El documento describe las fases y actividades del proceso de matrículas para el año 2012 en la Universidad Mariana y la Secretaría de Educación de Nariño. Incluye la definición de lineamientos, proyección de cupos, asignación de cupos, matrícula de estudiantes, auditoría e informes. El objetivo es organizar de manera ordenada y oportuna el proceso de matrícula para garantizar la cobertura educativa.

1. Banco
Oferentes
de
2011
Universidad Mariana
Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño
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2. Banco
Oferentes
de
2011
Universidad Mariana
Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño
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3. Sistema de Matriculas
SIMAT
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El sistema integrado de matrícula
SIMAT es una herramienta que permite
organizar y controlar en linea el
proceso de matrícula en todas sus
etapas.

4. MACROPROCESO C
“C. GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL
SERVICIO EDUCATIVO”
Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño
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5. COBERTURA ESCOLAR DE LA ENTIDAD
CERTIFICADA
CONJUNTO DE ACTIVIDADES
APOYA LA POLÍTICA DE
COBERTURA DE LA ENTIDAD
PROCESO DE •ACCIONES EN ACCESO
COBERTURA •ACCIONES EN PERMANENCIA
Permite organizar y garantizar
Objetivo la continuidad de los alumnos
antiguos y el ingreso de
estudiantes nuevos, en el
Sistema de Educación Oficial y
contratado del País

6. Marco Jurídico
Marco legal: Resolución 1515 de 2003
Marco legal: Resolución 5360 de 2006
Marco legal: Resolución 2375 de 2011

7. Proceso de
Matrículas-
 Instituciones Secretaria de Educación
Educativas De Nariño
Resolución 2375 de 2011
reportes
Acto Proyección Prematrícula Inscripción Matrícula en SIMAT
Administrativo de cupos Alumnos Nuevos Sistema SINEB
Junio 9 de 2011 Agosto 12 de Septiembre 2 de Septiembre 17 Noviembre 18
2011 2011 de 2011 de 2011
Novedades

8. Proceso de
Matrículas-
FASES DEL PROCESO
1. Definición y
2. Proyección 3. Asignación
Divulgación de
de Cupos de Cupos
Lineamientos
5. Auditoría 4. Matrícula

9. 2. Proceso de
Matrículas-
FASES 1
1. Definición y
2. Proyección 3. Asignación
Divulgación de
de Cupos de Cupos
Lineamientos
5. Auditoría 4. Matrícula

10. “C01. ESTABLECER LAS DIRECTRICES,
CRITERIOS, PROCEDIMIENTOS Y
CRONOGRAMA PARA LA ORGANIZACIÓN Y
GESTIÓN DE COBERTURA DEL SERVICIO
EDUCATIVO”
FORMATO1
FORMATO2
FORMATO3
FORMATO4
FORMATO5
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11. BANCO OFERENTES - UNIVERSIDAD MARIANA 2011
PROCESOS DE MATRICULA 2012
ETAPAS Y ACTIVIDADES INICIO FIN PRODUCTO DE SEGUIMIENTO
A. ACTO ADMINISTRATIVO 09/05/2011 12/06/2011 Acto Administrativo
 Logística
 Difusión y capacitación 07/06/2011 29/07/2011
 Capacitación en el sistema de información
B. PROYECCIÓN DE CUPOS
09/05/2011 12/08/2011 Reporte proyección cupos en SIMAT
(Determinación de la oferta educativa para el siguiente año).
C. PREMATRÍCULA (Reserva de cupo para alumnos antiguos en la institución y para
08/08/2011 02/09/2011 Reporte de prematrícula en SIMAT
alumnos que solicitan traslado).
Reporte inscripción de alumnos
E. INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS NUEVOS 06/09/2011 17/09/2011
nuevos en SIMAT
F. RENOVACION DE MATRÍCULA DE ALUMNOS ANTIGUOS Y DE ALUMNOS QUE
11/10/2011 05/11/2011
SOLICITAN TRASLADO.
G. ASIGNACIÓN DE CUPOS PARA ALUMNOS NUEVOS 13/09/2011 08/10/2011
H. MATRÍCULA DE ALUMNOS NUEVOS 14/11/2011 18/11/2011
I. AJUSTES DE MATRÍCULA 01/12/2011 28/01/2012
J. REPORTE DE INFORMACIÓN DE LA MATRÍCULA AL MINISTERIO DE EDUCACION Reporte de información sin errores,
11/02/2012
NACIONAL validado a través del SIMAT
Reporte de novedades a través del
K. NOVEDADES 06/05/2012
SIMAT.
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12. 2. Proceso de
Matrículas-
FASES 2
1. Definición y
2. Proyección 3. Asignación
Divulgación de
de Cupos de Cupos
Lineamientos
5. Auditoría 4. Matrícula

13. 2. Proceso de
Matrículas-
2. Proyección
de Cupos OBJETIVO
Determinar la capacidad actual y necesaria y
establecer las estrategias para cubrir la
demanda potencial, garantizando la continuidad
en el sistema educativo de los estudiantes
matriculados y la atención oportuna de las
nuevas solicitudes de ingreso

14. Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Dirección de Poblaciones y Proyectos Intersectoriales
Proyección de cupos
Cálculo de
oferta
educativa Definición y
Matricula actual cuantificación
de estrategias
para asegurar
Consolidación
continuidad
y análisis de la
información Corrección de
inconsistencias
La SE debe determinar dónde se justifica
realmente la ampliación de oferta a
partir de la información de proyección de Aprobación
cupos

15. FORMATO DE PROYECCION
DE CUPOS/PROYECCION EN SIMAT

16. Proyección en SIMAT

17. FASE 3
1. Definición y
2. Proyección 3. Asignación
Divulgación de
de Cupos de Cupos
Lineamientos
5. Auditoría 4. Matrícula

18. 3. Asignación
de Cupos
OBJETIVO
Garantizar la permanencia de TODOS los
estudiantes antiguos y el acceso de nuevos
niñ@s al sistema educativo oficial y/o
contratado.

19. 3. Asignación
de Cupos ETAPAS
 Estudiantes antiguos
 Prematrícula
 Gestión de traslados
 Estudiantes nuevos
 Inscripción de estudiantes nuevos (y niños provenientes del
ICBF
 Comunicación a padres de familia o acudientes de cupos asignados a
estudiantes

20. FASES DEL PROCESO DE COBERTURA
1. Definición y
2. Proyección 3. Asignación
Divulgación de
de Cupos de Cupos
Lineamientos
5. Auditoría 4. Matrícula

21. 4. Matrícula Objetivo
Oficializar y mantener actualizada la
información de los estudiantes antiguos que
continúan dentro del sistema educativo, además de
los estudiantes que ingresan por primera vez y
los que se reincorporan a éste

22. 4. Matrícula ETAPAS
 Publicación de calendarios de matrícula en los
Establecimientos Educativos
 Promoción de estudiantes antiguos
 Oficialización de estudiantes nuevos
 Comunicación de matrícula a los acudientes
 Registro de novedades
 Consolidación y reporte de información

23. Reporte
Novedades
Formato para reportar novedades inmediatas

24. FASES DEL PROCESO DE COBERTURA
1. Definición y
2. Proyección 3. Asignación
Divulgación de
de Cupos de Cupos
Lineamientos
5. Auditoría 4. Matrícula

25. 5. Auditoría
Objetivo
Hacer seguimiento e identificar inconsistencias y
oportunidades de mejora al proceso de cobertura,
actualizar la información en el Sistema de
Matrículas.

26. 5. Auditoría Actividades
 Capacitación a los responsables de la auditoría interna de los Establecimientos
Educativos (Responsables: SE)
 Realización de auditoría interna de autocontrol en los Establecimientos
Educativos (Responsables: DZ, EE)
 Consolidación y análisis de auditoría interna (Responsables: DZ, EE)
 Realización de auditoría externa al proceso (Responsables: SE)
 Consolidación de inconsistencias y oportunidades de mejora (Responsables: SE)
 Comunicación de resultados (Responsables: SE)
 Autorización de corrección de inconsistencias (Responsables: SE)
 Actualización de reportes de matrícula (Responsables: SE, DZ, EE)

27. • Ruta de información ideal
SIMAT SINEB
Secretaria de
Educación
Actualiza Matrícula
antiguos y nuevos
INSTITUCION
EDUCATIVA MEN

28. ACTIVIDAD

29. Gracias.
Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño
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