contar con una red de contactos mucho más amplia en multitud de redes sociales.11Estrategia de Comunicación del Evento

12. Genera Anticipaciónhttp://marianoellison.files.wordpress.com/2009/02/reloj-mecanismo.jpg12

13. Genera AnticipaciónIncluso antes de la presentación, gracias a las redes sociales puedes iniciar un debate acerca de la temática de tu presentación o evento.Puedes usar Ning, para crear una red social relacionada con el evento, o MeetUp! para generar debates sobre el mismo.13

14. Genera AnticipaciónLas Redes Sociales genéricas son un espacio ideal para la difusión de eventos. Crea un evento en Facebook, y difúndelo además en Twitter.También puedes divulgar tus eventos en redes profesionales tales cómo en los Grupos de LinkedIn o Xing. 14

15. Genera AnticipaciónCrea un HashTag específico en para el evento y difúndelo en Twitter; de esta forma todos los interesados en el evento podrán estar informados acerca del mismo en tiempo real.15

16. Red de apoyo en las redes socialeshttp://www.vinagreasesino.com/wp-content/uploads/2009/07/redes-sociales.jpg16

17. Red de apoyo en las redes socialesTanto antes, durante como después del evento, necesitas un impulso de relevancia para el evento y que propicie la viralidad. Si dominas las redes sociales y además dispones de una red de contactos amplia e importante para tu evento, puedes aprovecharla para difundir el mismo.Si no es así, siempre tienes la opción de externalizar la promoción a una empresa especializada en Social Media cuyo impulso será vital para la comunicación del mismo. 17

18. Red de apoyo en las redes sociales Crea una cuenta de Twitter específica para el evento, con el logo correspondiente como avatar.Es importante disponer de un especialista en redes sociales (Community Manager) para que gestione todos los comentarios, preguntas y material que se difunda en la red en el momento del evento. http://www.carrerasconfuturo.com/app-repository/noticias/redessociales.jpg18

19. Red de apoyo en las redes socialesPara incentivar la generación de contenidos, por ejemplo puedes realizar un concurso en Twitter premiando al usuario que más Twitts genere acerca de tu evento. Existen numerosas herramientas gratuitas para este fin, como por ejemplo D-Noise.19

20. Presentación social-friendly20

21. Presentación social-friendlyLos textos de tu presentación deben ser cortos y concisos para que la audiencia pueda divulgar el contenido con facilidad, sobre todo en Twitter. 21

22. Presentación social-friendlyIncorpora elementos de vídeo o imágenes presentes en las redes sociales que potencien tu mensaje.Incluye opiniones o comentarios de usuarios (citando la fuente) acerca de tu evento que se generaron anteriormente al evento.No te olvides de incluir el Hashtag durante tu presentación, de esta forma recordarás a los asistentes que pueden publicar en Twitter lo que consideren interesante.22

23. Interactividad Online23

24. Interactividad OnlinePuedes retrasmitir durante tu presentación lo que se está hablando de ella en la red, mediante una doble pantalla con el TweetDeck y el hashtag seleccionado.Si no dispones de dos pantallas, también existe la opción de añadir un widget RSS que retrasmita esa información en tiempo real.24

25. Interactividad OnlineTu audiencia no sólo está ante tus ojos! Abre una sesión de preguntas online durante el evento para que los internautas también participen a través de Twitter u otros medios sociales.Gracias al uso de encuestas por internet o por sms también puedes conocer la opinión de la audiencia virtual acerca de un tema determinado.25

26. Interactividad OnlineExisten varios dispositivos que pueden dar un toque innovador a tu evento, y además dotar a los asistentes de una herramienta de networking online.Por ejemplo, Spotme nos da la posibilidad de que los asistentes al evento puedan realizar preguntas desde este dispositivo personal, comunicarse entre ellos, intercambiar tarjetas de visita, entre otras funcionalidades.26

27. Video stream ONLINEhttp://www.dubcenter.com/images/streaming_video_conversions.jpg27

28. Video stream ONLINEA no ser que seas Steve Jobs (que puede prescindir del stream en sus presentaciones ya que generan multitud de contenidos en directo en la red), es recomendable retrasmitir tu evento con video/audio en directo para que los internautas lo puedan seguir online. Hoy en día la tecnología online streaming ha mejorado, y existen herramientas tales como Ustream que permiten difundir tu presentación de forma gratuita. Al llegar a una mayor audiencia, ésta tendrá el incentivo de compartir tus contenidos en la red por lo que tu presentación ganará en relevancia.28

29. ¿Has acabado la presentación? ¡Esto no acaba aquí! Edita un video-resumen con los highlights del evento y cuélgalo en YouTube.

30. Resume el evento o presentación en formato Post incluyendo videos y fotos del mismo.