Este documento proporciona una introducción a la gestión de stakeholders en proyectos. Explica los cinco procesos clave de la gestión de stakeholders: 1) identificación de stakeholders, 2) planificación de la gestión de stakeholders, 3) gestión de stakeholders, 4) control de stakeholders. Describe las entradas, herramientas y salidas de cada proceso, con énfasis en identificar a todos los stakeholders relevantes, analizar sus intereses y necesidades, y desarrollar estrategias para gestionar sus expectativas a lo largo del proyecto.

1. GESTIÓN DE LOS
STAKEHOLDERS

2. ÍNDICE
GESTIÓN DE LOS STAKEHOLDERS
1. Introducción
2. Identificación de los stakeholders
3. Planificar la gestión de los stakeholders
4. Gestión de los stakeholders
5. Controlar a los stakeholders

3. 1 INTRODUCCIÓN
El propósito de la gestión de los stakeholder es la fijación del objetivo integrado del proyecto y para ello es básico mantener
una comunicación fluida con ellos y que, además, les aporte valor añadido.
La gestión de los stakeholders es uno de los factores de éxito más importantes en los proyectos. En múltiples casos, se
subestiman las tareas relacionadas con la gestión de los interesados en el proyecto, provocando resultados nefastos para el
mismo.
Recordemos que durante la fase de Inicio del proyecto, se definían:
y se produce la autorización de continuar con el Proyecto y comenzar con la Planificación.
 Las necesidades del cliente y de los otros stakeholder.
 Los requisitos del cliente y de los otros stakeholder.
 Los objetivos de alto nivel.
 Los criterios de éxito: triple restricción, entorno del
proyecto.
 Los criterios de aceptación.
 Las restricciones y asunciones.
 El presupuesto del Proyecto
 Los hitos.
 Riesgos inicialmente identificados.
 Relación de stakeholder identificados.
Por tanto, el primer proceso del área de conocimiento de Gestión de Stakeholders nos permitirá obtener el registro/relación
de stakeholders, una vez identificados los mismos. Este punto es crucial dado que una mala identificación de stakeholders
puede provocar, entre otros, múltiples cambios en requisitos, reprocesamientos, conflictos, aumento de los riesgos, etc.,
llegando incluso a provocar la cancelación del proyecto. Por tanto, tendremos que intentar identificar a TODOS los
stakeholders y conocer bien las expectativas de cada uno de ellos, consiguiendo convertirlas en requisitos
cuantificables. Así, de esta manera, podremos cumplir satisfactoriamente con sus necesidades. La gestión de las
expectativas es un trabajo dinámico y continuo que acaba con el cierre del Proyecto.
Recordemos que las preguntas fundamentales que se responden en la Fase de Inicio del proyecto son:
No sólo debemos buscar el tener informados a los diferentes stakeholders sino que debemos intentar mantener su
compromiso con el proyecto.
¿Por qué debemos realizar el Proyecto? ¿Qué se supone que vamos a hacer? ¿Quiénes son los stakeholder?
¿Cliente? ¿Patrocinador?

4. 2 IDENTIFICACIÓN DE LOS STAKEHOLDERS
Es el proceso de identificación de las personas, grupos u organizaciones que pudieran afectar o verse afectados por una
decisión, la actividad, o el resultado del proyecto, y analizar y documentar la información relevante relativa a sus intereses,
participación, interdependencia, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.
Entradas
 Acta de constitución del proyecto. Puede proporcionar información sobre las partes interesadas tanto externas como
internas del proyecto.
 Documentos públicos como pueden ser contrataciones, adquisiciones…
 Factores ambientales de la empresa como pueden ser estructuras de la organización, tendencias culturales, regionales…
 Activos de los procesos de la organización como pueden ser plantillas de stakeholders, lecciones aprendidas, listado de
stakeholders de proyectos anteriores…

5. ② Identificación de los Stakeholders
ArtArtíículosculos
Sistema de ReservasSistema de Reservas
PistasPistas
MonitoresMonitores
Clubs
Clubs
Deportivos
Deportivos
Jugadores
Teleoperadora
Entidad
financiera
Mobipay
Federaci
Federacióónn
PolideportivosPolideportivos
DIAGRAMA DE VENN
Salidas
 Registro de las partes interesadas. Se incluye la identificación de los stakeholders referente a su nombre, posición dentro
de la organización, los requisitos de los mismos, su clasificación en internos/externos….
 Juicio de expertos
 Reuniones
 Análisis de los stakeholders
El procedimiento para el análisis de los stakeholders sería el
siguiente:
① Desarrollar una lista de stakeholders: (individuos,
grupos y/u organizaciones), que aportan recursos,
conocimientos o simplemente pueden reaccionar positiva
o negativamente ante el proyecto.
② Identificar el papel de cada stakeholders: Por un
lado: patrocinador, equipo, competidor, consultor, etc.
Por otro: toma decisiones, pone recursos, aporta
experiencia, etc.
③ Identificar el impacto que el proyecto tendrá para
los stakeholders: Beneficios o perjuicios. Conflictos por
distintos intereses.
④ Identificar su interés: Ejemplo: positivo 1, negativo -1,
neutral 0, no lo sé ?
⑤ Valorar su influencia en el éxito del proyecto
Ejemplo: desde 0 (sin influencia), a 5 (puede hacer que
el proyecto fracase).
⑥ Identificar las relaciones entre los stakeholders mediante
por ejemplo un diagrama de Venn
⑦ Identificar el objetivo/necesidad de cada stakeholders.
⑧ Establecer el orden de prioridad.
⑨ Establecer la estrategia para asegurar el objetivo del
stakeholders.
Herramientas
Es importante que realicemos una lista lo más exhaustiva
posible de los Stakeholders, una Matriz de Poder/Interés
y una Matriz de Análisis y Estrategia de los Stakeholders en
este Grupo de Procesos del INICIO

6. EstrategiaPrioridad
Objetivo /
Necesidad
Relaciones
con otros
Poder /
Influencia
Interés
Como le
impacta el
proyecto
Papel que
juega en el
proyecto
Stakeholder EstrategiaPrioridad
Objetivo /
Necesidad
Relaciones
con otros
Poder /
Influencia
Interés
Como le
impacta el
proyecto
Papel que
juega en el
proyecto
Stakeholder
MATRIZ DE ANALISIS Y ESTRATEGIAS DE LOS STAKEHOLDERS
MATRIZ PODER/INTERES
② Identificación de los Stakeholders
Debemos tener en cuenta que:
 Lista de los Stakeholders: simplemente
enumerar los posibles afectados por el
proyecto.
 El grado de Influencia: El poder dentro
de las organización no solo está
determinado por el lugar que ocupe dentro
de la jerarquía, sino que también es clave
lo bien que se esté conectado con la
organización informal. Este grado de
conectividad de una persona en la
organización informal determina en mayor
medida su nivel de influencia y la
información que maneja.
 Identificación de los niveles de poder:
¿Cómo podemos saber el poder que tiene
tal o cual stakeholder? Veamos las fuentes
de poder y sus indicadores.
 Matriz de Poder/Interés: La relación que
tengamos con los stakeholder y las
acciones necesarias para orientarlos a favor
del proyecto vendrán en función de su
posición dentro de la matriz poder-interés.
 Matriz de Análisis y Estrategia de los
Stakeholder
IDENTIFICACION DE LOS NIVELES DE PODER

7. El proceso de elaboración de estrategias de gestión adecuadas para participar de manera efectiva las partes interesadas en
todo el ciclo de vida del proyecto, basado en el análisis de sus necesidades, intereses y potencial impacto en el éxito del
proyecto.
3 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS STAKEHOLDERS
Entradas
 Registro de los stakeholders
 Factores ambientales de la empresa, como la cultura de la organización, clima político….
 Activos de los procesos de la organización, como lecciones aprendidas, datos históricos….

8. ③ Planificar la gestión de los Stakeholders
Herramientas
 Juicio de expertos
 Reuniones
 Técnicas analíticas: estas técnicas consistentes en, de manera sistemática, recopilar y analizar información, tanto
cualitativa como cuantitativa para poder determinar los intereses, expectativas, influencias, poder, etc. que deben ser
tenidos en cuenta, a lo largo del proyecto, para cada uno de los stakeholders. Además, gracias a esta técnica también
podremos identificar las interrelaciones existentes entre los stakeholders que pueden ayudar a aumentar el grado de
compromiso y soporte al proyecto, posibilitando aumentar las probabilidades de éxito en el mismo. Los pasos que se
suelen seguir para aplicar esta técnica son los mostrados en el gráfico adjunto.

9. ©
Hay múltiples modelos de clasificación que se suelen usar para analizar los stakeholders tales como:
 Matriz Poder / Interés: Donde se clasifican los stakeholders en función de su nivel de autoridad/poder y su nivel de
interés respecto a los entregables generados por el proyecto.
 Matriz Poder/ Influencia: Clasificando los stakeholders en función del poder y su grado de influencia en el proyecto.
 Matriz Influencia/Impacto: Similar a los anteriores pero teniendo en cuenta la posibilidad que tiene cada stakeholder
de introducir/solicitar modificaciones a los requisitos, planificaciones del proyecto.
 El nivel de compromiso de todos los actores debe ser comparado con los niveles de participación previstos necesarios
para la ejecución exitosa del proyecto. Participación de los interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto es
fundamental para el éxito del proyecto. El nivel de compromiso de los interesados se pueden clasificar de la siguiente
manera:
 Inconsciente. Inconsciente de proyecto y los impactos potenciales.
 Resistente. Consciente del proyecto y los impactos potenciales y resistentes al cambio.
 Neutral. Consciente del proyecto todavía no apoyo ni resistente.
 Apoyo. Consciente del proyecto y los impactos potenciales y de apoyo al cambio.
 Liderar. Consciente de proyecto y los impactos potenciales y participar activamente para asegurar que el proyecto sea
un éxito.
③ Planificar la gestión de los Stakeholders
Salidas
 Plan de gestión de los stakeholders.
 Actualización de documentos del proyecto como por ejemplo registro de los stakeholders

10. La Gestión de los stakeholders es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus
necesidades / expectativas, tratar temas que se van produciendo, y fomentar la participación de los stakeholders en las
actividades del proyecto correspondiente durante todo el ciclo de vida del mismo.
Entradas
 Plan de gestión de los stakeholders
 Plan de gestión de las comunicaciones (se verá más adelante)
 Lista de cambios aprobados
 Activos de los procesos de la organización
4 GESTIÓN DE LOS STAKEHOLDERS

11. Herramientas
 Métodos de comunicación. Los métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de
las comunicaciones se utilizan durante la gestión de los stakeholders. Sobre la base de las necesidades de comunicación
de las partes interesadas, el gerente de proyecto decide cómo, cuándo, y cuáles de estos métodos de comunicación se
van a utilizar en el proyecto.
 Habilidades interpersonales. El director del proyecto aplica las habilidades interpersonales para manejar las
expectativas de las partes interesadas. Por ejemplo:
 La creación de confianza,
 Resolución de conflictos,
 La escucha activa y
 Superar la resistencia al cambio.
 Habilidades directivas. El director del proyecto aplica técnicas de gestión para coordinar y armonizar al grupo hacia el
cumplimiento de los objetivos del proyecto. Por ejemplo:
 Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto,
 Influir sobre las Personas de apoyo al proyecto,
 Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto, y
 Modificar el comportamiento organizacional para aceptar los resultados del proyecto.
Salidas
 Registro actualizado de los interesados
 Solicitudes de cambio; la gestión de los stakeholders pueden dar lugar a
solicitudes de cambios en el proyecto, también puede incluir propuestas
de acciones correctivas o preventivas del proyecto…
 Plan de gestión del proyecto actualizado
 Activos de la organización actualizados como notificaciones a los
stakeholders, informes del proyecto, distintos registros del proyecto,
comentarios de los distintos stakeholders sobre el proyecto…
④ Gestión de los Stakeholders

12. El proceso de seguimiento de las relaciones generales de las partes interesadas de los proyectos y estrategias de ajuste y
los planes para involucrar a los stakeholders.
5 CONTROL DE LOS STAKEHOLDERS

13. Entradas
 Plan de gestión del proyecto
 Datos del rendimiento del trabajo
 Documentos del proyecto como pueden ser el calendario, registro de interesados, comunicaciones del proyecto…
Herramientas
 Gestión de sistemas de información. Un sistema de gestión de la información proporciona una herramienta estándar
para el director del proyecto para capturar, almacenar y distribuir información a los interesados sobre el costo del
proyecto, el progreso previsto, y el rendimiento.
 Juicio de expertos
 Reuniones
Salidas
 Información del rendimiento del trabajo
 Solicitudes de cambio. El control de los stakeholders a menudo provoca solicitudes de cambio en el proyecto.
 Plan de gestión actualizado. El proceso de control y monitorización de los stakeholders pude dar lugar a
actualizaciones en el cronograma del proyecto, en el plan de gestión de compras, en el plan de gestión de las
comunicaciones…
 Actualización de documentos del proyecto como registro de interesados…
⑤ Control de los Stakeholders