La gestión documental se refiere a los procesos para organizar, almacenar y recuperar documentos impresos y digitales dentro de una empresa u organización, automatizando los flujos de trabajo. Un sistema de gestión documental permite escanear, procesar y capturar documentos para su almacenamiento digital, mejorando la eficiencia al sustituir tareas manuales por flujos de trabajo automatizados y facilitando que el personal encuentre la información que necesita.

1. Gestión Documental
La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para
organizar, almacenar y recuperar documentos y automatizar los flujos de trabajo
dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden estar en formato
impreso o digital e incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo,
información sobre la inscripción en entes gubernamentales y muchos otros registros.
Importancia de una gestión
documental sólida
En promedio, las empresas
que carecen de procesos
eficientes de gestión
documental malgastan unos
20.000 dólares debido a
problemas relacionados con
los documentos.
 Garantizar que el personal
pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo real.
 Proteger la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, cifrado y otras
garantías.
 Sustituir las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados.
 Crear procesos más sostenibles que no dependan del papel.
Flujo de trabajo automático
Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de
procesos, asignan tareas y designan sustitutos en caso de
que un empleado no esté disponible. La gestión de flujos de
trabajo también especifica qué procesos inician un flujo de
trabajo; por ejemplo, el almacenamiento de una factura
recibida.
¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?
Entender cómo funciona un sistema de gestión documental
puede ayudarle a decidir cuál es el más adecuado para su
empresa. El resumen que figura a continuación cubre los aspectos básicos.
Capture y procese documentos para gozar de una oficina sin papeles
 Escaneo: Es posible escanear documentos en papel desde una fotocopiadora
multifunción, un escáner de alta velocidad o de sobremesa y un Smartphone. Estos

2. escaneos pueden indexarse automáticamente, archivarse, enviarse al empleado
responsable o utilizarse para activar un flujo de trabajo.
 OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de
una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser
utilizados por el software empresarial.
 Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y almacenar
correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta de proyectos correcta,
directamente desde la bandeja de entrada.
 Importación desde otros sistemas: Los documentos almacenados en otros sistemas
pueden importarse a los gestores documentales. Por ejemplo, estos documentos
pueden enviarse a una carpeta "controlada" que utilice un flujo de trabajo para
distribuirlos a la persona adecuada.
 Formularios electrónicos: Los formularios en línea, cómodos y estandarizados,
sustituyen a los anticuados documentos en papel, los PDF de difícil navegación y la
introducción manual de datos, propensa a errores. Los formularios digitales
externalizan la introducción de datos a la persona que rellenar el formulario y los
campos obligatorios eliminan el tiempo dedicado a buscar la información que falta
.