El documento describe los utilitarios del programa, que son comandos para resolver problemas específicos y mantener la base de datos. Se menciona cómo indexar archivos, utilizar una bitácora de envíos, y modificar definidos por el usuario para evitar duplicaciones. También se abordan las opciones de mantenimiento de tablas del sistema y el respaldo y recuperación de datos para garantizar la protección de la información.

1. Los utilitarios
Los utilitarios son una serie de órdenes o comandos que tiene incorporado el programa para
resolver ciertos problemas específicos; son como una caja de herramientas para emergencias.
El encabezado “Utilitarios ” del menú principal, conduce al siguiente submenú:
Indexar archivos
Permite dar mantenimiento a los índices de los archivos de la Base de Datos. Se puede
utilizar si en algún momento se percibe algún problema en el funcionamiento, como por
ejemplo: desorden en los listados, campos vacíos, etc.. Esta tarea también se realiza
automáticamente cuando se reinicializa el programa.
Bitácora de envíos
Es un utilitario que permite al administrador del programa determinar las fechas y nombres
de las personas vinculadas al registro de información, basados en la clave del usuario.
La siguiente figura muestra las dos pantallas necesarias para realizar la consulta:

2. Como puede observar, la pantalla principal permite seleccionar rangos de fechas, seleccionar
el usuario de interés y el sitio de recepción o seleccionarlos todos.
Modificación de definidos por el usuario
Los definidos por el usuario son los mecanismos utilizados en SUMA para clasificar un
suministro no presente en las listas de ítems del programa.
En ocasiones, por un error en la búsqueda se crea un definido por el usuario cuyo genérico sí
existe, resultando en una duplicación que puede causar problemas para las consultas
específicas. El nivel SUMA CENTRAL permite modificarlos de manera que se elimine la
duplicidad o se clasifique más apropiadamente por medio de la opción Modificación de
definidos por el usuario.
Al seleccionar esta opción, el programa muestra un listado con todos los ítems definidos por
los diferentes usuarios:
En la primera columna de la izquierda, se puede seleccionar presionando <ENTER>:
Una vez seleccionados los ítems a modificar, al presionar <ESC> el programa solicita la
confirmación del proceso. Si decide continuar , le mostrará la información del primer ítem a
verificar y secuencialmente los demás, conforme se modifiquen:

3. Tablas del sistema
Aunque el programa permite cada vez que se configura adicionar, eliminar o editar opciones
adicionales no presentes en las tablas del sistema, la opción Tablas del Sistema permite de
manera más directa dar mantenimiento las tablas.
No se aventure a utilizar esta opción sin contar con conocimiento pleno del
programa y estar claro que es lo que quiere.
La primera alternativa que presenta el programa es la conformación del idioma en que se
encuentran las tablas. Después de seleccionarlo en español, aparece la siguiente pantalla:
Tablas General: permite adicionar o editar nuevos sitios de recepción, monedas, categorías
de donante o destinatario y la tabla de títulos del programa. Esta última corresponde a todos
los rótulos o títulos que aparecen en todas las pantallas que el programa utiliza para guiar al
usuario .
El nivel de clasificación: permite adicionar o editar nuevas categorías, subcategorías e
ítems.
Con Medicinas se permite modificar la información referente a la ruta de administración,
concentración y presentación de un medicamento ya existente o de uno nuevo adicionado
con la opción anterior de nivel de clasificación. En Otros Suministros,. se puede dar
mantenimiento a las unidades de presentación de todos los suministros que no sean
medicamentos.
La protección de la información
En la Introducción de este manual insistimos en la necesidad de proteger los datos del
programa. Por este motivo, se ha provisto al Nivel SUMA CENTRAL de dos opciones para
el respaldo y recuperación de los datos, Respaldo de Archivos y Restauración de Archivos
respectivamente .

4. Debe tenerse mucho cuidado a la hora de utilizar estas herramientas
Para respaldar los datos con el Respaldo de Archivos, prosiga de la siguiente manera:
1. Seleccione en la pantalla la capacidad de almacenamiento de datos que tiene la
unidad de diskette destinada para el respaldo, que por lo general es 360 Kb o 1.2 Mb
para diskettes de 5 ¼ pulgadas o 720 Kb o 1.44Mb para diskettes de 3½ pulgadas.
2. Seleccione la unidad de diskette; A: o B:
3. Verifique que el diskette sea el correcto, esté en blanco, formateado y que está colocado
en la unidad respectiva. Cuando esté seguro, coloque el cursor sobre la opción < De
Acuerdo > y presione <ENTER.
4. Espere el proceso. Si es exitoso el programa mostrará un mensaje de indicación y
vuelve al menú principal, en caso contrario mostrará los mensajes de error respectivos.
1. Dependiendo de la cantidad de información almacenada y de la capacidad
de la unidad seleccionada, puede que requiera de más de un diskette. Esté
preparado con diskettes adicionales, en blanco y formateados.
2. Etiquete claramente el diskette como de respaldo, anote la fecha, hora de
realización y el número de la Unidad de Campo.
Para recuperar los datos con el comando Recuperación de Archivos.
1. Inserte el diskette en la unidad de diskette,
2. Seleccione la unidad de diskette de la pantalla desplegada y presione <ENTER>.
Espere a que la transferencia se realice. Si es exitosa se mostrará un mensaje y se vuelve al
menú principal.