El documento presenta a 'Archivos con Calidad E.U.' como una nueva empresa en Tunja, Boyacá, dedicada a la asesoría, organización e implementación de archivos para entidades públicas, con el objetivo de satisfacer sus necesidades de gestión documental. La empresa busca capturar el 40% del mercado en su primer año, ofreciendo servicios como sistematización de archivos, capacitación y digitalización, con un enfoque en calidad y eficacia. Asimismo, se proponen estrategias de publicidad y precios accesibles para incrementar la visibilidad y competitividad en la región.

1. Calle 19 No. 8-73 EDIFICIO “LOS PINOS” TEL. No. 098-7440114 CEL. 3108061223 E-mail. [email_address] TUNJA / BOYACÁ “ CLIENTE SATISFECHO ATRAE MÁS CLIENTES”,

2. Archivos con calidad EU, nace de la necesidad de contribuir al departamento de Boyacá, en la problemática que atraviesa respecto al manejo de la Información (Archivos) que se produce en sus Entidades. La ciudad de Tunja carece de una empresa que preste el servicios de Asesoría, organización e implementación de FONDOS ACUMULADOS, ARCHIVOS DE GESTIÓN, ARCHIVOS CENTRALES E HISTÓRICOS, etc. Aquí surgió la idea, y el sueño se hizo realidad.

3. La ubicación de la planta ofrece facilidades por estar cerca al centro de la ciudad, posee servicios de agua, luz y teléfono. La figura muestra el diseño de distribución de la planta:

4. El compromiso de Archivos con Calidad E.U. es la satisfacción de las necesidades y expectativas de las empresas públicas en el desarrollo de proyectos de organización de archivos e implementación de programas de gestión documental, siempre con eficiencia, responsabilidad y calidad.

5. Nos vemos en cinco años como la empresa líder en servicios de organización y manejo de la información, basados en la calidad para una mayor eficiencia y eficacia.

6. - Abarcar el 40% del mercado para el primer año de servicio e ir incrementado año por año las ventas en un 6%. - Elaborar la publicidad de la empresa utilizando formatos recatados que expresen de un modo claro y sencillo los productos y servicios de Archivos conCalidad E.U.. - Dar a conocer la empresa “Archivos conCalidad E.U.” por medio de los periódicos de mayor difusión en Boyacá, volantes y material del punto de venta. - Fijar en un 100% para el presente año precios cómodos para cada producto y servicio teniendo en cuenta los ofrecidos por las empresas en la ciudad de Bogotá y las expectativas del mercado. - Identificar el total del mercado objetivo y el cubrimiento que tendrá Archivos conCalidad en Boyacá para el presente año. - Dar a conocer a todos las empresa públicas de Boyacá las características principales de los productos y servicios ofrecidos en el primer semestre de funcionamiento de Archivos conCalidad. - Brindar en el presente año en cada servicio, valores agregados que el usuario perciba y distinga a Archivos conCalidad con respecto a la competencia.

7. 1. ASESORÍA, CONSULTORÍA E INTERVENTORÍA. El análisis y diagnóstico de la situación de partida de Fondos Documentales Acumulados que permita caracterizar y describir la documentación motivo de análisis. La identificación y sistematización de los tipos de documentos mediante la sistematización de los flujos de trabajo y su relación con la producción y recepción de documentos. La definición de las políticas de conservación y eliminación de los documentos. La elaboración de instrumentos y procedimientos de la gestión documental tales como Tablas de Retención Documental – TRD, valoración documental, manuales de archivo, manuales de registro y correspondencia y demás. La preparación de las herramientas que permitan la personalización y adaptación de los sistemas informáticos de gestión de documentos y los flujos de trabajo. El seguimiento y supervisión de los procesos de implantación de herramientas archivísticas e informáticas. Investigación de tipo institucional y otras investigaciones especificas que faciliten el ordenamiento sistemático de los documentos de acuerdo con el principio de procedencia y orden natural.

8. 2. SISTEMATIZACIÓN DE ARCHIVOS. La sistematización de los archivos se realiza con el fin de que las entidades una vez organizados sus archivos, cuenten con un sistema de recuperación de la información donde se indique la localización física de los documentos e identificación de los datos principales de las unidades de conservación, para su fácil ubicación y también sirve como herramienta para la ejecución de los demás procesos archivísticos. “Es por ello que se hace necesario contar con un Sistema Integrado de Control y Administración de Documentos

9. 3. CAPACITACIÓN. Aunque la educación formal en archivística se dicta necesariamente en universidades reconocidas, las empresas tienen necesidades específicas de formación que se orienta hacia una educación de tipo no formal mediante cursos, talleres y seminarios que resuelven de forma ágil y práctica necesidades básicas de capacitación. Esta capacitación involucra tanto a los profesionales y personal dedicado al archivo como al personal de toda la empresa, pues un manejo eficaz de la información debe involucrar a la organización entera.

10. Continuación….. Los programas de capacitación que ofrece ARCHIVOS CON CALIDAD EU son: Archivística básica Procesos archivísticos Programas de gestión documental Organización de fondos documentales acumulados Elaboración de tabla de retención documental Aplicación de la tabla de retención documental Elaboración de manuales de archivo Elaboración de manuales de correspondencia Sistemas de información en la organización Administración de archivos

11. 4. MICROFILMACION y DIGITALIZACION Microfilmación. Es una técnica fotográfica aplicada a la reducción de documentos, que permita disponer de una modalidad compacta de archivo. Digitalización. Proceso que convierte cualquier tipo de documento en imagen electrónica digital codificada. El documento digitalizado es inmediatamente accesible y reproducible a través de un computador, sin que exista pérdida alguna de calidad en sucesivas copias o accesos. Las marcas de máquinas microfilmadoras y digitalizadoras existentes son: Epson y Lanier. Estos equipos se alquilarán de acuerdo con las solicitudes y/o contratos que se presenten.

12. Archivos con Calidad EU, le ofrece un servicio con: Calidad Precio Garantía Cumplimiento