Este documento describe la importancia de una sólida gestión documental para garantizar que el personal encuentre documentos de forma rápida y proteger la seguridad de los mismos, así como sustituir tareas manuales por procesos automatizados y más sostenibles. Explica que los sistemas de gestión documental permiten escanear, procesar y almacenar documentos mediante el reconocimiento óptico de caracteres y la captura de correo electrónico para organizarlos sin necesidad de papel.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL
ALUMNA: NORONHA VÁSQUEZ ALEZHANDRA

2. IMPORTANCIA DE UNA GESTIÓN DOCUMENTAL SÓLIDA
• GARANTIZAR QUE EL PERSONAL PUEDA ENCONTRAR INMEDIATAMENTE LOS
DOCUMENTOS QUE NECESITA EN TIEMPO REAL.
• PROTEGER LA SEGURIDAD Y LA CONFIDENCIALIDAD CON DERECHOS DE ACCESO,
CIFRADO Y OTRAS GARANTÍAS.
• SUSTITUIR LAS TAREAS MANUALES REPETITIVAS POR FLUJOS DE TRABAJO
AUTOMATIZADOS.
• CREAR PROCESOS MÁS SOSTENIBLES QUE NO DEPENDAN DEL PAPEL.

3. ¿CÓMO FUNCIONA UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL?
ENTENDER CÓMO FUNCIONA UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PUEDE
AYUDARLE A DECIDIR CUÁL ES EL MÁS ADECUADO PARA SU EMPRESA. EL
RESUMEN QUE FIGURA A CONTINUACIÓN CUBRE LOS ASPECTOS BÁSICOS.

4. CAPTURE Y PROCESE DOCUMENTOS PARA GOZAR DE UNA
OFICINA SIN PAPELES
• ESCANEO: ES POSIBLE ESCANEAR DOCUMENTOS EN PAPEL
DESDE UNA FOTOCOPIADORA MULTIFUNCIÓN, UN ESCÁNER DE
ALTA VELOCIDAD O DE SOBREMESA Y UN SMARTPHONE.

5. • OCR: SON LAS SIGLAS EN INGLÉS DE RECONOCIMIENTO ÓPTICO DE CARACTERES. SE
TRATA DE UNA TECNOLOGÍA QUE CONVIERTE EL TEXTO DE LAS IMÁGENES EN DATOS
QUE PUEDEN SER UTILIZADOS POR EL SOFTWARE EMPRESARIAL.
• CAPTURA DE CORREO ELECTRÓNICO: ALGUNOS SISTEMAS PERMITEN INDEXAR Y
ALMACENAR CORREOS ELECTRÓNICOS Y SUS ARCHIVOS ADJUNTOS EN LA CARPETA DE
PROYECTOS CORRECTA, DIRECTAMENTE DESDE LA BANDEJA DE ENTRADA.

6. GRACIAS