El documento describe los requisitos para un registro centralizado de expedientes académicos, incluyendo que debe ser universal para todos los centros y alumnos, almacenar datos de identificación y notas de los alumnos, y sólo permitir el acceso a personas autorizadas como directores o secretarios de los centros.

1. Registro centralizado de expedientes académicos Consejería de Educación, Universidades, Cultura y Deportes

5. Sistema diseñando La principal herramienta de trabajo de los centros docentes seguirá siendo PINCEL. Se continúa con la gestión normal de PINCEL.

6. Sistema diseñando Cuando esté completa la matrícula o notas finales se envía una copia de seguridad de PINCEL al registro centralizado.

7. Sistema diseñando Los centros que no disponen de PINCEL deben adaptar sus gestiones para emitir un fichero en formato estándar XML, que sustituye a la copia de seguridad de PINCEL. El proceso posterior no se diferencia en un caso de otro.

8. Sistema diseñando En todos los casos la persona que realiza la actualización del registro centralizado será autenticado y autorizado. Siempre se registra quién modifica cada registro del expediente académico. El acceso es a través de un programa Web.

9. Sistema diseñando Todos los registros de la actualización se validan para comprobar que no contienen información errónea o incoherente. Sólo se incorporan los registros que superan las validaciones.

10. Sistema diseñando Los registros del expediente centralizado se pueden consultar, si se tiene competencia sobre ellos, desde una aplicación Web. También se puede operar sobre los registros para validarlos, corregir errores en históricos, …

11. Sistema diseñando Cuando se imprimen los historiales académicos (al finalizar una etapa o trasladarse de centro) se almacena permanentemente una copia no modificable en formato PDF de cada historial académico.

12. Sistema diseñando A cada historial académico se le asigna un código de descarga único y seguro. Esto permite la localización posterior del historial académico almacenado.

13. Sistema diseñando Para comprobar la autenticidad de un historial académico se introduce el código de descarga en una aplicación Web y se consulta con la copia almacenada.

18. Actualización masiva de expedientes académicos Podremos seleccionar la zona de inspección, el centro y el año sobre los que tenemos acceso y, pulsando sobre la lupa, se muestran los datos del centro seleccionado. Veremos los datos identificativos de cada envío y pulsando sobre los botones que se encuentran en la columna “Ver” se muestra el informe de errores del envío elegido. Pulsamos el botón “Abrir”.

20. Cierre de cursos escolares La selección de centro es exactamente igual que en el caso anterior. Cada fila de la planilla nos informa estadísticamente de la clase de registros que hay en cada curso escolar. Pulsando sobre el botón que se encuentra en la columna “Cerrar” procederemos al cierre de los registros del curso escolar que permanezcan abiertos.

21. Cierre de cursos escolares Finalmente se emite un informe con los errores detectados. Los registro que contienen errores no se cierran. Se deben corregir los errores en PINCEL, enviar una actualización y volver a intentar el cierre del curso escolar.

23. Consulta de expedientes académicos

24. Consulta de expedientes académicos Se puede buscar el expediente de un alumno por su CIAL, NIF o NIE, o nombre y apellidos. Todos los datos personales proceden del Directorio del Alumnado. En esta página Web no se pueden corregir; es necesario hacer una actualización de datos personales en PINCEL y realizar un envío al Directorio del Alumnado. Al consultar a un alumno sobre el que tenemos acceso se muestra un resumen de su historial académico. Seleccionando uno de los registros del resumen accedemos al detalle de la información.

25. Consulta de expedientes académicos En los datos psicopedagógicos o médicos se grabará sólo la mención de que existe algún informe de ese tipo. En el resto de bloques de información sólo se grabará un extracto de los informes que se posean del alumno.

26. Consulta de expedientes académicos Las modificaciones de los registros históricos se llaman enmiendas. Grabar una modificación de un registro históricos es hacer una propuesta de enmienda. Pulsando este botón podemos ver los cambios que se proponen y, si se trata del inspector del centro, validar o rechazar la enmienda.

28. Impresión de historiales académicos Elegimos un año y un estudio, si lo deseamos, y activamos la selección con la lupa. Seleccionamos individualmente qué historial queremos imprimir. O podemos seleccionar todos los que aparecen en pantalla. Y pulsamos el botón “Imprimir”.

29. Impresión de historiales académicos

31. Impresión de fichas del expediente académico Elegimos un año y un estudio, si lo deseamos, y activamos la selección con la lupa. Seleccionamos individualmente qué historial queremos imprimir. O podemos seleccionar todos los que aparecen en pantalla. Y pulsamos el botón “Imprimir”.

32. Impresión de fichas del expediente académico

34. Actualización de fechas Seleccionamos el año, centro, estudio y tipo de fecha a actualizar y activamos la selección con la lupa. En la planilla aparecerán los alumnos con la fecha seleccionada en blanco y que cumplan las condiciones para ser completada. Al final pulsamos “Aceptar” para grabar los cambios. Las fechas ya grabadas sólo pueden ser modificadas desde el mantenimiento de históricos, proponiendo una enmienda.

36. Descarga de tablas estáticas Pulsaremos sobre el texto descargar correspondiente para obtener la tabla de códigos, también en formato XML.

38. Seguimiento de la actividad del registro La selección de centro es similar a anteriores. Aunque se podrán ver todos los datos de una zona de inspección. En la columna Estudio veremos los diferentes cursos de las diferentes etapas. En las columnas Anexo II y Modelo 0 se verán los alumnos certificados en cada estudio por el centro, en julio y en septiembre. En la columna Registros veremos los registros válidos del expediente en cada estudio. En las siguientes columnas veremos cuántos de esos registros tienen notas en junio y en septiembre. En la última columna veremos la fecha de la última actualización desde PINCEL o fichero XML.

39. Muchas gracias por su atención