Este documento resume varias leyes de Puerto Rico relacionadas con la administración de documentos y el tiempo de retención requerido. Incluye la Ley 131 de 1943 sobre derechos humanos, la Ley 99 de 1941 sobre horas extras de empleados públicos, la Ley 262 de 1998 sobre depósitos de contribuciones sobre salarios, la Ley 74 de 1956 sobre seguridad de empleo, y la Ley 94 de 2007 sobre seguridad y salud ocupacional. También explica la importancia de conocer y cumplir con estas leyes para el adecuado manejo de documentos y prote

1. Otras Leyes que Regulan el Tiempo de Conservación de Documentos Quetzy Fernández Báez 11-11 Sra.Maldonado Administración de Documentos

2. Los países cuentan con leyes que disponen, entre otras cosas, el tiempo de retención de los documentos, tanto de las empresas privadas como de las agencias gubernamentales. Para establecer el plan de conservación y retención de los documentos, es importante conocer las leyes que regulan estos aspectos.

3. Ley # 131 de 13 de mayo de 1943. Esta dispone proteger cada una de los derechos humanos. Esto incluyendo política, religión, color, sexo, y otras razones aplicables a toda persona en general. En Administración de Documentos esta ley protege nuestra información personal dándole una multa, incurriendo en un delito menos grave , no menos de $100.00 .

4. Se dividen en varias secciones, entre ellas: Discrimen en lugares públicos, negocios, medios de transporte y viviendas. Penalidades; acciones de daños y perjuicios; daños punitivos. Cancelación del arrendamiento, cesión, consesión o contrato. Cooperación de funcionarios públicos. Revocación de la licencia por la Comisión de Servicio Público.

5. Ley # 99 de 5 de mayo de 1941, según encomendada, establece que se autoriza al Secretario de Hacienda a pagar compensación extraordinaria a los empleados de Gobierno de Puerto Rico, en horas extraordinarias cuyo pago no excederá de 75¢ por hora. Aunque actualmente, hay leyes y disposiciones que brindan mayor protección, derechos y beneficios a los empleados públicos. Además, permite que los empleados públicos acumulen tiempo compensatorio de tiempo y medio en vez de recibir paga en efectivo por el tiempo extra trabajado .

6. Ley # 262 de 3 de septiempre de 1998. Esta ley fue encomendada para modificar el sistema de depósitos de la contribución de salarios en cuanto a la forma y tiempo en que se deberá depositarse dicha contribución. La contribución deducida y retenida sobre los salarios durante un mes natural debe depositarse en las instituciones bancarias designadas como depositarias de fondos públicos y autorizadas por el Secretario de Hacienda a recibir tal contribución .

7. Esta medida propone modificar el sistema de depósito de esta contribución para atemperarlo al utilizado por el Gobierno Federal en el dep ósito sobre salarios y el de las aportaciones del Seguro Social.

8. Ley # 74 del 21 de junio de 1956, conocida como la Ley de Seguridad de Empleo de Puerto Rico. Esta provee un ingreso semanal a los trabajadores que están desempleados por causas ajenas a su voluntad y están aptos y disponibles para trabajar.

9. Esta ley tiene varios programas , entre ellos: Programa de Salario Combinado (CWC) Programa de Extensión de Beneficios (EB) Programa de Adición de Beneficios (PAB) Programa de Asistencia de Desempleo por Desastre (DUA) Programa de Asistencia por Ajuste del Comercio (TRA) Programa de Compensación Temporera Extendida por Desempleo (TEUC)

10. Ley # 94 del 30 de julio de 2007. Garantiza que cada empleado tiene el derecho de estar protegido contra riesgos a su salud o persona en su trabajo. También crear conciencia y orientar a los cuidadanos sobre la prevención de accidentes y enfermedades ocupacionales por el impacto económico que estos ocasionan.

11. El desconocimiento de los derechos que cobijan a los trabajadores , contribuye a que los derechos y obligaciones que se tienen para que éstos pasen desapercibidos, y no le sean garantizados y reconocidos.

12. En cada país hay reglamentos y cánones que regulan la práctica de diferentes profesiones. Cuando se ingresa a una empresa es importante conocer las normas, reglas y leyes que afectan su operación, esto hace que el personal atienda los asuntos del trabajo con más seguridad. Por ejemplo, la clase médica se rige por el Código de Ética Profesional.

13. El cannon 6 de éste, se relacionacon el expediente médico, y establece que: - Todo médico debe mantener un expediente completo por escrito y legible de cada uno de sus pacientes para documentar la validez de su diagnóstico y tratamiento. - La información de cada expediente debe estar bien organizada y ser exacta y clara. - Entre otras…

14. El incumplimiento de las leyes, normas y reglamentos , puede ocasionar, a las instituciones, verse involucradas el litigios y otras acciones legales. Entre las repercusiones están las siguientes: - Verificar con cuidado la información que mantienen y la que proporcionan. - Asegurarse de que los archivos confidenciales NO se saquen del área de archivo, NO se copien para entregar copias a otras personas, NO los envíen al archivo central y se conserven bajo llave. El conocimiento que el personal tenga de leyes le servirá para asesorar a sus patrones respecto a medidas que se deben tomar en el manejo y conservación de la información. También le servirá para sentirse más confiado cuando tome decisiones relacionadas con situaciones que tengan que ver con el manejo de los documentos.