Este documento describe los sistemas de gestión documental y sus características. Define un sistema de gestión documental como un programa que organiza documentos científicos, culturales y técnicos de manera eficiente. Explica que estos sistemas facilitan la gestión de la información a través de la organización, almacenamiento, recuperación y entrega rápida de información. También destaca las fases para implantar un sistema de gestión documental y las características que debe tener de acuerdo con la normativa colombiana.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL II
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ALUMNO: ARODY VEGA TOVAR
DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS
GRUPO 4
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
SANTIAGO DE CALI 12 DE SEPTIEMBRE DE 2014

2. •2. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que
requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.
R/. Los sistemas de gestión documental son programas de gestión que
se encuentran en bases de datos disponiendo de una tecnología eficaz
para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos
sistemas ayudan a los aspectos fundamentales de los de gestión de
bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan
para la gestión de documentos administrativos.
Estos sistemas de gestión documental son de gran ayuda para las
organizaciones pues estos hacen labores que facilitan el manejo de la
información, organización, almacenamiento, recuperación, gestionar y
brindar información rápida y oportuna.

3. INTRODUCCIÓN
Con este trabajo podremos adquirir bases solidas y saber cual importante es
saber identificar como esta constituido un sistema de gestión documental en
cualquier organización, entendiendo cada uno de sus conceptos de manera
clara; de acuerdo a la normativa vigente que existe para las entidades que lo
poseen.

4. •3. Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del
proceso de implantación del Sistema de Gestión de Archivos.
Definición del proyecto: conlleva un detallado estudio de la organización,
de sus funciones, producción administrativa, estructura orgánica, servicios
que ofrece, etc. Como resultado de esta fase obtendremos un documento de
Análisis funcional en el que van a especificarse los requerimientos que debe
cumplir el programa de gestión. De una incorrecta definición en este
momento se derivará una herramienta inadecuada, que repercutirá en el
desarrollo de las tareas archivísticas, produciendo, por tanto, una frustración
de las expectativas. Esta fase puede realizarla una comisión interdisciplinar
de la propia institución, una empresa de consultoría especializada en temas
archivísticos o un grupo mixto formado por ambas partes.
Diseño de la herramienta: seguirá fielmente los parámetros establecidos en el
documento de Análisis funcional.

5. Implantación: se partirá de una migración de datos parcial para el
análisis de la herramienta. Puede aplicarse un periodo de prueba
en puestos estratégicos de la organización para comprobar que,
efectivamente, la aplicación tiene todas las funcionales indicadas
en el Análisis funcional y que cubre todas las tareas establecidas
(préstamos, carga y modificación de registros, consultas y
búsquedas, transferencias, etc.)

6. Formación de usuarios: el conocimiento del proyecto por parte de los
futuros usuarios de la herramienta ha de ser directo y debe tener carácter
participativo, atendiendo a las aportaciones que éstos puedan realizar.
Esto redundará, sin duda, en un sistema más completo, así como en una
mayor motivación del personal.

7. Explotación del sistema: debe contar con todas las funcionalidades
activadas, al tiempo que se incorporan la totalidad de los fondos
administrativos de la institución a través de una migración global. Es el
momento de implantarlo en toda la organización.
Acceso web: una vez completadas todas las fases de implantación y
tras certificar que el sistema funciona satisfactoriamente, se dispondrá
su publicación en la Web, máxime tratándose de una Administración
Pública, una entidad científica o una fundación cultural, de forma que
se asegure el acceso de los usuarios externos (interesados o
investigadores) a la documentación.

8. •4. Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
CAPÍTULO III
El Sistema de Gestión Documental
Artículo 16. Generalidades del sistema de gestión documental. Las
entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental
que permita.
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus
metadatos a través de cuadros de clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y
los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental
(TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD o TVD.

9. d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean
requeridos.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series
y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación.

10. •5. Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión
Documental y explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 Cap.
III Art. 17.
CARACTERÍSTI
CAS
DEFINICIÓN EXPLICACIÓN
a) Conformidad
Los sistemas de información, incluyendo
los sistemas de gestión de documentos
electrónicos (SGDE), deben respaldar la
gestión de la información a partir de los
procesos administrativos de las
entidades.
b) Interoperabilidad Los sistemas de información, incluyendo
los sistemas de gestión de documentos
electrónicos (SGDE), deben respaldar la
gestión de la información a partir de los
procesos administrativos de las
entidades.
c) Seguridad. Los sistemas de gestión documental
deben mantener la información
administrativa en un entorno seguro.
El sistema de gestión documental
debe tener en cuanta los
procedimientos que ejecuta la
entidad ya que estos son derivados
de sus actividades
Este debe permitir enlazarse con
otros programas o software para que
pueda almacenar y recuperar
información.
Los sistemas de gestión documental
poseen permisos para acceder a los
documentos, algunos de estos solo
es permitido el acceso a algunos
usuarios y de solo lectura o en
formato PDF.

11. CARACTERÍST
ICAS
DEFINICIÓN EXPLICACIÓN
d) Metadescripción
Se debe procurar la
generación de metadatos
normalizados, sean manuales
o automatizados, desde los
mismos sistemas y
aplicativos.
e) Adición de contenidos
El sistema de gestión
documental debe permitir
agregar nuevos documentos sin
que se alteren lo ya existentes.
Los metadescripción
almacenan información
relevante de documentos, tales
como la fecha de
almacenamiento, fecha en la
cual se le hizo modificaciones,
usuario que las hizo.
La creación y captura de
documentos en el sistema
debe ser de fácil manejo para
los usuarios, haciéndola tan
simple como sea posible.
f) Diseño y
funcionamiento.
El sistema permite anexar mas
información a los documentos
sin que los existentes sufran
ninguna modificación o en sus
caso perdida de este.
El sistema debe ser de fácil
manejo para que el operador
se sienta conforme trabajando
con el.

12. CARACTERÍSTIC
AS
DEFINICIÓ
N
EXPLICACIÓN
Gestión Distribuida
Los sistemas de gestión
documental deben ofrecer
capacidades para importar y
exportar masivamente los
documentos
(series, subseries y expedientes
y metadatos asociados desde y
hacia otros sistemas de gestión
documental).
h) Disponibilidad y
acceso
Un sistema de gestión de
documentos electrónicos (SGDE)
debe asegurar la autenticidad,
integridad, inalterabilidad,
accesibilidad, interpretación y
comprensión de los documentos
electrónicos en su contexto
original, así como su capacidad
de ser procesados y reutilizados
en cualquier momento.
El sistema de be
permitir la importación y
exportación de
documentos a otros
usuarios o sistemas
Los documentos
almacenado en un
sistema deben garantizar
seguridad y fácil acceso.

13. CARACTERÍSTI
CAS
i) Neutralidad
tecnológica
DEFINICIÓN EXPLICACIÓN
El Estado garantizará la libre
adopción de tecnologías,
teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y
normativas de los organismos
internacionales competentes e
idóneos en la materia, que
permitan fomentar la eficiente
prestación de servicios,
contenidos y aplicaciones que
usen Tecnologías de la
Información y las
Comunicaciones y garantizar la
libre y leal competencia, y que su
adopción sea armónica con el
desarrollo ambiental sostenible.
La organización esta en
la facultad de adquirir la
tecnología que supla
sus necesidades
basados en la
normativa actual y
prevaleciendo el medio
ambiente.

14. f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el
sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple
como sea posible.
g) Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental deben ofrecer
capacidades para importar y exportar masivamente los documentos
(series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia
otros sistemas de gestión documental).

15. h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de documentos
electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad,
inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los
documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad
de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

16. i) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de
tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas
de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que
permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y
aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con
el desarrollo ambiental sostenible.

17. ARCHIVO CENTRAL
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
CALI
José Arlex Molano Muñoz.
Auxiliar de Archivo PUJ

18. •6.Visite una entidad que tenga implementado un Sistema
de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho
sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto
hasta la fase final de implantación del mismo.
Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes:
¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en
ambientes electrónicos?
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del
sistema de Gestión de documentos?
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?

19. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de
documentos en ambientes electrónicos?
Cumplimiento de las Normas Ambientales
Las normas ambientales no se cumplen en su totalidad.
El edificio está ubicado (sótano) con riesgo de mucha humedad. Subterránea.
La documentación ya está ocupando el límite del espacio, está proyectado
reubicar el archivo en el edificio de la biblioteca, debido a que ésta tendrá una
nueva construcción, el problema es que no se conoce aun la fecha del
traslado. (EL edificio de la Biblioteca aun no ha sido construido)
Los archivadores verticales utilizados en las oficinas se encuentran en
materiales estables para la conservación.

20. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos
en ambientes electrónicos?
*Poder realizar migración de información sin que esta se pierda en el
proceso.
*Poder realizar controles y seguimientos a la información que se
encuentra en el sistema.
*Contar con inmobiliarios adecuados para la conservación de los
documentos electrónicos.
*Transferencia de archivos digitales.

21. Cumplimiento de las Normas Ambientales

22. Sistema de Gestión Documental
Se trata de un desarrollo propio eficiente que ha permitido reducir
costos de uso exclusivo del Archivo Central.

23. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la
selección del sistema de Gestión de documentos?
*Tener la documentación de la entidad organizada.
*Poder suministrar información a quien la requiera de forma rápida y
oportuna.
*Facilitar la elaboración de correos electrónicos, memorandos, llamados
de atención, teniendo control y seguimiento sobre estos.
*Brindarle a los usuarios internos y externos la información de los
documentos que ellos requieran.
*El factor humano y los recursos financieros.

24. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
*Contando con personal idóneo, responsable y comprometido con el
desarrollo del sistema.
*Cada funcionario deberá contar con un usuario y una contraseña para
poder acceso al sistema.
*Teniendo sumo cuidado y siguiendo las directrices a la hora de alimentar
el sistema o cuando se esta trabajando en el.

25. CONCLUSIONES
*El diseño y aplicación de un sistema de gestión documental en una
entidad, mejora notablemente el control y la organización de los
documentos, y contribuye al logro y mejoramiento de organización.
*El sistema de gestión documental mejora y agiliza el proceso de
intercambio de información entre las dependencias y las entidades
involucradas en el sistema.