Este documento describe cómo crear informes e consultas en Access. Explica que los informes sirven para resumir y presentar datos de tablas en respuesta a preguntas específicas, y que se pueden diseñar y exportar de varias formas. Detalla los pasos para crear un informe, incluyendo seleccionar una tabla, ajustar el tamaño de los campos, y guardar el informe. También explica que las consultas recuperan datos específicos de varias tablas y permiten filtrar los registros, y los pasos

1. EscuEla supErior politécnica dE
chimborazo
Facultad dE rEcursos naturalEs
EscuEla dE ingEniEría agronómica
intEgrantEs:
Kevin Infante
Giuliana Guamán
asignatura: Computación
nivEl: Tercero
tEma: Informes y Consultas en
Acces
Fecha: 28/07/2016

2. Informes
• Los informes sirven para resumir y presentar los datos
de las tablas. Normalmente, un informe responde a una
pregunta específica.
• Cada informe se puede diseñar para presentar la
información de la mejor manera posible.
• Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y
siempre reflejará los datos actualizados de la base de
datos. Los informes suelen tener un formato que permita
imprimirlos, pero también se pueden consultar en la
pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo
electrónico.

4. Pasos para crear un informe
• Paso 1:
Abre la tabla o consulta que deseas utilizar para el informe. En este
caso, abriremos la tabla de nuestros clientes.
• Paso 2:
Selecciona la pestaña Crear. Allí, busca y pulsa el comando Reporte.

5. • Paso 3:
Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es probable que algunos
de tus datos se encuentren saltando de página. Para solucionar este
problema, cambia el tamaño de tus campos. Sólo tienes que seleccionarlo
y, a continuación, hacer clic y arrastrar el borde hasta que el campo tenga
el tamaño deseado. Repite el mismo procedimiento hasta que te quede
ajustada.

6. • Paso 4:
Para guardar el informe, haz clic en el comando Guardar de la barra de
herramientas de acceso rápido. Cuando se le indique, escribe
un nombre para el informe y pulsa el botón Aceptar.

7. Consultas
• Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas.
Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas
y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos.
Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros
a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los
datos hasta obtener solo los registros que desee
• Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los
datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la
consulta. Si está trabajando en una consulta actualizable, recuerde
que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la
hoja de datos de la consulta.
• Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y
consultas de acciones. Una consulta de selección simplemente
recupera los datos y los pone a disposición para su uso

9. Cómo crear una consulta en Access
• Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir
a la ficha Crear y pulsar el botón Asistente para consultas que se
encuentra dentro del grupo Consultas.
• Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el
tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo crearé una
consulta sencilla.

10. • En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que
contiene la información que necesitamos. Además podremos elegir
todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada,
solamente será necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al
recuadro de la derecha.

11. • El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar un
título a la consulta.
• Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la consulta para ver
información y pulsaré el botón Finalizar. Esto cerrará el Asistente
para consultas y mostrará el resultado de la consulta:

12. En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas creado. Si
no ves la lista de Consultas es probable que estés observando algún otro tipo de
objeto de Access, solamente haz clic sobre el título del panel izquierdo y
selecciona la opción Consultas.

13. GRACIAS