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GESTION 
DOCUMENTAL II 
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 
Melva Olarte Castellanos
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Como instrumento archivístico 
MELVA OLARTE CASTELLANOS 
GRUPO G4 
PROFESORA: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ 
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO 
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES 
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, 
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA 
Armenia Quindío, Septiembre 12 de 2014
INTRODUCCION 
La Gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para 
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la 
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los 
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la 
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de 
racionalización y economía. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, 
que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y 
transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. 
Sin duda alguna es una actividad vital para el desarrollo de la labor profesional del 
actual estudiante de CIDBA, de allí la importancia de generar toda la atención al 
ejercicio planteado en la unidad respectiva, el cual en su proceso de elaboración 
ha permitido una relación directa con su definición, el marco normativo y las 
actividades por realizar en el ejercicio práctico. 
El propósito de este trabajo es conocer la forma de clasificación de los archivos 
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y todos los procesos 
inherentes de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase de ese ciclo 
vital además los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o 
etapas, por lo que se espera cumplir con los objetivos de este trabajo propuesto 
en la unidad 3.
OBJETIVO GENERAL 
Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de un 
Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada una de las etapas. 
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 
 Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos 
 Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los procesos 
de la Gestión Documental que se desarrollan en ella. 
 identificar como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de 
los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se 
desarrollan en cada fase. 
 Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas 
fases.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Como instrumento archivístico) 
2. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de 
tener en cuenta para su implementación. 
3. Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso de implantación 
del Sistema de Gestión de Archivos. 
4. Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo 
con el Decreto 2609 de 2012. 
5. Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental y 
explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 17 
6. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e 
investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos 
importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo. 
Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes: 
¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos? 
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de 
documentos? 
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? 
NOTA: En este numeral (6) indicar el nombre de la entidad visitada y persona que atendió la visita. 
7. Elabore un trabajo en PowerPoint. Dicho trabajo debe contener fotografías propias o imágenes 
libres de derechos de autor, acordes con lo investigado. 
8. Registrase en SLIDESHARE (si aún no está registrado), y suba su trabajo a esta herramienta de 
la web 2.0. Luego, copie el link donde quedó su publicación en la web. Ingrese a la plataforma y 
por el espacio correspondiente a la tarea vaya a la parte final de la misma, donde encontrará una 
ficha, la cual le permitirá acceder a una nueva ventana. Ubique en ese espacio su nombre 
completo y el link (URL o dirección) donde quedó su trabajo en slidesahare y guarde. 
9. Una vez finalizado el tiempo establecido para la tarea, ingrese al foro y ubique allí también el 
link de su trabajo para que sea socializado con sus compañeras y compañeros. 
Recuerde apoyarse en los contenidos, lo que indague directamente en el Archivo visitado y en el 
siguiente link: 
Decreto 2609 de 2012 capítulo III 
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958 
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
1. ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES? 
2. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y 
DESCRIPCIÓN. 
3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y 
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. 
4. ¿QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN? 
5. ¿QUÉ IMPLICA LA CLASIFICACIÓN? 
6. ¿EN QUÉ PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIÓN Y EN QUÉ 
CONSISTE CADA UNO DE ELLOS? 
7. ¿QUÉ DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS DE 
UNA ORGANIZACIÓN EN LA CLASIFICACIÓN? 
8. ¿CUÁLES SON LOS PASOS METODOLÓGICOS DE LA 
CLASIFICACIÓN? 
Cuando se clasifican debidamente los documentos estos deben reflejar 
la misión, objetivos y funcionamientos de la entidad que los produjo, 
para realizar efectivamente esta labor es necesario adelantar las 
siguientes actividades secuencialmente: 
a- Identificación de productores: como primera tarea se encarga de 
identificar las Agrupaciones Documentales, esto es, Fondo, Sección, 
Subsección, a partir de de la información relacionada en los actos 
administrativos de creación y reconstrucciones del organismo productor 
y de los organigramas.
Para identificar un Fondo documental se debe recopilar información 
sobre el origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta: 
- Fecha de creación 
- Fecha de supresión (si es el caso) 
- Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad 
- Organismos que la han precedido en el desempeño de 
funciones análogas 
- Organismos que heredan competencias 
b- Estructura orgánica: en el proceso de identificar las Secciones y 
Subsecciones documentales relacionadas con la documentación 
producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los 
grupos de trabajo en que estos se subdividen es necesario recopilar los 
actos administrativos a través de los cuales se legalizan los cambios 
estructurales de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencias 
para saber cuáles de ellas son de nivel directivo y cuáles del subalterno. 
Son datos muy importantes para codificar las dependencias y las series 
documentales que le corresponden a cada una. 
Para realizar esta tarea es necesario recopilar información sobre la 
estructura orgánica de la entidad teniendo en cuenta: 
- Organigramas 
- Creación y supresión de dependencias 
- Manuales de funciones 
- Manuales de procedimientos 
- Reglamentos internos
c- Series documentales y asuntos: se identifican con las funciones y 
actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de 
los objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones cada entidad 
establece tramites y procedimientos que se reflejan en la producción 
documental necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa. La 
documentación generada en el desarrollo de esta actividad origina una 
unidad documental que, reunidas con otras de estructura y contenidos 
homogéneos, conforman la serie documental. Cada serie documental 
está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del 
análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que 
los genera. 
Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo los 
procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo 
que hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el 
titulo o denominación del asunto principal –Serie- podría subdividirse en ciertos 
números de asuntos relacionados los cuales quedarán indicados como 
subseries. Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad 
documental que materializan los trámites administrativos adelantados por las 
dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos 
que guardan relación con el asunto deberán integrarse en torno al trámite del 
cual forma parte. 
A través de los asuntos se puede restablecer la historia institucional, con lo cual 
se logrará hacer la clasificación aplicando los principios archivísticos de 
procedencia y orden original. 
9. ¿QUÉ SON UNIDADES DOCUMENTALES?
Se entienden como una unión de documentos que busca generar una 
acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función 
determinada con motivo de su creación. 
Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de 
los documentos que hagan parte de esta unión. Para tener mayor 
claridad de esta definición hay que referenciar el concepto de tipología 
documental entendido este como una pieza documental, ya que “es la 
unidad archivística mínima que se conforma por un solo documento 
completo” .Ejemplos: una carta, un recibo de caja, una hoja de vida, una 
ley, una resolución, etc. 
Hay algunas tipologías que son más extensas que otras ya que en las 
unidades documentales simples están conformadas por una tipología 
documental extensa, mientras que las compuestas puede tener varias 
tipologías que se representen en ya sea una hoja, en otras de dos o 
poseer también una tipología extensa, dependiendo de los documentos 
que hagan parte de la unidad documental y de la función administrativa 
que esté generando. 
10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL 
COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA 
La unidad documental simple es la que está conformada por una sola 
tipología, ya que su función es la misma y un tanto repetitiva como por 
ejemplo: 
La unidad documental de Actas de reunión de la Junta de acción 
comunal del barrio Obrero, poseen un orden consecutivo y cronológico
las actas hechas durante un periodo determinado (varios días). En la que 
contiene una sola tipología llamada Actas de reunión, en las que están 
registradas todas las reuniones en función de solucionar y/o realizar las 
labores administrativas de la Junta en mención. 
Unidad documental compuesta es la unidad que posee variedad de 
tipologias documentales que van relacionadas con algo en común. Por 
Ejemplo: La unidad documental de la historia académica de María 
Alejandra Roncancio Olarte, posee la fotocopia del documento de 
identidad (tarjeta), Formulario de inscripción, Cuenta de servicios 
públicos, Certificado de bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas del 
examen de estado, registro de las notas, etc. Muchos documentos que 
se relacionan con un individuo, en este caso María Alejandra en función 
de ejecutar un programa académico. 
11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS 
Partimos del concepto que plantea que un documento es toda aquella información 
contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, 
recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el 
desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana. 
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o 
impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), 
sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas 
de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de 
datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance 
tecnológico pudiera plantear en el futuro 
Tipo documental son las unidades de información contenidas en los documentos. 
Se clasifican en:
Tipo documental simple 
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de 
información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un 
libro de caja, recibo, etc. 
Tipo documental compuesto 
Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo 
contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como 
“expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias, etc. 
12. SEGÚN EL ARTÍCULO 9° DEL DECRETO 2609 DE 2012 
LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL SON: PLANEACIÓN, 
PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, 
TRANSFERENCIA, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIÓN 
A LARGO PLAZO, Y VALORACIÓN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS 
PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PÚBLICA E INDAGUE PASO A 
PASO CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA 
UNO DE DICHOS PROCESOS,TENIENDO EN CUENTA LO INDICADO 
EN EL DECRETO 2609, ILUSTRE CON FOTOGRAFÍAS CADA UNO DE 
LOS PROCESOS. 
El lunes traigo la información… tranquilas..
13. ¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON 
SUS FASES O ETAPAS? 
El ciclo vital de los documentos son las etapas por las que pasan los 
documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo 
esta su eliminación o su conservación permanente, teniendo en cuenta los 
criterios establecidos desde su creación por la entidad o los valores adquiridos 
con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y 
secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de 
utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la 
investigación histórica). 
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por 
una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de 
información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los 
documentos no solo en su organización sino también en la mayoría de las 
entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo. Esta teoría se 
basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de 
archivo dentro de una organización: 
TERCERA EDAD 
Documentos que tienen valor secundario o 
permanente, que se puede utilizar como 
documento investigativo.
PRIMERA EDAD 
Cubre desde la creación del documento y el 
trámite de la información que contiene 
SEGUNDA EDAD 
Información que no es consultada 
frecuentemente pero que todavía tiene un 
valor primario o secundario por lo cual 
deben conservarse como objeto de 
consulta. 
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación 
estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales 
son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las 
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. 
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser 
de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años. 
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se 
conservan más de cincuenta años. Los documentos del archivo histórico se 
conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos. 
14. ¿QUÉ ES UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y CUÁL ES SU 
IMPORTANCIA EN UNA ORGANIZACIÓN? 
La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y 
distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan, proveniente 
de diferentes fuentes externas, así como la generada por todas las dependencias 
que conforman una organización. Su propósito centralizar toda la 
correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas y garantizar la 
entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.
FUNCIONES DEL AREA DE CORRESPONDENCIA 
Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y 
distribución interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la 
organización y la administración del sistema de correo. Entre sus funciones 
tenemos: 
 Control de Ingreso de la Documentación 
 Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir) 
 Conservación 
 Servicio y Control de Préstamo de los documentos 
 Selección y Traslado de la Documentación al archivo central 
 Digitalización de los Documentos 
 Atención de consultas 
 El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada 
conservación y el control en la producción documental, radicando y 
tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos 
exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y 
firmas responsables. 
IMPORTANCIA 
Además de evitar la duplicidad de documentación y el que un oficio sea 
contestado por varias dependencias, se da cumplimiento al Artículo Tercero del 
Acuerdo AGN 060 de 2001 que determina que las entidades deberán establecer 
conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia de manera centralizada y 
normalizada, ofreciendo los servicios de recepción, radicación y distribución de las 
comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al 
desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que 
se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades 
de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente 
capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar 
oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante 
servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que 
faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que 
contribuyan al cumplimiento de los principios que rigen la administración pública. 
Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de las 
entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia. 
En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del 
Programa de Gestión Documental: 
 Recepción, 
 Distribución, 
 Trámite,
 Conservación y 
 Consulta de documentos 
15. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN 
CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES 
SON LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE 
DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIÓN, CENTRAL E 
HISTÓRICO). 
ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA: 
Comprende toda la documentación de uso continuo por la misma oficina 
productora o quien lo solicite. Su circulación o trámite se realiza para dar 
respuesta o solución a algunos asuntos. 
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO 
Es en el que se agrupan documentos trasferidos por los distintos archivos de 
gestión de una entidad u organización, su consulta no es tan frecuente pero 
sigue con vigencia. 
ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE 
Es el trasferido desde el archivo central, son documentos de valor informativo, 
histórico y/o cultural que se conserva en condiciones que garanticen su 
integridad y transmisión a las generaciones futuras por esto forma parte de 
patrimonio histórico.
16. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN 
DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE ÉSTE 
POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIÓN. 
Aporte de María Elena Marín Jiménez: 
17 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a 
paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción. 
ARCHIVO DE GESTIÓN 
PRODUCCIÓN 
CARTA: 
Es una comunicación escrita utilizada para interrelacionarse entre empresas, con 
personas naturales o con los empleados. 
CARACTERISTICAS: 
Márgenes: Se deben tener las siguientes márgenes: 
Superior entre 3cm y 4 cm 
Inferior entre 2cm y 3 cm 
Lateral Izquierdo entre 3cm y 4 cm 
Lateral derecho entre 2cm y 3cm 
Entre 
3cm y 4 
Entre 
3cm y 4 
cm 
Entre 
2cm y 
3 cm 
Entre 
2cm y 
PRESENTACIÓN DE LA CARTA: La carta se escribirá en estilo “Bloque extremo”, 
que consiste en iniciar todas las líneas en el margen izquierdo de las hojas. 
ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA: 
Código: se debe dejar una interlinea después del logotipo del IDEA, se consigna el 
código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla 
de Retención Documental
1820.07.01 
Código de subserie: Contratos Interadministrativos 
Código de la serie: Contratos 
Código de la dependencia: Dirección Administrativa 
Lugar de origen y fecha de elaboración: se deja una o dos interlineas debajo del 
código, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una 
coma (,). La fecha de elaboración se asigna en el Centro de Administración 
Documental, en el momento en que se radica la comunicación. 
Medellín, 
Datos del destinatario: dejar de dos a tres interlineas después del lugar de origen y 
consignar los siguientes datos en líneas independientes: 
1. Título académico en mayúscula inicial 
2. Nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida 
3. Cargo en mayúscula inicial 
4. Nombre de la entidad u organización, este debe ir en mayúscula inicial y 
su acrónimo o sigla en mayúscula sostenida 
5. Dirección: se escribe sin abreviaturas, si contiene información 
complementaria como bloque, apartamento, se debe escribir la palabra 
completa. 
6. Nombre del lugar de destino: se identifica la ciudad y, seguido de una 
coma (,) el departamento. Si el lugar de destino es el exterior, debe 
identificarse el país en la misma interlinea. 
Ingeniero 
CARLOS MARIO BETANCUR 
Gerente General 
Constructora Conconcreto S.A. 
Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza 
Medellín, Antioquia
Asunto: Se colocará a dos interlíneas de los datos del destinatario la palabra 
“Asunto” con mayúscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar. Es un 
resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir 
artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la 
frase. Se recomienda producir una comunicación para cada asunto. 
En ningún momento debe anotarse como asunto el número que trae la 
comunicación a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar esta 
información se puede hacer en el primer párrafo del texto. 
Asunto: Respuesta solicitud préstamo auditorio 
Saludo: Se inicia dos interlineas abajo del asunto. Para las damas se acostumbra 
el nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos. Estimado o 
Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden utilizar como 
saludo independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo: 
Cordial saludo señora Lina María: 
Atento saludo doctor Martínez Osa: 
Respetuosamente lo saludo y le comunico… 
Con alegría y complacencia lo saludamos y confirmamos… 
Texto: Comienza a dos interlineas del asunto o del saludo independiente, si 
existe. El párrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlinea libre 
separando cada párrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensión del 
contenido y tener en cuenta los siguientes puntos. 
- Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa. 
- Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted. 
- Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte. 
- Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mínimo, 
un párrafo de tres renglones. 
- No debe contener errores ortográficos, gramaticales o de puntuación. 
Despedida: se utiliza a dos interlineas del último párrafo del texto de la 
comunicación. Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabras 
sencillas.
Despedidas terminadas en coma: 
Atentamente, 
Cordialmente, 
Sinceramente, 
Remitente: Se dispone a cuatro interlineas de la despedida. Nombre completo de 
quien va a firmar la carta en mayúscula sostenida, y en el siguiente renglón el 
cargo que ocupa, en mayúscula inicial. 
Anexos: Se deberán detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineas 
de los datos del remitente; se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se 
relaciona el número de folios y el tipo de anexo. 
Anexos: uno (10 folios) 
Anexos: tres (5 folios, un CD y un plano) 
Anexos: cinco (dos informes en 15 folios, un acta en 8 folios, un CD y un plegable) 
Copias: Se escribe la palabra copia seguida de dos puntos a dos interlineas de los 
datos del remitente o de la relación de anexos, si existe. Deben relacionarse los 
datos en este orden: tratamiento de cortesía o título, nombre y apellidos, cargo y 
nombre de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se registra 
el nombre de esta. 
Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A 
Señor Alejandro Ríos, Jefe de seguridad, SEGURCOL 
Luz Ángela González, Directora Administrativa
Identificación del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a 
una de anexos o copias. Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora, 
seguido de la palabra transcriptor en mayúscula inicial. Se utiliza letra Arial, 
tamaño 8. Si hay más participantes en la elaboración del documento se debe 
aclarar el papel desempeñado por cada uno. 
Ejemplo 1: Transcriptor: Lina Suarez 
Ejemplo 2: Transcriptor: Orfa Buritica 
Revisor: Andrés Sáenz 
Archivar en: Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio, 
debe indicar en la parte final, a una interlinea del transcriptor, en letra arial tamaño 
8, a que contrato o convenio pertenece, registrando el número de este y el año en 
el que se suscribió, de la siguiente manera: Escribir la frase “Archivar en:” y luego 
de los dos puntos poner la palabra Contrato o Convenio, según sea el caso, 
seguido, el número que identifica a cada uno, y luego el año de suscripción. 
Archivar en: Convenio 0164 de 2011 
Archivar en: Contrato 0143 de 2010 
NOTA: La carta original debe ir con la rúbrica del remitente y las copias pueden ir 
con facsímil, bajo la responsabilidad de cada funcionario, de acuerdo a lo 
relacionado en el Decreto 2150 de 1995 Artículo 12. FIRMA MECÁNICA. Los 
jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, 
bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en 
tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto 
administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las 
características del medio mecánico. 
No se remplazará las copias por fotocopias. 
Identificación de páginas subsiguientes: La calidad, color y tamaño del papel 
deberán ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel, 
de las siguientes hojas, se identificará, con el tratamiento y el nombre del
destinatario del documento y el código del área. Al frente contra el margen 
derecho se escribe el número de la página. Tres renglones después se continúan 
con el texto. 
Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas 
hojas para la despedida y el remitente y cargo.
EJEMPLO DE CARTA 
4 cm 
1820.07.01- Código consignado en Tabla de Retención 
2 interlineas 
Medellín, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica) 
3 interlineas 
Ingeniero 
CARLOS MARIO BETANCUR 
Gerente General 
Constructora Conconcreto S.A. 
Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza 
Medellín, Antioquia 
2 interlineas 
Asunto: Respuesta a solicitud préstamo auditorio 
2 interlineas 
Cordial saludo, ingeniero Betancur. 
2 interlineas 
De acuerdo a la solicitud enviada por usted, con radicado 00987 de 16 enero de 2012, le informo que ha sido aprobada 
bajo las siguientes condiciones: 
Fecha: lunes, 20 de febrero de 2012 
Horario: 7:30 a.m. a 1:00 p.m. 
Servicio de cafetería: se dispondrá de una cafetería y un botellón de agua. Si desea más información al respecto favor 
comunicarse con la Auxiliar Administrativa, Luz Ester Gallego. 
2 interlineas 
Atentamente, 
4 interlineas 
LUZ ANGELA GONZALEZ 
Directora Administrativa 
2 interlineas 
Anexos: uno (3 folios) 
Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A 
1 interlinea 
Transcriptor: Jenny López 
Archivar en: Contrato 0121 de 2011
MEMORANDO: 
Es el documento utilizado para la comunicación que se da entre las dependencias 
de la Institución, este se realiza a través del Software de Administración de 
Documentos. 
PROCEDIMIENTO: 
Elaborar memorando: A través del software Administrador de Documentos, el jefe 
de área o funcionario que requiera enviar un memorando deberá seguir los 
siguientes pasos: 
• Elaborar el texto en un procesador de texto (Word), hasta la despedida, guardar 
con un nombre de fácil recordación, con el fin de recuperarlo posteriormente. 
• Abrir la plantilla de memorando del software QF Document y seleccionar la 
opción completar datos del memorando: 
• Diligenciar “PARA” y seleccionar el destinatario del memorando, si se va a 
enviar con copia a otro funcionario, seleccionar y ubicar en el espacio indicado. No 
utilizar la opción CCO. 
• “ASUNTO” Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se 
deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el 
sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto. 
• “EXAMINAR” en el recuadro de Documento, llevarlo al PC, para ubicar la carpeta 
y guardar el texto del memorando, seleccionar abrir y simultáneamente pegar a la 
plantilla del texto del memorando que va a enviar. 
• “RADICAR” Una vez lista la información, en la parte superior de la plantilla 
seleccionar la opción radicar. Con este proceso se consigna la fecha, el número 
del radicado, el nombre y el cargo del funcionario que envió el memorando, lo 
integra al sistema como consecutivo y lo envía electrónicamente al destinatario 
seleccionado. 
• “VISTO BUENO”: cuando deba ser firmado junto con otro funcionario:
EJEMPLO DE MEMORANDO 
MEMORANDO 
1 interlineas 
1820.07.01- Código consignado en Tabla de Retención 
2 interlineas 
Medellín, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica) 
2 interlineas 
PARA: Doctora Luz Ángela González, Directora Administrativa 
DE: Andrés Sáenz Giraldo, Técnico Operativo 
1 interlinea 
ASUNTO: informe de interventoría contrato Thomas MTI 
2 interlineas 
Una de las funciones adquiridas como interventor delegado, del contrato 0120 de 2010 con la 
empres a Thomas MTI, es la realización del informe mensual de interventoría. De acuerdo con 
esta afirmación le adjunto el primer informe que va desde el 25 de febrero al 24 de marzo de 
2010. 
Agradezco me haga llegar sus observaciones al respecto. 
Cordialmente, 
4 interlineas 
ANDRES SAENZ GIRALDO 
Anexos: uno (20 folios) 
Transcriptor: Lina Suarez
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS: 
En la ventanilla única del Centro de Administración Documental, se recibe la 
documentación interna: comunicaciones oficiales enviadas, Resoluciones de 
Gerencia y Circulares. Antes de asignar consecutivo y fecha, se verifican, según la 
guía técnica colombiana GTC 185, datos como: código de la dependencia, tipo de 
letra, firmas y nombre del transcriptor. Igualmente, se reciben y numeran los 
contratos y convenios suscritos en el Instituto. 
 Comunicaciones oficiales enviadas: Se deben elaborar en original para el 
destinatario y una copia para el asunto correspondiente, ambos con anexos 
completos, siguiendo las indicaciones de la guía GTC 185. 
Se asigna el consecutivo impreso en sticker que genera el software de 
administración documental con el número consecutivo de radicado, fecha y hora 
de radicación, además el campo de fecha se pone con sello manual donde se 
registra día en número, tres primeras letras del mes y año en número así: 26 SEP 
2012. 
Cuando se encuentran errores en la estructura de la comunicación, se devuelve el 
documento al funcionario para que lo corrija, se utiliza el formato “Devolución en la 
producción de documentos” (Anexo 5), allí se consigna el motivo de la devolución. 
Cuando existan errores en la radicación de comunicaciones enviadas, se debe 
realizar un acta (Anexo 6) donde se aclare lo sucedido y se digitaliza con el 
documento. 
Cuando se radiquen las comunicaciones, se deberán entregar al funcionario o a la 
persona encargada de realizar planillas de envío, ya sea por la empresa de 
mensajería Servicios Postales o al mensajero interno para realizar la distribución.
DISTRIBUCIÓN: 
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior 
del Instituto, de modo que estos lleguen a su destinatario de una forma correcta y 
eficiente. 
SE DEBE TENER EN CUENTA QUE: 
 Las comunicaciones oficiales que vienen dirigidas al Gerente General, no 
siempre se envían para Gerencia, se distribuyen a las unidades administrativas 
relacionadas con el trámite; si llegan con copia, se dirige la original al Gerente 
y la copia a la dependencia, de lo contrario, solo se dirige el original a la 
dependencia. 
 Cuando se reciba una comunicación oficial o un documento que no 
corresponda a las actividades de la unidad administrativa, se devolverá al 
Centro de Administración Documental para que sea reenviado a la 
dependencia que se debe encargar del trámite. 
 Las comunicaciones que se deben enviar por correo certificado deben ser 
remitidas a más tardar en el recorrido de la 1:30 p.m. La empresa de 
mensajería, solo recibe los paquetes que serán enviados, hasta las 3:00 p.m. 
 Las comunicaciones que se envían por servicio al día (se entregan al 
destinatario el mismo día), deben ser entregadas en el Centro de 
Administración Documental antes de las 9:00 a.m. 
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS 
Para la distribución de los documentos en las diferentes unidades administrativas, 
se presentan los siguientes temas, en los que se indica que documentos deben 
ser enviados a cada una para realizar el trámite correspondiente: 
DIRECCIÓN 
 Solicitudes préstamo de espacios 
 Documentos relacionados con la
ADMINISTRATIVA administración del Centro Cívico Plaza de la 
Libertad 
 Documentos relacionados con la contratación, 
en su fase precontractual. 
 Documentos relacionados con la 
administración de bienes inmuebles. 
 Ejecución contractual de los contratos de 
administración del IDEA. 
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS 
Cuando los funcionarios deban enviar documentos a otras dependencias, deben 
diligenciar la planilla “Registro de documentos para recorridos internos” (Anexo 2), 
y en la ventanilla única, se verificará el contenido de las carpetas de distribución, y 
nuevamente relacionará el documento para la dependencia correspondiente. 
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS 
En el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se tienen establecidos dos 
medios de distribución, para los documentos que pasan por el Centro de 
Administración Documental: por mensajería del Instituto y por mensajería 
especializada. 
El Técnico Operativo del Centro de Administración Documental revisa los 
paquetes, sobres y demás envíos y decide por qué medio se distribuyen. 
Mensajería del Instituto: Distribución de algunas comunicaciones dirigidas a 
personas y a otras entidades con domicilio en la misma ciudad y el Área 
Metropolitana cercana. 
 Se tienen dos turnos para los recorridos externos, a las 8:30 a.m. y a la 2:00 
p.m. 
 El mensajero diligencia la planilla “Registro de documentos para recorridos 
externos”, con los siguientes datos: número de radicado, destinatario (Nombre 
– entidad), descripción tipo documental, fecha– hora, nombre de quien recibe, 
firma y sello, observaciones.
 La persona que recibe el documento original, debe firmar la copia, el 
mensajero la devuelve al Centro de Administración Documental para realizar 
los controles necesarios.
 Cuando no es posible entregar la comunicación, el mensajero la 
entrega a la persona encargada de la recepción y numeración de las 
comunicaciones enviadas, para que sean devueltas a la dependencia 
correspondiente, con la justificación de por qué no se hizo la entrega. 
Mensajería Especializada: 
 Por la empresa de mensajería con la que suscriba contrato el 
Instituto, se envían los documentos que el mensajero interno no 
alcanza a distribuir en el Área Metropolitana y los documentos 
enviados a otras ciudades y municipios. Cuando se reciben los envíos 
(sobres, paquetes, documentos) por parte del Técnico del CAD, quien 
decide que se va por este medio, se seleccionan los que se van por 
correo certificado2, por postexpres3 o correo al día4. 
 Se diligencia una planilla electrónica en Excel, establecida por la 
empresa de mensajería especializada, con los siguientes campos: 
nombre, dirección, ciudad, departamento y descripción y cuando se 
hallan registrado los envíos del día, se remite esta información por 
correo electrónico, se debe diferenciar en qué tipo de servicio es: 
certificado, postexpress o correo al día. 
TRÁMITE 
Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el 
cumplimiento de su función administrativa. El trámite de una comunicación 
puede estar relacionado con una respuesta escrita, con la atención personal o 
telefónica de una solicitud y con enterarse del asunto. 
Los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible después de 
que el Centro de Administración Documental haya distribuido la información a 
todas las dependencias. 
De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trámite 
oportuno de las comunicaciones oficiales será el siguiente: 
 Manifestaciones, quejas y reclamos 15 días hábiles 
 Solicitudes de Información 10 días hábiles 
 Consultas 30 días calendario 
 Las solicitudes de los organismos de control, Tribunales o Juzgados se 
atenderán en el plazo establecido en la solicitud correspondiente. 
Los Derechos de Petición, en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, 
están regulados por acto administrativo, donde se estipula que “Toda solicitud o
derecho de petición que se radique en el –IDEA-, se debe direccionar, de 
manera inmediata a la Oficina Asesora Jurídica, dicha oficina analizará la 
solicitud o petición presentada a la materia y objeto de consulta e información y 
remitirá al área respectiva para que proyecte su respuesta…” 
FLUJO QUE DEBEN TENER LOS DOCUMENTOS: 
 La unidad administrativa o dependencia verifica que el documento 
entregado si corresponda a sus funciones. 
 Se verifica si se debe iniciar un trámite, en caso afirmativo darle inicio, en 
caso contrario conservarlo en el expediente correspondiente o devolverlo al 
Centro de Administración Documental para que sea archivado en el asunto 
adecuado, esto se debe hacer en los dos días siguientes a la entrega del 
documento en la dependencia. 
 Dependiendo del trámite iniciado, el funcionario proyectará la respuesta o el 
documento que continúe, por ejemplo, la solicitud de crédito que llega a la 
Subgerencia Comercial, debe pasar a un estudio, donde el Asesor debe 
verificar que la información anexa sea completa y adecuada, en caso de no 
estar completa, envía comunicación a la entidad solicitando los documentos 
faltantes, si los documentos están completos, pasan al Comité de Crédito 
para su estudio y aprobación. 
Si es una solicitud de vinculación a un evento y es aprobada, continúa en 
trámite para contratación, de lo contrario, el funcionario proyecta respuesta 
y se envía al solicitante. 
 Se envía la respuesta al Centro de Administración Documental, en el caso 
que sea necesario radicar y enviar. 
ARCHIVO CENTRAL 
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
La organización se implementa en cada fase, Archivo de Gestión, Archivo 
Central y Archivo Histórico, y deben implementarse las Tablas de Retención 
Documental o Tabla de Valoración Documental. Para ello, el Centro de 
Administración Documental es la unidad administrativa encargada de asesorar 
en los lineamientos y políticas que para el caso se divulguen. En este caso las 
comunicaciones oficiales memorandos, esta tipología se identifica el asunto, si 
tiene que ver con la serie documental de contratos, se identifica la subserie 
contratos de prestación de servicios, el nombre de la unidad documental, 
Contrato 120 -2010 Custodia y Manejo Técnico de Información Thomas MTI, 
se ubica en el expediente de acuerdo al orden cronológico y reflejando el 
trámite. Una vez recibida las transferencias primarias de las oficinas de gestión 
y sus respectivos inventarios, se confronta el inventario con los documentos 
físicos recibidos, se clasifica, se ordena el expediente, se folia y se hace la 
descripción y ubicación topográfica en el acervo central donde se almacenara 
de acuerdo a los tiempos de retención según las Tablas de Retención 
Documental. 
Archivo Histórico 
Una vez cumplido el tiempo de retención, se hace valoración documental 
(según objeto del contrato) y se deja una muestra aleatoria del 10% para su 
conservación total, se realiza transferencia secundaria y sus respectivos 
inventarios al archivo histórico de la entidad. 
Aporte Melva Olarte Castellanos.
Documento: Resolución Nº 036 de 02 de febrero de 2013
Producción. Este documento se produjo en la oficina de Rectoría de la 
Ciudadela Educativa José María Córdoba bajo el nombre de Resolución Nº 
036 de 02 de febrero de 2013 con el siguiente fin cumplir un requerimiento de 
la oficina de control interno del departamento que es el de constituir el
equipo interno de auditoria de matrícula de la institución educativa José 
María Córdoba. 
Gestión y trámite. Se socializa ante los interesados por parte del rector y se 
procede a que surta el efectos para el cual fue creado 
Organización. Se clasifica de la siguiente manera 1.1.5.2 Resoluciones ya que 
sale de rectoría que en el organigrama le corresponde el código 1, serie 5 que le 
corresponde a las resoluciones en la tabla de retención documental y 1 que le 
corresponde a la subsidie Resoluciones internas. Se archiva en carpeta colgante 
tamaño oficio, por fecha. 
e. Transferencia. Después de socializado el documento se transfiere al archivo de 
gestión 
f. Disposición de documentos. Se clasifica y luego se dispone para que pase al 
archivo de gestión donde permanece dos años según la tabla de retención 
documental y luego pasara al archivo central donde permanecerá 5 años y luego 
pasara al archivo histórico para su conservación total ya que guarda diferentes 
tipos valores. 
Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su 
conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo 
establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración 
documental. 
g. Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los 
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, 
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. 
h. Valoración. ESTE DOCUMENTO TIENE VALORES PRIMARIOS Y TAMBIEN 
SECUNDARIOS YA QUE TAMBIEN SE CONSERVA COMO PARTE DE LA 
HISTORIA DE LA INSTITUCION Proceso permanente y 
continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual 
se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su 
permanencia en 
las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o 
conservación temporal o definitiva). 
17. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN 
CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS. 
18. DESTAQUE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN 
CUENTA EN LA CIRCULAR EXTERNA AGN 002 DE MARZO 6 DE 
2012 Y LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.
WEBGRAFIA 
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Gestion documental ii

  • 1. GESTION DOCUMENTAL II PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Melva Olarte Castellanos
  • 2. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Como instrumento archivístico MELVA OLARTE CASTELLANOS GRUPO G4 PROFESORA: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA Armenia Quindío, Septiembre 12 de 2014
  • 3. INTRODUCCION La Gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Sin duda alguna es una actividad vital para el desarrollo de la labor profesional del actual estudiante de CIDBA, de allí la importancia de generar toda la atención al ejercicio planteado en la unidad respectiva, el cual en su proceso de elaboración ha permitido una relación directa con su definición, el marco normativo y las actividades por realizar en el ejercicio práctico. El propósito de este trabajo es conocer la forma de clasificación de los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y todos los procesos inherentes de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase de ese ciclo vital además los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas, por lo que se espera cumplir con los objetivos de este trabajo propuesto en la unidad 3.
  • 4. OBJETIVO GENERAL Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de un Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada una de las etapas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos  Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en ella.  identificar como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase.  Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases.
  • 5. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Como instrumento archivístico) 2. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación. 3. Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso de implantación del Sistema de Gestión de Archivos. 4. Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012. 5. Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental y explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 17 6. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo. Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes: ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos? ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos? ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? NOTA: En este numeral (6) indicar el nombre de la entidad visitada y persona que atendió la visita. 7. Elabore un trabajo en PowerPoint. Dicho trabajo debe contener fotografías propias o imágenes libres de derechos de autor, acordes con lo investigado. 8. Registrase en SLIDESHARE (si aún no está registrado), y suba su trabajo a esta herramienta de la web 2.0. Luego, copie el link donde quedó su publicación en la web. Ingrese a la plataforma y por el espacio correspondiente a la tarea vaya a la parte final de la misma, donde encontrará una ficha, la cual le permitirá acceder a una nueva ventana. Ubique en ese espacio su nombre completo y el link (URL o dirección) donde quedó su trabajo en slidesahare y guarde. 9. Una vez finalizado el tiempo establecido para la tarea, ingrese al foro y ubique allí también el link de su trabajo para que sea socializado con sus compañeras y compañeros. Recuerde apoyarse en los contenidos, lo que indague directamente en el Archivo visitado y en el siguiente link: Decreto 2609 de 2012 capítulo III http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958 ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
  • 6. 1. ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES? 2. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y DESCRIPCIÓN. 3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. 4. ¿QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN? 5. ¿QUÉ IMPLICA LA CLASIFICACIÓN? 6. ¿EN QUÉ PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIÓN Y EN QUÉ CONSISTE CADA UNO DE ELLOS? 7. ¿QUÉ DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS DE UNA ORGANIZACIÓN EN LA CLASIFICACIÓN? 8. ¿CUÁLES SON LOS PASOS METODOLÓGICOS DE LA CLASIFICACIÓN? Cuando se clasifican debidamente los documentos estos deben reflejar la misión, objetivos y funcionamientos de la entidad que los produjo, para realizar efectivamente esta labor es necesario adelantar las siguientes actividades secuencialmente: a- Identificación de productores: como primera tarea se encarga de identificar las Agrupaciones Documentales, esto es, Fondo, Sección, Subsección, a partir de de la información relacionada en los actos administrativos de creación y reconstrucciones del organismo productor y de los organigramas.
  • 7. Para identificar un Fondo documental se debe recopilar información sobre el origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta: - Fecha de creación - Fecha de supresión (si es el caso) - Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad - Organismos que la han precedido en el desempeño de funciones análogas - Organismos que heredan competencias b- Estructura orgánica: en el proceso de identificar las Secciones y Subsecciones documentales relacionadas con la documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se subdividen es necesario recopilar los actos administrativos a través de los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles de ellas son de nivel directivo y cuáles del subalterno. Son datos muy importantes para codificar las dependencias y las series documentales que le corresponden a cada una. Para realizar esta tarea es necesario recopilar información sobre la estructura orgánica de la entidad teniendo en cuenta: - Organigramas - Creación y supresión de dependencias - Manuales de funciones - Manuales de procedimientos - Reglamentos internos
  • 8. c- Series documentales y asuntos: se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones cada entidad establece tramites y procedimientos que se reflejan en la producción documental necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa. La documentación generada en el desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que, reunidas con otras de estructura y contenidos homogéneos, conforman la serie documental. Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que los genera. Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo que hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el titulo o denominación del asunto principal –Serie- podría subdividirse en ciertos números de asuntos relacionados los cuales quedarán indicados como subseries. Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad documental que materializan los trámites administrativos adelantados por las dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos que guardan relación con el asunto deberán integrarse en torno al trámite del cual forma parte. A través de los asuntos se puede restablecer la historia institucional, con lo cual se logrará hacer la clasificación aplicando los principios archivísticos de procedencia y orden original. 9. ¿QUÉ SON UNIDADES DOCUMENTALES?
  • 9. Se entienden como una unión de documentos que busca generar una acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función determinada con motivo de su creación. Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión. Para tener mayor claridad de esta definición hay que referenciar el concepto de tipología documental entendido este como una pieza documental, ya que “es la unidad archivística mínima que se conforma por un solo documento completo” .Ejemplos: una carta, un recibo de caja, una hoja de vida, una ley, una resolución, etc. Hay algunas tipologías que son más extensas que otras ya que en las unidades documentales simples están conformadas por una tipología documental extensa, mientras que las compuestas puede tener varias tipologías que se representen en ya sea una hoja, en otras de dos o poseer también una tipología extensa, dependiendo de los documentos que hagan parte de la unidad documental y de la función administrativa que esté generando. 10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA La unidad documental simple es la que está conformada por una sola tipología, ya que su función es la misma y un tanto repetitiva como por ejemplo: La unidad documental de Actas de reunión de la Junta de acción comunal del barrio Obrero, poseen un orden consecutivo y cronológico
  • 10. las actas hechas durante un periodo determinado (varios días). En la que contiene una sola tipología llamada Actas de reunión, en las que están registradas todas las reuniones en función de solucionar y/o realizar las labores administrativas de la Junta en mención. Unidad documental compuesta es la unidad que posee variedad de tipologias documentales que van relacionadas con algo en común. Por Ejemplo: La unidad documental de la historia académica de María Alejandra Roncancio Olarte, posee la fotocopia del documento de identidad (tarjeta), Formulario de inscripción, Cuenta de servicios públicos, Certificado de bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas del examen de estado, registro de las notas, etc. Muchos documentos que se relacionan con un individuo, en este caso María Alejandra en función de ejecutar un programa académico. 11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS Partimos del concepto que plantea que un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana. Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro Tipo documental son las unidades de información contenidas en los documentos. Se clasifican en:
  • 11. Tipo documental simple Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc. Tipo documental compuesto Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias, etc. 12. SEGÚN EL ARTÍCULO 9° DEL DECRETO 2609 DE 2012 LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL SON: PLANEACIÓN, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO, Y VALORACIÓN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PÚBLICA E INDAGUE PASO A PASO CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE DICHOS PROCESOS,TENIENDO EN CUENTA LO INDICADO EN EL DECRETO 2609, ILUSTRE CON FOTOGRAFÍAS CADA UNO DE LOS PROCESOS. El lunes traigo la información… tranquilas..
  • 12. 13. ¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON SUS FASES O ETAPAS? El ciclo vital de los documentos son las etapas por las que pasan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente, teniendo en cuenta los criterios establecidos desde su creación por la entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica). La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización sino también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo. Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización: TERCERA EDAD Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.
  • 13. PRIMERA EDAD Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene SEGUNDA EDAD Información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta. Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años. Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años. Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos. 14. ¿QUÉ ES UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y CUÁL ES SU IMPORTANCIA EN UNA ORGANIZACIÓN? La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan, proveniente de diferentes fuentes externas, así como la generada por todas las dependencias que conforman una organización. Su propósito centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.
  • 14. FUNCIONES DEL AREA DE CORRESPONDENCIA Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la organización y la administración del sistema de correo. Entre sus funciones tenemos:  Control de Ingreso de la Documentación  Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir)  Conservación  Servicio y Control de Préstamo de los documentos  Selección y Traslado de la Documentación al archivo central  Digitalización de los Documentos  Atención de consultas  El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables. IMPORTANCIA Además de evitar la duplicidad de documentación y el que un oficio sea contestado por varias dependencias, se da cumplimiento al Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 que determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia de manera centralizada y normalizada, ofreciendo los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan al cumplimiento de los principios que rigen la administración pública. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia. En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:  Recepción,  Distribución,  Trámite,
  • 15.  Conservación y  Consulta de documentos 15. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIÓN, CENTRAL E HISTÓRICO). ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA: Comprende toda la documentación de uso continuo por la misma oficina productora o quien lo solicite. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a algunos asuntos. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO Es en el que se agrupan documentos trasferidos por los distintos archivos de gestión de una entidad u organización, su consulta no es tan frecuente pero sigue con vigencia. ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE Es el trasferido desde el archivo central, son documentos de valor informativo, histórico y/o cultural que se conserva en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras por esto forma parte de patrimonio histórico.
  • 16. 16. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE ÉSTE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIÓN. Aporte de María Elena Marín Jiménez: 17 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción. ARCHIVO DE GESTIÓN PRODUCCIÓN CARTA: Es una comunicación escrita utilizada para interrelacionarse entre empresas, con personas naturales o con los empleados. CARACTERISTICAS: Márgenes: Se deben tener las siguientes márgenes: Superior entre 3cm y 4 cm Inferior entre 2cm y 3 cm Lateral Izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2cm y 3cm Entre 3cm y 4 Entre 3cm y 4 cm Entre 2cm y 3 cm Entre 2cm y PRESENTACIÓN DE LA CARTA: La carta se escribirá en estilo “Bloque extremo”, que consiste en iniciar todas las líneas en el margen izquierdo de las hojas. ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA: Código: se debe dejar una interlinea después del logotipo del IDEA, se consigna el código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de Retención Documental
  • 17. 1820.07.01 Código de subserie: Contratos Interadministrativos Código de la serie: Contratos Código de la dependencia: Dirección Administrativa Lugar de origen y fecha de elaboración: se deja una o dos interlineas debajo del código, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una coma (,). La fecha de elaboración se asigna en el Centro de Administración Documental, en el momento en que se radica la comunicación. Medellín, Datos del destinatario: dejar de dos a tres interlineas después del lugar de origen y consignar los siguientes datos en líneas independientes: 1. Título académico en mayúscula inicial 2. Nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida 3. Cargo en mayúscula inicial 4. Nombre de la entidad u organización, este debe ir en mayúscula inicial y su acrónimo o sigla en mayúscula sostenida 5. Dirección: se escribe sin abreviaturas, si contiene información complementaria como bloque, apartamento, se debe escribir la palabra completa. 6. Nombre del lugar de destino: se identifica la ciudad y, seguido de una coma (,) el departamento. Si el lugar de destino es el exterior, debe identificarse el país en la misma interlinea. Ingeniero CARLOS MARIO BETANCUR Gerente General Constructora Conconcreto S.A. Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza Medellín, Antioquia
  • 18. Asunto: Se colocará a dos interlíneas de los datos del destinatario la palabra “Asunto” con mayúscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar. Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir una comunicación para cada asunto. En ningún momento debe anotarse como asunto el número que trae la comunicación a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar esta información se puede hacer en el primer párrafo del texto. Asunto: Respuesta solicitud préstamo auditorio Saludo: Se inicia dos interlineas abajo del asunto. Para las damas se acostumbra el nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos. Estimado o Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden utilizar como saludo independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo: Cordial saludo señora Lina María: Atento saludo doctor Martínez Osa: Respetuosamente lo saludo y le comunico… Con alegría y complacencia lo saludamos y confirmamos… Texto: Comienza a dos interlineas del asunto o del saludo independiente, si existe. El párrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlinea libre separando cada párrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensión del contenido y tener en cuenta los siguientes puntos. - Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa. - Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted. - Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte. - Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un párrafo de tres renglones. - No debe contener errores ortográficos, gramaticales o de puntuación. Despedida: se utiliza a dos interlineas del último párrafo del texto de la comunicación. Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabras sencillas.
  • 19. Despedidas terminadas en coma: Atentamente, Cordialmente, Sinceramente, Remitente: Se dispone a cuatro interlineas de la despedida. Nombre completo de quien va a firmar la carta en mayúscula sostenida, y en el siguiente renglón el cargo que ocupa, en mayúscula inicial. Anexos: Se deberán detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineas de los datos del remitente; se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo. Anexos: uno (10 folios) Anexos: tres (5 folios, un CD y un plano) Anexos: cinco (dos informes en 15 folios, un acta en 8 folios, un CD y un plegable) Copias: Se escribe la palabra copia seguida de dos puntos a dos interlineas de los datos del remitente o de la relación de anexos, si existe. Deben relacionarse los datos en este orden: tratamiento de cortesía o título, nombre y apellidos, cargo y nombre de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se registra el nombre de esta. Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A Señor Alejandro Ríos, Jefe de seguridad, SEGURCOL Luz Ángela González, Directora Administrativa
  • 20. Identificación del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a una de anexos o copias. Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora, seguido de la palabra transcriptor en mayúscula inicial. Se utiliza letra Arial, tamaño 8. Si hay más participantes en la elaboración del documento se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno. Ejemplo 1: Transcriptor: Lina Suarez Ejemplo 2: Transcriptor: Orfa Buritica Revisor: Andrés Sáenz Archivar en: Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio, debe indicar en la parte final, a una interlinea del transcriptor, en letra arial tamaño 8, a que contrato o convenio pertenece, registrando el número de este y el año en el que se suscribió, de la siguiente manera: Escribir la frase “Archivar en:” y luego de los dos puntos poner la palabra Contrato o Convenio, según sea el caso, seguido, el número que identifica a cada uno, y luego el año de suscripción. Archivar en: Convenio 0164 de 2011 Archivar en: Contrato 0143 de 2010 NOTA: La carta original debe ir con la rúbrica del remitente y las copias pueden ir con facsímil, bajo la responsabilidad de cada funcionario, de acuerdo a lo relacionado en el Decreto 2150 de 1995 Artículo 12. FIRMA MECÁNICA. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico. No se remplazará las copias por fotocopias. Identificación de páginas subsiguientes: La calidad, color y tamaño del papel deberán ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel, de las siguientes hojas, se identificará, con el tratamiento y el nombre del
  • 21. destinatario del documento y el código del área. Al frente contra el margen derecho se escribe el número de la página. Tres renglones después se continúan con el texto. Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas hojas para la despedida y el remitente y cargo.
  • 22. EJEMPLO DE CARTA 4 cm 1820.07.01- Código consignado en Tabla de Retención 2 interlineas Medellín, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica) 3 interlineas Ingeniero CARLOS MARIO BETANCUR Gerente General Constructora Conconcreto S.A. Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza Medellín, Antioquia 2 interlineas Asunto: Respuesta a solicitud préstamo auditorio 2 interlineas Cordial saludo, ingeniero Betancur. 2 interlineas De acuerdo a la solicitud enviada por usted, con radicado 00987 de 16 enero de 2012, le informo que ha sido aprobada bajo las siguientes condiciones: Fecha: lunes, 20 de febrero de 2012 Horario: 7:30 a.m. a 1:00 p.m. Servicio de cafetería: se dispondrá de una cafetería y un botellón de agua. Si desea más información al respecto favor comunicarse con la Auxiliar Administrativa, Luz Ester Gallego. 2 interlineas Atentamente, 4 interlineas LUZ ANGELA GONZALEZ Directora Administrativa 2 interlineas Anexos: uno (3 folios) Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A 1 interlinea Transcriptor: Jenny López Archivar en: Contrato 0121 de 2011
  • 23. MEMORANDO: Es el documento utilizado para la comunicación que se da entre las dependencias de la Institución, este se realiza a través del Software de Administración de Documentos. PROCEDIMIENTO: Elaborar memorando: A través del software Administrador de Documentos, el jefe de área o funcionario que requiera enviar un memorando deberá seguir los siguientes pasos: • Elaborar el texto en un procesador de texto (Word), hasta la despedida, guardar con un nombre de fácil recordación, con el fin de recuperarlo posteriormente. • Abrir la plantilla de memorando del software QF Document y seleccionar la opción completar datos del memorando: • Diligenciar “PARA” y seleccionar el destinatario del memorando, si se va a enviar con copia a otro funcionario, seleccionar y ubicar en el espacio indicado. No utilizar la opción CCO. • “ASUNTO” Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto. • “EXAMINAR” en el recuadro de Documento, llevarlo al PC, para ubicar la carpeta y guardar el texto del memorando, seleccionar abrir y simultáneamente pegar a la plantilla del texto del memorando que va a enviar. • “RADICAR” Una vez lista la información, en la parte superior de la plantilla seleccionar la opción radicar. Con este proceso se consigna la fecha, el número del radicado, el nombre y el cargo del funcionario que envió el memorando, lo integra al sistema como consecutivo y lo envía electrónicamente al destinatario seleccionado. • “VISTO BUENO”: cuando deba ser firmado junto con otro funcionario:
  • 24. EJEMPLO DE MEMORANDO MEMORANDO 1 interlineas 1820.07.01- Código consignado en Tabla de Retención 2 interlineas Medellín, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica) 2 interlineas PARA: Doctora Luz Ángela González, Directora Administrativa DE: Andrés Sáenz Giraldo, Técnico Operativo 1 interlinea ASUNTO: informe de interventoría contrato Thomas MTI 2 interlineas Una de las funciones adquiridas como interventor delegado, del contrato 0120 de 2010 con la empres a Thomas MTI, es la realización del informe mensual de interventoría. De acuerdo con esta afirmación le adjunto el primer informe que va desde el 25 de febrero al 24 de marzo de 2010. Agradezco me haga llegar sus observaciones al respecto. Cordialmente, 4 interlineas ANDRES SAENZ GIRALDO Anexos: uno (20 folios) Transcriptor: Lina Suarez
  • 25. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS: En la ventanilla única del Centro de Administración Documental, se recibe la documentación interna: comunicaciones oficiales enviadas, Resoluciones de Gerencia y Circulares. Antes de asignar consecutivo y fecha, se verifican, según la guía técnica colombiana GTC 185, datos como: código de la dependencia, tipo de letra, firmas y nombre del transcriptor. Igualmente, se reciben y numeran los contratos y convenios suscritos en el Instituto.  Comunicaciones oficiales enviadas: Se deben elaborar en original para el destinatario y una copia para el asunto correspondiente, ambos con anexos completos, siguiendo las indicaciones de la guía GTC 185. Se asigna el consecutivo impreso en sticker que genera el software de administración documental con el número consecutivo de radicado, fecha y hora de radicación, además el campo de fecha se pone con sello manual donde se registra día en número, tres primeras letras del mes y año en número así: 26 SEP 2012. Cuando se encuentran errores en la estructura de la comunicación, se devuelve el documento al funcionario para que lo corrija, se utiliza el formato “Devolución en la producción de documentos” (Anexo 5), allí se consigna el motivo de la devolución. Cuando existan errores en la radicación de comunicaciones enviadas, se debe realizar un acta (Anexo 6) donde se aclare lo sucedido y se digitaliza con el documento. Cuando se radiquen las comunicaciones, se deberán entregar al funcionario o a la persona encargada de realizar planillas de envío, ya sea por la empresa de mensajería Servicios Postales o al mensajero interno para realizar la distribución.
  • 26. DISTRIBUCIÓN: La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior del Instituto, de modo que estos lleguen a su destinatario de una forma correcta y eficiente. SE DEBE TENER EN CUENTA QUE:  Las comunicaciones oficiales que vienen dirigidas al Gerente General, no siempre se envían para Gerencia, se distribuyen a las unidades administrativas relacionadas con el trámite; si llegan con copia, se dirige la original al Gerente y la copia a la dependencia, de lo contrario, solo se dirige el original a la dependencia.  Cuando se reciba una comunicación oficial o un documento que no corresponda a las actividades de la unidad administrativa, se devolverá al Centro de Administración Documental para que sea reenviado a la dependencia que se debe encargar del trámite.  Las comunicaciones que se deben enviar por correo certificado deben ser remitidas a más tardar en el recorrido de la 1:30 p.m. La empresa de mensajería, solo recibe los paquetes que serán enviados, hasta las 3:00 p.m.  Las comunicaciones que se envían por servicio al día (se entregan al destinatario el mismo día), deben ser entregadas en el Centro de Administración Documental antes de las 9:00 a.m. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS Para la distribución de los documentos en las diferentes unidades administrativas, se presentan los siguientes temas, en los que se indica que documentos deben ser enviados a cada una para realizar el trámite correspondiente: DIRECCIÓN  Solicitudes préstamo de espacios  Documentos relacionados con la
  • 27. ADMINISTRATIVA administración del Centro Cívico Plaza de la Libertad  Documentos relacionados con la contratación, en su fase precontractual.  Documentos relacionados con la administración de bienes inmuebles.  Ejecución contractual de los contratos de administración del IDEA. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS Cuando los funcionarios deban enviar documentos a otras dependencias, deben diligenciar la planilla “Registro de documentos para recorridos internos” (Anexo 2), y en la ventanilla única, se verificará el contenido de las carpetas de distribución, y nuevamente relacionará el documento para la dependencia correspondiente. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS En el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se tienen establecidos dos medios de distribución, para los documentos que pasan por el Centro de Administración Documental: por mensajería del Instituto y por mensajería especializada. El Técnico Operativo del Centro de Administración Documental revisa los paquetes, sobres y demás envíos y decide por qué medio se distribuyen. Mensajería del Instituto: Distribución de algunas comunicaciones dirigidas a personas y a otras entidades con domicilio en la misma ciudad y el Área Metropolitana cercana.  Se tienen dos turnos para los recorridos externos, a las 8:30 a.m. y a la 2:00 p.m.  El mensajero diligencia la planilla “Registro de documentos para recorridos externos”, con los siguientes datos: número de radicado, destinatario (Nombre – entidad), descripción tipo documental, fecha– hora, nombre de quien recibe, firma y sello, observaciones.
  • 28.  La persona que recibe el documento original, debe firmar la copia, el mensajero la devuelve al Centro de Administración Documental para realizar los controles necesarios.
  • 29.  Cuando no es posible entregar la comunicación, el mensajero la entrega a la persona encargada de la recepción y numeración de las comunicaciones enviadas, para que sean devueltas a la dependencia correspondiente, con la justificación de por qué no se hizo la entrega. Mensajería Especializada:  Por la empresa de mensajería con la que suscriba contrato el Instituto, se envían los documentos que el mensajero interno no alcanza a distribuir en el Área Metropolitana y los documentos enviados a otras ciudades y municipios. Cuando se reciben los envíos (sobres, paquetes, documentos) por parte del Técnico del CAD, quien decide que se va por este medio, se seleccionan los que se van por correo certificado2, por postexpres3 o correo al día4.  Se diligencia una planilla electrónica en Excel, establecida por la empresa de mensajería especializada, con los siguientes campos: nombre, dirección, ciudad, departamento y descripción y cuando se hallan registrado los envíos del día, se remite esta información por correo electrónico, se debe diferenciar en qué tipo de servicio es: certificado, postexpress o correo al día. TRÁMITE Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. El trámite de una comunicación puede estar relacionado con una respuesta escrita, con la atención personal o telefónica de una solicitud y con enterarse del asunto. Los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible después de que el Centro de Administración Documental haya distribuido la información a todas las dependencias. De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trámite oportuno de las comunicaciones oficiales será el siguiente:  Manifestaciones, quejas y reclamos 15 días hábiles  Solicitudes de Información 10 días hábiles  Consultas 30 días calendario  Las solicitudes de los organismos de control, Tribunales o Juzgados se atenderán en el plazo establecido en la solicitud correspondiente. Los Derechos de Petición, en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, están regulados por acto administrativo, donde se estipula que “Toda solicitud o
  • 30. derecho de petición que se radique en el –IDEA-, se debe direccionar, de manera inmediata a la Oficina Asesora Jurídica, dicha oficina analizará la solicitud o petición presentada a la materia y objeto de consulta e información y remitirá al área respectiva para que proyecte su respuesta…” FLUJO QUE DEBEN TENER LOS DOCUMENTOS:  La unidad administrativa o dependencia verifica que el documento entregado si corresponda a sus funciones.  Se verifica si se debe iniciar un trámite, en caso afirmativo darle inicio, en caso contrario conservarlo en el expediente correspondiente o devolverlo al Centro de Administración Documental para que sea archivado en el asunto adecuado, esto se debe hacer en los dos días siguientes a la entrega del documento en la dependencia.  Dependiendo del trámite iniciado, el funcionario proyectará la respuesta o el documento que continúe, por ejemplo, la solicitud de crédito que llega a la Subgerencia Comercial, debe pasar a un estudio, donde el Asesor debe verificar que la información anexa sea completa y adecuada, en caso de no estar completa, envía comunicación a la entidad solicitando los documentos faltantes, si los documentos están completos, pasan al Comité de Crédito para su estudio y aprobación. Si es una solicitud de vinculación a un evento y es aprobada, continúa en trámite para contratación, de lo contrario, el funcionario proyecta respuesta y se envía al solicitante.  Se envía la respuesta al Centro de Administración Documental, en el caso que sea necesario radicar y enviar. ARCHIVO CENTRAL ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
  • 31. La organización se implementa en cada fase, Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico, y deben implementarse las Tablas de Retención Documental o Tabla de Valoración Documental. Para ello, el Centro de Administración Documental es la unidad administrativa encargada de asesorar en los lineamientos y políticas que para el caso se divulguen. En este caso las comunicaciones oficiales memorandos, esta tipología se identifica el asunto, si tiene que ver con la serie documental de contratos, se identifica la subserie contratos de prestación de servicios, el nombre de la unidad documental, Contrato 120 -2010 Custodia y Manejo Técnico de Información Thomas MTI, se ubica en el expediente de acuerdo al orden cronológico y reflejando el trámite. Una vez recibida las transferencias primarias de las oficinas de gestión y sus respectivos inventarios, se confronta el inventario con los documentos físicos recibidos, se clasifica, se ordena el expediente, se folia y se hace la descripción y ubicación topográfica en el acervo central donde se almacenara de acuerdo a los tiempos de retención según las Tablas de Retención Documental. Archivo Histórico Una vez cumplido el tiempo de retención, se hace valoración documental (según objeto del contrato) y se deja una muestra aleatoria del 10% para su conservación total, se realiza transferencia secundaria y sus respectivos inventarios al archivo histórico de la entidad. Aporte Melva Olarte Castellanos.
  • 32. Documento: Resolución Nº 036 de 02 de febrero de 2013
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  • 34. Producción. Este documento se produjo en la oficina de Rectoría de la Ciudadela Educativa José María Córdoba bajo el nombre de Resolución Nº 036 de 02 de febrero de 2013 con el siguiente fin cumplir un requerimiento de la oficina de control interno del departamento que es el de constituir el
  • 35. equipo interno de auditoria de matrícula de la institución educativa José María Córdoba. Gestión y trámite. Se socializa ante los interesados por parte del rector y se procede a que surta el efectos para el cual fue creado Organización. Se clasifica de la siguiente manera 1.1.5.2 Resoluciones ya que sale de rectoría que en el organigrama le corresponde el código 1, serie 5 que le corresponde a las resoluciones en la tabla de retención documental y 1 que le corresponde a la subsidie Resoluciones internas. Se archiva en carpeta colgante tamaño oficio, por fecha. e. Transferencia. Después de socializado el documento se transfiere al archivo de gestión f. Disposición de documentos. Se clasifica y luego se dispone para que pase al archivo de gestión donde permanece dos años según la tabla de retención documental y luego pasara al archivo central donde permanecerá 5 años y luego pasara al archivo histórico para su conservación total ya que guarda diferentes tipos valores. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. g. Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. h. Valoración. ESTE DOCUMENTO TIENE VALORES PRIMARIOS Y TAMBIEN SECUNDARIOS YA QUE TAMBIEN SE CONSERVA COMO PARTE DE LA HISTORIA DE LA INSTITUCION Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). 17. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS. 18. DESTAQUE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LA CIRCULAR EXTERNA AGN 002 DE MARZO 6 DE 2012 Y LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.
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