El documento presenta la solución estándar para la gestión de documentos administrativos en las administraciones públicas. Propone eliminar documentos en papel e implementar un sistema electrónico centralizado y normalizado que funcione de forma legal, multidisciplinaria y flexible para todas las dependencias. De esta forma se mejora la eficiencia, transparencia y acceso a la información.

1. LA SOLUCIÓN ESTANDARIZADA
Alfonso Ruiz Cagigal, TAE Archivero archivo@pozuelodealarcon.org
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2. 1.-Eliminar documentos administrativos públicos en papel y
documentos electrónicos.
eGov : contribuir al cambio de cultura administrativa.
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3. Los ayuntamientos madrileños intervenimos, pero
quién dictamina es el Consejo de Archivos y quién
resuelve es el Consejero/-a
La Autonomía tiene la competencia.
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4. Hablamos de algo mucho más serio que limpiar los trasteros…
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5.  En cada fase del ciclo de vida se podrá y se deberá destruir. Conforme avancemos
en #eGov algunos documentos serán destruidos de forma semiautomática.
 Funciona porque es legal y tiene garantías.
 Funciona porque hay gobierno.
 Funciona porque es multidisciplinar.
 Funciona porque normaliza.
 Funciona porque es supra departamental y
centralizado.
 Funciona porque es dinámico, es flexible, da cabida
al sector privado.
 Funciona porque el trabajo de unos sirve a los
otros.
 Funciona porque existe la comunidad de MADRID.
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VALORACIÓN/DESTRUCCIÓN VS DIGITALIZACIÓN
• No se debe plantear en términos de oposición.
• Antes de nada, pararse a pensar y a diferenciar. Hay
documentos y documentos.
• El criterio general para el control de un gran pasivo de
documentos es que la política de destrucción vaya por delante
de la política de digitalización.
• La valoración también nos dirá qué auténticos documentos
tienen que ser necesariamente digitalizados

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Elementos Descripción
Serie documental / código 02.09.01.10. Estadísticas de Población
Procedimiento/s equivalentes No.
Legislación vigente RD 2612/1996, de 20 de diciembre, por el que se modifica el Reglamento de Población y Demarcación
Territorial de las Entidades Locales aprobado por el RD 1690/1986, de 11 de julio.
Calificación:
Esencial No No es esencial en el nivel local. Queda subordinada al documento oficial producido por el INE. El
deber de calificación, conservación y custodia corresponde al INE.
Valoración La formalización y producción del documento corresponde al INE: los ayuntamientos suministran la
información obligatoria y, a su vez, los ayuntamientos se apoyan en el documento final del INE.
Valores primarios administrativos, sí. Es información de naturaleza estadística en función de la
obligatoriedad de suministrar datos al INE; puede sustentar políticas y planificación municipales.
Valores secundarios informativos: sí, cubre la necesidad de contar con información estadística (información
agregada).
Valores históricos, no, la secuencia histórica está derivada a la conservación del INE.
Dictamen Conservación parcial/temporal (pendiente de Comisión) La estadística municipal limitada al cumplimiento
de los datos exigidos por el INE es auxiliar de la estadística definitiva producida por el INE. La
responsabilidad de dictaminar sobre la estadística oficial corresponde al INE porque tiene la competencia.
En el supuesto de que el ayuntamiento realice estadísticas de población más amplias, el dictamen también
sería de conservación temporal (pendiente de Comisión).
Conservación (pendiente de calificación por el INE de acuerdo a su competencia)
Autor del estudio Alfonso Ruiz (Archivero de Pozuelo de Alarcón)

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http://www.santcugat.cat/go/indicadors-transparencia

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Gobierno; #eGov; #PGDE
Cero papel-Eliminación segura
Digitalización
Seguridad jurídica
Normalización-estandarización
Transversalidad
Transparencia
Reingeniería de procesos
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@gamm_archiveros

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16.  http://www.cnis.es/programa/
 http://www.madrid.org/archivos/index.php/
quienes-somos/conocenos/consejo-de-
archivos
 https://twitter.com/gamm_archiveros
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Porque una Administración sin papel basada en un funcionamiento
íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a los principios de
eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino
que también refuerza las garantías de los interesados. En efecto, la
constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico
facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues
permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los
interesados.

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En materia de archivos se introduce como novedad la obligación de
cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico
único de los documentos que correspondan a procedimientos
finalizados, así como la obligación de que estos expedientes sean
conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad,
integridad y conservación del documento.
A este respecto, cabe señalar que la creación de este archivo
electrónico único resultará compatible con los diversos sistemas y
redes de archivos en los términos previstos en la legislación
vigente, y respetará el reparto de responsabilidades sobre la
custodia o traspaso correspondiente. Asimismo, el archivo
electrónico único resultará compatible con la continuidad del
Archivo Histórico Nacional de acuerdo con lo previsto en la
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y su
normativa de desarrollo

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Artículo 46. Archivo electrónico de documentos.
1. Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios
electrónicos, salvo cuando no sea posible.
2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o
intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el
mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la
identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la
posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde
diferentes aplicaciones.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de
seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la
integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos
almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el
cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la
recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las
Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de
vida de los servicios y sistemas utilizados