Este documento describe diferentes tipos de soportes contables y no contables utilizados en las empresas para registrar operaciones comerciales. Entre los soportes contables se encuentran recibos de caja, facturas, notas débito y crédito, entre otros. Los soportes no contables incluyen cotizaciones, pedidos y remesas que proveen información para la toma de decisiones. El documento también explica el procedimiento para registrar los soportes en los libros contables de la empresa.

1. JUANK BAEZ TATIANA GIL IVONE GOMEZ GLORIA LOPEZ JOSE MONROY YOMAIRA RODRIGUEZ

2. SOPORTES CONTABLES Son los documentos que registran las operaciones comerciales en la empresa

3. SOPORTES CONTABLES TITULO III ( DE LAS NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS) Los hechos económico deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben ser incluidos a los comprobantes de contabilidad respectivos, o dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación, se registran las operaciones en los libros auxiliares o del detalle.

4. Objetivo Servir de base a los libros de Contabilidad para que de esta forma los registros sean justificables

5. Forma de Elaboración En general todos deben llevar esta información. Nombre de la empresa o su razón social Nombre del soporte Número del soporte Fecha del soporte Descripción Valor por el cual se realiza el documento Firma de las personas que lo elaboran, revisan, aprueban y contabilizan

6. Recibo de Caja Es constancia de los ingresos en la empresa, generalmente es un soporte de abonos por conceptos diferentes a ventas Diligenciamiento Se hace el debito a la cuenta Caja y el crédito según el pago recibido

7. Comprobante de Egreso O también orden de pago y respalda el pago de una cantidad de dinero en cheque Diligenciamiento En él, generalmente queda copia del cheque, además se escriben las cuentas a debitar y acreditar por razón de este soporte

8. Factura de Compra Venta Contiene la descripción de los artículos comprados y vendidos, fletes e impuestos y condiciones de pago Art. 17 E.T. Modificado ley 223 de 1995 Art.40. Para efectos tributarios la expedición de factura que se refiere el artículo 615, consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: Diligenciamiento Nombre o razón social del adquiriente, descripción artículos vendidos, valor por unidad y valor total, IVA y retención en la fuente e indicar la calidad de retenedor de impuesto sobre las venta

9. Nota Débito Lo utiliza la empresa para de este modo cargar a la cuenta de sus clientes un mayor valor por errores en emisiones de facturas y los intereses por mora o financiación en el pago de sus respectivas obligaciones Diligenciamiento Se emite al adquiriente, se escribe el valor de más y el concepto

10. Nota Crédito Se realiza cuando la empresa concede descuentos o rebajas que no se especifican en la factura o cuando se hacen devoluciones Diligenciamiento El formato es igual a la nota crédito, se hace referencia a la factura, cantidad devuelta, importe

11. Nota de Contabilidad Se registran aquí las operaciones sin un soporte contable definido como los asientos de ajuste, de corrección, y de cierre Diligenciamiento Debe contener las cuentas utilizadas, valores parciales, débito y créditos

12. Comprobante Diario Se elabora para registrar toda operación y las cuentas afectadas Diligenciamiento Se indica fecha, número, descripción y cuantía de la operación las sumas parciales y las cuentas que se afectan en su respectiva columna, debe o haber

13. SOPORTES NO CONTABLES Son los documentos que brindan información para la toma de decisiones y el diligenciamiento de documentos contables comerciales en la empresa

14. OBJETIVO Servir de base a los documentos contables para que de esta forma se puedan tomar decisiones acertadas.

15. COTIZACION Es aquel documento informativo que no genera registro contable, que el departamento de compras usa en una negociación para comparar la calidad, marca y valor del producto. Diligenciamiento Descripción del producto; cantidad, calidad y forma de envío, precio y condiciones de pago, fecha del despacho y presupuesto alusiones para Incentivar la compra

16. PEDIDO Es aquel documento informativo que no genera registro contable, lo utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados Diligenciamiento En el se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicitan las mercaderías en calidad de venta.

17. REMISION Es aquel documento informativo que no genera registro contable, se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y con membrete, según necesidad de la empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta. Diligenciamiento En el se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se envía la mercancía.

18. TÍTULOS VALORES Son documentos en el que el beneficiario o portador puede legitimar el derecho que en el se incorpora, generalmente de cobrar un dinero en circunstancias específicas

19. Objetivo Servir de soporte a un derecho que adquiere una persona en los términos y condiciones allí estipulados

20. Estructura Por lo general tenemos la fecha, persona que lo emiten y la persona que se le hace el pago que según el documento que se tramite puede ser el deudor, y en este caso debe existir la fecha a pagar

21. Letra de Cambio Es también un documento negociable en el que una persona llamada girado, se obliga a pagar a un girador cierta suma de dinero a una fecha determinada Diligenciamiento Debe contener un librador o persona que emite la letra, librado, endosantes si posteriormente se transmite su derecho, endosatario o al que se le transmite el derecho de cobro, tenedor o quien posee el título y avalista, quien garantiza el pago y su vencimiento.

22. Pagaré Se utiliza más que todo para respaldar créditos bancarios, como en la letra, una persona se obliga a pagar una cantidad de dinero a una fecha determinada Diligenciamiento Valor prestado, plazo de pago, intereses, persona a la que se debe pagar, deudor

23. Cheque Por medio de este una persona que se llama girador ordena a un girado o banco que pague una determinada suma a un tercero o beneficiario La ley 24.452 no define al cheque común, se limita a enumerar en su art. 2 los elementos que debe contener Diligenciamiento Nombre o razón Social del girador, nombre del girado, cantidad a pagar en número y letra

24. TIPOS DE CHEQUE Cruzado Cheque nominativo cruzado en su adverso por dos líneas paralelas las cuales indican que ese cheque sólo puede ser cobrado por otra institución de crédito. Cruzamiento General. entre líneas no se anota la denominación de ninguna institución de crédito y puede depositarse en cualquier banco. Cruzamiento Especial. Entre líneas va el nombre de una institución de crédito y solo puede cobrarse por ésta. El efecto principal de este tipo de cheque es la imposibilidad de transmitirlo por endoso, y sólo puede ser pagado a la persona a cuyo favor se libra. Para abono en Cuenta Cheque nominativo en el que se anota dicha cláusula, que prohíbe al banco el cheque en efectivo y solo puede recibirlo para abono en cuenta. El cheque no es negociable a partir de la inserción de la cláusula

25. Certificado El librador de un cheque nominativo le solicita al banco librado, al momento de expedir el cheque que lo certifique, declarando que existen fondos suficientes para cubrir el importe. Es una anotación del banco en el cheque, firma o por los autorizados para ello No es negociable, solo puede endosarse a una institución de crédito para su cobró. De Caja Instrumento de pago de mayor para beneficiario respecto a la existencia de fondos .-solo la puede expedir una institución de crédito a su propio cargo -Nominativo y no negociable De Ventanilla Cheque de emergencia puesto al servicio de los cliente del banco Cuando necesita retirar fondos una cuenta habiente de su cuenta y no tiene chequera la sucursal libra un cheque de ventanilla para prestárselo.

26. Posfechados Se inserta una fecha posterior a la que se libra, pretendiendo acentuar al tomador que no habrá fondos si no hasta ese día que aparece en el texto. De pago Diferido Es una orden de pago librada a días vista, a contar desde su presentación para registro en una entidad autorizada, contra la misma u otra en la cual el librador a la fecha de vencimiento debe tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto, dentro de los límites de registro que autorice el girado. Sin perjuicio de las responsabilidades en que incurra por el derecho común, bajo ninguna circunstancia el girado será responsable si el cheque no es pagado a su vencimiento. Ni el registro del cheque, ni la determinación de límites de registro generan responsabilidad.

27. PROCEDIMIENTO CONTABLE Clasificación, análisis y codificación de los soportes. Preparación del comprobante de contabilidad, teniendo en cuenta los siguientes pasos: Escribir el Código de la cuenta principal, en orden consecutivo en el detalle, el nombre de la cuenta. Escribir el código de la subcuenta y el nombre en el detalle; renglón seguido la razón del asiento con el nombre y número de soporte que respalda la transacción. El valor correspondiente al movimiento débito se escribe al frente de la subcuenta en la columna de parciales . Terminado el registro debito con la subcuenta de cada cuenta principal, se continua con el movimiento crédito. Al final de cada cuenta principal, se suman los créditos y los débitos de la columna de parciales, los valores se registran al frente en la columna de debe y haber que corresponda. Al terminar de registrar los valores se cierran el comprobante de contabilidad sumando los débitos y los créditos, cuyos valores deben presentar sumas iguales, en cumplimiento del principio de la partida doble 3. Traslado a libros mayores y auxiliares: La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares. Las columnas debe y haber se trasladan al libro diario columnario.