1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
YISNEY ARIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA.
GESTION DOCUMENTAL II.
ARMENIA
2015
2. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
YISNEY ARIAS BENITEZ
TUTORA
LUZ MARINAARIAS GONZÀLEZ
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA.
GESTION DOCUMENTAL II.
ARMENIA
2015
3. INTRODUCCIÓN
Los archivos de una entidad son fuente de comprobación y de información de
todos los hechos y realizaciones reflejadas a través del tiempo, la información
que contienen y la forma cómo se encuentra ordenada son un claro reflejo de la
propia organización interna de la entidad.
Después de implementar un adecuado programa de gestión documental
debemos pensar en un futuro próximo donde se pueda manejar todos los
procesos de gestión por medio de un sistema que nos permita conservar la
integridad del documento y su autenticidad, de este mismo modo se colocaría
en practica la política de cero papel ayudando de una u otra forma a la
naturaleza.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología
idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos
sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos
convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de
documentos administrativos.
5. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Generalidades
Mantener la integridad
de los documentos,
mediante agrupaciones
documentales, en series y
subseries.
Ejecutar procesos de
eliminación parcial o
completa de acuerdo con
los tiempos establecidos en
las TRD o TVD
Permitir y facilitar el acceso y
disponibilidad de los
documentos de archivo por parte
de la ciudadanía y de la propia
entidad, cuando sean requeridos.Sin importar los procedimientos
tecnológicos que se utilizaron en
su creación se debe Preservar los
documentos y sus agrupaciones
documentales, en series y
subseries, a largo plazo.
Garantizar la autenticidad de los
documentos de archivo y la
información conexa (metadatos)
durante todo del ciclo de vida del
documento
Establecer plazos de
conservación y eliminación para
la información y los documentos
electrónicos de archivo en tablas
de retención documental (TRD)
y tablas de valoración
documental (TVD).
Organizar los documentos
físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a
través de cuadros de
clasificación documental.
6. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Conformidad Los sistemas de información deben proteger la gestión de la información en todos
los procesos administrativos de las entidades.
Interoperabilidad
Los sistemas de gestión documental deben tener la habilidad de intercambiar
información y utilizar la información intercambiada a lo largo del tiempo, basado en el
principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares
nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.
Seguridad Los sistemas de gestión documental deben garantizar la seguridad de la información
administrativa.
Metadescripción Generar metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos
sistemas y aplicativos.
Adición de contenidos
El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos
a los documentos, sin que se altere la autenticidad, el valor e integridad de los
documentos.
7. Diseño y funcionamiento En los sistemas de gestión documental la creación y obtención de los
documentos debe ser fácil para que los usuarios los manejen.
Gestión Distribuida El sistema debe permitir que se importe y exporte grandes cantidades de
documentos desde un sistema hacia otro.
Disponibilidad y acceso
Un sistema de gestión de documentos electrónicos debe garantizar la integridad
autenticidad, accesibilidad y comprensión de los documentos en su contenido
original, además permitir que sean procesados y reutilizados en cualquier momento.
Neutralidad tecnológica
La adopción de las tecnologías es de libre elección, pero teniendo en cuenta unas
recomendaciones, conceptos y normativas estipuladas por las entidades competentes
e idóneas en la materia, permitiendo prestar un servicio que utilice tecnologías de la
información eficiente, garantizando la libre y leal competencia, además su adopción
sea armónica con el desarrollo ambiental.
8. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema
de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado
con dicho sistema
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
Funcionario: Diana Borrero – Coordinadora Proceso De Gestión Documental
9. En el mes de agosto de 2014 se pone en
funcionamiento el Sistema de Gestión Documental del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, basado en
BPM (Gestión de Procesos de Negocio) y
específicamente el modulo destinado para el registro y
gestión de correspondencia. Esta herramienta
reemplaza al Sistema JANO, a partir del 2 de enero de
2014 todas las dependencias del Ministerio están
utilizando el Sistema de Información SIED para todos
los procesos de gestión por los que pasa cada
documento y el Sistema de Información JANO estará
con acceso solo para consulta.
10. Con el objetivo de generar una divulgación y socialización del nuevo Sistema de
Registro y Gestión de la Correspondencia SIED, el Grupo Gestión de Información
desarrollo campañas mensuales de capacitación a todos los funcionarios del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
SIED (Sistema Integrado documentos Electrónicos), su proveedor se llama
ESIGMA.
11. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para
la selección del sistema de Gestión de documentos?
El ministerio de Hacienda y Crédito Publico implemento el programa SIED primero
que todo por su política de papel cero, ya que todo documento es creado en el
sistema y direccionado a través de la red a cada departamento y emitida su respuesta
por el mismo medio, causando la disminución de papel en la entidad.
Por su robustidad permitir que importe y exporte desde un sistema hacia otro y
almacene las grandes cantidades de documentos que produce la entidad.
Permite que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, sin que se altere la
autenticidad, el valor e integridad de cada documento.
12. Por su facilidad en la creación y obtención de los documentos por cada uno de los
funcionarios.
13. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la
información en el sistema?
1. Desde los puestos de usuario, se darán de alta y catalogarán en la Plataforma
SGDEA los documentos a aportar a los expedientes y radicados y que
posteriormente se escanearán.
2. Desde la Plataforma SGDEA, para cada documento se podrá imprimir una
etiqueta o caratula que incluirá un código de barras identificativo del documento.
3. Sobre cada documento, se deberá colocar la etiqueta o caratula.
4. Los escáneres subirán el documento (PDF) resultante del escaneo a un servidor
vía FTP o repositorio compartido a través de un recurso de red.
Todo esto permitirá mantener la autenticidad de los documentos y un control de
los mismos.
14. El Ministerio de Hacienda esta certificado por certicamara que garantiza la
seguridad jurídica y tecnológica a las transacciones, comunicaciones,
aplicaciones y en general a todo proceso de administración de la información
digital con respaldo jurídico en las leyes nacionales.
15. CONCLUSIONES
• Las tecnologías se han convertido en un buen aliado de la documentación y de la
naturaleza, ya que permite reducir el consumo de papel y se vuelve más práctico
y eficaz el manejo y consulta de la información.
• Los sistemas de gestión documental permitirá a las entidades tener un control de
los documentos y certificar su autenticidad.
• Los Sistemas de gestión documental necesitan de la supervisión de un archivista
que proporcione todos sus conocimientos sobre la gestión documental.
• Su implementación hace posible que se aumente la productividad empresarial,
permitiendo la ubicación y manejo de información mas fácil.
16. REFERENCIAS
Decreto 1080 de mayo 26 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector Cultura. Tomado de:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DEC
RETO_10802015.pdf
