La búsqueda bibliográfica. metodología para establecer una estrategia de búsqueda y operadores más usuales

Ftes. Inf. en Ciencias. Grupo B. Curso 2007-2008
Tema 1.- La búsqueda bibliográfica. Metodología para establecer unaTema 1.- La búsqueda bibliográfica. Metodología para establecer una
estrategia de búsqueda y operadores más usualesestrategia de búsqueda y operadores más usuales
1.- Proceso de búsqueda de información
1.1.- Definición
1.2.- Tipología
1.3.- Metodología

Índice pormenorizado (I)Índice pormenorizado (I)
1.- Proceso de búsqueda de información
1.1.- Definición
1.2.- Tipología
1.2.1.- En función del tiempo
1.2.2.- En función del soporte
1.2.3.- En función de la persona que la efectúa
1.2.4.- En función del estado de conocimiento del usuario
1.2.4.1.- Búsqueda de documento conocido
1.2.4.2.- Búsqueda temática
1.2.4.2.1.- Responde a las concrete information needs
1.2.4.2.2.- Responde a las problem oriented needs
1.2.4.2.3.- Búsqueda de conocimiento actualizado

1.3.- Metodología de la estrategia de búsqueda
1.3.1.- Definición de las necesidades de información
1.3.2.- Selección de bbdd apropiadas para la búsqueda
1.3.3.- Análisis y elección de conceptos de consulta
1.3.4.- Traducción del resultado del análisis conceptual a términos del
sistema (bbdd)
1.3.5.- Establecer la ecuación de búsqueda
1.3.6.- Llevar a cabo la búsqueda
1.3.7.- Visualizar los resultados
1.3.8.- Elegir el formato de salida
Índice pormenorizado (II)Índice pormenorizado (II)

DefiniciónDefinición
 Acción, métodos y procedimientos para recuperar información específicaAcción, métodos y procedimientos para recuperar información específica
previamente almacenada.previamente almacenada.

Tipología de las búsquedasTipología de las búsquedas
 En función delEn función del tiempotiempo: Retrospectiva o prospectiva: Retrospectiva o prospectiva
 En función delEn función del soportesoporte: manual o automatizada: manual o automatizada
 En función de laEn función de la persona que la efectúapersona que la efectúa: personal, delegada: personal, delegada
 En función delEn función del estado de conocimiento del usuario o tipo de necesidadestado de conocimiento del usuario o tipo de necesidad::
ítem conocido, búsqueda temáticaítem conocido, búsqueda temática

Búsquedas en función delBúsquedas en función del tiempotiempo
 BúsquedaBúsqueda retrospectivaretrospectiva: proporciona información relativa a: proporciona información relativa a
publicaciones o acontecimientos sucedidos en un número determinadopublicaciones o acontecimientos sucedidos en un número determinado
de meses o años anteriores a la fecha en la que se efectúa.de meses o años anteriores a la fecha en la que se efectúa.
 BúsquedaBúsqueda prospectivaprospectiva: permite recuperar documentos e información: permite recuperar documentos e información
sobre un tema concretosobre un tema concreto antesantes de que la información se publique ode que la información se publique o
coincidiendo con su publicación.coincidiendo con su publicación.
 Current ContentsCurrent Contents
 PreMedlinePreMedline
 PreprintsPreprints

Búsqueda en función delBúsqueda en función del soportesoporte
 BúsquedaBúsqueda manualmanual a partir de fuentes impresasa partir de fuentes impresas
 BúsquedaBúsqueda automatizadaautomatizada a partir de soportes electromagnéticosa partir de soportes electromagnéticos

Búsquedas en función de laBúsquedas en función de la persona que la efectúapersona que la efectúa
 BúsquedaBúsqueda personalpersonalLa realiza el propio usuarioLa realiza el propio usuario
 BúsquedaBúsqueda delegadadelegadaLa realiza el documentalista que actúa comoLa realiza el documentalista que actúa como
intermediariointermediario

Búsquedas en función delBúsquedas en función del estado de conocimiento delestado de conocimiento del
usuario o del tipo de necesidadusuario o del tipo de necesidad
 Búsqueda de un documentoBúsqueda de un documento conocidoconocido: El usuario conoce: El usuario conoce
el título o el autor del documento. Se resuelvenel título o el autor del documento. Se resuelven
consultando catálogos y bases de datos bibliográficasconsultando catálogos y bases de datos bibliográficas
 BúsquedaBúsqueda temáticatemática: El usuario necesita documentos: El usuario necesita documentos
sobre un tema pero desconoce cuales son esossobre un tema pero desconoce cuales son esos
documentosdocumentos
 SeSe subdividensubdividen en tres categorías…en tres categorías…

Búsqueda temática- SubdivisiónBúsqueda temática- Subdivisión
 1.- Responde a las1.- Responde a las Concrete Information NeedsConcrete Information Needs . Es. Es
suficiente con proporcionar el dato factual o un únicosuficiente con proporcionar el dato factual o un único
documento que contenga la información que necesita eldocumento que contenga la información que necesita el
usuariousuario
 2.- Responde a las2.- Responde a las Problem oriented informationProblem oriented information needneed..
Búsqueda de lo publicado sobre un determinado tema, seBúsqueda de lo publicado sobre un determinado tema, se
resuelve con una búsqueda retrospectivaresuelve con una búsqueda retrospectiva
 3.- Búsqueda de3.- Búsqueda de conocimiento actualizadoconocimiento actualizado :el usuario:el usuario
necesita estar al día de los avances y novedades que senecesita estar al día de los avances y novedades que se
producen sobre un tema. Suelen producirse tras unaproducen sobre un tema. Suelen producirse tras una
búsqueda retrospectiva. A la resolución de estas búsquedasbúsqueda retrospectiva. A la resolución de estas búsquedas
se le denomina servicio de Difusión Selectiva de lase le denomina servicio de Difusión Selectiva de la
Información DSI.Información DSI.

Metodología de la estrategia de búsquedaMetodología de la estrategia de búsqueda
1.-1.- Definir las necesidades de informaciónDefinir las necesidades de información
2.- Selección de bases de datos apropiadas para lleva a cabo la búsqueda2.- Selección de bases de datos apropiadas para lleva a cabo la búsqueda
3.- Análisis y elección de conceptos de consulta ó elección de términos3.- Análisis y elección de conceptos de consulta ó elección de términos
significativossignificativos
4.- Traducción del resultado del análisis conceptual a términos del sistema4.- Traducción del resultado del análisis conceptual a términos del sistema
(bbdd)(bbdd)
5.- Establecer la ecuación de búsqueda5.- Establecer la ecuación de búsqueda
6.- Llevar a cabo la búsqueda6.- Llevar a cabo la búsqueda
7.- Visualizar los resultados7.- Visualizar los resultados
8.- Elegir el formato de salida para imprimir o descargar los resultados8.- Elegir el formato de salida para imprimir o descargar los resultados

Definición o análisis de la necesidad de información (I)Definición o análisis de la necesidad de información (I)
 El usuario que necesita información debe precisar cual es el concepto claveEl usuario que necesita información debe precisar cual es el concepto clave
y el objetivo de la búsqueda. Muchas veces el usuario no sabe cuales sony el objetivo de la búsqueda. Muchas veces el usuario no sabe cuales son
exactamente sus necesidades, tiene dificultad para expresarlasexactamente sus necesidades, tiene dificultad para expresarlas
verbalmente y por escrito. El ser experto en un tema no garantiza queverbalmente y por escrito. El ser experto en un tema no garantiza que
siempre se exprese claramente la necesidad de información.siempre se exprese claramente la necesidad de información.
 Las necesidades de información no son únicas. Además del tema generalLas necesidades de información no son únicas. Además del tema general
que describe una línea de actividad científica, los interrogantesque describe una línea de actividad científica, los interrogantes
conceptuales son continuos. Cada cuestión requiere de nuevas consultas.conceptuales son continuos. Cada cuestión requiere de nuevas consultas.
 Hay que diferenciar entre:Hay que diferenciar entre:
 Necesidad: es la información que realmente debe tener el usuarioNecesidad: es la información que realmente debe tener el usuario
valorada objetivamentevalorada objetivamente
 Deseo: es la información que el usuario cree que necesita y no siempreDeseo: es la información que el usuario cree que necesita y no siempre
coincide con la necesidad real. Muchas veces el usuario no sabe cualescoincide con la necesidad real. Muchas veces el usuario no sabe cuales
son sus necesidades.son sus necesidades.
 Demanda: es la información que se solicitaDemanda: es la información que se solicita
 Uso: es la información que se empleaUso: es la información que se emplea

Definición o análisis de la necesidad de información (II)Definición o análisis de la necesidad de información (II)
 El profesional de la documentación científica debe tener claro loEl profesional de la documentación científica debe tener claro lo
que quiere el usuario y para qué lo quiere. Se debe concretar quéque quiere el usuario y para qué lo quiere. Se debe concretar qué
sabe sobre el tema, clarificar y limitar el tema de búsqueda, y tenersabe sobre el tema, clarificar y limitar el tema de búsqueda, y tener
clara la necesidad de información y que aspectos deben serclara la necesidad de información y que aspectos deben ser
excluidos.excluidos.
Para conseguir esto se recurre a la llamada “Para conseguir esto se recurre a la llamada “entrevista deentrevista de
referenciareferencia”.”.
 Por entrevista de referencia se entiende la conversación que elPor entrevista de referencia se entiende la conversación que el
documentalista (o bibliotecario o personal referencista) que va adocumentalista (o bibliotecario o personal referencista) que va a
realizar la búsqueda mantiene con el usuario con la intención derealizar la búsqueda mantiene con el usuario con la intención de
delimitar y clarificar las demandas de información de éstedelimitar y clarificar las demandas de información de éste
 El grado de profundidad de la entrevista de referencia depende deEl grado de profundidad de la entrevista de referencia depende de
la consulta. Cuanto más especializado sea el tema planteado másla consulta. Cuanto más especializado sea el tema planteado más
detallada deberá ser la entrevista.detallada deberá ser la entrevista. También hay que valorar todosTambién hay que valorar todos
loslos factoresfactores que tengan que ver con la necesidad de información.que tengan que ver con la necesidad de información.

Análisis de la necesidad de información (III)Análisis de la necesidad de información (III)
Entrevista de referenciaEntrevista de referencia
 Tema principal de la búsqueda y temas relacionadosTema principal de la búsqueda y temas relacionados
-Delimitar al máximo el tema - Exclusión de lo que no interese-Delimitar al máximo el tema - Exclusión de lo que no interese
 Finalidad de la búsqueda - Objeto de la demanda (para qué quiere la información)Finalidad de la búsqueda - Objeto de la demanda (para qué quiere la información) -- ParaPara
trabajo divulgativo - Para tesis - Para clase – para publicar artículo, para una tesis, para un proyecto de investigación…trabajo divulgativo - Para tesis - Para clase – para publicar artículo, para una tesis, para un proyecto de investigación…
 Profundidad o nivel científico: artículos de investigación, de divulgación, ambos.Profundidad o nivel científico: artículos de investigación, de divulgación, ambos.
 Tipo de documentosTipo de documentos  libros, literatura gris, artículos originales, revisiones, cartas director, comunicaciones,libros, literatura gris, artículos originales, revisiones, cartas director, comunicaciones,
breves, normas…breves, normas…
 Información que ya conoce el usuarioInformación que ya conoce el usuario
 Cantidad de información (todas las referencias, un número limitado...)Cantidad de información (todas las referencias, un número limitado...)
 Necesidad de precisión o exhaustividadNecesidad de precisión o exhaustividad
 Idiomas de la información (interesan todos los idiomas o solo los másIdiomas de la información (interesan todos los idiomas o solo los más
conocidos:español, inglés, francés, italiano, portugués o también alemán, chino,conocidos:español, inglés, francés, italiano, portugués o también alemán, chino,
japonés?)japonés?)
 Límite cronológicos (de los documentos o del tema)Límite cronológicos (de los documentos o del tema)
 Límites geográficosLímites geográficos
 Formato de las respuestas y modo de recepciónFormato de las respuestas y modo de recepción
 Importe económicoImporte económico
 Tiempo de respuestaTiempo de respuesta
 Datos personalesDatos personales

Entrevista de referencia:Entrevista de referencia: tipo de preguntastipo de preguntas en cadaen cada
parteparte
 Abiertas y CerradasAbiertas y Cerradas
 Abiertas:Abiertas:
 El usuario se puede expresar librementeEl usuario se puede expresar libremente
 Ej: ¿qué documentos conoce ya sobre el tema?Ej: ¿qué documentos conoce ya sobre el tema?
 ¿para qué necesita la información?¿para qué necesita la información?
 ¿qué punto de vista le interesa?¿qué punto de vista le interesa?
 Cerradas:Cerradas:
 El usuario debe escoger una posible opciónEl usuario debe escoger una posible opción
 Ej: Objeto de la consulta: personal/estudios/profesionalEj: Objeto de la consulta: personal/estudios/profesional
 Número de referencias que desea: 1 a 10/10 a 50/50 oNúmero de referencias que desea: 1 a 10/10 a 50/50 o
másmás

Realización de la búsqueda (1)Realización de la búsqueda (1)
 Etapas de la realización de la búsquedaEtapas de la realización de la búsqueda
 Análisis de la consultaAnálisis de la consulta
 Determinación exacta de la pregunta formuladaDeterminación exacta de la pregunta formulada
 Dividir la petición en componentes lógicosDividir la petición en componentes lógicos
 Análisis de los conceptos incluidos en la demandaAnálisis de los conceptos incluidos en la demanda
 Identificación de los conceptos centralesIdentificación de los conceptos centrales
 Exclusión de los conceptos innecesariosExclusión de los conceptos innecesarios
 Cotejar resultados con el solicitanteCotejar resultados con el solicitante

Realización de la búsqueda (2)Realización de la búsqueda (2)
 Traducción de la consulta a términos de búsquedaTraducción de la consulta a términos de búsqueda
 Seleccionar los términos y sinónimos que reflejen losSeleccionar los términos y sinónimos que reflejen los
conceptos a buscarconceptos a buscar
 Traducir los conceptos a términos del lenguaje naturalTraducir los conceptos a términos del lenguaje natural
 Elección de los descriptores, encabezamientos de materia,Elección de los descriptores, encabezamientos de materia,
clasificaciones que se correspondan con los conceptos aclasificaciones que se correspondan con los conceptos a
buscarbuscar
 Confección del perfil de búsquedaConfección del perfil de búsqueda
(Para esta fase hay que emplear diccionarios, tesauros,(Para esta fase hay que emplear diccionarios, tesauros,
clasificaciones, obras de referencia, etc.)clasificaciones, obras de referencia, etc.)
Seguir con el ejemplo de la marihuanaSeguir con el ejemplo de la marihuana

Realización de la búsqueda (3…)Realización de la búsqueda (3…)
 Selección de las fuentes a consultarSelección de las fuentes a consultar
 Traducir los términos de búsqueda al lenguajeTraducir los términos de búsqueda al lenguaje
documental de cada fuentedocumental de cada fuente
 Establecer laEstablecer la ecuación de búsquedaecuación de búsqueda y posiblesy posibles
ecuaciones alternativasecuaciones alternativas
EB:Relación de los términos mediante operadoresEB:Relación de los términos mediante operadores
booleanos, posicionales, truncamiento,booleanos, posicionales, truncamiento,
anidamientos…Requiere conocer los lenguajes deanidamientos…Requiere conocer los lenguajes de
interrogacióninterrogación

 Llevar a cabo la búsqueda y visualizar los resultadosLlevar a cabo la búsqueda y visualizar los resultados
para comprobar si son relevantes. En caso de no serlopara comprobar si son relevantes. En caso de no serlo
probar con estrategias y ecuaciones alternativas y repetirprobar con estrategias y ecuaciones alternativas y repetir
la búsqueda.la búsqueda.
 Cuando las respuestas sean relevantes seleccionar yCuando las respuestas sean relevantes seleccionar y
organizar la información válida eliminando la superfluaorganizar la información válida eliminando la superflua
y la que no se ajuste a la solicitudy la que no se ajuste a la solicitud
 Elección del documento de respuesta. Elegir elElección del documento de respuesta. Elegir el formatoformato
de salidade salida antes de imprimir los resultados que seantes de imprimir los resultados que se
entregarán al usuarioentregarán al usuario

Documentación de la búsqueda-Documentación de la búsqueda-
Registro de su realizaciónRegistro de su realización
 Las búsquedas que se realizan deben serLas búsquedas que se realizan deben ser
anotadas por varios motivos:anotadas por varios motivos:
 Por su reproducibilidad: puede servir para otraPor su reproducibilidad: puede servir para otra
ocasión; para posibilitar su actualización (DSI); paraocasión; para posibilitar su actualización (DSI); para
poder modificar y mejorar la estrategiapoder modificar y mejorar la estrategia
 Para algunos usuarios la búsqueda puede formarPara algunos usuarios la búsqueda puede formar
parte del material y método de su trabajo.parte del material y método de su trabajo.
 Por profesionalidad: debemos registrar nuestraPor profesionalidad: debemos registrar nuestra
actividadactividad
 Para poder realizar estudios y evaluacionesPara poder realizar estudios y evaluaciones

Documentación de la búsqueda-Documentación de la búsqueda-
Registro de su realizaciónRegistro de su realización
 ¿Cómo registrar las peticiones y búsquedas?¿Cómo registrar las peticiones y búsquedas?
 Se pueden hacer dos ficheros:Se pueden hacer dos ficheros:
 Fichero de usuariosFichero de usuarios
 NombreNombre
 Fecha de nacimientoFecha de nacimiento
 Número de usuarioNúmero de usuario
 Nivel académicoNivel académico
 ProfesiónProfesión
 Lugar de trabajoLugar de trabajo
 Dirección profesionalDirección profesional
 Teléfono de contactoTeléfono de contacto
 E-mailE-mail

 Fichero de peticiones y búsquedasFichero de peticiones y búsquedas
 Número de usuarioNúmero de usuario
 Fecha de la peticiónFecha de la petición
 PeticiónPetición
 Materia de la búsqueda (clasificación)Materia de la búsqueda (clasificación)
 Descripción de la solicitud de informaciónDescripción de la solicitud de información
 Propósito de la peticiónPropósito de la petición
 Límites de la búsquedaLímites de la búsqueda
 Fuentes utilizadasFuentes utilizadas
 Soporte o modo de accesoSoporte o modo de acceso
 Tiempo empleadoTiempo empleado
 Fecha de actualización de las fuentesFecha de actualización de las fuentes
 Estrategia de búsqueda incluida la ecuaciónEstrategia de búsqueda incluida la ecuación
 Resultado de cada estrategiaResultado de cada estrategia
 Consulta contestada o no (0,1)Consulta contestada o no (0,1)
 Grado de satisfacción de la respuestaGrado de satisfacción de la respuesta
 ......
 ......

 Los estudios a partir de estos ficherosLos estudios a partir de estos ficheros
permiten conocer:permiten conocer:
 Número de usuarios distintos del centroNúmero de usuarios distintos del centro
 Temas que más se pidenTemas que más se piden
 Carencias del centro en determinadas materiasCarencias del centro en determinadas materias
 Vocabulario empleado por los usuariosVocabulario empleado por los usuarios
 Número de peticiones anuales, mensuales,Número de peticiones anuales, mensuales,
semanales, diariassemanales, diarias
 Consultas no resueltas satisfactoriamenteConsultas no resueltas satisfactoriamente
 Fuentes más útiles según el temaFuentes más útiles según el tema
 ......

El análisis de estos datos nos permitirá:El análisis de estos datos nos permitirá:
 Mejorar la selección de fuentesMejorar la selección de fuentes
 Mejorar el análisis documental (en el caso deMejorar el análisis documental (en el caso de
servicios donde también se haga análisis)servicios donde también se haga análisis)
 Mejorar el servicio al detectar erroresMejorar el servicio al detectar errores
 Evaluar la búsqueda documentalEvaluar la búsqueda documental

Evaluación SREvaluación SR
 Todos las actividades que se realizan en un servicioTodos las actividades que se realizan en un servicio
de referencia pueden ser evaluadosde referencia pueden ser evaluados
En los servicios de referencia se pueden evaluarEn los servicios de referencia se pueden evaluar
distintos campos:distintos campos:
-Servicio (espacio, infraestructura, atención en el-Servicio (espacio, infraestructura, atención en el
mostrador, suministro de documentos, formaciónmostrador, suministro de documentos, formación
de usuarios...)de usuarios...)
-- ConsultasConsultas –– respuestasrespuestas (cantidad, pertinencia,(cantidad, pertinencia,
satisfacción del usuario, tiempo de respuesta...)satisfacción del usuario, tiempo de respuesta...)
- Colección de referencia- Colección de referencia
- Personal referencista- Personal referencista

Evaluación de los resultados de la búsqueda (resoluciónEvaluación de los resultados de la búsqueda (resolución
de las consultas)de las consultas)
 De todos estos campos es la consulta-búsqueda uno deDe todos estos campos es la consulta-búsqueda uno de
los aspectos principales a evaluar:los aspectos principales a evaluar:
Se tendrán en cuenta, en la evaluación de la búsqueda,Se tendrán en cuenta, en la evaluación de la búsqueda,
aspectosaspectos cuantitativoscuantitativos como:como:
Número de consultas recibidasNúmero de consultas recibidas
Número de consultas no contestadasNúmero de consultas no contestadas
Número de consultas realizadasNúmero de consultas realizadas satisfactoriamentesatisfactoriamente
(Existe indicador normalizado)(Existe indicador normalizado)

Sistemas para evaluar las búsquedasSistemas para evaluar las búsquedas
realizadas y sus resultadosrealizadas y sus resultados
A partir de formularios específicos o del propioA partir de formularios específicos o del propio
registro de las búsquedas y peticiones si contiene losregistro de las búsquedas y peticiones si contiene los
campos necesarioscampos necesarios..
 Problemas de este sistemaProblemas de este sistema
 Actitud forzada del personal que se sabe evaluadoActitud forzada del personal que se sabe evaluado
 Tiempo que el usuario necesita para responder si laTiempo que el usuario necesita para responder si la
respuesta era la que necesitabarespuesta era la que necesitaba
 Resistencia o posible negación del usuario a responderResistencia o posible negación del usuario a responder
a preguntas como su nivel académico u otros datosa preguntas como su nivel académico u otros datos
personalespersonales

Sistemas para evaluar lasSistemas para evaluar las
búsquedasbúsquedas
 Estudio “discreto”Estudio “discreto”
 Usuarios adiestrados por los evaluadores realizaranUsuarios adiestrados por los evaluadores realizaran
peticiones, previamente estudiadas, al referencista sinpeticiones, previamente estudiadas, al referencista sin
que éste sepa que está siendo evaluadoque éste sepa que está siendo evaluado

Cálculo de las consultasCálculo de las consultas
contestadas correctamentecontestadas correctamente
 Se puede emplear el indicador que recoge laSe puede emplear el indicador que recoge la
norma ISO 11620:1998 (E) y obtener la tasa denorma ISO 11620:1998 (E) y obtener la tasa de
consultas contestadas correctamenteconsultas contestadas correctamente
Esta tasa se determina mediante la fórmula:Esta tasa se determina mediante la fórmula:
Número de consultas contestadas correctamenteNúmero de consultas contestadas correctamente
----------------------------------------------------------- X 100----------------------------------------------------------- X 100
Número total de consultas planteadasNúmero total de consultas planteadas

 EjemploEjemplo
 Si de 5.000 peticiones en un año se han contestadoSi de 5.000 peticiones en un año se han contestado
4.800 correctamente la tasa es del 96%4.800 correctamente la tasa es del 96%
 Si de 5.000 peticiones al año se han contestado 3.000Si de 5.000 peticiones al año se han contestado 3.000
correctamente la tasa es del 60%correctamente la tasa es del 60%
 Si de 5.000 peticiones al año se han contestado 300Si de 5.000 peticiones al año se han contestado 300
correctamente la tasa es del 6%correctamente la tasa es del 6%

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