CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...Congrés Govern Digital
Este documento describe los requisitos para implantaciones de archivo digital seguro en las entidades locales de Navarra y un modelo de auditoría. La Dirección General de Cultura de Navarra ha definido requisitos técnicos y funcionales que deben cumplir las plataformas de archivo digital, así como una metodología para evaluar el cumplimiento de dichos requisitos a través de auditorías. En 2021, la DG de Cultura llevará a cabo auditorías piloto en 4 entidades locales y difundirá sus requisitos y programa de acompañamiento para mejorar la gestión
El documento discute si el servicio archivístico es una etapa transversal o final en el proceso archivístico. Explica las etapas del proceso archivístico como organización de documentos, administración de archivos, conservación, descripción y servicio archivístico. Luego analiza los componentes que intervienen en el servicio archivístico como la documentación, información, servicios ofrecidos y usuarios.
El documento presenta un proyecto para diseñar un directorio virtual de proveedores de servicios y suministros para la gestión documental en Bogotá. El directorio busca ser una guía para organizaciones que necesiten contratar servicios como organización, almacenamiento, custodia, microfilmación o digitalización de documentos o adquirir suministros para su conservación. Actualmente no existe una herramienta que permita acceder de forma ágil a la información de los proveedores. El directorio virtual se pondrá a disposición en la web para consulta de usuarios.
Este documento describe las funciones y objetivos de un sistema ERP llamado Qubigo de Nextstep Informática. Qubigo integra las funciones de gestión empresarial y tiene un fuerte enfoque en el soporte de decisiones y gestión de clientes. El documento explica cómo Qubigo puede ayudar a reducir costos mediante el control de gastos, inventario, descuentos y compras, mejorar la gestión de cobranzas, y mejorar la relación con clientes a través del seguimiento y análisis de ventas y clientes. También presenta algunos casos
Este documento describe los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), que coordinan todos los recursos, información y actividades necesarias para completar los procesos comerciales como pedidos y facturación al mantener los datos en una base de datos central. Un ERP soporta la mayoría de las funciones de una empresa como fabricación, cadena de suministro, finanzas y gestión de clientes. Los ERP ofrecen ventajas como la normalización, mantenimiento más bajo y mejores capacidades de informes.
Presentación DEMO de la plataforma de gestión documental Adapting Document.
Contenidos:
- Características de Adapting Document
- Ventajas
- Aplicaciones
- Funcionalidades
- Casos y ejemplos
El documento describe el concepto de Social ERP, que incluye funcionalidades de redes sociales en los sistemas ERP para favorecer la colaboración entre usuarios, capturar el flujo de información de los procesos de negocio y disponer de mejor información. Se explican estos objetivos y se incluye un ejemplo de cómo una empresa usa estas herramientas sociales en el ERP para gestionar un pedido desde su captación hasta la resolución de problemas en la fabricación.
El documento presenta los conceptos clave relacionados con los costos y el presupuesto, así como las herramientas de control de gestión como el ERP, el tablero de comando y el balanced scorecard. Explica que el ERP permite identificar variables críticas, conocer la situación actual de una organización y definir objetivos claros en todos los niveles, siendo una herramienta ideal para que el contador público mejore la gestión empresarial.
CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...Congrés Govern Digital
Este documento describe los requisitos para implantaciones de archivo digital seguro en las entidades locales de Navarra y un modelo de auditoría. La Dirección General de Cultura de Navarra ha definido requisitos técnicos y funcionales que deben cumplir las plataformas de archivo digital, así como una metodología para evaluar el cumplimiento de dichos requisitos a través de auditorías. En 2021, la DG de Cultura llevará a cabo auditorías piloto en 4 entidades locales y difundirá sus requisitos y programa de acompañamiento para mejorar la gestión
El documento discute si el servicio archivístico es una etapa transversal o final en el proceso archivístico. Explica las etapas del proceso archivístico como organización de documentos, administración de archivos, conservación, descripción y servicio archivístico. Luego analiza los componentes que intervienen en el servicio archivístico como la documentación, información, servicios ofrecidos y usuarios.
El documento presenta un proyecto para diseñar un directorio virtual de proveedores de servicios y suministros para la gestión documental en Bogotá. El directorio busca ser una guía para organizaciones que necesiten contratar servicios como organización, almacenamiento, custodia, microfilmación o digitalización de documentos o adquirir suministros para su conservación. Actualmente no existe una herramienta que permita acceder de forma ágil a la información de los proveedores. El directorio virtual se pondrá a disposición en la web para consulta de usuarios.
Este documento describe las funciones y objetivos de un sistema ERP llamado Qubigo de Nextstep Informática. Qubigo integra las funciones de gestión empresarial y tiene un fuerte enfoque en el soporte de decisiones y gestión de clientes. El documento explica cómo Qubigo puede ayudar a reducir costos mediante el control de gastos, inventario, descuentos y compras, mejorar la gestión de cobranzas, y mejorar la relación con clientes a través del seguimiento y análisis de ventas y clientes. También presenta algunos casos
Este documento describe los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), que coordinan todos los recursos, información y actividades necesarias para completar los procesos comerciales como pedidos y facturación al mantener los datos en una base de datos central. Un ERP soporta la mayoría de las funciones de una empresa como fabricación, cadena de suministro, finanzas y gestión de clientes. Los ERP ofrecen ventajas como la normalización, mantenimiento más bajo y mejores capacidades de informes.
Presentación DEMO de la plataforma de gestión documental Adapting Document.
Contenidos:
- Características de Adapting Document
- Ventajas
- Aplicaciones
- Funcionalidades
- Casos y ejemplos
El documento describe el concepto de Social ERP, que incluye funcionalidades de redes sociales en los sistemas ERP para favorecer la colaboración entre usuarios, capturar el flujo de información de los procesos de negocio y disponer de mejor información. Se explican estos objetivos y se incluye un ejemplo de cómo una empresa usa estas herramientas sociales en el ERP para gestionar un pedido desde su captación hasta la resolución de problemas en la fabricación.
El documento presenta los conceptos clave relacionados con los costos y el presupuesto, así como las herramientas de control de gestión como el ERP, el tablero de comando y el balanced scorecard. Explica que el ERP permite identificar variables críticas, conocer la situación actual de una organización y definir objetivos claros en todos los niveles, siendo una herramienta ideal para que el contador público mejore la gestión empresarial.
El documento trata sobre un sistema de gestión documental. Explica que un sistema de gestión documental son programas de gestión que disponen de documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficaz. También describe las fases para implantar un sistema de gestión documental, las características que debe tener según el decreto 2609 de 2012, y preguntas sobre la preservación y selección de sistemas de gestión documental en una entidad que lo tiene implementado.
El documento trata sobre un sistema de gestión documental. Explica que un sistema de gestión documental son programas de gestión que disponen de documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficaz. También describe las fases para implantar un sistema de gestión documental, las características que debe tener según el decreto 2609 de 2012, y preguntas sobre la preservación y selección de sistemas de gestión documental en una entidad visitada.
El documento trata sobre un sistema de gestión documental. Explica que un sistema de gestión documental son programas de gestión que disponen de documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficaz. También describe las fases para implantar un sistema de gestión documental, las características que debe tener según el decreto 2609 de 2012, y preguntas sobre la preservación y selección de sistemas de gestión documental en una entidad que lo tiene implementado.
Este documento describe los sistemas de gestión documental y sus características. Define un sistema de gestión documental como un programa que organiza documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficiente. Explica que estos sistemas facilitan la gestión de la información a través de la organización, almacenamiento, recuperación y entrega rápida de información. También destaca las fases para implantar un sistema de gestión documental y las características que debe tener de acuerdo con la normativa colombiana.
El documento describe un proyecto para desarrollar un sistema web de control de mantenimiento para la Dirección General de Tecnologías de Información (DGTI) con el fin de automatizar los registros de mantenimiento de activos tecnológicos, agilizar los procesos y aumentar la productividad. El sistema se entregará a fines de mayo a un costo máximo y cumplirá con las especificaciones técnicas provistas.
El documento presenta un proyecto para desarrollar un sistema web de control de mantenimiento para el departamento de soporte técnico de la Dirección General de Tecnologías de Información (DGTI) con el objetivo de automatizar los procesos manuales de registro y control de activos. Actualmente el departamento lleva estos registros de forma manual en hojas de papel lo que genera problemas de eficiencia, veracidad de la información y uso excesivo de recursos. El proyecto propone crear una aplicación web que permita registrar las fallas, reparaciones y hist
El documento describe el desarrollo de una aplicación de escritorio con tecnología .NET para administrar clientes, cortes y generar fichas hotspot de forma automática para un proveedor de servicios de internet inalámbrico. Se siguió el marco Scrum y se utilizó C# para el desarrollo, SQL Server 2019 como base de datos, y la librería iText para generar los documentos PDF. El sistema automatizó los procesos y redujo el tiempo de generación de fichas en un 94.96%, garantizando contraseñas únicas y permit
Este documento describe los sistemas de gestión documental y sus características clave según el decreto 1080 de 2015. Explica que estos sistemas permiten organizar, almacenar, preservar y recuperar la documentación de una organización de manera eficiente. Luego detalla los requisitos para implementar un sistema de gestión documental como organizar documentos, establecer plazos de conservación, garantizar la integridad de la información, entre otros. Finalmente, presenta las características mínimas que debe tener un sistema de este tipo.
Eurohelp es una empresa de consultoría informática y prestación de servicios que ofrece soluciones innovadoras y eficaces en el campo de las TICs.
¿Qué busca?
Profesionales con talento para incorporar en Bilbao, Donostia, Vitoria-Gasteiz, Santander, Zaragoza, Madrid, Barcelona y Baleares
¿Qué ofrece?
* Promoción profesional
* Proyectos innovadores
* Amplio abanico de tecnologías
* Formación continua
* Certificaciones oficiales
* I+D+I propio
* Gestión participativa
* Estabilidad profesional
Si quieres saber más, aquí tienes su propia presentación.
El documento habla sobre la importancia de la digitalización de documentos para estudiantes de Ciencia de la Información y la Documentación. Explica que la digitalización permite preservar, conservar y difundir la información de manera más eficiente. Luego describe los procesos y beneficios de la digitalización en archivos, centros de documentación y bibliotecas. Finalmente, detalla aspectos técnicos como equipos de digitalización y tratamiento de documentos electrónicos.
Este documento presenta un resumen del sistema de gestión documental implementado en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de Colombia. El ministerio implementó el sistema SIED en 2014 para reemplazar el sistema anterior JANO. SIED permite la gestión electrónica de documentos a través de un módulo de correspondencia. El sistema garantiza la integridad de la información mediante controles de acceso y certificación.
El documento presenta información sobre el uso de tecnologías de información y comunicaciones (TIC) en Alpina, una empresa líder en Colombia. Describe que Alpina utiliza el sistema Smar 12 de Oracle para integrar los procesos de todas sus áreas como compras, producción, transporte y almacenamiento. También explica cómo las TIC permiten la gestión eficiente de la información en tiempo real a lo largo de la cadena de suministro de la empresa.
Investigaciòn sistema de gestiòn documental nini garciaNini Garcia
Este documento describe los objetivos e implementación de un sistema de gestión documental en una entidad pública colombiana. Explica que el sistema Orfeo fue parametrizado para digitalizar documentos, facilitar el trámite electrónico y preservar la información de acuerdo a la ley. El objetivo del sistema es minimizar trámites y racionalizar recursos a través de la gestión digital de documentos.
Este documento describe el diseño e implementación de sistemas de bases de datos distribuidos para el Registro Civil de Nicaragua. Actualmente, el registro civil nicaragüense es centralizado y obsoleto, lo que genera procesos lentos y falta de disponibilidad y seguridad de la información. El diseño de un sistema distribuido permitiría agilizar trámites, mejorar la disponibilidad de la información desde cualquier ubicación y garantizar la seguridad y protección de los datos civiles. Sin embargo, la implementación de este tipo de sistemas es compleja debido a
Este documento describe los aspectos fundamentales de un sistema de gestión documental. Explica que este sistema permite organizar, almacenar, buscar y preservar documentos físicos y electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. También cubre requisitos como la indexación, almacenamiento y búsqueda de documentos, y características como la seguridad, interoperabilidad y accesibilidad de la información.
El documento presenta el informe de análisis para el desarrollo del sistema de información Softpyme-Inventario. El proyecto busca desarrollar un sistema de inventario para pymes que sea sencillo, económico y con soporte continuo. Se describen los objetivos del proyecto, los requerimientos funcionales y no funcionales, y los casos de uso principales como crear productos, registrar entradas y salidas de inventario, consultar productos, y generar reportes. El sistema permitirá a las pymes automatizar sus procesos de invent
Las tecnologías de la información y comunicaciones (TIC) juegan un papel fundamental en los procesos de Alpina, permitiendo la integración y optimización de funciones en toda la cadena de suministro. Sistemas como Smar 12 y EPC/RFID permiten el seguimiento en tiempo real de productos, inventarios y pedidos. Herramientas como Balanced Scorecard ayudan a alinear a los empleados con la visión de la empresa mediante el monitoreo de indicadores clave de desempeño. Las TIC brindan ventajas como mayor efici
Este documento describe la influencia de la tecnología, información y comunicación en la gestión de procesos y reingeniería. Explica que las TIC se han convertido en parte importante de nuestras vidas debido al surgimiento de Internet y servicios como correo electrónico y páginas web. También describe varias herramientas TIC que permiten automatizar procesos, gestionar documentos, videoconferencias y colaboración en equipo. Finalmente, señala que las TIC facilitan el diagnóstico y evaluación de procesos para su mejora
La documentación de los sistemas de información es esencial para proporcionar entendimiento a los usuarios y permitir auditorías. Debe explicar las características técnicas y funcionalidad del sistema. Además, es importante para enseñar a los usuarios a interactuar con el sistema y a los operadores a mantenerlo. Sin embargo, a menudo no se le da suficiente importancia a pesar de sus beneficios.
El documento describe el uso de tecnologías de información y comunicación (TIC) en Alpina S.A. Identifica que Alpina utiliza el sistema Smar 12 de Oracle para gestionar procesos en todas las áreas de manera eficiente. Las TIC permiten la integración de procesos logísticos como compras, producción, transporte y almacenamiento. También se utilizan sistemas EPC/RFID que permiten el rastreo y seguimiento de productos a lo largo de la cadena de suministro con visibilidad completa.
El documento trata sobre un sistema de gestión documental. Explica que un sistema de gestión documental son programas de gestión que disponen de documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficaz. También describe las fases para implantar un sistema de gestión documental, las características que debe tener según el decreto 2609 de 2012, y preguntas sobre la preservación y selección de sistemas de gestión documental en una entidad que lo tiene implementado.
El documento trata sobre un sistema de gestión documental. Explica que un sistema de gestión documental son programas de gestión que disponen de documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficaz. También describe las fases para implantar un sistema de gestión documental, las características que debe tener según el decreto 2609 de 2012, y preguntas sobre la preservación y selección de sistemas de gestión documental en una entidad visitada.
El documento trata sobre un sistema de gestión documental. Explica que un sistema de gestión documental son programas de gestión que disponen de documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficaz. También describe las fases para implantar un sistema de gestión documental, las características que debe tener según el decreto 2609 de 2012, y preguntas sobre la preservación y selección de sistemas de gestión documental en una entidad que lo tiene implementado.
Este documento describe los sistemas de gestión documental y sus características. Define un sistema de gestión documental como un programa que organiza documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficiente. Explica que estos sistemas facilitan la gestión de la información a través de la organización, almacenamiento, recuperación y entrega rápida de información. También destaca las fases para implantar un sistema de gestión documental y las características que debe tener de acuerdo con la normativa colombiana.
El documento describe un proyecto para desarrollar un sistema web de control de mantenimiento para la Dirección General de Tecnologías de Información (DGTI) con el fin de automatizar los registros de mantenimiento de activos tecnológicos, agilizar los procesos y aumentar la productividad. El sistema se entregará a fines de mayo a un costo máximo y cumplirá con las especificaciones técnicas provistas.
El documento presenta un proyecto para desarrollar un sistema web de control de mantenimiento para el departamento de soporte técnico de la Dirección General de Tecnologías de Información (DGTI) con el objetivo de automatizar los procesos manuales de registro y control de activos. Actualmente el departamento lleva estos registros de forma manual en hojas de papel lo que genera problemas de eficiencia, veracidad de la información y uso excesivo de recursos. El proyecto propone crear una aplicación web que permita registrar las fallas, reparaciones y hist
El documento describe el desarrollo de una aplicación de escritorio con tecnología .NET para administrar clientes, cortes y generar fichas hotspot de forma automática para un proveedor de servicios de internet inalámbrico. Se siguió el marco Scrum y se utilizó C# para el desarrollo, SQL Server 2019 como base de datos, y la librería iText para generar los documentos PDF. El sistema automatizó los procesos y redujo el tiempo de generación de fichas en un 94.96%, garantizando contraseñas únicas y permit
Este documento describe los sistemas de gestión documental y sus características clave según el decreto 1080 de 2015. Explica que estos sistemas permiten organizar, almacenar, preservar y recuperar la documentación de una organización de manera eficiente. Luego detalla los requisitos para implementar un sistema de gestión documental como organizar documentos, establecer plazos de conservación, garantizar la integridad de la información, entre otros. Finalmente, presenta las características mínimas que debe tener un sistema de este tipo.
Eurohelp es una empresa de consultoría informática y prestación de servicios que ofrece soluciones innovadoras y eficaces en el campo de las TICs.
¿Qué busca?
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El documento habla sobre la importancia de la digitalización de documentos para estudiantes de Ciencia de la Información y la Documentación. Explica que la digitalización permite preservar, conservar y difundir la información de manera más eficiente. Luego describe los procesos y beneficios de la digitalización en archivos, centros de documentación y bibliotecas. Finalmente, detalla aspectos técnicos como equipos de digitalización y tratamiento de documentos electrónicos.
Este documento presenta un resumen del sistema de gestión documental implementado en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de Colombia. El ministerio implementó el sistema SIED en 2014 para reemplazar el sistema anterior JANO. SIED permite la gestión electrónica de documentos a través de un módulo de correspondencia. El sistema garantiza la integridad de la información mediante controles de acceso y certificación.
El documento presenta información sobre el uso de tecnologías de información y comunicaciones (TIC) en Alpina, una empresa líder en Colombia. Describe que Alpina utiliza el sistema Smar 12 de Oracle para integrar los procesos de todas sus áreas como compras, producción, transporte y almacenamiento. También explica cómo las TIC permiten la gestión eficiente de la información en tiempo real a lo largo de la cadena de suministro de la empresa.
Investigaciòn sistema de gestiòn documental nini garciaNini Garcia
Este documento describe los objetivos e implementación de un sistema de gestión documental en una entidad pública colombiana. Explica que el sistema Orfeo fue parametrizado para digitalizar documentos, facilitar el trámite electrónico y preservar la información de acuerdo a la ley. El objetivo del sistema es minimizar trámites y racionalizar recursos a través de la gestión digital de documentos.
Este documento describe el diseño e implementación de sistemas de bases de datos distribuidos para el Registro Civil de Nicaragua. Actualmente, el registro civil nicaragüense es centralizado y obsoleto, lo que genera procesos lentos y falta de disponibilidad y seguridad de la información. El diseño de un sistema distribuido permitiría agilizar trámites, mejorar la disponibilidad de la información desde cualquier ubicación y garantizar la seguridad y protección de los datos civiles. Sin embargo, la implementación de este tipo de sistemas es compleja debido a
Este documento describe los aspectos fundamentales de un sistema de gestión documental. Explica que este sistema permite organizar, almacenar, buscar y preservar documentos físicos y electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. También cubre requisitos como la indexación, almacenamiento y búsqueda de documentos, y características como la seguridad, interoperabilidad y accesibilidad de la información.
El documento presenta el informe de análisis para el desarrollo del sistema de información Softpyme-Inventario. El proyecto busca desarrollar un sistema de inventario para pymes que sea sencillo, económico y con soporte continuo. Se describen los objetivos del proyecto, los requerimientos funcionales y no funcionales, y los casos de uso principales como crear productos, registrar entradas y salidas de inventario, consultar productos, y generar reportes. El sistema permitirá a las pymes automatizar sus procesos de invent
Las tecnologías de la información y comunicaciones (TIC) juegan un papel fundamental en los procesos de Alpina, permitiendo la integración y optimización de funciones en toda la cadena de suministro. Sistemas como Smar 12 y EPC/RFID permiten el seguimiento en tiempo real de productos, inventarios y pedidos. Herramientas como Balanced Scorecard ayudan a alinear a los empleados con la visión de la empresa mediante el monitoreo de indicadores clave de desempeño. Las TIC brindan ventajas como mayor efici
Este documento describe la influencia de la tecnología, información y comunicación en la gestión de procesos y reingeniería. Explica que las TIC se han convertido en parte importante de nuestras vidas debido al surgimiento de Internet y servicios como correo electrónico y páginas web. También describe varias herramientas TIC que permiten automatizar procesos, gestionar documentos, videoconferencias y colaboración en equipo. Finalmente, señala que las TIC facilitan el diagnóstico y evaluación de procesos para su mejora
La documentación de los sistemas de información es esencial para proporcionar entendimiento a los usuarios y permitir auditorías. Debe explicar las características técnicas y funcionalidad del sistema. Además, es importante para enseñar a los usuarios a interactuar con el sistema y a los operadores a mantenerlo. Sin embargo, a menudo no se le da suficiente importancia a pesar de sus beneficios.
El documento describe el uso de tecnologías de información y comunicación (TIC) en Alpina S.A. Identifica que Alpina utiliza el sistema Smar 12 de Oracle para gestionar procesos en todas las áreas de manera eficiente. Las TIC permiten la integración de procesos logísticos como compras, producción, transporte y almacenamiento. También se utilizan sistemas EPC/RFID que permiten el rastreo y seguimiento de productos a lo largo de la cadena de suministro con visibilidad completa.
Business Plan -rAIces - Agro Business Techjohnyamg20
Innovación y transparencia se unen en un nuevo modelo de negocio para transformar la economia popular agraria en una agroindustria. Facilitamos el acceso a recursos crediticios, mejoramos la calidad de los productos y cultivamos un futuro agrícola eficiente y sostenible con tecnología inteligente.
José Luis Jiménez Rodríguez
Junio 2024.
“La pedagogía es la metodología de la educación. Constituye una problemática de medios y fines, y en esa problemática estudia las situaciones educativas, las selecciona y luego organiza y asegura su explotación situacional”. Louis Not. 1993.
1. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
YULIETT ANDREA VEGA AVILA
Tutora
Luz Marina Arias González
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
ARMENIA - QUINDIO
2015
2.
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10.
11.
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13.
14.
15. CARACTERÍSTICASMÍNIMASQUEDEBEREUNIRUN
SISTEMADEGESTIÓNDOCUMENTAL.
Conformidad: Brindar la información que requieren los usuarios de las
diferentes entidades.
Interoperabilidad: Intercambiar información entre entidades, en busca
de un beneficio mutuo.
Seguridad: Confidencialidad y conservación adecuada de los
documentos.
Adición de Contenidos: Ingreso de nuevos contenidos.
Meta descripción: Acceso rápido a la información.
Neutralidad Tecnológica: Tener en cuenta recomendaciones
conceptos y normas, que permitan fomentar la presentación del
servicio.
Disponibilidad de Acceso: Los documentos electrónicos deben
asegurar la integridad.
Gestión Distribuida: La importación y exportación de documentos
debe ser de fácil manejo.
Diseño y Funcionamiento: La creación de documentos es para uso de
los usuarios.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24. RECURSOS ASIGNADOS AL PROYECTO
Implementación del Sistema de Gestión Documental
Defensoria del Pueblo
AÑO RECURSOS ASIGNADOS
RECURSOS
EJECUTADOS
% EJECUTADO
2013 $582.000.000 $582.000.000 100%
2014 $721.000.000 $721.000.000 100%
Total Recursos Asignados al Proyecto $1.303.000.000
25.
26.
27. Descripción Cantidades
Cumplimiento de las Actividades Contenidas en el Plan de
Trabajo - Capacitación y Talleres a desarrollar 2013 y 2014
1
Veintiuno (21) - Scanner Kodak i2400 Valor Unitario
$2,485,373 IVA Incluido
21
Veintiuno (21) - Scanner Cama Plana A3 Kodak Valor
Unitario $4,037,670 IVA Incluido
21
Veintiuna (21) Impresoras Zebra GK ETIQ Valor Unitario
$1,682,363 IVA Incluido
21
Veintiún (21) SW Kodak Capture Pro para i2400 Valor
Unitario $1,639,950 IVA Incluido
21
240 Rollos de cinta en cera negra de 110mm x 74
mts.(para (6) meses) Valor Unitario 25,448 IVA Incluido
240
240 Rollos de Etiquetas Adhesiva de 80mm x 30 mm Valor
Unitario $25,448 IVA Incluido
240
28.
29. Descripción Cantidades
Portal Publico Usuarios (2 Procesadores) Usuarios
Ilimitados
1
Laserfiche Avante Server for Oracle with Workflow 1
Laserfiche Usuario Nombrado 157
Laserfiche Usuario Full de Digitalización 21
Audit Trail - Advanced - Registro de Auditoria 1
Laserfiche Records Management Module (TRD) 1
Laserfiche Forms 1
SW Kodak Capture Pro para i2400 21
Radicador Correspondencia Postal Full 1
Brindar Soporte Técnico 1
Se efectuó por parte del contratista 4-72 la
presentación de la herramienta Laserfiche, la cual le
permitirá a la Defensoría del Pueblo administrar su
contenido empresarial ofreciéndole la búsqueda y
recuperación de imágenes, documentos y correos
electrónicos entre otros, mediante búsquedas
estructuradas o búsquedas por contenido (Full Text).
30.
31. En las Sedes Regionales relacionadas anteriormente, se
efectuó la instalación de hardware y software (Equipos de
cómputo, scanner, impresoras de sticker e insumos)
necesarios para la implementación y puesta en marcha
del sistema automatizado de gestión documental.
32. La meta fue cumplida en su totalidad, tanto en el nivel central como
en cada una de las regionales intervenidas, se efectuó la
instalación del hardware y software requerido en cada una de las
Ventanillas Únicas de Correspondencia, así mismo se efectuaron
las capitaciones de los funcionarios responsables del manejo del
software, así como la socialización a los demás funcionarios de la
entidad respecto a los nuevos procedimientos para la gestión de
comunicaciones oficiales.
33. La solución adquirida por la Defensoría del Pueblo provee una
interface Web (intranet) para permitir ejecutar las actividades
propias de la radicación de correspondencia que ingresa y/o
sale de la entidad.
34. De igual manera en el proceso de implementación de la fase la
herramienta implementada se logró la instalación del componente
denominado Post@l ® que provee los mecanismos necesarios para
ejecutar el proceso de Radicación junto con la integración necesaria con
el Administrador Documental y su componente de Flujo de Trabajo o
BPM documental.
Post@l presenta una interface Web para ejecutar en la intranet de la
entidad, en donde el funcionario de Radicación en ventanilla llena o
alimenta los índices o metadatos que permitirán luego su ubicación,
consulta y trazabilidad dentro del sistema.