El documento proporciona orientación sobre la selección del gerente de proyectos y el inicio del proyecto. Indica que el gerente de proyectos debe seleccionarse temprano, antes de establecer el presupuesto, cronograma y requisitos. También enfatiza la importancia de comprender la cultura de la empresa, reunir antecedentes e información histórica, y dividir grandes proyectos en fases para facilitar la administración.

1. Guía del Project Manager Abel Fuentes Garza

2. Seleccionar al Project Manager

4. Determinación de la cultura de la empresa y sus sistemas existentes

6. Empezando con el inicio del proyecto Describa el tipo de información que se necesita reunir antes de empezar con el proyecto:

7. Reunir procesos, procedimientos y datos históricos

8. Reunir Procesos, Procedimientos e Información Histórica Cuando se tiene un nuevo proyecto, hay una tendencia de querer empezar con el trabajo inmediatamente! Sin embargo, los mejores Project Managers siguen un proceso de administración del proyecto, reuniendo primeramente todos los datos que el equipo necesitara para administrar adecuadamente el proyecto

13. Dividir proyectos grandes en fases

14. Dividir proyectos grandes en fases Un proyecto que es demasiado grande no fácilmente puede ser administrado. Seria preferible de dividirlo en subproyectos o llamar al proyecto como un programa con muchos proyectos. Asi, subdiviendo en fases al proyecto, cada fase se administrara individualmente haciendo cada ciclo de cada fase como un proyecto por separado. Tales acciones hacen mas fácil la administración y control del proyecto, Incrementando la probabilidad de éxito . Divide y Vencerás!

15. Identificación de Stakeholders

20. Ejercicio: Usando el: Formato de identificación de stakeholders, identificar los Stakeholders. Después de identificarlos, agregar el Rol, Requerimientos, Impacto, Influencia y Tolerancia de Riesgo para un proyecto en particular. Nota.- Para Impacto, Tolerancia, Tolerancia de Riesgo, se ponderan así: 1 – Bajo……..5 – Alto Duración: 5 minutos Formato de identificación de stakeholders Proyecto: Stakeholder Rol Requerimientos Impacto / Influencia Tolerancia de riesgo

22. Situación ( Continuación ) En otra parte de la misma compañía , 16 personas han estado trabajando en un proyecto critico por 6 meses y la administración no esta satisfecha con su progreso. Un consultor de Project Managers es traido para determinar que esta sucediendo y corregir cualquier problema. Durante la primer junta con el equipo de trabajo, el consultor pregunta a los miembros del equipo que describan el proyecto, y recibe 16 respuestas diferentes. Son estas situaciones similares? ¿Cuál es el problema real en estos casos? ¿Qué se haría para prevenir esto en el futuro?

23. Carta del proyecto (Project Charter)

25. Carta de Proyecto (Project Charter) Titulo del Proyecto Project Manager Descripción del Proyecto Nivel de autoridad del Project Manager Necesidad del negocio Justificación del proyecto Recursos preasignados Stakeholders Rol Impacto Influencia Tolerancia de riesgo

26. Continuación de Carta de Proyecto Descripción del producto Describir las funciones y features del producto del proyecto Entregables Lista de entregables al cliente Fecha de vencimiento Restricciones y Suposiciones Tiempo: Costo: Calidad: Riesgo: Satisfacción del cliente: Alcance: Firma del Esponsor Firma: Nombre: Fecha: Firma del Project Manager Firma: Fecha:

27. En el campo de Titulo del Proyecto, se describe el nombre del proyecto. En el campo de Project Manager, se describe el nombre del Project Manager. En el campo de Descripción del Proyecto, se describe brevemente el proyecto. En el campo de Nivel de autoridad del Project Manager, se describe por ejemplo, si el Project Manager puede determinar presupuesto, personal, calendario, etc. Que básicamente es el poder que tiene el PM. En el campo de Necesidad del negocio, se describe el porque se esta haciendo el proyecto.

28. En el campo de Justificación del Proyecto, se describe en que bases financieras u otras bases, se puede justificar el hacer el proyecto. En el campo de Recursos preasignados, se describe cuantos y que recursos serán asignados. En el campo de Stakeholders, se describe quien afectara o va a ser afectado por el proyecto. En el campo de Describir las funciones y features del producto del proyecto, se describen todas las funciones y features que estarán consideradas dentro del proyecto. En el campo de Lista de entregables al cliente, se describen todos los entregables que son requeridos en el proyecto.

29. En el campo de Fecha de vencimiento, se describe la fecha en que serán entregados los entregables al cliente. En el campo de Restricciones y Suposiciones, se describe cualquier factor limitante y cualquier asunto asumido como una verdad, pero que pudiera no ser una verdad. En el campo de Firma del Esponsor, se incluye la firma del patrocinador, el nombre, y la fecha. En el campo de Firma del Project Manager, se incluye la firma del Project Manager y la fecha.

30. ¿Que hacer si no se tiene una Carta de Proyecto? No realizar el proyecto. Si no se tiene una Carta de Proyecto, el proyecto no esta determinado, el alcance es inseguro, o no hay ayuda para el proyecto. En cualquier caso, seria poco económico y derrochante el empezar con el proyecto bajo estas circunstancias, aunque en algunos casos extremos, cuando ya se ha trabajado con un cliente, y existe una certeza de que el proyecto va a ser efectuado, pudiera haber una excepción, pero esta decisión la tomaría la alta administración. Completar la Carta de Proyecto preguntando sobre el contenido de dicha carta. Llenar la Carta de Proyecto discutiendo las preguntas y adquiriendo la firma por parte de la administración. Distribución de la Carta de Proyecto. Publicarlo y proveer copias a todos los miembros del equipo, stakeholders y jefes de los miembros del equipo. Ejercicio Realice una Carta de Proyecto para un proyecto especifico. Duración: 10 minutos

31. Estatutos del alcance del Proyecto (Project Scope Statement)

34. Estatutos del Alcance del Proyecto Objetivos del proyecto: Descripción del alcance del producto: Requerimientos del proyecto: Fronteras del proyecto: Entregables del proyecto: Criterio de aceptación del producto: Restricciones del proyecto: Suposiciones del proyecto: Organización inicial del proyecto: Riesgos identificados inicialmente:

35. Estatutos del Alcance del Proyecto Milestones del proyecto: Limitación de fondos: Estimación de costo: Requerimientos de la administración de la configuración del proyecto: Especificaciones del proyecto: Aprobación de requerimientos:

36. Estatutos del Alcance del Proyecto (Project Scope Statement) Los estatutos del alcance del proyecto pueden contener: Objetivos del proyecto: Criterio de éxito medible Descripción del alcance del producto: Características globales del producto del proyecto Requerimientos del proyecto: Descripción detallada del alcance del proyecto Fronteras del proyecto: Que esta y que no esta incluido en el proyecto

37. Entregables del proyecto: Entregables del producto y del proyecto Criterio de aceptación del producto: ¿Cómo saber si los productos del proyecto son aceptables? Auxiliarse de guías de aceptación usadas anteriormente … Restricciones del proyecto: Detallar el tiempo, costo y otros factores que afectan el alcance del proyecto Estatutos del Alcance del Proyecto (Project Scope Statement)… continuación

38. Organización inicial del proyecto: Los miembros del equipo y como estarán organizados se mencionan aquí Riesgos identificados inicialmente: Mencionar los riesgos que pudieran ser identificados al inicio del proyecto Milestones del proyecto: Incluir las fechas de los Milestones considerados en el proyecto Suposiciones del proyecto: Detallar la lista de lo que se asume que es cierto, pero no pudiera ser cierto, por ejemplo: las computadoras trabajaran cuando estén encendidas; no mas de 2 proyectos serán iniciados cuando el proyecto este corriendo; los diseñadores trabajaran 8 horas diarias; no habrá tiempo extra; no habrá bono extra.

39. Limitación de fondos: Incluir las limitaciones que se tengan de los fondos del proyecto Estimación de costo: Describir la estimación del costo del proyecto y su nivel de precisión Requerimientos de la administración de la configuración del proyecto: Describir el nivel de control de la administración de la configuración del proyecto Especificaciones del proyecto: Identificar los documentos de especificación del proyecto Aprobación de requerimientos: Describir quien puede aprobar que

41. ¿Cuáles son los beneficios de tener los estatutos del alcance del proyecto?

44. Creación de Planes de Administración

53. Determinar el equipo del proyecto

58. ¿Cuántas horas las personas están actualmente disponibles ? Horas Actividad 8 Horas que cada persona esta disponible en el trabajo -1 Tiempo administrativo -0.5 a -1 Tiempo de descansos durante el día 6.5 a 6 Máximas horas disponibles por día

60. Creación del WBS

64. Proyecto de Software X Investigación Desarrollo de Software Documentación Diseño Implementación Prueba Integración Prueba de Aceptación con el cliente Ejemplo de un WBS para un proyecto de Software X: Especificación Principal de los Requerimientos Especificación de los Requerimientos Prototipo Codificación Inspecciones Código fuente Instrucción con los casos de prueba Verificación de la Integración de los casos de prueba Desarrollo de Manuales Implementar el código en la aplicación final Instrucción con los casos de prueba para la Integración Verificación de los casos de prueba Diagrama de Flujo (Flow Chart) Recepción de tickets Imparticion de Cursos Encuestas Retroalimentación Resolución de tickets Resultados de la Investigación Aplicación instalada y en operación con el cliente Distribución de Manuales Nota.- Este ejemplo puede ser también un formato a utilizarse en proyectos de software de cierto tipo. Instalación Mantenimiento Entrenamiento Evaluación Análisis de Requerimientos Desarrollo y detalles del Prototipo

65. El WBS provee los fundamentos para : WBS Lista de actividades Personal Administración de Riesgos Calendario Estimación Diagrama de red Control de Proyecto Presupuesto

66. WBS Administración de Riesgos Presupuesto Calendario Estimación Personal Diagrama de red Lista de actividades Control del Proyecto

74. 1 2 3 4 1.1 1.2 2.1 3.1 4.1 4.2 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2.1 3.1.1 4.1.1 4.2.1 4.2.2 4.2.3 Paquete de Trabajo

75. Desglosar el proyecto en paquetes de trabajo que: * Son realistas y pueden ser estimados con confianza * No pueden ser lógicamente mas subdivididos * Tener una conclusión con sentido y entregable * Puede ser completado sin una entrada mas * Es el tamaño necesario para controlar el proyecto; Esto puede ser de un esfuerzo de 40 horas para proyectos pequeños e inclusive 300 horas de esfuerzo para proyectos grandes ¿Cómo saber si el WBS esta hecho?

81. Diccionario WBS

83. Ejemplo de un Diccionario WBS Proyecto:__________ Paquete de trabajo numero:______Persona responsable:__________ Descripción del paquete de trabajo autorizado: Producto de paquete de trabajo (Entregable): Criterio de aceptación: Suposiciones / Restricciones: Riesgos: Aprobado por: PM___________________ Fecha:_______________

84. Lista de Actividades

86. Diagrama de Red

91. Nota Las partes que conforman este diagrama de red detallado para la parte del Dise ño son también las actividades que conforman el Dise ño. Lo mismo aplica para la parte de Prueba siguiente.

92. Nota Para la verificación, previamente se realiza la preparación del ambiente de prueba, contemplando emuladores, ambiente similar al que tiene el cliente, ambiente real, etc.

93. Ejercicio Use el nivel mas bajo del WBS para crear el Diagrama de Red. Se determinara las actividades precedentes para cada actividad Duración: 20 minutos

94. Estimación de Requerimientos de Recursos

96. Estimación de Tiempo y Costo

110. Esfuerzo en horas______ Estimación de duración optimista, en horas__________________ Estimación de duración pesimista, en horas_________________ Estimación de duración media, en horas____________________ Proyecto__________ Actividad_____________ Completado por________ Ejemplo de un formato de estimación: Como se llego a esta estimación? Circule una: Información histórica, Estimación de un WBS previo, Calculo, Supuesto Describir las suposiciones que se están haciendo: Puede estar seguro que es una buena estimación? Cuanto colchón es incluido?

111. Ruta Crítica

113. Carta de estimaciones Actividad Tiempo estimado G Actividad precedente Inicio Ninguna 0 horas D Inicio 4 horas A Inicio 3 horas F D, A 8 horas E D 9 horas F,E 4 horas B F 4 horas H G 2 horas C H 7 horas Fin C,B 0 horas

116. Ejemplo usando PERT: O = 18 hrs. P = 30 hrs. M = 20 hrs. (18 + 4*20 + 30)/6= 21.333333 hrs.

117. Programación o Calendarización

120. Términos usados: Inicio temprano (Early start).- El tiempo mas temprano que una actividad puede empezar Inicio tarde (Late start).- El tiempo mas tarde que una actividad puede empezar Final temprano (Early finish).- El tiempo mas temprano que una actividad puede terminar Final tarde (Late finish).- El tiempo mas tarde que una actividad puede terminar Tiempo de espera.- Tiempo insertado de espera (stand by)

121. Presupuesto

122. Desarrollo del Presupuesto Presupuesto de Costo: Ejemplo 1 Actividad A $ 1,000 Actividad B $ 2,500 Actividad C $ 2,700 Reserva del 10 % $ 620 ________ Total $ 6,820

123. Presupuesto de Costo: Ejemplo 2 Trabajo 3 Ingenieros 2 Programadores $ 235,000 Materiales $ 4,500 Equipo $ 14,000 Costos indirectos $ 25,350 Subtotal $ 278,850 Contingencias o Emergencias $ 55,250 Trabajo $ 334,100

124. Ejemplo detallado de un presupuesto

125. Determinación de Estándares de Calidad Procesos y métricas

129. Roles y Responsabilidades

135. Requerimientos de Comunicación

141. Métodos de comunicación y medios Escritos formales: Carta de proyecto, Planes de administración del proyecto Verbalmente formales: Presentaciones, Discursos Escritos informales: Memos, correos Verbalmente informales: Juntas, Conversaciones personales

143. Identificación de Riesgos

147. Presupuesto Original Presupuesto después de la Administración de riesgo La planeacion reduce las estimaciones en los proyectos Estimación de costo revisado (Reserva creada) Riesgos removidos Actividad Estimación de Costo Actividad Estimación de Costo 1 $ 100,000 1 $ 70,000 2 $ 300,000 2 $ 200,000 3 $ 1,400,000 3 $ 1,000,000 Reserva $ 300,000 $ 1,800,000 $ 1,570,000

151. Iteraciones

161. Actividad En la siguiente figura se muestra una Crashing Chart, y elija cuales actividades ahorrarían 3 semanas, teniendo menos impacto en costo y riesgo. Duración: 10 minutos Crashing Chart Ejercicio: Duración original Duración de Crash Ahorro en tiempo Costo original Costo del Crash Costo extra Impacto del riesgo D 6 4 2 10 14 4 Alto E 7 5 2 17 27 10 Bajo G 5 4 1 15 16 1 Bajo H 7 6 1 8 10 2 Alto C 8 5 3 12 21 9 Ninguno

162. Ejercicio: Tus esfuerzos en la planeacion han resultado de una duración del proyecto de 26 meses. Pero por la fuerza de ventas, el nuevo producto debe de estar listo en 23 meses. La parte mas importante en este proyecto es el tiempo y secundariamente o de menos peso, el costo. Diagrama de red: El camino critico es de 26 meses y son las actividades: Inicio, D, E, G, H, C, Fin

165. Manejo de Proyectos Trucos y Buenas Practicas

176. Planeación del Proyecto …continuación Plan de Mejora de proceso … continuación