El documento describe los pasos para finalizar el año escolar en el sistema, incluyendo determinar el estado final de los alumnos (promovido o reprobado), generar certificados anuales, traspasar la información de los alumnos al próximo año, enviar las actas de calificaciones al Ministerio de Educación y generar las concentraciones de notas para los alumnos de cuarto medio.

1. “ Proceso de finalización de año” Estado Final del Alumno. Certificado Anual de Estudio. Inscripción y Matrícula 2009. Envío de Actas de Calificaciones. ¿Por qué alumnos no aparecen en actas? Concentraciones de Notas Agenda

2. Modulo “ Cierre de año ” Sección Estado final En esta sección se determinará qué alumnos aprueban o reprueban el año escolar, y posteriormente se podrá extraer el Certificado Anual de Estudios. 1.Estado final del alumno

3. Promoción A pesar de que en el módulo “ administración ” en la sección plan . Ha sido establecido el criterio de promoción el sistema no determinará si el alumno debe o no ser promovido. Este estado debe ser configurado uno a uno con cada alumno.

4. Alumnos Promovidos(1) Cuando el curso se ha seleccionado podremos ver la totalidad de los alumnos, el promedio obtenido y el porcentaje de asistencia hasta ese momento . Al ingresar al módulo “ Cierre de año ” sección Estado final se debe escoger el curso del que se desea ver la información.

5. Alumnos Promovidos (2) Existen 3 estados: - Promovido - Reprobado por Inasistencia - Reprobado por Rendimiento

6. Casos Especiales Alumnos que no cumplen con los requisitos de promoción necesarios, debemos especificar los criterios de promoción en el cuadro de observaciones: Decreto y artículo por el cual el alumno es promovido. Ejemplo: Alumnos promovidos con porcentaje bajo el 85% Alumnos promovidos con promedio inferior a cuatro

7. Ejemplo Agregar el decreto y artículo mediante el cual se aprueba al alumno con asistencia inferior a la requerida. No se debe olvidar guardar la información tras cada cambio para que este tenga efecto.

8. 2.Certificado Anual de Estudio Cuando los alumnos tengan todos sus datos correctamente ingresados en cuanto a su estado final, se podrá extraer el Certificado Anual de Estudios, con la opción al lado derecho de la pantalla.

9. Certificado Anual de Estudio También es posible generar los certificados de todos los alumnos a la vez, seleccionando la opción al pié de página. Para los establecimientos que tengan modalidad dual para los alumnos de carreras técnicas, se deberá colocar un visto bueno en el recuadro correspondiente.

10. Certificado Tipo

11. 3.Inscripción y matrícula 2009 Como primer paso debemos comunicarnos con la mesa de ayuda para solicitar el traspaso de estructura. Entonces las ejecutivas realizaran un traspaso de la información al año siguiente.

12. Traspaso año siguiente La información que se traspasará será la siguiente : Modulo Administración Colegio Tipos de enseñanza Plan Periodos de clases Grados Profesores Personal no docentes Cursos Asignaturas

13. Traspaso año siguiente

14. Traspaso año siguiente

15. Traspaso año siguiente

16. Traspaso año siguiente

17. Traspaso año siguiente

18. Traspaso año siguiente

19. Traspaso año siguiente

20. Traspaso año siguiente

21. Traspaso año siguiente

22. Traspaso año siguiente

23. 3.Inscripción y matrícula 2009 Módulo “ Cierre de año ” - Sección Insc. Alumnos regulares A través de esta opción se podrá traspasar a los alumnos de un año a otro, inscribiéndolos automáticamente.

24. Inscripción 2009 (1) En la sección aparecerá el listado de alumnos correspondiente al curso escogido. Seleccionar del listado los alumnos a traspasar colocando un visto bueno en los recuadros bajo la opción “Inscribir”. Si se desea seleccionar el listado completo es recomendable hacer clic en el recuadro superior con la opción “Inscribir”.

25. Inscripción 2009 (2) Al lado derecho de la pantalla se podrá ver el curso de destino de los alumnos, lo cual depende del estado final que tengan. De este modo: Los alumnos Promovidos serán inscritos en el 2009 en el curso sucesivo al que estuvo el 2008. Los alumnos Reprobados serán inscritos el 2009 en el mismo curso en el que estuvo el 2008.

26. Matrícula 2009 Para verificar el correcto traspaso de la información y proceder a la matrícula del alumno, es necesario posicionarse en el año 2009 e ingresar en el módulo Inscripción y matrícula, sección Matricular. Acá se verán los alumnos ya inscritos y se les deberá colocar el número de matrícula y el curso correspondiente a su registro del próximo año.

27. Matricular o eliminar. En caso que el alumno no sea matriculado, independiente el motivo, puede ser borrado sin afectar información de años anteriores. Se debe seleccionar al alumno con el recuadro anterior al nombre y luego “Eliminar”.

28. 4.Envío de Actas de Calificaciones Es posible generar las actas de calificaciones para enviar al RECH desde nuestra plataforma, pero se deben seguir ciertos pasos para asegurar que la información esté correcta y evitar posible errores.

29. Actas de Calificaciones Módulo RECH: - Sección Actas de Calificaciones

30. Paso 0: Diagnosticar datos Previo a la generación de las actas se realiza un diagnóstico, a fin de prevenir posibles errores en los datos enviados.

31. Diagnosticar datos (1) Se selecciona uno a uno cada diagnóstico y se presiona la opción de “Diagnosticar” Se desplegará una ventana que mostrará los errores, en caso de haber alguno, o confirmará que el archivo está correcto.

32. Paso 1: Generación de Actas y Verificación En casos especiales, es necesario ingresar observaciones para cursos determinados, lo cual se realiza en el Paso 1. El sistema completa automáticamente como observación los casos de los profesores “Habilitados” para hacer clases.

33. Paso 2: Generación de archivos para envío electrónico

34. Generación de Archivos (1) Se deberán seleccionar los archivos uno a uno y luego “Generar”. Se recomienda crear una carpeta en su escritorio para guardar los archivos generados.

35. ¿Por qué alumnos no aparecen en actas? A fin de fomentar las buenas prácticas en el sistema les recordamos que si un alumno no aparece en el acta de calificación, pueden deberse a alguno de los siguientes motivos: 1-. El alumno ingresó a clases y se dio de baja del establecimiento, como plazo máximo el día 30 de Abril. 2-. El alumno fue matriculado en un determinado curso y posteriormente fue cambiado de curso, terminando su año escolar en el curso al que fue cambiado. En el acta, el alumno no aparecerán en el curso inicial.

36. ¿Porqué alumnos no aparecen en actas? 3-. El alumno fue matriculado en una fecha posterior al 30 de Noviembre. 4-. El alumno puede no tener seleccionada en la plataforma SinedUC, módulo “Rech”, sección “Datos de Alumnos”, la opción que señala “Considerado en Actas de Calificaciones”. 5-.El alumno posee un rut provisorio otorgado por SinedUC.

37. 5. Concentración de Notas Para generar las Concentraciones de Notas de los alumnos de 4to medio es necesario ingresar al módulo cierre de año sección concentración de notas

38. Para generar las Concentraciones de Notas de los alumnos de 4to medio, es necesario ingresar toda la información de los años anteriores. En caso que un alumno no haya cursado todos los años en el mismo establecimiento, sus datos se ingresarán en el módulo “ Alumnos ”, sección Expedientes Externos. 5. Concentración de Notas

39. Expedientes Externos Posicionado en el año 2008, se debe seleccionar el curso en el que está el alumno al que se le ingresarán los datos de años anteriores. Luego, seleccionar al alumno y “Nuevo”.

40. Expedientes Externos Se deberá completar la ficha con las diferentes asignaturas y el promedio de cada una. Las asignaturas que son conceptuales no se pueden ingresar, ya que las asignaturas que no son ponderables no es obligatorio incorporarla en las concentraciones.

41. Recomendación Si un colegio nos ha enviado archivos de Actas en TXT de años anteriores, deben verificar que todos los datos ingresados manualmente estén completos, para que sea posible visualizar toda la información. Algunos de estos datos son: - Número de orden y matrícula de los alumnos. - Fechas de ingreso y de matrícula de los alumnos. - Planes y programas de educación para cada curso.