Una hoja de cálculo es una tabla con filas y columnas que permite organizar y analizar datos. Se compone de celdas identificadas por la intersección de una columna y una fila, lo que facilita realizar cálculos y funciones. Las hojas de cálculo más populares son Excel, Calc y Numbers y son útiles para contabilidad, análisis financieros e informes.

2. ¿Qué son las hojas de
cálculo?
Una hoja de cálculo es una estructura tabular de renglones y columnas que permiten una infinidad
de aplicaciones. Una vez que se introducen los datos en la hoja de cálculo se pueden analizar y
trabajar fácilmente con ellos. Como ejemplos tenemos a LOTUS-123, WORKS, EXCEL, QUATTRO
PRO, FRAMEWORK etc.
Se forma por columnas, filas y celdas formadas por la intersección de ambas. Las columnas se
denominan con letras y las filas se denominan con números ya que es fundamental la
identificación para poder realizar la inserción de datos. Así las celdas se identifican con una letra,
correspondiente a la columna y el número correspondiente a la fila.
El tamaño de las celdas es ajustable aunque no podremos modificar el alto de las columnas
mientras que con en las filas podremos modificar el alto, pero no el ancho, teniendo en cuenta
que al modificar el ancho de columna modificamos el ancho de todas las filas de esa columna e
igual ocurrirá si modificamos las filas.
A la hora de introducir los datos, nos encontraremos con que la hoja de cálculo asigna
directamente el formato que hayamos designado, mientras que el formato de celda referido al
aspecto de la celda en sí, es también modificable, pudiendo trabajar con un conjunto de celdas (se
denomina "rango de celdas") aplicando una función a todo el conjunto.
Los principales elementos de trabajo son pues:
- Fila: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido horizontal.
- Título de Fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las Filas mediante números, que en el
caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65,536.
- Columna: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido vertical.
- Título de Columna: Está siempre arriba y nombra a las Columnas mediante letras, que en el
caso de Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la Columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego
de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.
- Celda: Es la intersección de una Fila y una Columna y en ella se introducen los gráficos, ya se
trate de texto, números, fecha u otros datos. Una Celda se nombra mediante el nombre de la
Columna, seguido del nombre de la Fila. Por ejemplo, la Celda que es la intersección de la Fila 29
con la Columna F, se denomina F29.

3. - Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de Celdas de una Hoja de cálculos. Se
definen mediante letras y números. Se denomina mediante la Celda de una esquina del rango
(generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Es decir Celda inicial y
Celda final del rango, separadas por dos puntos. Por ejemplo, al rango que comprende las Celdas
C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.
Las funciones comunes de las hojas de cálculo son las siguientes:
- Alto y ancho de celdas.
- Formato de números.
- Borde de las celdas.
- Selección de rangos.
- Relleno de rangos.
- Orientar el texto
La hoja de cálculo es una aplicación de los paquetes de informática tradicionales que está
programada para el manejo de datos numéricos y alfanuméricos con el propósito de obtener
conclusiones informes de contabilidad. Las posibilidades de este tipo de aplicaciones son
inmensas, ya que permite operar con cálculos complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos
de todo tipo.
Los orígenes de las hojas de cálculo modernas se remontan quizás a los años ’60, cuando artículos
en revistas especializadas comenzaron a hacer referencia al concepto de “hoja de cálculo
electrónica”. La primera hoja de cálculo fue creada por Dan Bricklin y se llamó VisiCalc.
Actualmente y en su forma más tradicional, las hojas de cálculo se emplean para hacer bases de
datos numéricos, operaciones de cálculos entre celdas, informes y representaciones en gráfico de
torta, barras y otros. Estas funciones no sólo son muy útiles para la administración y decisión a
nivel ejecutivo, sino que también son fundamentales a la hora de presentar resultados y
conclusiones laborales y de negocios a públicos y clientes.
Por su versatilidad y facilidad de uso a partir de un entrenamiento en el software, este tipo de
programas permiten ahorrar mucho tiempo (de elaboración y resolución de cálculos extensos y
complicados) y dinero (invertido en contadores y especialistas de cálculos y economía).
Hoy por hoy existen muchos programas que ofrecen esta variedad de servicios. La más común y
popular en el mundo es la de Microsoft Office, de nombre Excel, que se emplea en pequeñas y
grandes oficinas y hasta para llevar las finanzas familiares. También puede recurrirse a Calc, de
OpenOffice.org, Gnumeric de Gnome Office, Numbers de Apple y varias otras de acuerdo con
el sistema operativo que se use.