1. GESTION
DOCUMENTAL II
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Melva Olarte Castellanos

2. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Como instrumento archivístico
MELVA OLARTE CASTELLANOS
GRUPO G4
PROFESORA: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
Armenia Quindío, Septiembre 12 de 2014

3. INTRODUCCION
La Gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía. Es una actividad casi tan antigua como la escritura,
que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y
transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
Sin duda alguna es una actividad vital para el desarrollo de la labor profesional del
actual estudiante de CIDBA, de allí la importancia de generar toda la atención al
ejercicio planteado en la unidad respectiva, el cual en su proceso de elaboración
ha permitido una relación directa con su definición, el marco normativo y las
actividades por realizar en el ejercicio práctico.
El propósito de este trabajo es conocer la forma de clasificación de los archivos
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y todos los procesos
inherentes de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase de ese ciclo
vital además los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o
etapas, por lo que se espera cumplir con los objetivos de este trabajo propuesto
en la unidad 3.

4. OBJETIVO GENERAL
Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de un
Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada una de las etapas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos
 Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los procesos
de la Gestión Documental que se desarrollan en ella.
 identificar como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se
desarrollan en cada fase.
 Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases.

5. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Como instrumento archivístico)
2. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de
tener en cuenta para su implementación.
3. Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso de implantación
del Sistema de Gestión de Archivos.
4. Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo
con el Decreto 2609 de 2012.
5. Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental y
explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 17
6. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e
investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos
importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes:
¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos?
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de
documentos?
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
NOTA: En este numeral (6) indicar el nombre de la entidad visitada y persona que atendió la visita.
7. Elabore un trabajo en PowerPoint. Dicho trabajo debe contener fotografías propias o imágenes
libres de derechos de autor, acordes con lo investigado.
8. Registrase en SLIDESHARE (si aún no está registrado), y suba su trabajo a esta herramienta de
la web 2.0. Luego, copie el link donde quedó su publicación en la web. Ingrese a la plataforma y
por el espacio correspondiente a la tarea vaya a la parte final de la misma, donde encontrará una
ficha, la cual le permitirá acceder a una nueva ventana. Ubique en ese espacio su nombre
completo y el link (URL o dirección) donde quedó su trabajo en slidesahare y guarde.
9. Una vez finalizado el tiempo establecido para la tarea, ingrese al foro y ubique allí también el
link de su trabajo para que sea socializado con sus compañeras y compañeros.
Recuerde apoyarse en los contenidos, lo que indague directamente en el Archivo visitado y en el
siguiente link:
Decreto 2609 de 2012 capítulo III
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

6. 1. ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
2. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DESCRIPCIÓN.
3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
4. ¿QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN?
5. ¿QUÉ IMPLICA LA CLASIFICACIÓN?
6. ¿EN QUÉ PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIÓN Y EN QUÉ
CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?
7. ¿QUÉ DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS DE
UNA ORGANIZACIÓN EN LA CLASIFICACIÓN?
8. ¿CUÁLES SON LOS PASOS METODOLÓGICOS DE LA
CLASIFICACIÓN?
Cuando se clasifican debidamente los documentos estos deben reflejar
la misión, objetivos y funcionamientos de la entidad que los produjo,
para realizar efectivamente esta labor es necesario adelantar las
siguientes actividades secuencialmente:
a- Identificación de productores: como primera tarea se encarga de
identificar las Agrupaciones Documentales, esto es, Fondo, Sección,
Subsección, a partir de de la información relacionada en los actos
administrativos de creación y reconstrucciones del organismo productor
y de los organigramas.

7. Para identificar un Fondo documental se debe recopilar información
sobre el origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta:
- Fecha de creación
- Fecha de supresión (si es el caso)
- Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
- Organismos que la han precedido en el desempeño de
funciones análogas
- Organismos que heredan competencias
b- Estructura orgánica: en el proceso de identificar las Secciones y
Subsecciones documentales relacionadas con la documentación
producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los
grupos de trabajo en que estos se subdividen es necesario recopilar los
actos administrativos a través de los cuales se legalizan los cambios
estructurales de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencias
para saber cuáles de ellas son de nivel directivo y cuáles del subalterno.
Son datos muy importantes para codificar las dependencias y las series
documentales que le corresponden a cada una.
Para realizar esta tarea es necesario recopilar información sobre la
estructura orgánica de la entidad teniendo en cuenta:
- Organigramas
- Creación y supresión de dependencias
- Manuales de funciones
- Manuales de procedimientos
- Reglamentos internos

8. c- Series documentales y asuntos: se identifican con las funciones y
actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de
los objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones cada entidad
establece tramites y procedimientos que se reflejan en la producción
documental necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa. La
documentación generada en el desarrollo de esta actividad origina una
unidad documental que, reunidas con otras de estructura y contenidos
homogéneos, conforman la serie documental. Cada serie documental
está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del
análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que
los genera.
Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo los
procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo
que hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el
titulo o denominación del asunto principal –Serie- podría subdividirse en ciertos
números de asuntos relacionados los cuales quedarán indicados como
subseries. Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad
documental que materializan los trámites administrativos adelantados por las
dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos
que guardan relación con el asunto deberán integrarse en torno al trámite del
cual forma parte.
A través de los asuntos se puede restablecer la historia institucional, con lo cual
se logrará hacer la clasificación aplicando los principios archivísticos de
procedencia y orden original.
9. ¿QUÉ SON UNIDADES DOCUMENTALES?

9. Se entienden como una unión de documentos que busca generar una
acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función
determinada con motivo de su creación.
Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de
los documentos que hagan parte de esta unión. Para tener mayor
claridad de esta definición hay que referenciar el concepto de tipología
documental entendido este como una pieza documental, ya que “es la
unidad archivística mínima que se conforma por un solo documento
completo” .Ejemplos: una carta, un recibo de caja, una hoja de vida, una
ley, una resolución, etc.
Hay algunas tipologías que son más extensas que otras ya que en las
unidades documentales simples están conformadas por una tipología
documental extensa, mientras que las compuestas puede tener varias
tipologías que se representen en ya sea una hoja, en otras de dos o
poseer también una tipología extensa, dependiendo de los documentos
que hagan parte de la unidad documental y de la función administrativa
que esté generando.
10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL
COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA
La unidad documental simple es la que está conformada por una sola
tipología, ya que su función es la misma y un tanto repetitiva como por
ejemplo:
La unidad documental de Actas de reunión de la Junta de acción
comunal del barrio Obrero, poseen un orden consecutivo y cronológico

10. las actas hechas durante un periodo determinado (varios días). En la que
contiene una sola tipología llamada Actas de reunión, en las que están
registradas todas las reuniones en función de solucionar y/o realizar las
labores administrativas de la Junta en mención.
Unidad documental compuesta es la unidad que posee variedad de
tipologias documentales que van relacionadas con algo en común. Por
Ejemplo: La unidad documental de la historia académica de María
Alejandra Roncancio Olarte, posee la fotocopia del documento de
identidad (tarjeta), Formulario de inscripción, Cuenta de servicios
públicos, Certificado de bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas del
examen de estado, registro de las notas, etc. Muchos documentos que
se relacionan con un individuo, en este caso María Alejandra en función
de ejecutar un programa académico.
11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS
Partimos del concepto que plantea que un documento es toda aquella información
contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido,
recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el
desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o
impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.),
sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas
de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de
datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance
tecnológico pudiera plantear en el futuro
Tipo documental son las unidades de información contenidas en los documentos.
Se clasifican en:

11. Tipo documental simple
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de
información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un
libro de caja, recibo, etc.
Tipo documental compuesto
Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo
contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como
“expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias, etc.
12. SEGÚN EL ARTÍCULO 9° DEL DECRETO 2609 DE 2012
LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL SON: PLANEACIÓN,
PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE, ORGANIZACIÓN,
TRANSFERENCIA, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIÓN
A LARGO PLAZO, Y VALORACIÓN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS
PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PÚBLICA E INDAGUE PASO A
PASO CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA
UNO DE DICHOS PROCESOS,TENIENDO EN CUENTA LO INDICADO
EN EL DECRETO 2609, ILUSTRE CON FOTOGRAFÍAS CADA UNO DE
LOS PROCESOS.
El lunes traigo la información… tranquilas..

12. 13. ¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON
SUS FASES O ETAPAS?
El ciclo vital de los documentos son las etapas por las que pasan los
documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo
esta su eliminación o su conservación permanente, teniendo en cuenta los
criterios establecidos desde su creación por la entidad o los valores adquiridos
con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y
secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de
utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la
investigación histórica).
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por
una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de
información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los
documentos no solo en su organización sino también en la mayoría de las
entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo. Esta teoría se
basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de
archivo dentro de una organización:
TERCERA EDAD
Documentos que tienen valor secundario o
permanente, que se puede utilizar como
documento investigativo.

13. PRIMERA EDAD
Cubre desde la creación del documento y el
trámite de la información que contiene
SEGUNDA EDAD
Información que no es consultada
frecuentemente pero que todavía tiene un
valor primario o secundario por lo cual
deben conservarse como objeto de
consulta.
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación
estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales
son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser
de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se
conservan más de cincuenta años. Los documentos del archivo histórico se
conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.
14. ¿QUÉ ES UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y CUÁL ES SU
IMPORTANCIA EN UNA ORGANIZACIÓN?
La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y
distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan, proveniente
de diferentes fuentes externas, así como la generada por todas las dependencias
que conforman una organización. Su propósito centralizar toda la
correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas y garantizar la
entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

14. FUNCIONES DEL AREA DE CORRESPONDENCIA
Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y
distribución interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la
organización y la administración del sistema de correo. Entre sus funciones
tenemos:
 Control de Ingreso de la Documentación
 Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir)
 Conservación
 Servicio y Control de Préstamo de los documentos
 Selección y Traslado de la Documentación al archivo central
 Digitalización de los Documentos
 Atención de consultas
 El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada
conservación y el control en la producción documental, radicando y
tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos
exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y
firmas responsables.
IMPORTANCIA
Además de evitar la duplicidad de documentación y el que un oficio sea
contestado por varias dependencias, se da cumplimiento al Artículo Tercero del
Acuerdo AGN 060 de 2001 que determina que las entidades deberán establecer
conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia de manera centralizada y
normalizada, ofreciendo los servicios de recepción, radicación y distribución de las
comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que
se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades
de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente
capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante
servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que
faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan al cumplimiento de los principios que rigen la administración pública.
Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de las
entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia.
En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del
Programa de Gestión Documental:
 Recepción,
 Distribución,
 Trámite,

15.  Conservación y
 Consulta de documentos
15. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN
CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES
SON LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE
DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIÓN, CENTRAL E
HISTÓRICO).
ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA:
Comprende toda la documentación de uso continuo por la misma oficina
productora o quien lo solicite. Su circulación o trámite se realiza para dar
respuesta o solución a algunos asuntos.
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
Es en el que se agrupan documentos trasferidos por los distintos archivos de
gestión de una entidad u organización, su consulta no es tan frecuente pero
sigue con vigencia.
ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE
Es el trasferido desde el archivo central, son documentos de valor informativo,
histórico y/o cultural que se conserva en condiciones que garanticen su
integridad y transmisión a las generaciones futuras por esto forma parte de
patrimonio histórico.

16. 16. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN
DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE ÉSTE
POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIÓN.
Aporte de María Elena Marín Jiménez:
17 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a
paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción.
ARCHIVO DE GESTIÓN
PRODUCCIÓN
CARTA:
Es una comunicación escrita utilizada para interrelacionarse entre empresas, con
personas naturales o con los empleados.
CARACTERISTICAS:
Márgenes: Se deben tener las siguientes márgenes:
Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral Izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2cm y 3cm
Entre
3cm y 4
Entre
3cm y 4
cm
Entre
2cm y
3 cm
Entre
2cm y
PRESENTACIÓN DE LA CARTA: La carta se escribirá en estilo “Bloque extremo”,
que consiste en iniciar todas las líneas en el margen izquierdo de las hojas.
ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA:
Código: se debe dejar una interlinea después del logotipo del IDEA, se consigna el
código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla
de Retención Documental

17. 1820.07.01
Código de subserie: Contratos Interadministrativos
Código de la serie: Contratos
Código de la dependencia: Dirección Administrativa
Lugar de origen y fecha de elaboración: se deja una o dos interlineas debajo del
código, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una
coma (,). La fecha de elaboración se asigna en el Centro de Administración
Documental, en el momento en que se radica la comunicación.
Medellín,
Datos del destinatario: dejar de dos a tres interlineas después del lugar de origen y
consignar los siguientes datos en líneas independientes:
1. Título académico en mayúscula inicial
2. Nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida
3. Cargo en mayúscula inicial
4. Nombre de la entidad u organización, este debe ir en mayúscula inicial y
su acrónimo o sigla en mayúscula sostenida
5. Dirección: se escribe sin abreviaturas, si contiene información
complementaria como bloque, apartamento, se debe escribir la palabra
completa.
6. Nombre del lugar de destino: se identifica la ciudad y, seguido de una
coma (,) el departamento. Si el lugar de destino es el exterior, debe
identificarse el país en la misma interlinea.
Ingeniero
CARLOS MARIO BETANCUR
Gerente General
Constructora Conconcreto S.A.
Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza
Medellín, Antioquia

18. Asunto: Se colocará a dos interlíneas de los datos del destinatario la palabra
“Asunto” con mayúscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar. Es un
resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir
artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la
frase. Se recomienda producir una comunicación para cada asunto.
En ningún momento debe anotarse como asunto el número que trae la
comunicación a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar esta
información se puede hacer en el primer párrafo del texto.
Asunto: Respuesta solicitud préstamo auditorio
Saludo: Se inicia dos interlineas abajo del asunto. Para las damas se acostumbra
el nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos. Estimado o
Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden utilizar como
saludo independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo:
Cordial saludo señora Lina María:
Atento saludo doctor Martínez Osa:
Respetuosamente lo saludo y le comunico…
Con alegría y complacencia lo saludamos y confirmamos…
Texto: Comienza a dos interlineas del asunto o del saludo independiente, si
existe. El párrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlinea libre
separando cada párrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensión del
contenido y tener en cuenta los siguientes puntos.
- Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.
- Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.
- Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.
- Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mínimo,
un párrafo de tres renglones.
- No debe contener errores ortográficos, gramaticales o de puntuación.
Despedida: se utiliza a dos interlineas del último párrafo del texto de la
comunicación. Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabras
sencillas.

19. Despedidas terminadas en coma:
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Remitente: Se dispone a cuatro interlineas de la despedida. Nombre completo de
quien va a firmar la carta en mayúscula sostenida, y en el siguiente renglón el
cargo que ocupa, en mayúscula inicial.
Anexos: Se deberán detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineas
de los datos del remitente; se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se
relaciona el número de folios y el tipo de anexo.
Anexos: uno (10 folios)
Anexos: tres (5 folios, un CD y un plano)
Anexos: cinco (dos informes en 15 folios, un acta en 8 folios, un CD y un plegable)
Copias: Se escribe la palabra copia seguida de dos puntos a dos interlineas de los
datos del remitente o de la relación de anexos, si existe. Deben relacionarse los
datos en este orden: tratamiento de cortesía o título, nombre y apellidos, cargo y
nombre de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se registra
el nombre de esta.
Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A
Señor Alejandro Ríos, Jefe de seguridad, SEGURCOL
Luz Ángela González, Directora Administrativa

20. Identificación del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a
una de anexos o copias. Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora,
seguido de la palabra transcriptor en mayúscula inicial. Se utiliza letra Arial,
tamaño 8. Si hay más participantes en la elaboración del documento se debe
aclarar el papel desempeñado por cada uno.
Ejemplo 1: Transcriptor: Lina Suarez
Ejemplo 2: Transcriptor: Orfa Buritica
Revisor: Andrés Sáenz
Archivar en: Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio,
debe indicar en la parte final, a una interlinea del transcriptor, en letra arial tamaño
8, a que contrato o convenio pertenece, registrando el número de este y el año en
el que se suscribió, de la siguiente manera: Escribir la frase “Archivar en:” y luego
de los dos puntos poner la palabra Contrato o Convenio, según sea el caso,
seguido, el número que identifica a cada uno, y luego el año de suscripción.
Archivar en: Convenio 0164 de 2011
Archivar en: Contrato 0143 de 2010
NOTA: La carta original debe ir con la rúbrica del remitente y las copias pueden ir
con facsímil, bajo la responsabilidad de cada funcionario, de acuerdo a lo
relacionado en el Decreto 2150 de 1995 Artículo 12. FIRMA MECÁNICA. Los
jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso,
bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en
tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto
administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las
características del medio mecánico.
No se remplazará las copias por fotocopias.
Identificación de páginas subsiguientes: La calidad, color y tamaño del papel
deberán ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel,
de las siguientes hojas, se identificará, con el tratamiento y el nombre del

21. destinatario del documento y el código del área. Al frente contra el margen
derecho se escribe el número de la página. Tres renglones después se continúan
con el texto.
Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas
hojas para la despedida y el remitente y cargo.

22. EJEMPLO DE CARTA
4 cm
1820.07.01- Código consignado en Tabla de Retención
2 interlineas
Medellín, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica)
3 interlineas
Ingeniero
CARLOS MARIO BETANCUR
Gerente General
Constructora Conconcreto S.A.
Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza
Medellín, Antioquia
2 interlineas
Asunto: Respuesta a solicitud préstamo auditorio
2 interlineas
Cordial saludo, ingeniero Betancur.
2 interlineas
De acuerdo a la solicitud enviada por usted, con radicado 00987 de 16 enero de 2012, le informo que ha sido aprobada
bajo las siguientes condiciones:
Fecha: lunes, 20 de febrero de 2012
Horario: 7:30 a.m. a 1:00 p.m.
Servicio de cafetería: se dispondrá de una cafetería y un botellón de agua. Si desea más información al respecto favor
comunicarse con la Auxiliar Administrativa, Luz Ester Gallego.
2 interlineas
Atentamente,
4 interlineas
LUZ ANGELA GONZALEZ
Directora Administrativa
2 interlineas
Anexos: uno (3 folios)
Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A
1 interlinea
Transcriptor: Jenny López
Archivar en: Contrato 0121 de 2011

23. MEMORANDO:
Es el documento utilizado para la comunicación que se da entre las dependencias
de la Institución, este se realiza a través del Software de Administración de
Documentos.
PROCEDIMIENTO:
Elaborar memorando: A través del software Administrador de Documentos, el jefe
de área o funcionario que requiera enviar un memorando deberá seguir los
siguientes pasos:
• Elaborar el texto en un procesador de texto (Word), hasta la despedida, guardar
con un nombre de fácil recordación, con el fin de recuperarlo posteriormente.
• Abrir la plantilla de memorando del software QF Document y seleccionar la
opción completar datos del memorando:
• Diligenciar “PARA” y seleccionar el destinatario del memorando, si se va a
enviar con copia a otro funcionario, seleccionar y ubicar en el espacio indicado. No
utilizar la opción CCO.
• “ASUNTO” Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se
deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el
sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto.
• “EXAMINAR” en el recuadro de Documento, llevarlo al PC, para ubicar la carpeta
y guardar el texto del memorando, seleccionar abrir y simultáneamente pegar a la
plantilla del texto del memorando que va a enviar.
• “RADICAR” Una vez lista la información, en la parte superior de la plantilla
seleccionar la opción radicar. Con este proceso se consigna la fecha, el número
del radicado, el nombre y el cargo del funcionario que envió el memorando, lo
integra al sistema como consecutivo y lo envía electrónicamente al destinatario
seleccionado.
• “VISTO BUENO”: cuando deba ser firmado junto con otro funcionario:

24. EJEMPLO DE MEMORANDO
MEMORANDO
1 interlineas
1820.07.01- Código consignado en Tabla de Retención
2 interlineas
Medellín, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica)
2 interlineas
PARA: Doctora Luz Ángela González, Directora Administrativa
DE: Andrés Sáenz Giraldo, Técnico Operativo
1 interlinea
ASUNTO: informe de interventoría contrato Thomas MTI
2 interlineas
Una de las funciones adquiridas como interventor delegado, del contrato 0120 de 2010 con la
empres a Thomas MTI, es la realización del informe mensual de interventoría. De acuerdo con
esta afirmación le adjunto el primer informe que va desde el 25 de febrero al 24 de marzo de
2010.
Agradezco me haga llegar sus observaciones al respecto.
Cordialmente,
4 interlineas
ANDRES SAENZ GIRALDO
Anexos: uno (20 folios)
Transcriptor: Lina Suarez

25. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS:
En la ventanilla única del Centro de Administración Documental, se recibe la
documentación interna: comunicaciones oficiales enviadas, Resoluciones de
Gerencia y Circulares. Antes de asignar consecutivo y fecha, se verifican, según la
guía técnica colombiana GTC 185, datos como: código de la dependencia, tipo de
letra, firmas y nombre del transcriptor. Igualmente, se reciben y numeran los
contratos y convenios suscritos en el Instituto.
 Comunicaciones oficiales enviadas: Se deben elaborar en original para el
destinatario y una copia para el asunto correspondiente, ambos con anexos
completos, siguiendo las indicaciones de la guía GTC 185.
Se asigna el consecutivo impreso en sticker que genera el software de
administración documental con el número consecutivo de radicado, fecha y hora
de radicación, además el campo de fecha se pone con sello manual donde se
registra día en número, tres primeras letras del mes y año en número así: 26 SEP
2012.
Cuando se encuentran errores en la estructura de la comunicación, se devuelve el
documento al funcionario para que lo corrija, se utiliza el formato “Devolución en la
producción de documentos” (Anexo 5), allí se consigna el motivo de la devolución.
Cuando existan errores en la radicación de comunicaciones enviadas, se debe
realizar un acta (Anexo 6) donde se aclare lo sucedido y se digitaliza con el
documento.
Cuando se radiquen las comunicaciones, se deberán entregar al funcionario o a la
persona encargada de realizar planillas de envío, ya sea por la empresa de
mensajería Servicios Postales o al mensajero interno para realizar la distribución.

26. DISTRIBUCIÓN:
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior
del Instituto, de modo que estos lleguen a su destinatario de una forma correcta y
eficiente.
SE DEBE TENER EN CUENTA QUE:
 Las comunicaciones oficiales que vienen dirigidas al Gerente General, no
siempre se envían para Gerencia, se distribuyen a las unidades administrativas
relacionadas con el trámite; si llegan con copia, se dirige la original al Gerente
y la copia a la dependencia, de lo contrario, solo se dirige el original a la
dependencia.
 Cuando se reciba una comunicación oficial o un documento que no
corresponda a las actividades de la unidad administrativa, se devolverá al
Centro de Administración Documental para que sea reenviado a la
dependencia que se debe encargar del trámite.
 Las comunicaciones que se deben enviar por correo certificado deben ser
remitidas a más tardar en el recorrido de la 1:30 p.m. La empresa de
mensajería, solo recibe los paquetes que serán enviados, hasta las 3:00 p.m.
 Las comunicaciones que se envían por servicio al día (se entregan al
destinatario el mismo día), deben ser entregadas en el Centro de
Administración Documental antes de las 9:00 a.m.
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Para la distribución de los documentos en las diferentes unidades administrativas,
se presentan los siguientes temas, en los que se indica que documentos deben
ser enviados a cada una para realizar el trámite correspondiente:
DIRECCIÓN
 Solicitudes préstamo de espacios
 Documentos relacionados con la

27. ADMINISTRATIVA administración del Centro Cívico Plaza de la
Libertad
 Documentos relacionados con la contratación,
en su fase precontractual.
 Documentos relacionados con la
administración de bienes inmuebles.
 Ejecución contractual de los contratos de
administración del IDEA.
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS
Cuando los funcionarios deban enviar documentos a otras dependencias, deben
diligenciar la planilla “Registro de documentos para recorridos internos” (Anexo 2),
y en la ventanilla única, se verificará el contenido de las carpetas de distribución, y
nuevamente relacionará el documento para la dependencia correspondiente.
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS
En el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se tienen establecidos dos
medios de distribución, para los documentos que pasan por el Centro de
Administración Documental: por mensajería del Instituto y por mensajería
especializada.
El Técnico Operativo del Centro de Administración Documental revisa los
paquetes, sobres y demás envíos y decide por qué medio se distribuyen.
Mensajería del Instituto: Distribución de algunas comunicaciones dirigidas a
personas y a otras entidades con domicilio en la misma ciudad y el Área
Metropolitana cercana.
 Se tienen dos turnos para los recorridos externos, a las 8:30 a.m. y a la 2:00
p.m.
 El mensajero diligencia la planilla “Registro de documentos para recorridos
externos”, con los siguientes datos: número de radicado, destinatario (Nombre
– entidad), descripción tipo documental, fecha– hora, nombre de quien recibe,
firma y sello, observaciones.

28.  La persona que recibe el documento original, debe firmar la copia, el
mensajero la devuelve al Centro de Administración Documental para realizar
los controles necesarios.

29.  Cuando no es posible entregar la comunicación, el mensajero la
entrega a la persona encargada de la recepción y numeración de las
comunicaciones enviadas, para que sean devueltas a la dependencia
correspondiente, con la justificación de por qué no se hizo la entrega.
Mensajería Especializada:
 Por la empresa de mensajería con la que suscriba contrato el
Instituto, se envían los documentos que el mensajero interno no
alcanza a distribuir en el Área Metropolitana y los documentos
enviados a otras ciudades y municipios. Cuando se reciben los envíos
(sobres, paquetes, documentos) por parte del Técnico del CAD, quien
decide que se va por este medio, se seleccionan los que se van por
correo certificado2, por postexpres3 o correo al día4.
 Se diligencia una planilla electrónica en Excel, establecida por la
empresa de mensajería especializada, con los siguientes campos:
nombre, dirección, ciudad, departamento y descripción y cuando se
hallan registrado los envíos del día, se remite esta información por
correo electrónico, se debe diferenciar en qué tipo de servicio es:
certificado, postexpress o correo al día.
TRÁMITE
Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa. El trámite de una comunicación
puede estar relacionado con una respuesta escrita, con la atención personal o
telefónica de una solicitud y con enterarse del asunto.
Los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible después de
que el Centro de Administración Documental haya distribuido la información a
todas las dependencias.
De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trámite
oportuno de las comunicaciones oficiales será el siguiente:
 Manifestaciones, quejas y reclamos 15 días hábiles
 Solicitudes de Información 10 días hábiles
 Consultas 30 días calendario
 Las solicitudes de los organismos de control, Tribunales o Juzgados se
atenderán en el plazo establecido en la solicitud correspondiente.
Los Derechos de Petición, en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA,
están regulados por acto administrativo, donde se estipula que “Toda solicitud o

30. derecho de petición que se radique en el –IDEA-, se debe direccionar, de
manera inmediata a la Oficina Asesora Jurídica, dicha oficina analizará la
solicitud o petición presentada a la materia y objeto de consulta e información y
remitirá al área respectiva para que proyecte su respuesta…”
FLUJO QUE DEBEN TENER LOS DOCUMENTOS:
 La unidad administrativa o dependencia verifica que el documento
entregado si corresponda a sus funciones.
 Se verifica si se debe iniciar un trámite, en caso afirmativo darle inicio, en
caso contrario conservarlo en el expediente correspondiente o devolverlo al
Centro de Administración Documental para que sea archivado en el asunto
adecuado, esto se debe hacer en los dos días siguientes a la entrega del
documento en la dependencia.
 Dependiendo del trámite iniciado, el funcionario proyectará la respuesta o el
documento que continúe, por ejemplo, la solicitud de crédito que llega a la
Subgerencia Comercial, debe pasar a un estudio, donde el Asesor debe
verificar que la información anexa sea completa y adecuada, en caso de no
estar completa, envía comunicación a la entidad solicitando los documentos
faltantes, si los documentos están completos, pasan al Comité de Crédito
para su estudio y aprobación.
Si es una solicitud de vinculación a un evento y es aprobada, continúa en
trámite para contratación, de lo contrario, el funcionario proyecta respuesta
y se envía al solicitante.
 Se envía la respuesta al Centro de Administración Documental, en el caso
que sea necesario radicar y enviar.
ARCHIVO CENTRAL
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

31. La organización se implementa en cada fase, Archivo de Gestión, Archivo
Central y Archivo Histórico, y deben implementarse las Tablas de Retención
Documental o Tabla de Valoración Documental. Para ello, el Centro de
Administración Documental es la unidad administrativa encargada de asesorar
en los lineamientos y políticas que para el caso se divulguen. En este caso las
comunicaciones oficiales memorandos, esta tipología se identifica el asunto, si
tiene que ver con la serie documental de contratos, se identifica la subserie
contratos de prestación de servicios, el nombre de la unidad documental,
Contrato 120 -2010 Custodia y Manejo Técnico de Información Thomas MTI,
se ubica en el expediente de acuerdo al orden cronológico y reflejando el
trámite. Una vez recibida las transferencias primarias de las oficinas de gestión
y sus respectivos inventarios, se confronta el inventario con los documentos
físicos recibidos, se clasifica, se ordena el expediente, se folia y se hace la
descripción y ubicación topográfica en el acervo central donde se almacenara
de acuerdo a los tiempos de retención según las Tablas de Retención
Documental.
Archivo Histórico
Una vez cumplido el tiempo de retención, se hace valoración documental
(según objeto del contrato) y se deja una muestra aleatoria del 10% para su
conservación total, se realiza transferencia secundaria y sus respectivos
inventarios al archivo histórico de la entidad.
Aporte Melva Olarte Castellanos.

32. Documento: Resolución Nº 036 de 02 de febrero de 2013

34. Producción. Este documento se produjo en la oficina de Rectoría de la
Ciudadela Educativa José María Córdoba bajo el nombre de Resolución Nº
036 de 02 de febrero de 2013 con el siguiente fin cumplir un requerimiento de
la oficina de control interno del departamento que es el de constituir el

35. equipo interno de auditoria de matrícula de la institución educativa José
María Córdoba.
Gestión y trámite. Se socializa ante los interesados por parte del rector y se
procede a que surta el efectos para el cual fue creado
Organización. Se clasifica de la siguiente manera 1.1.5.2 Resoluciones ya que
sale de rectoría que en el organigrama le corresponde el código 1, serie 5 que le
corresponde a las resoluciones en la tabla de retención documental y 1 que le
corresponde a la subsidie Resoluciones internas. Se archiva en carpeta colgante
tamaño oficio, por fecha.
e. Transferencia. Después de socializado el documento se transfiere al archivo de
gestión
f. Disposición de documentos. Se clasifica y luego se dispone para que pase al
archivo de gestión donde permanece dos años según la tabla de retención
documental y luego pasara al archivo central donde permanecerá 5 años y luego
pasara al archivo histórico para su conservación total ya que guarda diferentes
tipos valores.
Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su
conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración
documental.
g. Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
h. Valoración. ESTE DOCUMENTO TIENE VALORES PRIMARIOS Y TAMBIEN
SECUNDARIOS YA QUE TAMBIEN SE CONSERVA COMO PARTE DE LA
HISTORIA DE LA INSTITUCION Proceso permanente y
continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual
se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su
permanencia en
las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva).
17. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN
CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS.
18. DESTAQUE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN
CUENTA EN LA CIRCULAR EXTERNA AGN 002 DE MARZO 6 DE
2012 Y LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.

38. WEBGRAFIA
 http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-los-documentos.
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