El documento habla sobre un seminario para fortalecer a los clubes rotarios en la administración de fondos de subvenciones. Explica que los clubes deben ser certificados siguiendo ciertos requisitos como asistir al seminario, firmar un memorando de acuerdo y tener una cuenta bancaria. También cubre temas como la custodia de fondos, los informes requeridos y la prevención de conflictos de interés.

1. Certificación y Custodia de
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO
DE ROTARY
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
CR Medellin Nutibara
Presidente Subcomite Distrital Subvenciones
Asistente del Coordinador Regional de LA FUNDACION ROTARIA,
zona 21A
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
Fondos
CUCUTA, OCTUBRE 25 DE 2014

2. CERTIFICACION DE LOS
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
CLUBES
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

3. Objetivo
• Que los clubes establezcan controles
financieros y de custodia de fondos
para administrar las actividades
financiadas por subvenciones de acuerdo
con los requisitos de La Fundacion
Rotaria -LFR-.
La certificación es condición para solicitar
Subvenciones Globales y Distritales
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
Certificación
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

4. Requisitos para la certificación
• Asistir al Seminario sobre administración de
subvenciones que se celebra en el primer
semestre de 2015
• Suscribir el Memorando de Acuerdo - MDA
-para los clubes y remitir al Presidente del
Comité Distrital de LFR una copia firmada del
mismo
• Estar al día con los compromisos financieros e
informes con el Distrito y RI
• Contar con una cuenta bancaria habilitada
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

5. Memorando de Acuerdo -MDA-
El MDA para los clubes es un acuerdo
vinculante entre el club y el distrito en el
que el club se compromete a cumplir el
Acuerdo, y lo establecido por el distrito y LFR
para las Subvenciones.
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

6. Memorando de Acuerdo -MDA-Contenido:
1. Certificación del club
2. Responsabilidades de los funcionarios del club
3. Plan de gestión financiera
4. Requisitos para las cuentas bancarias
5. Informes sobre el uso de los fondos de las
subvenciones
6. Conservación de documentos
7. Notificación del uso indebido de los fondos de
las subvenciones.
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

7. Memorando de Acuerdo -MDA-
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria
2014-2015
Mayo 1 de 2015
2015-2016
Mayo 1 de 2015

8. Condiciones de la certificación
• La certificación es válida por un año
• El club deberá observar todas las pautas del
MDA, del distrito y LFR como:
– Uso responsable y controles de los fondos de
las subvenciones
– Notificar todo posible conflicto de interés
– Cooperar con todas las auditorías
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

9. Cómo mantener vigente la
• Cumplir los términos del MDA
• Designar al socio o Comité que se
encargará de gestionar y mantener la
certificación del club
• Implementar las debidas prácticas de
custodia de fondos para evitar su uso
indebido
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
certificación
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

10. SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
Custodia de fondos

11. Custodia de fondos
La custodia de fondos es la administración y
supervisión responsable de los fondos de
subvenciones, para asegurar su gestión
correcta y que los fondos se utilicen
debidamente y
ayuden a los necesitados
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

12. – Certificar a los clubes para que reciban
fondos de subvenciones de La Fundación
Rotaria
– Preparar a los clubes para la implementación
del Memorando de acuerdo
– Familiarizarse con los requisitos de custodia
de fondos
– Comprender cómo administrar una
subvención de La Fundación Rotaria
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
Propósito
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

13. Custodia de fondos
Incluye los siguientes elementos:
– Supervisión por parte de los rotarios de los
fondos
– Revisión de los registros financieros
– Notificación de toda irregularidad o uso indebido
de los fondos
– Presentación de los informes correspondientes
dentro de los plazos establecidos
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

14. Prácticas de custodia de
• Disponer que los rotarios supervisen el proyecto
• Implementar los proyectos tal como fueron
aprobados
• Seguir las prácticas financieras usuales
• Reportar las irregularidades
• Presentar informes
• Conservar documentos
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
fondos
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

15. Actividades de custodia de
• Control de la presentación de informes
• Monitoreo sistemático
• Auditorías al azar o específicas
• Investigar denuncias y alegaciones
• Seminarios sobre custodia de fondos
• Certificación
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
fondos
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

16. Conservación de documentos
• Al acceso de todos los socios del club
• Deben conservarse durante un mínimo de
cinco años
• Deben conservarse
copias en un lugar
separado
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

17. Informes de subvenciones distritales
• Diligenciar el formato de informes
• Anexar extractos bancarios
• Paz y Salvo de los Proveedores
• Acta de entrega de la obra
• Fotografias y demas reportes de
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria
evidencia

18. Contenido de los informes sobre
Subvenciones Globales
• Participación de ambos copatrocinadores
• Tipo de actividad
• Evaluación de las metas del proyecto
• Cómo se lograron las metas de las áreas de
interés
• Uso de los fondos
• Número de beneficiarios y cómo se
beneficiaron
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

19. Frecuencia de los informes sobre
Subvenciones Globales
• Informes parciales
–Dentro de los 12 meses de haberse
recibido el primer pago
–Cada doce meses a partir de entonces
• Informe final
–Dentro de los dos meses de concluido
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
el proyecto o actividad
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

20. SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
¿Preguntas?

21. Gracias por su atención
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA

22. PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria

23. Conflicto de interés
• Existe un conflicto de interés cuando las
actividades subvencionadas pueden
reportar beneficios económicos o
personales a un rotario
• Los beneficios pueden ser directos (a
favor del rotario) o indirectos (a favor de
una persona vinculada con el rotario)
PDG Eduardo De La Cruz Ch.
ACRLFR COLOMBIA
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
Distrito 4271 La Fundación Rotaria