La administración de la función informática es crucial para las empresas en la era de la información, donde los conocimientos y habilidades son el capital más valioso. Las tecnologías de información deben integrarse en todas las actividades empresariales, mejorando la eficiencia y la toma de decisiones estratégicas. La reingeniería de procesos es necesaria para adaptarse a las nuevas exigencias del mercado, centrando la atención en la satisfacción del cliente y eliminando todo lo que no aporte valor.

1. ADMINISTRACIÓN
DE LA FUNCIÓN
INFORMÁTICA

2. Importancia de la Función
Informática
Actualmente todas las empresas ya sean, pequeñas, medianas, grandes (nacionales o
transnacionales), incluyen el uso de tecnologías de información en sus procesos.
El factor AFI (Administración Funcional de la Informática), se introduce en el año de 1992
cuando las áreas informáticas con su estructura centralizada, ya no responden a las
necesidades de las organizaciones tremendamente cambiantes.
El desarrollo informático se construye con absoluta ligereza e
improvisación, debido al poco interés de las autoridades académicas y a la
carencia de inversión en el desarrollo de nuevas tecnologías.

3. La importancia en la labor administrativa en la Función
Informática reside en la necesidad de controlar y dirigir los
recursos humanos, materiales o técnicos y financieros; de
igual manera los recursos del software y hardware que se
requieran para la realización de las metas trazadas al día o
desde el principio.

4. Es importante la Planeación y la Organización
dentro de un departamento o empresa informática

5. La Información como Recurso de
las Organizaciones

6. Las empresas en la Era de la
Información
La Era de la Información se hace patente, detonada por la globalización
de los mercados, así como su dinámica y agresividad actual.
En la Era de la Información se le da un peso específico muy importante a
la información como el principal conocimiento que sostiene el negocio.
Anteriormente, las empresas se enfocaban simplemente a producir,
producir y producir.

7. El valor de la información
En la época actual, que se caracteriza por un crecimiento
exponencial de las nuevas tecnologías de la información y las
telecomunicaciones, los activos más valiosos de una empresa ya no
son activos tangibles o los depósitos en los bancos, sino los
conocimientos, habilidades, valores y actitudes de las personas que
forman parte de una empresa.
En la actualidad, la información y el conocimiento son considerados como el
capital intelectual que soporta la riqueza de una organización.

8. Por qué las organizaciones requieren distintos sistemas de
información
Sistemas de Procesamiento de Datos (SPD), Sistemas de
Manufactura, Administración de Recursos Empresariales (ERP),
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), Sistemas Gerenciales,
Manejo de Relación con Clientes (CRM), Suministro de la Cadena
de Distribución (SCM), etc., son algunos de los sistemas que
surgen, se ponen de moda y luego desaparecen acorde a la
evolución de las empresas.
Distintos datos pueden proveernos de distinta información y al
haber distinta información existen distintas necesidades que
pueden ser cubiertas, dependiendo de la función que cada
empleado desempeñe en la empresa.

9. La información que las empresas necesitan
En estos momentos la información fluye en todos los niveles de la
organización con diferentes fines (comunicación, control, administración,
evaluación, etc.) independientemente de los puestos, las empresas están
entendiendo que los niveles directivos tienen una gran responsabilidad al
tomar decisiones, pues el impacto que generan recae sobre toda la
organización, pero también existen más personas que toman decisiones y,
a pesar de que éstas no tienen un impacto global, deben ser también
correctas y oportunas, pues ciertos grupos dependen de las mismas.

10. De modo general en una pirámide organizacional, los
requerimientos informativos se dividen en 3 partes:
Información Estratégica
Está orientada principalmente a soportar la Toma de Decisiones de
las Areas Directivas para alcanzar la misión empresarial.
Información Táctica
Información que soporta la coordinación de actividades y el plano
operativo de la estrategia, es decir, se plantean opciones y caminos
posibles para alcanzar la estrategia dictada por los directivos.
Información Técnico Operacional
Se refiere a las operaciones tradicionales que son efectuadas de
modo rutinario en las empresas mediante la captura masiva de
datos y Sistemas de Procesamiento Transaccional.

11. Tecnologías de Información para la
administración

12. ¿PARA QUÉ SIRVEN LAS TECNOLOGÍAS
DE INFORMACIÓN?
Las Tecnologías de Información han venido a ocupar una parte
medular en cualquier corporación que pretenda sobresalir en los
mercados tan competidos actualmente.
Para ello es necesario implementar las Tecnologías de Información
no sólo en los procesos de producción o distribución sino en todas
las actividades de la empresa, esto es, entrada, conversión y salida.
Todos buscamos la manera de mantenernos siempre "bien
informados", además de buscar la manera de utilizar esa
información para nuestro beneficio.

13. LA TI Y LA EFICIENCIA ORGANIZACIONAL
Actualmente las Tecnologías de Información deberán de estar
presentes den todas las actividades de la empresa, en decir, en las
etapas de entrada, conversión y salida.
En la etapa de entrada, las tecnologías de información deberán
contener todas las habilidades, procedimientos y técnicas que
permitan a las organizaciones manejar eficientemente las
relaciones existentes con los grupos de interés (Clientes,
proveedores, gobierno, sindicatos y público en general) y el entorno
en el que se desenvuelven.

14. En la función de Recursos Humanos, por ejemplo, existen técnicas
especializadas, como entrevistas o test psicológicos que permiten
reclutar al personal con el mejor perfil par satisfacer las necesidades
de la empresa.
El departamento de Finanzas, gracias a las Tecnologías de
Información como la banca electrónica o los modernos portales
bancarios en Internet, puede obtener capitales a un costo favorable
para la compañía.
En la etapa de conversión, las Tecnologías de Información en
combinación con la maquinaria, técnicas y procedimientos,
transforman las entradas en salidas. Una mejor tecnología permite a
la organización añadir valor a las entradas para disminuir el
consumo así como el desperdicio de recursos.

15. ¿CUÁLES TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
PUEDO USAR EN MI NEGOCIO?
Las Tecnologías de Información comprenden todas las tecnologías
basadas en computadora y comunicaciones por computadora,
usadas para adquirir, almacenar, manipular y transmitir información
a la gente y unidades de negocios tanto internas como externas.
Las Tecnologías de Información permiten a la empresa mejorar su
manejo e integración de las necesidades de procesamiento de
información en todas las áreas funcionales de ésta. Uno de los
mayores costos en los que recurre una empresa, es en el tiempo
que los administradores y empleados gastan en reuniones y juntas,
tomando decisiones y resolviendo problemas.

16. Tres tipos de Tecnologías de Información son especialmente útiles:
Los sistemas de tele-conferencia
Incrementan la comunicación reduciendo la necesidad de establecer
contacto cara a cara, ahorrando así tiempo y dinero.
Los sistemas de transferencia y recuperación de información
El incremento en el uso del e-mail, el Internet, y el desarrollo de
Intranets o redes de comunicaciones entre empresas, está
acelerando el flujo de información en las empresas y negocios.
Los sistemas de procesamiento personal de información
Como los que proveen las computadoras personales, portátiles y los
comunicadores personales, los cuales también proveen el eficiente
uso de los tiempos y esfuerzos de todo los individuos de la
empresa.

17. VENTAJAS DEL USO DE LAS TECNOLOGÍAS
DE INFORMACIÓN EN UNA EMPRESA
La revolución de las Tecnologías de Información ha tenido un
profundo efecto en la administración de las organizaciones,
mejorando la habilidad de los administradores para coordinar y
controlar las actividades de la organización y ayudándolos a tomar
decisiones mucho más efectivas. Hoy en día el uso de las
Tecnologías de Información se ha convertido en un componente
central de toda empresa o negocio que busque un crecimiento
sostenido.

18. Como resultado del uso de estas tecnologías podemos decir que
la empresa puede:
•Reducir el tamaño de su estructura jerárquica
•Incrementar el flujo de información horizontal, esto es, a
través de todos los departamentos de la empresa
•Proveer de una ventaja competitiva a la empresa
Las Tecnologías de Información pueden ser usadas para mejorar
la respuesta de una empresa o negocio hacia los requerimientos
de los clientes, lo cual es una fuente muy importante de
competitividad.

19. Debemos voltear la vista hacia las Tecnologías de Información como
una parte medular del negocio, implementarla en todas las etapas
de la empresa (entrada, conversión y salida), ya que esto nos
permitirá evolucionar hacia el siguiente nivel:
Las empresas en la Era de la Información. Debemos de enfocar el
rumbo hacia las Tecnologías de Información ya que esta transición
ya es inminente y si no se realiza a tiempo, mas tarde será mucho
más costoso y doloroso, y eventualmente podemos llegar a
desaparecer como empresa si hacemos caso omiso del cambio
tecnológico que en la actualidad se está viviendo en nuestro
entorno.

20. Reingeniería de Procesos de
Negocios y Tecnología de la
Información

21. Por qué REINGENIERÍA de negocios
Eventualmente, y más temprano que tarde, todas las empresas
necesitarán cambiar la manera como dirigen sus operaciones.
La alternativa radica en estar a la cabeza de la competencia y
aunque parece poco agradable, es necesario reconocer que la
naturaleza del negocio ha cambiado: la competencia se ha
convertido en el factor comercial más importante. Las
oportunidades de mantenerse en un nicho seguro son escasas."

22. La reingeniería implica dejar de lado gran parte de los
paradigmas impuestos por la administración industrial
durante los últimos doscientos años. Significa olvidarse
de cómo se realizaba el trabajo en el pasado y decidir
cómo se puede hacer mejor ahora. Es decir, tomar las
tareas que la revolución industrial dividió en simples y
básicas y reunificarlas en procesos coherentes.

23. Los objetivos básicos son: mejorar la atención a las necesidades de los
clientes, reducir el tiempo de la respuesta y disminuir costos.

24. Es importante resaltar que la reingeniería está “centrada en el cliente”, y
es él quien decide en qué forma y en qué momento desea recibir el
producto o servicio que requiere para satisfacer sus necesidades.
“En virtud de la reingeniería, las necesidades del cliente aparecen en
primer lugar. Después se diseña un proceso para satisfacer estas
necesidades. Luego, y sólo luego, se selecciona una estructura para la
organización.

25. En resumen, los principales objetivos que debe alcanzar el proceso de
reingeniería son:
- Mejorar la atención a las necesidades de los clientes
- Reducir el tiempo de respuesta
- Disminuir los costos
- Aumentar la productividad interna
- Capacitar al personal

26. Premisas
Si se quiere que el proceso de reingeniería llevado a cabo sea
realmente exitoso, debe cumplir con las siguientes condiciones:
- El cambio debe ser RADICAL
- Se busca INVENTAR una NUEVA organización
- Hay que ABANDONAR los paradigmas existentes
- Ninguna actividad tiene GARANTIZADA su existencia
- Se debe ELIMINAR todo lo que no aporte VALOR AGREGADO al
proceso o al cliente
- La Institución debe ser mirada de forma CRÍTICA.
- Se aprovechará cada oportunidad para utilizar NUEVAS
TECNOLOGÍAS
- FACULTADES para el personal de menor nivel
- Los PUNTOS ÁLGIDOS de la organización serán afectados
- Se obtendrá una mayor SATISFACCIÓN de los usuarios
- Se SIMPLIFICAN los procesos