El documento presenta un proyecto de base de datos en Access para el control de inventarios de una empresa. Explica la justificación y evolución de las bases de datos, el problema a resolver, los objetivos de crear un sistema en Access para consultas, actualizaciones y organización de la información de inventarios. También incluye antecedentes históricos, el marco de referencia del software Zeus Inventarios SQL, y los requerimientos técnicos necesarios.

1. PROYECTO INTEGRADOR 2013-2
BASES DE DATOS
Presentado por:
CARLOS EDUARDO BARRIOS RODRIGUEZ
MARIA ANGELICA MORENO ORDOÑEZ
LUISA FERNANDA RAMIREZ ACUÑA
Presentado a:
PATRICIA RODRIGUEZ
FORMULACION DE PROYECTOS
FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MATEO
Bogotá D.C. 2013

2. JUSTIFICACIÓN
La palabra base de dato se dio a conocer por primera vez en 1963 en california en un
simposio aunque ya se habían utilizado no se les había dado nombre.
Los orígenes de las bases de datos se remontan a la Antigüedad donde ya existían
bibliotecas y toda clase de registros e investigaciones. Además también se utilizaban
para recoger información sobre las cosechas, recolectas y censos. Sin embargo, su
búsqueda era lenta y poco eficaz y no se contaba con la ayuda de máquinas que
pudiesen reemplazar el trabajo manual.
Posteriormente, el uso de las bases de datos se amplió a partir de la necesidad de
almacenar grandes cantidades de información o datos. Sobre todo, desde la aparición
de los primeros ordenadores, el concepto de bases de datos ha estado siempre ligado a
la informática.
A partir de la información que reunía se le conoció con el nombre de bases de datos en
soportes legibles para ser manejas tanto en el presente como en el futuro al ser
modificadas. Se pueden recuperar de acuerdo a un buen manejo que se le dé a la
información.
Las bases de datos son programas y/o sistemas gestores para ser utilizadas de una
forma rápida y estructurada. Las aplicaciones más usuales son para la gestión de
empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos
científicos con el objeto de almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos
se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los
datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos
de Carácter Personal (LOPD) y en México por la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental.
http://histinf.blogs.upv.es/2011/01/04/historia-de-las-bases-de-datos/

3. PROBLEMA
Las bases de datos están consideradas dentro de una organización, como el
mecanismo esencial para el control y el manejo eficaz de la información.
Para comprender esta importancia es necesario saber porque se originaron, la
evolución que han tenido a través del tiempo y como esta ha contribuido al desarrollo
de las empresas en el manejo de los datos en cada una de sus áreas.
Las bases de datos se crearon en la década de los 50 y para los ordenadores se
convirtió en una gran herramienta, en la década de los 60 se crearon las bases de
datos jerárquicas las cuales enlazan registros en estructura de árbol donde un nodo de
información puede tener varios hijos nodos es decir relación de uno dato a varios y
tiempo después surgen las bases de datos de red que es la relación e interacción de
varios datos o relación muchos a muchos.
Con la implementación de estas clases de bases de datos y la revolución informática y
tecnológica hoy en día podemos encontrar software o programas que ayudan al manejo
de la información entre ellos tenemos al conocido Excel, ACCESS, entre otros como
PostgreSQL, Firebird, SQLite DB2 Express-C, MariaDB.
Pero lo que ha generado la implementación de estas bases de datos ha sido los
problemas que continuamente se evidencian en las empresas al tener los datos o
registros almacenados en múltiples lugares lo que genera la duplicación,
inconsistencias y si están mal registrados la información no es veraz y confiable.
No se genera una confidencialidad en los datos, esto se da porque no hay un patrón de
administración que codifique y evalué los permisos de acceso para cada una de las
Áreas, pues no todas requieren tener el acceso total.
Es importante hacer esta pregunta ¿Cómo generar una base de datos en ACCESS, que
permita hacer procesos de consultas, actualización y organización de la información en
el control de inventarios de una empresa?
http://elies.rediris.es/elies18/522.html
https://sites.google.com/site/basededatostareainfo/programas-para-el-manejo-de-base-de-datos

4. OBJETIVO GENERAL
Generar una base de datos en ACCESS, que permita hacer procesos de consultas,
actualización y organización de la información en el control de inventarios de una
empresa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1) Organizar la información que compondrá el sistema de control de
Inventarios de la empresa.
2) Planear el diseño de la estructura que conformara la base de datos.
3) Desarrollar en ACCESS el sistema de información de inventarios
planteado.
4) Presentar el sistema de información realizado.

5. ANTECEDENTES
En referencia a las bases de datos utilizadas en procesos empresariales, es importante
saber cómo ha sido su evolución a través del tiempo, la primera forma de relacionar un
proceso laboral o empresarial con la posible aplicación de un sistema de información ,
lo propuso Herman Hollerit , considerado en el año 1884 como el primer científico
estadístico, quien creó una computadora
llamada “MAQUINA AUTOMATICA
PERFORADORA DE TARJETAS” la cual funciono para este periodo en el proceso de
los censos realizados en Estados Unidos y fue de gran beneficio puesto que para poder
generar algún tipo de deducción tardaban por lo menos 7 años pero con esta máquina
se reducen los tiempos a 2 años y medio. Esta máquina generaba datos como
nacimientos, población infantil y que tantas familias existían, usaba un sistema de
procesamiento de las tarjetas y la tabulación de resultados.
En esa mismo periodo existía otra máquina perforadora conocida como Babbage, pero
no era competencia para la de Hollerit, pero no tenían la misma funcionalidad, la
máquina de hollerit en cada perforación emitía un comando un perforación = un
número, dos perforaciones= un letra. Compuesta por una perforadora y un lector, donde
se podían leer cada uno de los orificios y con el contacto eléctrico del plano inferior de
mercurio enviaba datos a una unidad.
Con esta creación la tecnología toma fuerza con la implementación de los
computadores.
En la década de los 50 se generan las llamadas cintas magnéticas, que consistían en la
lectura de una o más cintas de las cuales se pasaba a una sola toda la información,
incluso podían leer los datos de las tarjetas perforadoras. Este sistema es conocido
como Backup o copia de Seguridad, generando una cinta Maestra con la información
más relavante, estas se utilizaban en procesos de Nomina como el aumento en los
salarios.
En la década de los 60 se introducen al mercado los llamados Discos, los cuales
sistematizaban y almacenaban mayores cantidades de datos, lo cual contribuyo a
ahorrar tiempo en los procesos recopilación y preparación de la información, adicional
que determino el nacimiento de las bases de datos de red y jerárquicas. la facilidad en
manipulación contribuyo a que se pudieran guardar los datos con estructura de árbol o
como lista.
https://cursos.aiu.edu/Base%20de%20Datos/pdf/Tema%201.pdf
http://www.eui.upm.es/museo_virtual/4g/efcodd

6. La consolidación de las bases de datos, fueron evidenciadas por
Edgar Frank Codd (1923-2003), Científico informático, estudia sobre el modelado de los
datos quien para el año de 1970 realiza un trabajo llamado "Un modelo relacional de
datos para grandes bancos de datos compartidos". Es así que nacen las bases de
datos relacionales.
Edgar Frank Codd destaca 3 maneras de llevar las Formas Normales que se aplican
para la normalización de sistemas de bases de datos, una de ellas lleva su nombre
Boyce-Codd.
Este importante aporte a los sistemas de información relacional fue tomado por o Larry
Ellison quien desarrollo un modelo de base de datos conocida como ORACLE, la cual
consiste en un aprovechamiento de las transacciones, por su estabilidad, escalabilidad
y multiplataforma.
El sistema relacional no pudo ser implementado en su totalidad por su rendimiento y no
podía competir con las bases de datos de red y jerárquicas. Esto hizo que surgiera el
modelo IBM (International Business Machines) con el cual se desarrollo un sistema
eficiente relacional llamado system R.
En la época de los 90 las bases relacionales toman fuerzan por implementación de sus
propiedades como las filas, tablas y columnas, su nivel de programación era
relativamente bajo y su manejo fácil.
Todos los avances tecnológicos han generado el estudio de nuevos programas y
lenguajes informáticos uno de ellos es el SQL, el cual está diseñado para el análisis de
grandes cantidades de datos y facilidad en la consolidación y automatización de los
diferentes datos, que ayudan a la especificación de cada uno de ellos.
En la década final de los 90 aparece WWW (Word Wide Web) facilitaba aun más la
consulta de bases de datos, posee una gran capacidad de almacenamiento y su
actualización y soporte es permanente.
En la actualidad existen diferentes programas que facilitan el procesamiento de grandes
cantidades tales como:
Excel, ACCESS, entre otros como PostgreSQL, Firebird, SQLite DB2 Express-C,
MariaDB.
https://cursos.aiu.edu/Base%20de%20Datos/pdf/Tema%201.pdf
http://www.eui.upm.es/museo_virtual/4g/efcodd

7. MARCO REFERENCIAL
Nuestro proyecto está enfocado en el desarrollo y la generación de una base de datos
que realice procesos de consultas, actualización y organización de la información en el
control de inventarios de una empresa. Para este proceso tenemos como referencia el
siguiente Software Zeus® Inventarios SQL, el cual por su estructura es un sistema que
facilita los procesos de inventarios de manera eficiente, garantizando la reducción de
costos y de tiempo en dichos procesos.
Funciona mediante una red local y con conexión a internet, se orienta en el desarrollo
eficiente de las compras y la gestión de ventas, manteniendo un óptimo control sobre
los inventarios, los costos de los mismos, el historial y la disponibilidad de los
productos, esto enlazado con el manejo contable que maneje la empresa.
La relación que maneja este software es de Cliente/Servidor bajo el lenguaje Microsoft®
Visual Basic y Microsoft® SQL, lo cual ha logrado que se puedan intercomunicar los
programas Zeus® EXCEL, con Zeus® y Microsoft® EXCEL, haciendo de este programa
el más eficiente.
Su estructura se basa en los siguientes campos:
1. COMPRAS
Comienza por la requisición, permite un control total sobre la compra y el
proveedor contiene un catalogo de proveedores posibles, lleva al usuario paso a
paso a solicitar dichas cotizaciones, hacer la orden de compra al proveedor,
registrarla, selección de artículos, recibo de la mercancía e ingreso de la misma.
También maneja el tema de las devoluciones. Esto hace que cada acción se
refleja en la línea de información de los inventarios como en la parte contable.
Brinda el control de los proveedores en tiempo real.
2. MAESTROS
Esta sección es utilizada para el tipo de manejo que se le quiera dar a los
productos ingresados al inventario, de ellos se pueden hacer diferentes
presentaciones, unificaciones, organizaciones en bodegas múltiples con niveles
jerárquicos, controles de lotes y todo tipo de parametrización.
http://www.zeustecnologia.com/public/product_get.aspx?cd_code_product=inventario&gclid=CPWR84OO2boCFejm7AodQS4AiQ

8. 3. MOVIMIENTOS
Aquí se tienen 4 grupos:
Ajuste a los inventarios
Traslados entre Bodegas
Transformaciones del Producto
Generación de Meet Tags (manejo de Códigos de Barras)
4. VENTAS
Elaboración de cotizaciones, con manejo de listas de precios, con la posibilidad
de generar múltiples pedidos para los clientes, esto ayudara para la facturación
total o parcial de los pedidos.
Control en la entrega de la mercancía afectando así el inventario
simultáneamente, y actualización de las cuentas que afectan la venta tales como
impuestos, cuentas de ventas, cuentas por cobrar llevo sus saldos del mismo
modo.
5. INFORMES
Básicamente como su nombre lo indica es la posibilidad de generar consultas
exportarlas a Excel y desde ahí generar o hacer el tipo de presentación que se
requiera sobre el inventario.
6. APROBACION DE DOCUMENTOS
Es el seguimiento de cada uno de los procesos mediante una huella que registra
quien elaboro un determinado documento esto con el fin de tener un control lo
cual es fundamental para obtener los resultados esperados.
7. SEGURIDAD
La seguridad del programa esta enfatizado a la creación de perfiles de usuario
con restricciones según la parametrizacion que se tiene en la empresa, además
no permite la perdida de información si ocurren eventos eléctricos.
http://www.zeustecnologia.com/public/product_get.aspx?cd_code_product=inventario&gclid=CPWR84OO2boCFejm7AodQS4AiQ

9. 8. REPORTES Y CONSULTAS
Los reportes se desarrollo por el sistema de Cristal Report®, hace que el usuario
indique que clase de consulta o reporte desea obtener, puede hacer varios
procesos sin tener que salir de la misma pantalla, también permite exportar el
documento a diferentes formatos.
9. SISTEMA
Con la parametrización estipulada por la empresa, se pueden generar de manera
veraz y oportuna la apertura y los cierres de los periodos contables, genera
ajuste del inventario físico, por medio de los ciclos controla los documentos y los
procesos.
Las copias de seguridad se generan de manera automática sin tener que dejar
de ejecutar procesos o sacar usuarios del sistema.
PLATAFORMA TECNOLOGICA QUE MANEJA
Software Cliente/Servidor, Multicapas, desarrollados con Microsoft Visual
Basic y SQL server como manejador de datos.
Sistema completamente transaccional, garantizando la integridad de los
datos en todas las operaciones.
Operatividad remota a través de internet.
Sistema altamente seguro. No permite que el usuario pueda alterar la
información por base de datos.
Exportación de reportes a cualquier formato de archivo (excel, texto, etc.),
funciones de búsqueda dentro del reporte e integración total con Microsoft
Excel.
Automatización de copias de seguridad utilizando las características del
administrador corporativo de SQL Server.
http://www.zeustecnologia.com/public/product_get.aspx?cd_code_product=inventario&gclid=CPWR84OO2boCFejm7AodQS4AiQ

10. REQUERIMIENTOS DEL SOFTWARE
Servidor de Datos (Opcional)
Estaciones de Trabajo
Windows Server 2003 o superior
Windows XP Professional o Superior
Base de datos Microsoft SQL 2005 o superior
Preocesador Pentium Dual Core, Xeon o superior a 2.83 Ghz
Ram 2 GB mínimo
Monitor a color VGA de resolución 800x600 mínimo
Tarjeta de Red Ethernet 10/10016 bits
Disco duro 120GB
Base de datos Microsoft SQL 2005 o superior
Procesador Pentium Dual Core, Xeon o superior a 2.83 Ghz
Ram 512 MB para Windows XP
Ram 1 GB para Windows Vista
Monitor a color VGA de resolución 800x600 mínimo
Tarjeta de Red Ethernet 10/10016 bits
Disco duro 80 GB
Teniendo en cuenta el anterior software Zeus® Inventarios SQL seguiremos su mismo
lineamento para el control de los productos y la generación de las consultas y reportes
del inventario, su estructura solida evidencia la capacidad de generar información
confiable, oportuna de manera dinámica sin mayor dificultad en este proceso. Esto hace
que se disminuyan los costos y el tiempo en cada ejecución, lo que contribuye a una
mejor rentabilidad y eficiencia en el departamento Contable y la empresa.
http://www.zeustecnologia.com/public/product_get.aspx?cd_code_product=inventario&gclid=CPWR84OO2boCFejm7AodQS4AiQ

11. MARCO CONCEPTUAL
Para llevar a cabo nuestro proyecto hemos consultado desde la historia de las bases de
datos, el porqué se han generado, la importancia de las mismas, hasta llegar a
consultar el software llamado Zeus® Inventarios SQL, que nos permite evidenciar
como se han creado nuevos sistemas capaces de llevar de manera sistematizada,
controlada y eficiente un proceso de inventario en una empresa.
Es importante para la ejecución de nuestro proyecto, tener como base los hechos
históricos y los conceptos del tema, en nuestro caso de los posibles sistemas que han
hecho que este proceso sea más rápido y de gran rentabilidad para el sector
empresarial.
Para generar nuestra base de datos en ACCESS, que permita hacer procesos de
consultas, actualización y organización de la información en el control de inventarios de
una empresa. Se debe tener una excelente clasificación y organización de la
información, sobre ella se plantea una estructura que permita la relación de cada una
de las entidades involucradas en tal proceso, siguiendo el lineamiento de Reportes y
Consultas del Software ya mencionado, mostrando como resultado final la generación
de consultas e informes esperados.
Lo que buscamos en comprobar que si se maneja la información como aquí se plantea
el posicionamiento y el tiempo de respuesta de las empresas a sus clientes o
proveedores será inmediata, lo cual repercute de manera positiva en el tema financiero
y estructural de la compañía.