instrumentos par ala organización documental; CCD,TRD,TVD

1. INSTRUMENTOS PARA
LA ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL: CCD,
TRD, TVD.
MELISA PEREZ GUZMAN

2. Podemos entender la clasificación como:
Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de
clasificación, ordenación y descripción de los fondos
documentales de las entidades, respetando el principio
de procedencia y orden original de los documentos de
archivo.

3. Cuadro de clasificación Documental (CCD)
Tabla de Retención Documental (TRD)
Tabla de Valoración Documental (TVD)
instrumentos que se deben llevar a cabo en la
organización Documental

4. Cuadro de clasificación
• Instrumento que permite una correcta identificación y
jerarquización del total de niveles presentes en la
estructura de un fondo de una institución.
• Según el agn:
Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que
se registran las secciones y subsecciones y las series y
subseries documentales

5. Algunas ideas de quién, cuándo y dónde se elabora el
cuadro de clasificación documental
¿Quién?
• archivista o gestor documental
• equipo multidisciplinario
¿Cuándo?
• Despues del segundo semestre de cada año
• la organización de sus fondos acumulados ACUERDO No.
002(Enero 23 de 2004)
¿Donde?
• Se realizara la investigación, la recopilación y análisis de
la información
• Historia institucional, manual de funciones, manual de
procedimientos, entrevista con los productores

6. MODELOS DE DEL CUADRO DE
CLASIFICACIÓN
• Orgánicos: reflejan
la estructura orgánica de la
organización, reproduciendo
sus servicios, secciones,
unidades administrativas,
departamentos u oficinas.
• Funcionales: se basan en el
análisis de las funciones o
actividades de la empresa,
que no tienen porque coincidir
con su estructura orgánica, ya
que un departamento puede
realizar más de una actividad..

7. MODELOS DE DEL CUADRO DE
CLASIFICACIÓN
• Orgánico-funcionales: son los más
comunes y como su nombre indica son
una mezcla ente los sistemas orgánico y
funcional. En este tipo de cuadros las
categorías más generales son los
órganos o sujetos productores y de ellos
cuelgan las series documentales.
• Cuadro de clasificación uniforme-integral
de documentos:6 este ultimo modelo se
caracteriza por ser una variación del
Cuadro funcional, cuya flexibilidad
permite la interacción de todas las
unidades administrativas al ser un único
cuadro, presenta el consolidado de
series (generales y especifícas). Posee
una visión global (secciones y
subsecciones), permite compartir
información (procedimiento y trámites
comunes)

8. Estructura
• Los archivos se organizan en distintos niveles jerárquicos y por tanto, estos niveles
deben verse reflejados en el cuadro de clasificación. Estos son:
• Fondo. Es el conjunto de documentos pertenecientes a una misma entidad
creadora, ya sea institucional, familiar o individual. Viene definida por el principio de
procedencia.
• Sección. Es la primera división en que se ordena un fondo documental, las cuales
se organizan de acuerdo a la estructura orgánica o por la función de la institución u
organismo, siguiendo los principios de procedencia y respeto al orden original.
• Serie. Es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa. Suelen
ser temáticas.
• Unidad documental. Elemento indivisible de una serie documental. Los hay de dos
tipos: simples (documento) o compuestos (expedientes).

9. CARACTERISTICAS DEL CUADRO
DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
• Debe recoger todas las series documentales generadas por la empresa, independiente de su
cronología y soporte.
• La clasificación tiene que ser sencilla, para poder ser utilizada por todo el personal de la empresa.
• Debe ser eficaz, de manera que garantice y facilite la recuperación de información.
• Tiene que ser flexible. Esto quiere decir que debe permitir incorporar nuevas series documentales y
adaptarse a los posibles cambios en la organización interna y actividades de la empresa, sin ser
necesario modificar todo el cuadro.
• Contar con pocas subdivisiones, ya que un exceso de jerarquización aumenta la confusión, el error
en la clasificación y la frustración entre los usuarios.
• Intentar no incluir un apartado de “Varios”, porque esto dificulta su posterior recuperación.
• Establecer un sistema de codificación que identifique las distintas clases o categorías y las series
documentales. Dicha codificación debe ser por sí sola suficiente para suministrar información sobre
los documentos. Este código puede ser numérico, alfabético o mixto.

10. El título de cada sección o
subsección debe:
• Ser representativo del sistema de clasificación aplicado a los
documentos.
• Reflejar el contenido de los documentos que agrupa.
• Estar formado por palabras que posean un carácter informativo.
• Ser breve.
• Ser exclusivo, de manera que un mismo titulo no se use en dos
secciones o subsecciones distintas.

11. Tabla de Retención Documental (TRD)
• las TRD son el instrumento que se forja a
partir de la elaboración de un Cuadro de
Clasificación y no a la inversa. Su propósito es
facilitar los procesos de las transferencias
documentales (primarias y secundarias) y
servir de guía para la conservación de las
series documentales realmente necesarias y la
eliminación de las que no lo son; y no nos
referimos a la eliminación indiscriminada de
las series facilitativas o generales.

12. PROCESOS TECNICOS
• El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con
los procesos técnicos que constituyen herramientas de primera mano
en la gestión documental: Identificación, Valoración, Selección y
Eliminación.

13. Identificación
Permite reconocer la
procedencia, caracterizar y
describir la documentación
motivo de análisis.
la identificación de las secciones,
series y subseries dentro de un
fondo documental, debe
realizarse teniendo en cuenta la
estructura orgánico-funcional de
la entidad productora.
La identificación puede
establecerse de lo general a lo
particular
La SERIE esta constituida por
unidades documentales que bien
pueden ser simples (un solo tipo
documental) o complejas (tipos
documentales diferentes).
Identificación

14. • El objetivo es proteger el patrimonio documental
• Permite establecer los valores primario y secundarios y su permanecía en el archivo
Valoración
• En el establecimiento del valor primario de la documentación intervienen los productores del
documento como los archivistas con el apoyo de expertos en lo legal y contable.
• En el valor secundario participan los productores de la documentación los archivista e
historiadores.
La valoración en el ciclo vital
• Es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por
medio del muestreo.
• Requiere un conocimiento amplio de la institución productora de los documentos
Selección
• Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico ,legal y
fiscal o contable y no tiene valor histórico
Eliminación

15. Requisitos técnicos generales para la elaboración de
las Tablas de Retención Documental
Deben seguir la estructura orgánico-funcional de la entidad.
respetar el principio archivístico de procedencia y contemplar
el ciclo vital de los documentos.
Deben partir del Cuadro de Clasificación Documental — CCD
que represente de forma unificada y debidamente codificadas y
jerarquizadas, las agrupaciones documentales en las cuales se
subdivide el fondo, es decir, subfondos (de ser el caso),
secciones, subsecciones, series, subseries
Las Tablas de Retención Documental – TRD se elaboran para
los documentos activos que produce o producirá una entidad
en desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad
administrativa u oficina productora que la conforma.

16. Procedimiento para la elaboración de las
Tablas de Retención Documental — TRD
• Primera Etapa. Compilación de Información Institucional. Consiste
en recopilar las fuentes que permitan identificar la estructura orgánico-
funcional vigente de la entidad a la cual se le van a elaborar las Tablas
de Retención Documental – TRD
• De igual forma, esta etapa contempla la recolección de datos
tendientes a determinar cuáles documentos producen las unidades
administrativas en razón del cumplimiento de sus funciones.

17. Procedimiento para la elaboración de las
Tablas de Retención Documental — TRD
Primera Etapa.
Compilación de
Información
Institucional.
• Consiste en recopilar las
fuentes que permitan
identificar la estructura
orgánico-funcional
vigente de la entidad
Segunda Etapa. Análisis
e interpretación de la
información
institucional
• contempla el análisis de
las funciones que cumple
cada unidad
administrativa con el
objetivo de determinar
los documentos que
producen y, por lo tanto,
las series y subseries
documentales que se
generan
Tercera Etapa.
Valoración documental
• analizar la totalidad de la
producción documental
de una entidad,
agrupada en series y
subseries, a la luz de su
contexto de creación
,con miras a determinar
sus tiempos de retención
documental y disposición
final, en razón de los
valores primarios y
valores secundarios que
pueden poseer.
Cuarta Etapa.
Elaboración de la Tabla
de Retención
Documental – TRD
• registrar la información
producto del desarrollo
de la segunda y la
tercera etapa en el
formato de Tablas de
Retención Documental
— TRD, es decir, las
series y subseries
correspondientes a cada
unidad administrativa u
oficina productora, con
sus correspondientes
tipos documentales,
tiempos de retención y
disposición final.

18. TABLA DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL
• Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna
el tiempo de permanencia, así como su disposición final.

19. Para la elaboración de las TVD
• Para la elaboración de las TVD resulta útil remitirnos a la metodología
expuesta en el ya citado Manual de Organización de Fondos
Acumulados y en el Acuerdo No.002 de 2004 y el ACUERDO No. 004
(30 ABR 2019)

20. Compilación de información institucional a fin
de reconstruir la historia de la entidad que
produjo la documentación, estableciendo
fechas de creación y supresión, cambios
estructurales, las funciones
diagnóstico en el que se establezca el nivel de
organización del fondo, que además brinde
información confiable sobre las entidades que
la produjeron, dependencias, asuntos, fechas
extremas y volumen documental en metros
lineales
La elaboración y ejecución de un Plan
Archivístico Integral que contenga unos
objetivos claros e incluya información sobre el
estado de conservación y nivel de organización
de los documentos, metodología y técnicas
archivísticas
Ejecución del Plan Archivístico Integral que
comenzará con los procesos de organización
documental, en los que se observarán los
principios y procesos archivísticos
elaboración de las TVD

21. Elaboración de las Tablas de Valoración
Documental:
Confrontación de las Tablas de Valoración Documental — TVD con
estructuras, Cuadros de Clasificación Documental – CCD e
inventarios documentales
Las estructuras orgánicas identificadas o reconstruidas por cada
periodo de historia institucional deben coincidir con las fuentes
primarias aportadas por la entidad.
Las series o asuntos que se registran en las Tablas de Valoración
Documental – TVD deben coincidir con la información consignada en
los Cuadro de Clasificación Documental CCD y los inventarios
documentales; identificados por cada periodo de historia institucional.

22. Codificación de las Tablas de
Valoración Documental – TVD
• La codificación asignada a las unidades administrativas de documentos de
archivo que se registra en las Tablas de Valoración Documental — TVD y en
los Cuadros de Clasificación Documental – CCD, debe representar la
jerarquía dentro de las estructuras orgánicas, identificadas por cada periodo
de historia institucional.
• La codificación asignada a las series o asuntos registrados en las Tablas de
Valoración Documental — TVD y en los Cuadros de Clasificación
Documental, debe hacerse en orden alfabético.
• La codificación asignada a las series o asuntos registrados en las Tablas de
Valoración Documental -TVD debe concordar con la registrada en los
Cuadros de Clasificación Documental – CCD elaborados para cada periodo
de historia institucional

23. CONCLUSIONES
• podemos concluir que el cuadro de clasificacion documental es uno
de los pilares para el proceso archivisstico actual el cual dicta las
series subseries y tiempo de retención de la documentación.