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MÓDULO DE SUPERVISIÓN EXTERNA Unidad de Sistemas – Programa
Nacional “Trabaja Perú”
GUÍA DEL SISTEMA
MÓDULO DE SUPERVISIÓN EXTERNA
Versión 1.0

Contenido
.....................................................................................................................................................1
I. OBJETIVO DE LA GUIA................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
II. INGRESO AL MODULO DE SUPERVISIÓN EXTERNA ....................... ¡Error! Marcador no definido.
III. DETALLE DE LOS FORMATOS ....................................................... ¡Error! Marcador no definido.
Ítem Texto Modificado Versión Fecha Pase a
Producción
Responsable Gerencia
1 Elaboración Inicial del
Documento
1.0 12/08/2013 Luz Hernandez Pedraza Administración y
Finanzas
2
3

GUÍA DEL MÓDULO DE SUPERVISION EXTERNA
I. OBJETIVO DE LA GUÍA
La presente Guía tiene como objetivo, orientar a los Coordinadores Técnicos Externos,
Responsables de Proyectos-Supervisión de las Unidades Zonales y al personal de la Unidad
de Supervisión de Proyectos en el uso del Módulo de Supervisión Externa.
El módulo de supervisores externos se ha creado con la finalidad de permitir al Coordinador
Técnico Externo (CTE) elaborar los informes de los convenios que tiene asignado durante la
ejecución de un proyecto.
Este módulo le permitirá registrar la información levantada en campo, a través de los
diferente formatos tales como:
PARA PROYECTOS REGULARES Y DE CONTINGENCIA
1. EJECUCIÓN
 OE-12 = Solicitud de Requerimiento de Desembolso
 CT-01 = Informe de verificación previo al inicio de obra
 CRONOGRAMA = Cronograma Recurso Participantes
 CT-03 = Informe de Inicio de Obra
 CT-02 = Ficha Técnica del Proyecto
 Hoja de Tareo
 CT-04 = Informe de verificación regular
 PARTIDAS = Partidas y Cronogramas
 CT-05 = Informe Mensual.
 CT-10 = Comunicación Rápida
 Adenda
 RES = Resolución de Convenio
2. LIQUIDACIÓN
 DEV = Devolución(de existir)
 OE-15 = Informe de Liquidación del OE
 CT-06 = Informe de Liquidación
 FS-07 = Conformidad de Liquidación
 FS-11 = Informe Jefatural
 RJ = Resolución Jefatural
3. LIQUIDACIÓN DE OFICIO
 CT-01-OF = Acta de Constatación del Estado Situacional de La Obra
 CT-02-OF = Informe de Liquidación del Oficio
 FS-07 -OF = Conformidad de liquidación para oficio
 FS-11 = Informe Jefatural
 USO_FUENTE = Versiones de Uso y Fuentes
 RJ = Resolución Jefatural

II. INGRESO AL MODULO DE SUPERVISIÓN EXTERNA
Para crear los diferentes informes deberán de ingresar a través del
Internet Explorer y poner la siguiente dirección:
http://www.trabajaperu.gob.pe/supexterno.
1. A continuación se describe los pasos para crear, modificar e imprimir un
informe:
a. Para crear un informe se debe de buscar el convenio a través de los parámetros
de búsqueda (oficina, modalidad y etapa).
b. Seleccionados los parámetros de búsqueda, haga click en el botón “Buscar” para
obtener la lista de convenios, tal como se muestra en el siguiente gráfico:
(Primera ventana que se muestra al ingresar al Módulo)
c. En el listado de convenios, ubique el convenio para el cual desea realizar una acción
como crear un nuevo informe, modificar o imprimir algún informe. Seleccione el
convenio y haga click en el botón “Informes”.
d. Se mostrará el listado de los diferentes tipos de formato que puede tener un convenio,
tal como se muestra en la siguiente imagen.

e. Si desea visualizar todos los informes registrados para el convenio seleccionado, elija
un formato y luego haga click en el botón “Aceptar”.
f. A continuación se mostrarán todos los informes del convenio, tal como se muestra en la
siguiente ventana:

g. Desde esta ventana, puede realizar acciones como las que se detalla a continuación:
Crear un nuevo informe, para lo cual haga click en el botón “Nuevo”.
Modificar datos de un informe, primero seleccione el informe que desea modificar y
luego haga click en el botón “Modificar”.
Imprimir un formato, primero seleccione el informe que desea imprimir y luego haga
click en el botón “Reporte”.
Nota: Todos los pasos anteriores son comunes para crear los diferentes tipos de informes
de los diferentes formatos.
III. DETALLE DE LOS FORMATOS
1. EJECUCIÓN
 OE -12 Solicitud de Desembolso.
Para generar la solicitud de desembolso dar doble clik sobre el botón “solicitar desembolso”

Luego visualizará la siguiente imagen
Deberá ingresar la cuenta del organismo ejecutor, periodo y la fecha probable de atención. presionar
el botón ACTUALIZAR y luego presionar el botón retornar.

Para imprimir el Formato OE-12, se deberá presionar el botón imprimir, luego se visualizará la
siguiente imagen.

 Formato CT-01 - Informe de verificación previo al inicio de obra.
De acuerdo a la verificación hecha por el Coordinador Técnico Externo, se debe registrar la
información seleccionando la respuesta según las preguntas mostradas en el informe. El
aplicativo determinará automáticamente de acuerdo a las respuestas si el informe es
conforme.
En caso de no ser conforme, el CTE deberá notificar al RT o al Organismo Ejecutor a fin de
subsanar las observaciones hechas por el CTE previo al inicio de obra.
Una vez levantadas las observaciones el CTE podrá generar un Informe N° 2

 CRONOGRAMA = Cronograma Recuso Participantes.
Este cronograma se genera luego de la conformidad del Informe de Verificación de la Obra
(CT-01), es generado por el Coordinador Técnico Externo.
Presionar el botón Nuevo en la siguiente imagen

Luego se visualizará la siguiente imagen.
En este formato, se deberá registrar la fecha de inicio de obra y automáticamente se registra la fecha
de término, luego ingresar por semana la cantidad promedio de participantes según el cronograma
de recurso de participantes del Expediente Técnico. El saldo de MONC deberá ser menor al pago
diario del participante. Luego presionar el botón Grabar y Cerrar Cronograma.

 Formato CT-03 - Informe de Inicio de Obra.
Una vez registrado el inicio de obra en el cuadro de recurso de participantes, se deberá presionar el
botón Nuevo y automáticamente se genera la fecha de inicio en el formato CT-03.

En este formato, el CTE deberá registrar la fecha de la Presente Visita, Fecha de
Suscripción de Acta de Entrega de Terreno, Número de Participantes al inicio de la obra y si
el Programa ha realizado el Desembolso respectivo. Para generar este informe presionar el
botón Actualizar.
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 Formato CT-02 - Ficha técnica del proyecto.
Para generar el formato CT-02 presionar el botón Nuevo tal como se muestra en la siguiente
imagen

En esta ventana se muestran datos generales del proyecto (convenio) como ubicación,
presupuesto y cronograma de ejecución de la obra. El CTE debe registrar información como
descripción y objetivo; así como el impacto social que éste va a tener.

 HOJA DE TAREO
Lo realiza el CTE, para iniciar con el Tareo el Promotor deberá generar el Formato OP-03
con la fecha de inicio de ejecución de la obra.
Para generar la hoja de Tareo, el CTE deberá ingresar a la opción Sistemas-Registro de
Tareo, luego ingresar la Unidad Zonal, Modalidad y Etapa tal como muestra la imagen.
Seleccionar el convenio y presionar el botón registrar Tareo

Luego se visualiza la siguiente imagen, en esta ventana deberá indicar el día del tareo a registrar
y posteriormente el CTE deberá seleccionar con un check los participantes que asistieron en el
día que se registra el Tareo.
Para que quede registrado el Tareo presionar el botón Registrar y así sucesivamente registrar el
Tareo para los diferentes días.
Nota. En caso no de registrar a uno o más participantes el CTE deberá comunicar a la Unidad
Zonal a fin de que éste habilite el Tareo de la fecha solicitada.

 Formato CT-04 - Informe Regular.
Para generar el formato CT-04 presionar el botón Nuevo

En este formato el CTE deberá ingresar la fecha de la visita anterior y fecha de la presente
visita.
Posteriormente el CTE deberá ingresar la fecha de la asistencia de los participantes y para
visualizar la cantidad de participantes tareados en ese día debe hacer un click derecho sobre
la casilla en blanco de la columna de N° de asistencia por día.
En las observaciones el CTE deberá indicar las actividades realizadas por los participantes.

 PARTIDAS = Partidas y Cronogramas
Para visualizar el formato de partidas el CTE debe presionar el botón Nuevo.
A continuación se visualiza el siguiente formato, en la cual para el ingreso de partidas el CTE
deberá presionar el botón Nuevo.

A continuación el CTE deberá buscar las partidas convenientes haciendo un click en el botón que
muestra la imagen
Realizado la búsqueda se mostrará el siguiente cuadro
La búsqueda de partidas se puede realizar por código de partida o Descripción, seleccionada la
partida presionar el botón Aceptar

Luego la partida seleccionada se visualizará de la siguiente manera
En esta ventana el CTE deberá ingresar los siguientes datos: Metrado, MONC, Otros y
Cofinanciamiento, luego presionar el botón OK y así sucesivamente ingresar las demás partidas.
Para generar los Cronogramas mensuales el CTE deberá seleccionar la partida versión 01 y
presionar el botón Cronograma

En el Cronograma mensual de partidas muestra la siguiente ventana, hacer click sobre el botón
Nuevo
A continuación muestra la siguiente ventana, el CTE deberá presionar el botón Nuevo y visualizará
la pantalla en blanco, tal como se muestra en la imagen.
Para cargar los cronogramas mensuales el CTE deberá presionar el Botón Nuevo y se visualizará
la siguiente ventana.

Hacer doble Click sobre la pestaña Descripción de la Partida y posteriormente
se visualizará las partidas cargadas en la Versión 1.
Deberá tener en cuenta que las partidas se cargan según el mes en convenio, en este formato
sólo se ingresarán los metrados a ejecutar en el mes programado y luego presionar el botón OK y
continuar con el ingreso de las demás partidas.
 Formato CT-05 - Informe Mensual
Este formato es presentado cada mes durante la ejecución del convenio. Está dividido
en varias pestañas debido a su cantidad de datos a registrar.
Para generar el Primer informe mensual CT-05 el CTE deberá presionar el botón Nuevo

Luego se visualizará la siguiente ventana que tiene 7 pestañas que a continuación
describiremos cada uno de ello.
1. Datos Generales: En esta pestaña solo se registra la fecha de presentación y mes de
convenio. Luego presionar el botón Grabar
2. Generalidades: En esta ventana se muestran datos informativos del proyecto y no se
registra dato alguno.

3. Control de Participantes: Esta pestaña se muestran datos ingresados en el CT-04
(Informe Regular)

4. Control Avance Físico: Para cargar las partidas, presionar el botón Partidas
Programadas del mes en convenio
Luego se visualizará las partidas programadas tal como muestra la imagen. seleccionar con
un check las partidas realmente ejecutadas en el mes de convenio y presionar el botón
Grabar.

Una vez grabado la selección de partidas se mostrará la siguiente ventana. En esta ventana
el CTE deberá ingresar los metrados realmente ejecutados y luego presionar el botón
Grabar.
5. Control Avance Financiero: En esta pestaña el CTE ingresará los gastos realizados
por el Organismo Ejecutor (Aporte del Programa), según el cuadro de Usos y Fuentes
aprobados en el Expediente Técnico.

6. Comparación: En esta pestaña se registran las rendiciones de los desembolsos
otorgados a los organismos ejecutores de la obra.
7. Control de Ejecución de Obra: En esta pestaña se ingresan los tipos de pruebas,
comentarios y número de folio del cuaderno de obra, referente al convenio, tal
como se muestra en la siguiente imagen.

8. Reporte: En esta ventana se presenta un reporte del informe mensual del CT-05

 Formato CT-10 = Comunicación Rápida.
Este formato lo genera el Coordinador Técnico Externo (CTE), para informar el Estado de
Ejecución de la Obra como: Paralización, Reinicio de Obra y Término de Obra.
El CTE deberá ingresar la fecha de comunicación del evento seleccionado, fecha del evento,
motivo del evento y Comentario.

 ADENDA.
Se utiliza para generar los siguientes tipos de modificatoria:
a. Otros Cambios que no desnaturalicen al proyecto.
b. Reducción Presupuestal.
c. Ampliación Presupuestal.
d. Ampliación de Plazo.
e. Transferencias.
1. En los casos a, b, c y e previamente se debe generar un nuevo cuadro de Usos y Fuentes,
luego ingresar a la opción Versión y Fecha de Usos y Fuentes.
2. Seleccionado lo anterior el sistema automáticamente mostrará la modificación presupuestal
del convenio y luego presionar el botón Actualizar.
3. En caso de ampliaciones de plazo seleccionar la casilla donde muestra la Duración
Proyectada en días Útiles( Sumar al plazo inicial programado la cantidad de días a ampliar)

 RESOLUCION DE CONVENIO
La resolución del convenio devendrá por cualquiera de las siguientes circunstancias:
 Resolución de convenio por incumplimiento del organismo ejecutor.
 Resolución unilateral.
 Resolución del convenio por Mutuo acuerdo.
 Resolución de convenio por casos fortuitos o de fuerza mayor.
Para generar esta resolución hacer click en el botón nuevo
En la siguiente ventana muestra los datos que serán ingresados por el Jefe de la Unidad Zonal,
tales como:
- Fecha de resolución de convenio.
- Causal de resolución
- Documento de referencia
- Número de referencia
- Observaciones
Luego presionar el botón grabar

2. LIQUIDACION DE CONVENIOS
 Formato de DEV- Devoluciones.
Este formato se utiliza en caso de existir saldo por mano de Obra no Califica y el rubro
otros(aporte del programa).
Ingresar el monto, tipo de devolución (monc y otros), documento de referencia, número de
Voucher/recibo de caja/T-6 indicando la fecha de depósito, Número de Cheque con la fecha de
emisión.
Si el monto rendido está al 100% no será necesario realizar la devolución.

 Formato OE-15.
El RT entregará al CTE el OE-15 en físico y éste a su vez registrará la información en el Formato
OE-15 del sistema
Este informe se genera previa comunicación rápida de término de obra, se puede visualizar
cuando el avance físico real de la obra se encuentre al 85% como mínimo. En este formato el
CTE debe registrar la fecha de presentación, la descripción del proyecto terminado y el monto
ejecutado. Toda información registrada en el CT-05 se visualiza en el Formato OE-15

Para poder visualizar el reporte del informe OE-15, seleccionar el convenio y dar click en el
botón reporte.

A continuación se visualiza el siguiente reporte.

 FORMATO CT-06 - Informe de Liquidación.
Este formato se podrá visualizar una vez que en el formato OE-15 la rendición financiera este al
100%(incluye las devoluciones)
Para generar este formato el CTE debe hacer Doble click sobre el botón Nuevo.

A continuación el CTE deberá registrar la fecha de presentación y hacer click en el botón
actualizar.
Para visualizar el reporte del CT-06 el CTE deberá dar un click sobre el botón reporte tal como
muestra la figura.

Acontinuación se visualiza el reporte del formato CT-06 – Informe de Liquidación

 Formato FS – 07: Conformidad de Liquidación.
Es generado por el responsable del proyecto – Supervisión de la Unidad Zonal o quien haga las
veces, previa revisión del informe de liquidación presentado por el Organismo Ejecutor por
intermedio del CTE.
A continuación el Responsable de Proyectos-Supervisión debe dar un click sobre el botón nuevo.

A continuación se visualiza el siguiente formato.
El responsable de Proyectos-supervisión o quien haga las veces deberá ingresar la fecha de
conformidad de liquidación y finalmente presionar el botón actualizar.

Para poder visualizar el reporte debe dar un click sobre el botón reporte.
A continuación se mostrará el reporte generado del FS-07

 Formato FS-11 Informe Jefatural.
Es realizado por el Jefe de la Unidad Zonal previa aprobación del FS-07, deberá ingresar la
fecha de presentación, fecha de Acta de Transferencia, Resolución Directoral de la Guía,
Resolución Directoral del Manual y la descripción de la Meta Ejecutada.
Una vez ingresado la información hacer click en el botón grabar.

Una vez generado el FS-11 se genera el siguiente reporte del RS-11

3. LIQUIDACIÓN POR OFICIO
Cuando se produzcan resoluciones de convenio, y el organismo ejecutor no cumpla con
presentar el expediente de liquidación respectiva el programa podrá efectuar la liquidación
de oficio.
Los proyectos a que se refieren los convenios a liquidarse pueden encontrarse inconclusos
o terminados.
El procedimiento a seguir para realizar la Liquidación de Oficio es:
 FORMATO CT -01-OF - Acta de Constatación del Estado Situacional de La Obra.
Es generado cuando el convenio se resuelve y lo realiza el Coordinador Técnico Externo (CTE).
En la opción “Datos Generales” el CTE debe registrar la información y luego hacer click en el
botón grabar

 Formato CT-02-OF - Informe de Liquidación del Oficio.
Es generado previo informe de constatación del Estado Situacional de la Obra (CT – 01 - OF), en
este formato deberá registrar Antecedente, Objetivos, Descripción del Proyecto y situación Real
del Proyecto.
En caso que el convenio no tenga comunicación rápida de término de obra, deberá registrar la
fecha de término.
Así mismo, deberá registrar información financiera y física de la ejecución. Finalmente debe
presionar el botón grabar.

 Formato FS-07-OF - Conformidad de liquidación para oficio.
Lo realiza el responsable del proyecto – supervisión de la Unidad Zonal o quien haga las veces.
Para generar este informe el responsable de proyectos-supervisión deberá hacer clik en el botón
nuevo.
Se visualiza este formato, en la cual el responsable de proyectos-supervisión deberá ingresar la
fecha de la conformidad de la liquidación. Hacer luego click en el botón actualizar.

Generar Reporte del FS-07-OF

 RJ – Resolución Jefatural.
Para generar la Resolución Jefatural de liquidación de oficio, el jefe de la unidad zonal deberá
registrar los datos solicitados en el formato y posteriormente hacer click en el botón grabar.
Para visualizar la Resolución Jefatural deberá presionar el botón reporte.

Y se visualiza la siguiente resolución Jefatural

 USO_FUENTE = Versiones de Uso y Fuentes.
Será generado por UATEP y migrado a Supervisión
Cuando se realiza una modificación ya sea física o financiera al expediente técnico inicial
aprobado, se deberá generar una versión 2 de usos y fuentes con datos modificados.

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