1. Historia de la ofimática
Se llama ofimática al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se
utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas
relacionadas. Las herramientas ofimáticas permiten idear crear manipular transmitir, almacenar o
parar la información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén
conectadas a una red local o internet
Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o
ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado,
gestión de archivos y documentos, etc.
La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de
oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas
por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por
computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado.
La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y
con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran mecánicas.
Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de
información hacia medios electrónicos.
Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las
computadoras personales en 1980. Aunque debemos recordar que fue en el año de 1971
cuando comenzó la revolución en la que se empezaron a hacer cada vez más de costumbre las
tecnologías, las cuales ayudaron para avanzar en la búsqueda de una sociedad más completa,
en el ambiente laboral.
La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos gracias al poder de cálculo y
procesamiento de las computadoras, luego para el almacenamiento de información dado que la
capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato y finalmente el intercambio de datos
gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.
Este tipo de aplicaciones permiten crear y compartir el trabajo en línea. Los documentos se
pueden crear desde cero o importarlos a partir de archivos de texto, presentaciones y hojas de
cálculo existentes. Una de las principales aportaciones de estas herramientas es que permiten
compartir o editar documentos entre varios usuarios (o simplemente visualizarlos) en tiempo real.
La ofimática con red de área local permite a los usuarios transmitir datos, correo electrónico e
incluso voz por la red. Todas las funciones propias del trabajo en oficina, incluyendo dictados,
mecanografía, archivado, copias, fax, télex, microfilmado y gestión de archivos, operación de los
teléfonos y la centralita, caen en esta categoría. La ofimática fue un concepto muy popular en los
años 1970 y 1980, cuando las computadoras de sobremesa se popularizaron.

2. Aplicaciones de la ofimática
Las tareas ofimáticas constituyen uno de los usos más habituales de las herramientas
informáticas, tanto en el entorno laboral como doméstico, por lo tanto, cualquier
sistema que se precie debe contar con aplicaciones específicas para estos
menesteres.
Las acciones más básicas en este contexto son el procesamiento de textos el acceso a la base de
datosy la generación de hojas de cálculos. La mayoría de sistemas comerciales proponen familias
de aplicaciones bajo una misma estructura, llamadas suites informáticas, para satisfacer las
necesidades de los usuarios/usuarias en este terreno. Recientemente se ha desarrollado una
alternativa libre a estas aplicaciones, que ha incorporado la distribución Guadalinex-edu, totalmente
compatible con la mayoría de soluciones comerciales existentes en el mercado. Se trata del
proyecto open office. Org
Además disponemos de una aplicación del entorno GNOME para acceder a las bases de datos,
un editor de diagramas, un gestor de proyectos y un completo programa de contabilidad.
No debe confundirse el concepto de software libre con el de aplicaciones para GNU/Linux. La
mayoría de estas aplicaciones pueden funcionar igualmente en otras plataformas como Windows
o Macintosh. Son por ello, una alternativa a considerar cuando se decide implantar un sistema de
gestión.
El software libre tiende a confundirse con software gratuito, aunque no son conceptos
necesariamente relacionados. Aunque algunas aplicaciones de software libre pueden no tener
coste de licencias, es bastante probable que una empresa especializada haga el análisis y la
implantación necesarias, por lo que pueden implicar gastos en concepto de consultoría, de igual
manera que lo hacen las aplicaciones privativas.

3. Paquetes de la ofimática
La hoja de cálculo
Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) aparecieron cuando surgió la necesidad de adaptar
los sistemas de planificación utilizados en los grandes ordenadores a los nuevos
microordenadores. Son una combinación de calculadora, lápiz y papel, que unido a la potencia
y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos, las convierten en una
herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. Mediante una hoja de
cálculo podemos realizar diversas tareas que involucren tanto la organización y presentación
de información, como el cálculo de valores y funciones haciendo uso de números, operadores
matemáticos y lógicos.
Una hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas. Cada punto donde se cruza una fila
con una columna se conoce como celda. Por convención se suelen identificar las columnas con
letras y las filas con números, por lo cual cuando hablamos de la celda "C24" decimos que es el
cruce de la columna C con la fila 24. En cada celda podemos almacenar un valor, que puede
ser numérico o no, e incluso puede tener diversos formatos. Cada celda puede ser referencia
por otra de tal forma que los datos almacenados en unas se convierten en información utilizada
por otras a través de fórmulas y funciones. Las formulas son cálculos matemáticos creados por
el usuario mientras que las funciones son operaciones matemáticas predefinidas en las cuales
el usuario sólo establece los argumentos o parámetros de funcionamiento. Una formula puede
estar constituida por funciones, por ejemplo: =REDONDEAR (SUMA (A2:A15); 1). En este
ejemplo existen dos funciones que por separado realizan tareas distintas. La función redondear
es una operación predefina que ajusta los números decimales de un resultado según los
intereses del usuario. La función original tiene esta forma redondear esto es, primero se
selecciona el número que se desea redondear y luego la cantidad de decimales que se
necesita. En el ejemplo empleado, el número a redondear es el resultado de un suma (otra
función) de los valores contenidos en las celdas A2 hasta la A15. En resumen, en este caso
tenemos una Formula que combina dos funciones que por defecto no están juntas y que para
efectos de lograr un mejor resultado el usuario las junta de la forma indicada. El funcionamiento
de los cálculos matemáticos en una planilla sigue las mismas reglas de la aritmética básica.
Primero se resuelven las divisiones y multiplicaciones y luego las sumas y restas. Lo mismo
ocurre con los paréntesis. Primero se resuelven los paréntesis interiores y luego los exteriores.
Adicionalmente, las hojas de cálculo más conocidas en el mercado actual suelen integrar
poderosas herramientas para análisis estadístico y financiero, pues en esos campos es donde
resulta particularmente útil, tanto para almacenar datos, como para hacer diversos análisis de
los mismos, bien se de forma preliminar o con fines más profesionales.

4. Procesadores de textos
Los procesadores de texto son unos de los programas más importantes y
necesarios en la utilización de cualquier PC. Elegir el más adecuado depende
de la experiencia y pretensiones de los usuarios. Un procesador de textos está
orientado a la gestión de textos para la generación de informes, cartas, edición
de documentos textuales, etc. que como último soporte utilizarán el papel para
la transmisión de información escrita o bien las redes de comunicación. Hoy
son una herramienta imprescindible en cualquier oficina.
La evolución ha sido tan importante que muchas veces no son aprovechadas ni
la mitad de sus capacidades. Actualmente una sola persona sin conocimientos
informáticos y con un entrenamiento de algunas horas puede realizar todo el
proceso de edición; desde concebir el original hasta escribirlo, darle el formato
adecuado e imprimirlo.
Un procesador de texto se define como el software aplicativo que permite
editar, almacenar, recuperar e imprimir información escrita dentro de un PC.
Muchos quizá recordemos algunos editores de texto muy populares en los 80`s
(WordStar por ejemplo), que requerían una gran cantidad de comandos y
donde era indispensable saberlos de memoria para poder obtener un
documento medianamente presentable, sin embargo las herramientas de
procesamiento de texto actuales son mucho más amigables y eficientes, en
términos de recursos, complejidad, tiempo y resultados. Los procesadores
actuales cuentan con programas auxiliares como los diccionarios ortográficos,
de sinónimos o bilingües. Los ortográficos sirven para revisar el documento
completo o páginas detectando los errores de mecanografía y faltas de
ortografía. Los de sinónimos (tesauros) permiten consultar posibles alternativas
a una palabra. Los diccionarios bilingües permiten buscar la palabra en otro
idioma. Otras posibilidades hasta hace poco tiempo consideradas como
avanzadas son: editores de fórmulas, posibilidad de definir macros,
sombreados de marcos, escritura en columnas.