Descripción de las funciones y herramientas paras la gestión de compras

1. Gestión de Compras Hecho por: Verónica Espinosa

8. Sistema ABC El sistema ABC es un método de clasificación de inventarios en función del valor contable (de coste o adquisición) de los materiales almacenados. Tradicionalmente, miles de artículos son almacenados en las empresas, especialmente en la industria manufacturera, pero sólo un pequeño porcentaje representa un valor contable lo suficientemente importante como para ejercer sobre él un estricto control. Por regla general, entre el 5 y el 15% de los artículos en inventario representan entre el 70 y el 80% del valor total del mismo. Estos artículos son clasificados como "artículos A". Los "artículos B" representan aproximadamente el 30% del total de artículos almacenados, pero sólo un 15% del valor total del inventario. Los "artículos C" constituyen generalmente el 50 - 60% de todos los artículos almacenados pero representan un modesto 5 ó 10% del total del valor del inventario. Un principio subyacente a la aplicación del análisis ABC es que cada tipo de artículos requiere distintos niveles de control. Así, a mayor valor de inventario, mayor control sobre el mismo. La clase A deberá ser controlada más estrechamente, sin embargo, las clases B y C requieren una atención menos estricta.

9. Sistema ABC El primer paso en la aplicación del análisis ABC es la clasificación de todos los artículos en cada una de las clases. Esto significa que a cada ítem en el almacén se le asigna un valor contable (de coste o de adquisición). Dicho valor se obtiene al multiplicar el coste unitario por la demanda anual de cada artículo. Posteriormente todos los artículos son ordenados en función de su valor. La clasificación resultante puede que no sea exacta, pero normalmente se aproxima bastante a la realidad en gran parte de las empresas. El siguiente paso en el análisis ABC es determinar el nivel de control para cada tipo de item almacenado. El mayor esfuerzo de control se ha de realizar sobre los artículos "clase A". Esto se traduce en la necesidad de realizar una correcta previsión de la demanda y en implementar un estricto sistema de registro de los movimientos en almacén. Al mismo tiempo se debe implementar el sistema más apropiado de control de inventario (determinístico, probabilístico; de cantidad o período fijo, etc.). Los artículos B y C requieren un control menos estricto. Así se pueden mantener stocks de seguridad mayores en este tipo de ítems sin temor a incurrir en costes excesivamente elevados. En estos casos no es necesario implementar sistemas de control de inventarios, siendo suficiente el mero control visual directo.

10. Sistema ABC (Activity Based Costing)

12. Demanda EOQ (Economic Order Quantity) El modelo considera los siguientes parámetros: D : Demanda. Unidades por año S : Costo de emitir una orden H : Costo asociado a mantener una unidad en inventario en un año Q : Cantidad a ordenar La siguiente fórmula muestra el modelo EOQ que determina la cantidad óptima de pedido:

13. Demanda EOQ (Economic Order Quantity) La altura de cada triángulo representa el tamaño óptimo de pedido que minimiza la función de costos totales. La base del triángulo es el tiempo que pasa desde que se recibe la orden hasta que se termina el lote (este tiempo se conoce como el tiempo de ciclo). Adicionalmente se puede identificar el punto de reorden (ROP = d (demanda diaria) * TE (tiempo de espera)) que es un nivel crítico de inventario de modo que cada vez que el inventario llegue a ese nivel se hace un pedido de Q* unidades. Dado que existe un tiempo de espera (conocido) desde que se emite la orden hasta que se dispone del lote, una vez que se termina el inventario se dispone inmediatamente del nuevo lote y de esta forma no existe quiebre de stock.

14. Stock de Seguridad Cuando la demanda no es estática ni estacional, que ocurre en la mayoría de los casos, se determina que este se comporta de manera gaussina. Esto no es aplicable para productos perecederos o con rápida obsolescencia. Estas consideraciones valen para demandas provenientes de datos históricos. Al no poder medir el costo de ruptura de stock, se procede a fijar un Nivel de Servicio; un porcentaje de los casos en que aseguramos un abastecimiento del ítem considerado. Fijar éste nivel de servicio ( por familias de artículos, por localidades) es parte fundamental de la definición de una política de inventarios. Un nivel de servicio del 90 % significa que sólo admitimos que en el 10 % de los casos no tengamos stock. Su fijación es una decisión gerencial.

16. Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son Sistemas de Información Gerenciales que integran y manejan muchas de las prácticas de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios. La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad, y el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos. En la actualidad el sistema ERP mas utilizado en las grandes empresas es el denominado SAP . Por lo general, todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. En adición a la manufactura, almacenamiento, logística e información tecnológica, a las que se les podrían incluir la contabilidad, recursos humanos, mercadotecnia y administración estratégica

17. Planificación de Requerimientos de Material (MRP) El Planificador de Requerimiento de Materiales (MRP), es el sistema de planificación de materiales y gestión de stocks que responde a las preguntas de, cuánto y cuándo aprovisionarse de materiales. Este da por órdenes las compras dentro de la empresa, resultantes del proceso de planificación de necesidades de materiales. Una definición más simple diría que MRP es una herramienta básica para efectuar la función de planificación detallada de materiales, en la fabricación de piezas componentes y su ensamble como artículos terminados. Su objetivo es, por tanto, proporcionar la pieza correcta en el momento correcto para satisfacer los programas de productos terminados.

18. Just in Time Justo a Tiempo (Just-in-Time) es una metodología japonesa (Yasuhiro, 1998) que se viene utilizando desde principios de la década del 70 en numerosas industrias japonesas. Toyota fue la pionera en su desarrollo e implementación, originalmente Justo a Tiempo se centraba en una producción que cumpliera con precisión las exigencias de los clientes en cuanto a los tiempos de entrega, calidad sin defectos y la cantidad justa, tanto para el cliente final como para la consecución de otro proceso en la línea de producción. En definitiva, el método Justo a Tiempo busca lograr sistemas de producción y distribución capaces de reducir los lapsos de producción desde la entrada de la materia prima hasta la terminación del producto, para ajustarse a las fluctuaciones de la demanda, evitar desequilibrios de existencias, excesos de equipos y personas, y disminuir costos a través de la supresión de procesos innecesarios o contraproducentes. Justo a Tiempo asegura la llegada de la materia prima a la planta de procesamiento en el momento justo en que es requerido para la fabricación del producto. Para que Justo a Tiempo funcione, debe existir una coordinación impecable de los programas de producción entre los proveedores y el fabricante, de manera que ambos puedan cumplir la demanda aunque mantengan inventarios reducidos.