El objetivo global es conocer si el coste por tiempo dedicado a la gestión de las herramientas de web social utilizadas en las unidades de información está justificado por el retorno que se recibe de dicha inversión. La medición cuantitativa y cualitativa de los indicadores que ofrecen cada una de las herramientas de web social, que son gestionadas, permitirá saber el ROI (retorno de inversión) en relación con el coste del tiempo invertido.

1. GESTIÓN DEL PROYECTO:
MEDICIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE WEB SOCIAL
GESTIONADAS POR LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN.
José Luis Menéndez
Master en Gestión Documental

2. ÍNDICE
Denominación del proyecto 3
Definición de propósito enfoque 3
Diseño de la comisión 5
Estimación de recursos, tareas y tiempo 5
Objetivos y Acciones 10
Valoración del proyecto 11
Conclusiones 12
Gestor de Proyectos MsProject 14
Informes 19
Diagrama de Red 19
Diagrama de Gantt 21

3. 1. Denominación del proyecto.
1.1 Definición de propósito y enfoque:
What:
Primer propósito: El objetivo global es conocer si el coste por tiempo dedicado a la gestión de las
herramientas de web social utilizadas en las unidades de información está justificado por el retorno que
se recibe de dicha inversión.
Propósito fijo: La medición cuantitativa y cualitativa de los indicadores que ofrecen cada una de las
herramientas de web social, que son gestionadas, permitirá saber el ROI (retorno de inversión) en
relación con el coste del tiempo invertido. A continuación se relacionan los indicadores cuantitativos y
cualitativos de cada una de las herramientas que se van a medir:
Facebook:
Indicadores cuantitativos
• Total de fans
• Fans nuevos
• Fans eliminados
• Interacciones: Número total de comentarios, publicaciones en el muro y votos de "Me gusta".
• Comentarios
• Publicaciones en el muro
• Me gusta
• Calidad de mensaje: puntuación que mide cómo de interesante es tu contenido para los
usuarios de Facebook. Una calidad de mensaje alta indica material que despierta mayor interés
en los usuarios.
• Vistas de la página: número de veces diarias que han sido visitadas las páginas del perfil.
• Vistas únicas de página: Número total de visitas únicas a una página determinada del perfil
• Consumo de Medios: Total de fotos vistas, Audio escuchado y tus videos vistos para el
contenido que has subido a tu página
• Reproducciones de video
• Visionado de fotos
• Reproducciones de audio
• Críticas
Indicadores cualitativos
• Comentarios constructivos sobre las publicaciones en el muro
• Comentarios negativos sobre las publicaciones en el muro
• Sugerencias de nuevos recursos electrónicos
• Sugerencias para incluir nuevos servicios en el perfil
Flickr:
Indicadores cuantitativos
• Vistas de fotos
• Comentarios
• Contactos: otros usuarios que agregaron nuestro perfil como contacto
• Favoritas

4. Indicadores cualitativos
• Comentarios constructivos sobre las fotos de la galería
• Comentarios negativos sobre las fotos de la galería
• Sugerencias para la carga de nuevas fotos
YouTube:
Indicadores cuantitativos
• reproducciones del canal
• suscriptores
• comentarios
Indicadores cualitativos
• Comentarios constructivos sobre el contenido del canal
• Comentarios negativos sobre el contenido del canal
• Sugerencias para la carga de nuevos videos
Red Social
Indicadores cuantitativos
Usuarios
• Total de visitas
• Visitas de nuevos usuarios
• Visitas de usuarios recurrentes
• Páginas vistas
• Usuario único absoluto
Fuentes de tráfico
• Trafico directo
• Sitios web de referencia
• Motores de búsqueda
Contenido
• Páginas vistas
• Páginas vistas únicas
Indicadores cualitativos
• Comentarios constructivos sobre las publicaciones en los diferentes servicios
• Comentarios negativos sobre las publicaciones en los diferentes servicios
• Sugerencias de nuevos recursos electrónicos y/o multimedia
• Sugerencias para incluir nuevos servicios en la red social
Where: El coste por tiempo dedicado a la gestión de las herramientas de web social servirá para
cualquier unidad de información.

5. When: La gestión de dichas herramientas se realizará diariamente, mientras que las mediciones y su
posterior interpretación se concretan en períodos trimestrales, creando tablas y gráficos que indiquen la
evolución de las mismas a lo largo de dichos trimestres.
How: No se ha encontrado modelo alguno mediante el cual seguir unas pautas, por lo que valga esta
metodología como primigenia para dicho objetivo global. Esta se concreta en su aplicación al contexto
concreto de nuestra UID.
Who: Esta metodología será elaborada por una comisión que estará integrada por dos miembros
permanentes (internos a la actual UID), con función de convocatoria, seguimiento, disolución o
reorganización de la comisión, y un miembro con asignación permanente de funciones.
1.2 Diseño de la comisión:
1.- Miembros permanentes:
Director de la Unidad de Información
Director adjunto de la Unidad de Información
2.- Miembro con asignación de funciones permanente:
Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información
1.3 Estimación de recursos, tareas y tiempo.
Fase 1. Preparación y diseño del proyecto.
Recursos Humanos:
Director de la Unidad de Información
Director adjunto de la Unidad de Información
Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información
Duración estimada de la fase: 4 días
Gastos de personal: 154,4
Material inventariable: Gasto estimado total de 600 euros = Proyector + pantalla (sala de reuniones) +
software (MsProject). Distribución aproximada: 200 euros por fase.
Material fungible: Se estima un gasto total aproximado de 30 euros en material fungible (material de
oficina, tóner de impresora, etc.), distribuido a efectos de la estimación en una asignación de 10 euros
por fase.
Viajes y dietas: No se estiman gastos.
Subcontrataciones: No se estima ninguna.

6. Tarea 1. Descripción del propósito y enfoque.
Tipo: secuencial
Objetivo: Definir el objetivo general del nuevo proyecto.
Metodología: Trabajo colaborativo de los miembros permanentes.
Tiempo estimado: 2 horas.
Recursos humanos:
Director de la Unidad de Información
Director adjunto de la Unidad de Información
Recursos económicos.
Gastos del personal: 44,6 euros
Director de la Unidad de Información: 12,5 x 2= 25 €
Director adjunto de la Unidad de Información: 9,8 x 2 = 19,6 €
Tarea 2. Diseño de la comisión del proyecto.
Tipo: secuencial
Objetivo: Designar a los miembros de la comisión de planificación (miembros internos y externos).
Delimitar sus funciones en el proyecto de gestión de las herramientas de web social, así como el tiempo
dedicado a colaborar en el mismo. .
Metodología: Trabajo colaborativo de los miembros permanentes.
Tiempo estimado: 2 horas.
Recursos humanos:
Director de la Unidad de Información
Director adjunto de la Unidad de Información
Recursos económicos.
Gastos del personal: 44,6 euros
Director: 12,5 x 2= 25 €
Director adjunto: 9,8 x 2 = 19,6 €
Tarea 3. Estimación de recursos, tareas y tiempo
Tipo: Secuencial
Objetivo: Previsión global de la duración del proyecto. Diseño de objetivos, tareas y estimación de
duraciones. Determinación de los costes que, en materia de recursos humanos, material inventariable y
fungible, conllevará la ejecución del proyecto.
Metodología: Trabajo colaborativo.
Tiempo estimado: 4 horas de trabajo colaborativo.
Recursos Humanos:
Director adjunto de la Unidad de Información (miembro permanente).

7. Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información (miembro interno).
Recursos económicos.
Gastos del personal: 65,20 euros
Director adjunto: 9,8 x 4 =39,20
Responsable de la Biblioteca Virtual: 6,5 x 4 =26
Fase 2. Formulación de los objetivos del proyecto.
Recursos Humanos:
Director de la Unidad de Información
Director adjunto de la Unidad de Información
Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información
Duración estimada de la fase: 2 días
Gastos de personal: 89,20
Material inventariable: Gasto estimado total de 600 euros = Proyector + pantalla (sala de reuniones) +
software (MsProject). Distribución aproximada: 200 euros por fase.
Material fungible: Se estima un gasto total aproximado de 30 euros en material fungible (material de
oficina, tóner de impresora, etc.), distribuido a efectos de la estimación en una asignación de 10 euros
por fase.
Viajes y dietas: No se estiman gastos.
Subcontrataciones: No se estima ninguna.
Tarea 1. Definición de objetivos.
Tipo: Secuencial
Objetivos: Concreción de los objetivos, y las tareas que deberán realizarse para el cumplimiento de los
mismos, en el curso del proyecto. Determinación de las secciones de la UID que se verán implicadas en
su implementación.
Metodología: Trabajo colaborativo de los miembros permanentes de la comisión.
Duración: 4h de trabajo colaborativo
Recursos Humanos:
Director de la Unidad de Información
Director adjunto de la Unidad de Información
Gastos del personal: 89,20 euros
Director: 12,5 x 4 = 50
Director adjunto: 9,8 x 4 = 39,20

8. Tarea 2. Elección de los indicadores cuantitativos y cualitativos.
Tipo: Secuencial
Objetivos: Aunque ya se han relacionado los indicadores cuantitativos y cualitativos a medir de cada
herramienta de web social en la “definición de propósito y enfoque”, hay que tener en cuenta que se
podrían dar modificaciones respecto a los indicadores elegidos ya que las propias herramientas van
añadiendo nuevos indicadores y estadísticas sobre los mismos. Así mismo, y tras un período de
evaluación de datos, es posible que indicadores que no han sido tenidos en cuenta en este momento
aumenten su relevancia al variar las posibilidades de contenido que ofrece cada herramienta.
Determinación de las secciones de la UID que se verán implicadas en su implementación.
Metodología: Trabajo colaborativo.
Duración: 4h de trabajo colaborativo
Recursos Humanos:
Director adjunto de la Unidad de Información
Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información
Gastos del personal: 65,2 euros
Director adjunto: 9,8 x 4 = 39,2
Responsable de la Biblioteca Virtual: 6,5 x 4 = 26
Tarea 3. Recogida de datos de los indicadores cuantitativos y cualitativos.
Tipo: Secuencial
Objetivos: Recogida de datos de los indicadores cuantitativos y cualitativos relacionados en el apartado
de “definición de propósito y enfoque” pertenecientes a las herramientas de la web social que se van a
medir.
Metodología: Trabajo colaborativo.
Duración: 4h de trabajo colaborativo
Recursos Humanos:
Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información
Gastos del personal: 26 euros
Responsable de la Biblioteca Virtual: 6,5 x 4 = 26

9. Fase 3. Comunicación y difusión.
Recursos Humanos:
Director de la Unidad de Información
Director adjunto de la Unidad de Información
Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información
Duración estimada de la fase: 3 días
Gastos de personal:
Material inventariable: Gasto estimado total de 600 euros = Proyector + pantalla (sala de reuniones) +
software (MsProject). Distribución aproximada: 200 euros por fase.
Material fungible: Se estima un gasto total aproximado de 30 euros en material fungible (material de
oficina, tóner de impresora, etc.), distribuido a efectos de la estimación en una asignación de 10 euros
por fase.
Viajes y dietas: No se estiman gastos.
Subcontrataciones: No se estima ninguna.
Tarea 1. Redacción de la versión final del proyecto.
Tipo: Secuencial
Objetivos: Redacción de una versión completa del proyecto (objetivos y tareas) para el personal interno,
y una abreviada para los departamentos de los que se depende: Vicedecanato de Investigación y
Vicedecanato de Ordenación Académica.
Metodología: Trabajo individual. Reunión extraordinaria de coordinación.
Duración: 4h de trabajo individual + 2h de reunión con la Directora de la Biblioteca IE para supervisión y
aprobación de la versión final del proyecto.
Recursos Humanos:
Director adjunto de la Unidad de Información
Director de la Unidad de Información (2h)
Estimación de recursos:
Gastos del personal: 83,8 euros
• Director de la Unidad de Información: 12,5 x 2 = 25
Director adjunto de la Unidad de Información: 9,8 x 6 = 58,8
HITO: Versión final del proyecto

10. 2. Objetivos y Acciones.
Objetivo: Mediciones cuantitativas y cualitativas de las herramientas de web social
gestionadas por la Biblioteca IE.
Acción Recogida de datos de los indicadores cuantitativos elegidos para cada
herramienta durante un período trimestral. Éste período de tiempo
se considera el más adecuado, dado que coincide con espacios de
tiempo académicos relevantes: inicio y final de la temporada y
exámenes del primer y segundo cuatrimestre.
Acción Creación de una pestaña por herramienta de web social en un
documento excell y su correspondiente gráfico, donde se relacionen
los datos pertenecientes a los indicadores cuantitativos elegidos. Esto
permitirá ver la evolución de cada uno de los indicadores.
Acción Recogida de datos de los indicadores cualitativos elegidos para cada
herramienta durante un período trimestral. Éste período de tiempo
se considera el más adecuado, dado que coincide con espacios de
tiempo académicos relevantes: inicio y final de la temporada y
exámenes del primer y segundo cuatrimestre.
Acción Creación de una pestaña por herramienta de web social en un
documento excell y su correspondiente gráfico, donde se relacionen
los datos pertenecientes a los indicadores cualitativos elegidos. Esto
permitirá ver la evolución de cada uno de los indicadores.
Sección responsable Biblioteca Virtual
Plazo de ejecución Primeros días del trimestre siguiente al que se va a medir.
Objetivo: Obtener el coste por tiempo diario empleado para la gestión de las herramientas de
web social.
Acción Extraer el coste que supone la gestión diaria de dichas herramientas, partiendo
del sueldo anual bruto que recibe, en este caso, el responsable de la Biblioteca
Virtual IE. Se estima dicho sueldo entre treinta días, y el resultado entre ocho
horas diarias de trabajo. El resultado se multiplica por dos horas, siendo esta
cantidad una media semanal, o por diez horas a la semana.
Acción Realización de una pestaña en el mismo documento excell donde se guardan los
indicadores cuantitativos y cualitativos con sus datos, en la que se relacionen los
costes semanales hasta tener un total trimestral. En este caso, se almacenan los
datos por semana dada la disparidad de estas en cuanto a la composición de un
mes.
Sección responsable Biblioteca Virtual
Plazo de ejecución Primer día de la semana siguiente a la que va a extraer el coste.

11. Objetivo: Comparar cada uno de los datos trimestrales de las mediciones con el coste
trimestral por tiempo empleado en la gestión de las herramientas de web social.
Acción Extraer el porcentaje trimestral de cada uno de los indicadores en relación con
el coste total de la gestión durante dicho tiempo.
Acción Realización de una pestaña en el mismo documento excell antes relacionado, y
su correspondiente gráfico, donde se reflejarán los porcentajes obtenidos
anteriormente.
Sección responsable Biblioteca Virtual
Plazo de ejecución Primeros días del trimestre siguiente al que se va a medir.
3. Valoración del proyecto.
Con la gestión de este proyecto se trata de crear una metodología que sirva para averiguar si la
gestión de las herramientas de web social que utilizan las Unidades de información reportan
un retorno de inversión (ROI), retorno que es medible en base a los porcentajes resultantes
entre la medición de los indicadores cuantitativos y cualitativos de cada una de dichas
herramientas y el coste por tiempo invertido en su gestión. Hay que tener en cuenta que, al no
contar con unos porcentajes de partida, la evolución en el tiempo marcará la relevancia o no
de dicho retorno, por lo que se estima una temporada académica como la adecuada, en orden
a obtener un mínimo de cuatro datos que describan dicha evolución. Cuanta más alta sea la
cantidad en los datos de las mediciones hechas de los indicadores en el mismo período de
tiempo, mayor será el porcentaje de retorno, dando lugar a un incremento de horas necesarias
para la gestión de dichas herramientas. El planteamiento contrario conllevaría, en principio, a
un gasto menor de tiempo en dicha gestión, y por último a la supresión de la herramienta en
particular.

12. 4. Conclusiones.
En principio la implementación de herramientas de web social en la Unidad de Información
tuvo como objetivo el aumento del posicionamiento web del sitio de la propia biblioteca. Más
adelante se constato que estas herramientas no podían ser meros enlaces entrantes, ya que al
ser mostradas durante las sesiones de formación que se imparten a la comunidad académica
el interés por encontrar información relevante dentro de estos perfiles y canales hizo que, a
través de fans y admiradores, nos diéramos cuenta de que debíamos ofrecer una
diferenciación dentro de estas herramientas si queríamos seguir manteniendo la fidelidad de
los accesos a ellas que estábamos teniendo.
Al desarrollar e implementar la posibilidad de realizar búsquedas y accesos directos a nuestro
fondo desde los diferentes perfiles, aún más constatamos, a través de nuevo de la sesiones de
formación, que gran parte de nuestros usuarios empezaba a utilizar estos canales de
comunicación como acceso a resultados y consultas de nuestro fondo, es decir que se estaban
convirtiendo en servicios exigidos sin que nos hubiéramos propuesto esto. Así, la gestión de
estas herramientas se empezó a hacer más necesaria, y por ende el tiempo que se necesitaba
para la misma.
Dado que nos encontramos actualmente en un punto de inflexión sobre la aplicación de
nuevos desarrollos en estas herramientas, se ha creído necesario empezar a medir ésta gestión
para poder justificar el tiempo que se emplea en la misma, de manera que se puedan llevar
adelante esos nuevos desarrollos o no. Por este motivo es de obligado cumplimiento la puesta
en marcha de este proyecto.

13. Gestor de proyectos. MsProject
1. Definición del proyecto
2. Tareas
3. Recursos
4. Informes
1. Definición del proyecto.
1.1. Definir el proyecto. Fecha estimada de comienzo.

14. 1.2. Períodos laborables del proyecto. Semana laboral.
1.3. Períodos laborables. Unidades de tiempo.

15. 2. Tareas
2.1. Lista de tareas.
2.2. Especificación de tareas.

16. 2.3. Organización de tareas.
2.4. Programación de tareas.

17. 3. Recursos
3.1. Recursos.
3.2. Reserva de recursos.
3.3. Asignación de recursos por tareas.

18. 4. Informes
4.1. Diagrama de red

20. 4.2. Diagrama de Gantt