Manual de procedimientos 2010

SOL SAPIENTIAE ET SCUTUM FIDEI

MANUAL
de
PROCEDIMIENTOS
de
GESTION INTERNA
del
LICEO SAN JOSE
2010/04

2010
Punta Arenas * Chile

INDICE

INTRODUCCION ............................................................................................................. 9
1. GENERALES .............................................................................................................. 10
1.1. Ingreso y Salida del Establecimiento ..................................................................... 10
1.1.1. Personal del Colegio ....................................................................................... 10
a) Portero en el turno de la mañana ....................................................................... 10
b) Portero en el turno de la tarde ........................................................................... 10
c) Portero en el turno Primer Ciclo Básico ............................................................ 10
d) Ingreso y salida del personal del colegio: docente y asistentes de la educación . 11
e) Salida de alumnos dentro del horario escolar .................................................... 11
f) Salida de alumnos al final de la Jornada escolar ................................................ 11
1.1.2. Personas que no son Personal del Colegio ....................................................... 11
a) Apoderados y visitas......................................................................................... 11
b) Visita Ministerial y Autoridades ....................................................................... 11
c) Llamada telefónica o recepción de personas en busca de algún funcionario del
Liceo. ................................................................................................................... 12
d) Ingreso de vendedores ...................................................................................... 12
1.2. Entrevistas ............................................................................................................. 12
a) Entrevista con un Directivo .............................................................................. 12
b) Entrevista con un Docente ................................................................................ 12
c) Entrevista con el Administrador........................................................................ 13
d) Entrevista con el Director ................................................................................. 13
e) Directivo o Docente solicita entrevista con un apoderado ................................. 13
1.3. Permisos para ausencia laboral .............................................................................. 14
a) Permiso solicitado por un docente .................................................................... 14
b) Permiso solicitado por un Docente de A.C.L.E ................................................. 14
c) Permiso solicitado por un Directivo .................................................................. 14
d) Permiso solicitado por un Coordinador de Sub Área ......................................... 15
e) Permiso solicitado por un Coordinador de Área ................................................ 15
f) Permiso solicitado por un Administrativo .......................................................... 16
g) Permiso solicitado por un Auxiliar ................................................................... 16
h) Justificación por inasistencia ............................................................................ 16
2. DIRECCION................................................................................................................ 17
2.1. Consejo de la C.E.P ............................................................................................... 17
a) Evaluación, reelaboración del P.E.P.S. ............................................................. 17
b) Evaluación y reelaboración de Reglamentos y Manuales .................................. 17
c) Confección del Presupuesto Anual.................................................................... 17
d) Aprobación del P.A.O. ..................................................................................... 18
e) Celebración de la Semana Salesiana ................................................................. 18
2.2. Consejo de Coordinación ....................................................................................... 18
2.2.1. Confección y Supervisión del P.A.O ............................................................... 18
a) Confección del P.A.O. ...................................................................................... 18
a) Confección del Cronograma Anual ................................................................... 18
b) Supervisión del P.A.O. y Cronograma .............................................................. 19
c) Calendarización Mensual .................................................................................. 19
d) Calendarización de Celebraciones .................................................................... 19
2.2.2. Evaluación Docente ........................................................................................ 20
a) Evaluación de los Docentes por parte de los Alumnos ...................................... 20
b) Evaluación de los Docentes por parte del Consejo de Coordinación.................. 20
2.2.3. Inducción de nuevos integrantes de la C.E.P. .................................................. 20
a) Inducción de Apoderados y Alumnos ............................................................... 20
b) Inducción de Personal nuevo ............................................................................ 20
2.2.4. Procedimiento de Becas .................................................................................. 21
a) Proceso de Becas .............................................................................................. 21
2.2.5. Procedimiento de Finalización del Año Escolar .............................................. 21
Liceo San José * Manual de Procedimientos de Gestión Interna 2010/04 * página 2

a) Proceso de Admisión ........................................................................................ 21
b) Elaboración del Horario del Año Escolar .......................................................... 21
c) Eventos de Finalización del Año Escolar .......................................................... 22
d) Pase para Alumnos de Cuarto Medio: Licenciatura y Retiro de documentos ..... 22
2.2.6. Proceso de Matrícula ...................................................................................... 23
a) Programación del Proceso de Matrícula ............................................................ 23
b) Pase de Matrícula ............................................................................................. 23
c) Pase de Matrícula de alumnos que han repetido de curso .................................. 23
d) Pase de Matrícula de alumnos con dificultades disciplinarias graves. ................ 23
e) Revisión del Contrato de Prestación de Servicios Educacionales ...................... 24
f) Difusión de la Documentación Oficial del Colegio ............................................ 24
g) Matrícula de los Alumnos en período ordinario ................................................ 24
2.2.7. Premiaciones .................................................................................................. 25
a) Postulación para ser abanderado ....................................................................... 25
b) Postulación para ser Tambor Mayor ................................................................. 25
c) Postulación para Premio San José ..................................................................... 26
d) Postulación para Premio Domingo Savio (Mejor Compañero) .......................... 26
e) Postulación para Premio Francisco Petek (Excelencia Académica) ................... 26
f) Postulación para Premio Fortunato Griffa (al Esfuerzo y Superación) ............... 27
g) Postulación para Premio Alberto D’Agostini (de Asignatura) ........................... 27
h) Postulación para Premio Vladimiro Boric (Pastoral) ......................................... 27
i) Postulación para Premio Santiago Ghirardelli (A.C.L.E.) .................................. 27
j) Postulación para Premio Juan Cagliero (Actividades Pastorales) ....................... 28
k) Postulación para Premio Monseñor Rada (Destacada participación fuera del
colegio) ................................................................................................................ 28
l) Postulación para Premio José Fagnano (Asistencia y puntualidad)..................... 28
m) Postulación para Premio Cardenal Silva (Solidaridad y Servicio) .................... 29
n) Postulación para Premio Egidio Viganó (Excelencia Académica - Cuarto Medio)
............................................................................................................................. 29
ñ) Postulación para Premio Centro de Padres y Apoderados (Cuarto Medio) ........ 29
o) Postulación para Premio Centro de Alumnos (Cuarto Medio) ........................... 29
p) Postulación para Premio Abraham Aguilera (Pastoral Cuarto Medio) ............... 30
q) Postulación para Premio Llave del Colegio (Cuarto Medio).............................. 30
2.3. Director ................................................................................................................. 30
2.3.1. Autorizaciones ................................................................................................ 30
a) Alumno en Práctica .......................................................................................... 30
b) Alumno en Práctica para alumnos de la Universidad de Magallanes (UMAG) .. 31
c) Beneficios con fines económicos en favor de un curso ...................................... 31
d) Beneficios con fines económicos en favor de un Área, Sub Área o Estamento . 31
e) Cierre anticipado del Semestre.......................................................................... 31
f) Conferencias, Obras de Teatro, Exposiciones, Interpretaciones Musicales de
personas externas a la Comunidad Educativa ........................................................ 31
g) Cambio de Apoderado ...................................................................................... 32
h) Solicitud para repetir de curso en el Establecimiento ........................................ 32
2.3.2. Buzón de Sugerencias ..................................................................................... 32
a) Respuesta a las sugerencias .............................................................................. 32
2.3.3. Gestos de fraternidad en situaciones especiales ............................................... 32
a) Duelo de un miembro de la CEP ....................................................................... 32
b) Fallecimiento de un miembro de la CEP ........................................................... 33
c) Enfermedad prolongada o grave de un miembro de la CEP ............................... 33
d) Celebración de los cumpleaños de los Educadores ............................................ 33
e) Celebración de los cumpleaños de los alumnos ................................................. 33
2.3.4. Ausencia del Director ..................................................................................... 33
a) Conducto Regular ............................................................................................. 33
2.3.5. Cuenta Pública Anual ..................................................................................... 33
a) Cuenta Pública ................................................................................................. 33
3. AREA DE ACOMPAÑAMIENTO .............................................................................. 34
3.1. SUB AREA DE FORMACION DISCIPLINAR .................................................... 34
3.1.1. En relación a los alumnos ................................................................................... 34
3.1.1.1. Justificaciones ............................................................................................. 34


a) Justificación por ingreso del alumno fuera del horario establecido .................... 34
b) Justificación por inasistencia del alumno a actividades del Colegio .................. 34
3.1.1.2. Autorizaciones ............................................................................................. 34
a) Autorización para ausencia prolongada a las actividades escolares por razones
particulares ........................................................................................................... 34
a) Autorización para ausencia prolongada a las actividades escolares por
representación del colegio u otra actividad justificada por el MINEDUC .............. 35
c) Autorización para no usar uniforme por una semana como máximo .................. 35
d) Autorización para no usar uniforme por tiempo prolongado ............................. 35
e) Autorización para retirar al alumno de Primer Ciclo de Educación Básica, durante
la Jornada Escolar ................................................................................................. 35
f) Autorización para retirar al alumno de Segundo Ciclo de Educación Básica,
durante la Jornada Escolar .................................................................................... 36
g) Autorización para retirar al alumno de Educación Media durante la Jornada
Escolar ................................................................................................................. 36
3.1.1.3. Accidentes ................................................................................................... 36
a) Accidente en el Colegio .................................................................................... 36
b) Accidente en actividades del Colegio fuera del Establecimiento ....................... 37
c) Accidente en el trayecto hacia o desde el Colegio ............................................. 37
3.1.1.4. Medidas Disciplinarias................................................................................. 37
a) Procedimiento Ordinario para aplicación de Medidas disciplinarias a alumno sin
sanción previa ...................................................................................................... 37
b) Procedimiento Ordinario para aplicación de Medidas disciplinarias a alumno con
sanción previa ...................................................................................................... 37
c) Procedimiento Extraordinario para aplicación de Medidas disciplinarias .......... 38
d) Conmutación de una medida disciplinaria......................................................... 38
e) Reparación de deterioro o destrozos de recursos del Colegio ............................ 38
f) Conducta deshonesta en las evaluaciones .......................................................... 39
g) Recuperación de objetos requisados ................................................................. 39
3.1.2. En relación a los apoderados............................................................................... 39
a) Justificación por inasistencia a actividades de apoderados convocadas por la
Dirección. ............................................................................................................. 39
3.1.3 En relación a los docentes .................................................................................... 39
3.1.3.1. Procedimientos de los docentes al iniciar la Jornada..................................... 39
a) Buenos días ...................................................................................................... 39
b) Control de Asistencia ....................................................................................... 39
c) Ingreso a clases después de una inasistencia a alguna actividad del Colegio ...... 40
d) Control de la Presentación Personal .................................................................. 40
e) Atraso del docente en iniciar la clase ................................................................ 40
f) Evaluación de los docentes según Pauta ........................................................ 40
3.1.3.2. Procedimientos durante la Jornada Escolar................................................... 40
a) Salida o ingreso de un alumno durante el desarrollo de la clase ......................... 40
b) Información a los alumnos ............................................................................... 40
c) Al finalizar la clase ........................................................................................... 41
d) Control de la presentación personal al finalizar la Jornada ................................ 41
3.1.4. Evaluación y Proyección de la Sub Área de Formación Disciplinar .................... 41
a) Evaluación de la Sub Área ................................................................................ 41
b) Elaboración del P.A.O y Cronograma ............................................................... 41
3.2. SUB AREA DE ORIENTACION ......................................................................... 41
3.2.1. Derivaciones a Especialista................................................................................. 41
a) Derivación para evaluación psicológica ............................................................ 41
b) Informe de la Psicóloga .................................................................................... 42
3.2.2. Profesor Jefe ....................................................................................................... 42
a) Entrevistas ........................................................................................................ 42
b) Control de asistencias ....................................................................................... 42
c) Información a los apoderados ........................................................................... 42
d) Información al Orientador ................................................................................ 42
e) Nexo con el Director ........................................................................................ 43
f) Registra los contenidos de Orientación y Consejo de Curso .............................. 43
3.2.3. El Orientador ...................................................................................................... 43


a) Entrevista a los profesores jefes ........................................................................ 43
b) Entrevista Orientador - alumno ......................................................................... 43
c) Entrevista Orientador - apoderado .................................................................... 43
d) Entrevista Orientador - Docente ....................................................................... 43
e) Visita a Profesores Jefes ................................................................................... 43
f) Evaluación de los docentes según Pauta ............................................................ 44
3.2.4. Evaluación y Proyección de la Sub Área de Orientación ..................................... 44
a) Evaluación del Proceso ..................................................................................... 44
4. AREA ACADEMICA .................................................................................................. 44
4.1. SUB AREA DE APRENDIZAJE - ENSEÑANZA ................................................ 44
4.1.1.1. Solución de conflictos académicos ............................................................... 44
a) Solución de problemas en relación a la calendarización de pruebas o trabajos ... 44
b) Solución de problemas personales en relación a evaluaciones ........................... 45
4.1.1.2. Evaluación Psicopedagógica ........................................................................ 45
a) Alumnos antiguos que ya han sido evaluados anteriormente ............................. 45
b) Alumnos nuevos que ya han sido evaluados anteriormente ............................... 45
c) Derivación a la evaluación psicopedagógica ..................................................... 46
4.1.1.3. Participación de Alumnos en eventos externos al Colegio ............................ 46
a) Participación de Alumnos en representación del Colegio ................................. 46
4.1.2. En relación a los Docentes .................................................................................. 46
4.1.2.1. Aspectos Administrativos en el aula ............................................................. 46
a) Uso del Libro de Clases .................................................................................... 46
4.1.2.2. Autorizaciones ............................................................................................. 47
a) Autorización para visita pedagógica ................................................................. 47
b) Autorización para cambio de notas en la Base de Datos .................................... 47
c) Cambio de notas no autorizado ......................................................................... 47
d) Uso de los recursos de aprendizaje ................................................................... 47
4.1.2.3. Evaluaciones de los alumnos ........................................................................ 47
a) Aplicación y corrección de pruebas .................................................................. 47
b) Alumnos eximidos de la Prueba de Síntesis ...................................................... 48
c) Niveles en las asignaturas de Inglés .................................................................. 48
4.1.2.4. Evaluaciones del desempeño docente ........................................................... 48
a) Visita de Aula ................................................................................................... 48
b) Evaluación anual ............................................................................................. 48
c) Visita de Aula solicitada por el profesor ........................................................... 49
4.1.3. Centro de Recursos del Aprendizaje ................................................................... 49
4.1.3.1. Alumnos ...................................................................................................... 49
a) Carnet de C.R.A. .............................................................................................. 49
b) Uso de los libros del C.R.A. ............................................................................. 49
c) Uso de la Sala de Lectura del C.R.A. ................................................................ 49
d) Uso de los computadores del C.R.A. ................................................................ 50
4.1.3.2. Docentes ...................................................................................................... 50
a) Solicitud para el uso de la Sala de Lectura ........................................................ 50
b) Solicitud para el uso de libros, mapas ............................................................... 50
c) Solicitud para el uso de libros ........................................................................... 50
d) Solicitud para el uso de radios en la asignatura de Inglés .................................. 50
e) Solicitud para el uso del C.R.A. (primer ciclo) .................................................. 50
4.1.3.3. Servicio Administrativo ............................................................................... 51
a) Catálogo de Medios del C.R.A. ........................................................................ 51
b) Cuidado de los medios ..................................................................................... 51
4.1.4. Proyecto Curricular ............................................................................................ 51
4.1.4.1. Evaluación y Readecuación del Proyecto Curricular .................................... 51
a) Inicio del año escolar ........................................................................................ 51
b) Durante el año .................................................................................................. 51
c) Al finalizar el año ............................................................................................. 52
4.1.4.2. Articulación de los Diferentes Ciclos ........................................................... 52
a) Procedimientos para articular los niveles en el primer ciclo básico ................... 52
b) Procedimientos para articular los niveles desde quinto básico a cuarto medio ... 52


4.1.5. Reemplazos de Docentes .................................................................................... 52
a) Reemplazo de un Docente por Licencia Médica con docentes del Colegio ........ 52
b) Reemplazo de un Docente por Licencia Médica con docentes externos al
Colegio. ................................................................................................................ 53
4.1.6. Evaluación y Proyección del Proceso de Enseñanza-Aprendizaje........................ 53
a) Evaluación de la Sub Área de Aprendizaje - Enseñanza .................................... 53
4.2. SUB AREA DE A.C.L.E. ...................................................................................... 53
4.2.1.1. Participación en las A.C.L.E. ....................................................................... 53
a) Inscripción para participar en las A.C.L.E. ........................................................ 53
b) Procedimiento para eximirse de un taller A.C.L.E. ........................................... 54
c) Cambio de un taller A.C.L.E............................................................................. 54
d) Accidentes durante el desarrollo de las A.C.L.E. .............................................. 54
4.2.1.2. Registros Administrativos de A.C.L.E. ........................................................ 54
a) Registro de asistencia de los alumnos ............................................................... 54
b) Comunica situación del alumno a cada Profesor Jefe ........................................ 55
4.2.1.3. Participación en competencias ..................................................................... 55
a) Participación en competencias A.C.L.E. ........................................................... 55
b) Participación en competencias A.C.L.E. fuera de la ciudad............................... 55
c) Financiamiento y autorización para participar en competencias A.C.L.E. ......... 55
4.2.2. En relación a los profesores de los talleres .......................................................... 56
a) Registro de asistencia de los responsables de talleres A.C.L.E. ......................... 56
b) Suspensión de realización de un Taller A.C.L.E ............................................... 56
c) Consejo de los Docentes responsables de los talleres. ....................................... 56
4.2.3. Evaluación y Proyección de las A.C.L.E. ............................................................ 56
a) Supervisión de los Talleres ............................................................................... 56
b) Evaluación de los Talleres por parte de los Alumnos ........................................ 56
c) Evaluación de la Sub Área de A.C.L.E. ............................................................ 57
d) Intereses de los Alumnos .................................................................................. 57
e) Elaboración del P.A.O. ..................................................................................... 57
5. AREA PASTORAL ..................................................................................................... 57
5.1. SUB AREA DE EVANGELIZACION GENERAL ............................................... 57
5.1.1. Evangelización ambiental ................................................................................... 57
a) Buenos Días ..................................................................................................... 57
b) Diarios Murales ................................................................................................ 57
5.1.2. Acción Social ..................................................................................................... 58
a) Campañas Solidarias ........................................................................................ 58
b) Canasta Solidaria .............................................................................................. 58
c) Desayuno y /o almuerzo Solidario .................................................................... 58
d) Recepción de donaciones (canasta, leche, etc.) ................................................. 58
e) Ropero escolar .................................................................................................. 59
5.1.3. Evaluación y Proyección de la Sub Área de Evangelización General .................. 59
b) Elaboración del P.A.O ...................................................................................... 59
5.2. SUB AREA DE CATEQUESIS SACRAMENTAL .............................................. 59
5.2.1. Catequesis Sacramental ...................................................................................... 59
a) Inscripción para participar en la Catequesis de Preparación al Bautismo y/o a la
Primera Comunión ............................................................................................... 59
b) Inscripción para participar en la Catequesis de Confirmación ........................... 60
c) Registro de asistencia de los alumnos ............................................................... 60
d) Registro de asistencia de los responsables de catequesis ................................... 60
e) Comunica suspensión de realización de catequesis ........................................... 60
f) Comunica situación del alumno a cada Profesor Jefe ......................................... 60
5.2.3. Evaluación y Proyección de la Sub Área de Catequesis Sacramental................... 61
5.3. SUB AREA COMPROMISO COMUNITARIO .................................................... 61
a) Inscripción para participar en grupos pastorales ................................................ 61


c) Participación Personal en Campamentos durante el horario escolar o fuera de la
ciudad................................................................................................................... 61
d) Registro de asistencia de los alumnos ............................................................... 62
e) Comunica situación del alumno a cada Profesor Jefe ........................................ 62
5.3.2. En relación a los asesores ................................................................................... 62
a) Registro de asistencia de los asesores de las Comunidades................................ 62
b) Comunica suspensión de reunión de comunidades o movimientos .................... 62
5.3.3. Evaluación y Proyección de la Sub Área de Compromiso Comunitario ............... 63
5.4. SUB AREA de DEFINICION VOCACIONAL ..................................................... 63
5.4.1. Campamentos Vocacionales ............................................................................... 63
a) Participación Personal en Campamentos Vocacionales durante el horario escolar
o fuera de la ciudad .............................................................................................. 63
5.4.2. Evaluación y Proyección del Proceso de Definición Vocacional ......................... 63
6. AREA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS .......................................................... 64
6.1. Procedimientos en relación al Contrato de Trabajo ................................................ 64
a) Carpeta del Funcionario .................................................................................... 64
b) Contratos de Trabajo ........................................................................................ 64
c) Horario de Trabajo ........................................................................................... 64
d) Licencias Médicas ............................................................................................ 65
6.2. Recaudación .......................................................................................................... 65
a) Lugares de Pago ............................................................................................... 65
b) Formas de Pago ................................................................................................ 65
6.3. Becas..................................................................................................................... 65
a) Información a los apoderados antiguos respecto a las Becas ............................. 65
b) Postulación a las Becas ..................................................................................... 65
6.4. Adquisición de insumos y reparaciones ................................................................. 66
a) Adquisición de insumos .................................................................................... 66
b) Reparaciones .................................................................................................... 66
c) Refacciones ...................................................................................................... 66
d) Copias de Llaves .............................................................................................. 66
e) Fotocopias y Multicopias .................................................................................. 67
6.5. Uso de los Bienes del Colegio ............................................................................... 67
a) Dependencias cuyo uso es determinado por la Administración del Colegio ....... 67
b) Dependencias cuyo uso es coordinado por la Coordinadora Administrativa del
C.R.A. .................................................................................................................. 67
c) Uso permanente de dependencias por integrantes de la Comunidad Educativa .. 67
d) Uso ocasional de dependencias por integrantes de la Comunidad Educativa ..... 68
e) Uso de locales del Colegio por personas ajenas a la Comunidad Educativa ....... 68
f) Uso de materiales del Colegio fuera del Establecimiento por personas de nuestra
Comunidad Educativa .......................................................................................... 68
g) Uso de materiales del Colegio fuera del Establecimiento por personas o entidades
ajenas a nuestra Comunidad Educativa ................................................................. 68
6.6. Subvenciones ........................................................................................................ 69
a) Solicitud de la Subvención ............................................................................... 69
b) Informe mensual de Ingresos ............................................................................ 69
c) Información del valor de la colegiatura ............................................................. 69
d) Libro de Colegiaturas ....................................................................................... 69
e) Subvención de Apoyo al Mantenimiento .......................................................... 69
6.7. Evaluación y Proyección del Servicio de Administración ...................................... 70
a) Evaluación del Servicio .................................................................................... 70
b) Elaboración del P.A.O. ..................................................................................... 70
7. AREA DE COMUNICACION ..................................................................................... 70
7.1. SECRETARÍA GENERAL ................................................................................... 70
7.1.1. Informaciones ..................................................................................................... 70
a) Comunicación de la Calendarización Mensual .................................................. 70
b) Comunicación interna de Novedades ................................................................ 70


c) Comunicación interna: Circulares ..................................................................... 70
d) Comunicación externa: Oficios, Fax, Cartas ..................................................... 71
e) Comunicación externa: Portería ........................................................................ 71
f) Registro de Correspondencia hacia el Colegio ................................................... 71
g) Respuesta de Correspondencia recibida ............................................................ 71
7.1.2. Confección de Documentación al inicio del año escolar ...................................... 72
a) Libro de Clases ................................................................................................. 72
b) Listas de los Cursos .......................................................................................... 72
c) Libro de Matrícula ............................................................................................ 72
d) Nómina de alumnos del Colegio ....................................................................... 72
e) Elenco fotográfico ............................................................................................ 72
f) Ficha del Personal del Colegio .......................................................................... 73
g) Elenco de las directivas del Centro de Alumnos ............................................... 73
h) Elenco de las directivas del Centro de Padres y Apoderados ............................. 73
i) Organización de los cursos y horarios de los profesores .................................... 73
7.1.3. Confección de Certificados y Documentos Académicos...................................... 74
a) Certificados de Alumno Regular, Matrícula, de Estudio, Licencias,
Concentración de Notas ........................................................................................ 74
b) Informe de Personalidad ................................................................................... 74
c) Certificados de Participación en Actividades del Colegio................................. 74
c) Informe de Cancelación de Mensualidades ....................................................... 75
d) Carta de Recomendación .................................................................................. 75
7.1.4. Retiro de Alumnos .............................................................................................. 75
a) Retiro del Colegio durante el año académico .................................................... 75
b) Retiro del Colegio al final del año académico ................................................... 76
c) Entrega de documentos al egresar de Cuarto año Medio ................................... 76
7.1.5. Base de Datos ..................................................................................................... 76
a) Ingreso de Notas en la Base de Datos ............................................................... 76
b) Informe de notas parciales ................................................................................ 76
c) Ingreso de Observaciones y Entrevistas a los alumnos ...................................... 77
7.1.6. Subvenciones ..................................................................................................... 77
a) Confección del Boletín de Subvención ............................................................. 77
7.1.7. Confección de la Documentación al finalizar el año escolar ................................ 77
a) Actas de Calificaciones y Certificados de Estudios ........................................... 77
b) Licencia de Cuarto año Medio .......................................................................... 78
c) Concentración de notas de alumnos de Cuarto año Medio ................................. 78
d) Confección de documentos Oficiales ................................................................ 78
7.1.8. Mantención de los Registros ............................................................................... 78
a) Cuidado de los Registros de Entrevistas ............................................................ 78
7.2. Boletín En Familia ................................................................................................ 78
a) Boletín “En Familia” ........................................................................................ 78
7.3. Evaluación y Proyección del Área de Comunicación ............................................. 79
a) Evaluación del Servicio .................................................................................... 79


INTRODUCCION

Con satisfacción por el trabajo realizado por el Consejo de Coordinación, y los
directivos en general, les entregamos la cuarta versión de nuestro Manual de
Procedimientos de Gestión Interna.

En esta oportunidad, hemos tenido la tarea de adaptar nuestros procedimientos al
nuevo modelo de gestión que la Inspectoría Salesiana está impulsando para todos nuestros
colegios, y que todos los educadores conocen por el documento enviado en el mes de
Febrero.

Mantenemos la convicción que este Manual puede ser un excelente instrumento
para crecer en la calidad de la relaciones interpersonales fraternas y solidarias, de trabajo en
equipo y mutua colaboración, puesto que persigue como objetivo fundamental aunar
criterios frente a la aplicación de las normas de convivencia presentes en los diversos
Manuales y Reglamentos de nuestra unidad educativa.

El desafío es leer y aplicar los procedimientos indicados, de modo que nuestra
gestión, como Comunidad de Educadores, sea cada vez de mayor calidad.

Todos los procedimientos descritos se enmarcan en las indicaciones que se
desprenden de nuestro Proyecto Educativo Pastoral Salesiano y son coherentes con el
Manual de Convivencia; y el Reglamento de Evaluación; el Reglamento Interno de Orden,
Higiene y Seguridad, y se aplican a todos los ámbitos de nuestro Liceo San José.

Tal vez lo más novedoso de esta versión es que ya no hablamos de Procesos, sino de
Áreas y Sub Aéreas, de acuerdo al organigrama por todos, conocido. Evidentemente que no
ha sido sólo un cambio de nombre, sino que también de jerarquización y de equipos de
trabajo. Por consiguiente es fundamental que sea leído por todos para evitar el actuar como
se ha hecho antes y provocar la confusión que no ayuda a nadie.

Al igual que la anteriores, esta cuarta edición de nuestro Manual, mantiene su
condición de incompleto, y por consiguiente, toda observación o sugerencia que busque el
mejoramiento de nuestra gestión será tenida en cuenta en la adecuación anual del presente
manual.


1. GENERALES

1.1. Ingreso y Salida del Establecimiento

1.1.1. Personal del Colegio

a) Portero en el turno de la mañana
1. A primera hora ingresa el portero por la calle Fagnano 550, marca su Tarjeta de
Asistencia en el Reloj Control, y recibe de parte del nochero el Libro de Novedades con los
registros del caso.
2. Abre las puertas principales del Establecimiento para la entrada del personal, alumnos y
apoderados del Colegio.
3. Entrega las llaves de la Capilla al sacristán para la celebración de la Eucaristía. Al
finalizar la celebración se preocupa de guardar las llaves en el tablero correspondiente.
4. Entrega las llaves a los Auxiliares responsables de las distintas áreas de trabajo
consignando en el Libro de Registro de Llaves, con la firma respectiva.
5. Responsable del Timbre del Colegio, indica el inicio de clases y cierra las puertas del
Establecimiento.
6. Desde ese momento, registra en el Libro de Visitas a toda persona que, sin ser personal
ni alumno del Colegio, ingresa al Establecimiento, indicando: hora de ingreso, persona con
la que se entrevista o trámite que quiere realizar; lugar al que se dirige, hora de salida, y
observación (en el caso que sea necesario) respecto al comportamiento de la visita.
7. Por citófono comunica a los destinatarios las peticiones de entrevista, y comunica a la
visita la resolución tomada: invita a pasar al lugar de entrevista o comunica la hora y día en
la que podrá ser atendido.
8. Entrega y recibe la llave del Locutorio siguiendo el mismo procedimiento antes
indicado.
9. Recibe y transfiere las llamadas telefónicas, identificándose siempre después de
mencionar el nombre del Liceo San José.
10. Si recibe la comunicación respecto a la ausencia de algún docente o no docente,
consigna el hecho en el Libro de Novedades e inmediatamente comunica a las siguientes
personas: a la Secretaria de la Dirección, a la Coordinadora del Área Académica, al
Inspector del Ciclo correspondiente. Los mencionados se encargarán de comunicar a quien
corresponda.
11. Todo hecho relacionado con el personal del colegio lo registra en el Libro de
Novedades del Personal.
12. Toda información que recibe la transfiere inmediatamente a la Secretaria de la
Dirección.
13. Toda información que le es requerida, la obtiene exclusivamente de la Secretaria de la
Dirección.

b) Portero en el turno de la tarde
1. Al igual que el resto del personal, ingresa por Fagnano 550, recibe el turno de parte del
portero de la mañana, quien le comunica las novedades del caso y le entrega los libros de
registro.
2. Realiza las mismas actividades del portero de la mañana.
3. Antes de retirarse se preocupa que el recinto esté cerrado con las luces apagadas y la
alarma de seguridad conectada.

c) Portero en el turno Primer Ciclo Básico
1. Al igual que el resto del personal, ingresa por Fagnano 550, y al iniciar la jornada
desempeña similar tarea que los porteros mencionados, es decir: abre las puertas principales
del Establecimiento del primer ciclo para la entrada de alumnos y apoderados; y si por
alguna circunstancia excepcional ingresa una persona por esa puerta, registra en el Libro de
Visitas a toda persona que, sin ser personal ni alumno del Colegio, ingresa al


Establecimiento, indicando: hora de ingreso, persona con la que se entrevista o trámite que
quiere realizar; lugar al que se dirige, hora de salida, y observación (en el caso que sea
necesario) respecto al comportamiento de la visita.
2. Al finalizar la Jornada (mañana o tarde), la salida de los alumnos se realiza solamente si
el apoderado (o la persona delegada por éste), personalmente retira al alumno.
3. Si llegado el horario en el que el portero debe cerrar la puerta, aún hay alumnos que no
han sido retirados del establecimiento, siguiendo las mismas condiciones mencionadas en el
número 2, podrán salir por la portería principal de Fagnano 550.
4. Todo ingreso o salida del colegio, fuera de los momentos de ingresos o salidas de
acuerdo al horario del ciclo, tiene lugar únicamente por la portería principal (Fagnano 550).

d) Ingreso y salida del personal del colegio: docente y asistentes de la educación¡Error!
Marcador no definido.
1. Tanto al ingreso como a la salida, todo funcionario del Colegio, registra ambos eventos
en su Tarjeta de Asistencia marcándolas en el Reloj Control
2. Si durante la jornada, con o sin el permiso respectivo, el funcionario se ausenta del
Establecimiento, de igual modo debe registrar en su tarjeta.
3. Si el funcionario debe salir del Establecimiento para cumplir una tarea propia de su
trabajo, marca su Tarjeta de Asistencia de acuerdo a su horario normal.
4. En caso de que el Reloj Control se encuentre fuera de servicio, cada funcionario escribe
la hora de ingreso o salida en su Tarjeta de Asistencia.
5. El portero registra en el Libro de Novedades del Personal todo ingreso o salida del
personal fuera del horario correspondiente.
6. El libro de Novedades del Personal es revisado por la Secretaria de la Administración
para verificar la coherencia con la Tarjeta de Asistencia.
7. El portero deriva toda llamada a la Secretaria de la Dirección.

e) Salida de alumnos dentro del horario escolar
1. Durante el horario escolar, la salida del alumno, será permitida por el portero solamente
si lleva consigo el Pase escrito de la respectiva Inspectoría o Carnet de eximición.
2. El portero deja registrada la salida en el “Libro de Registro de Salidas de Alumnos”.
3. El portero archiva el Pase entregado por el apoderado o el alumno en el Archivo de
Pases escolares.

f) Salida de alumnos al final de la Jornada escolar
1. Al concluir la Jornada escolar (mañana o tarde), el portero abre las puertas principales
de la portería.
2. Una vez que salió el grueso del alumnado, cierra inmediatamente las puertas.
3. Los alumnos que aún permanecen en el establecimiento saldrán por Fagnano 550, por la
puerta de acceso a la portería.

1.1.2. Personas que no son Personal del Colegio

a) Apoderados y visitas
1. El apoderado u otra persona que desea ingresar al Colegio, le comunica al portero el
motivo de su visita.
2. Si es el caso, espera en la portería hasta que el portero le indique que puede ingresar al
Establecimiento, dirigiéndose inmediatamente al lugar que tiene como destino.
3. El portero consigna también la hora de salida.

b) Visita Ministerial y Autoridades
1. El portero comunica inmediatamente la visita a la Secretaria de la Dirección.
2. La Secretaria informa al Director o a quien le subroga.


3. La Secretaria hace pasar a la visita a la sala de recepción y la atiende como corresponde
hasta la llegada del Director o quien corresponda.
4. Si es el caso, el Director o quien hace sus veces lleva personalmente a la visita con
quien debe entrevistarse para cumplir su labor.
5. El portero registra la visita, si es el caso consigna en el Libro de Visitas, alguna
observación respecto a ella.
6. El portero, si alguna visita así lo solicita, le ofrece el Libro de Visitas Especiales para
que deje su mensaje o impresión.
7. El portero registra también la hora de salida.

c) Llamada telefónica o recepción de personas en busca de algún funcionario del
Liceo.¡Error! Marcador no definido.
1. Cuando una persona llama por teléfono buscando entrevistarse con algún funcionario
del Liceo, el portero que recibe la llamada la contacta con el requerido.
2. En caso de que el requerido se encuentra ausente, o no ha sido posible ubicarlo, deriva
la llamada a la Secretaria de la Dirección.
3. La Secretaria de la Dirección toma el recado y oportunamente lo hace llegar
personalmente a quien corresponda.
4. El mismo procedimiento debe suceder en Caso de visita.

d) Ingreso de vendedores
1. El ingreso de vendedores o promotores se realiza exclusivamente con la autorización
escrita del Administrador del Colegio.
2. En caso de que el vendedor o promotor venga por primera vez, para realizar su tarea
solicita entrevista con el Administrador para obtener la autorización requerida.
3. Para entrevistarse con el Administrador se sigue el procedimiento indicado en este
Manual.

1.2. Entrevistas

a) Entrevista con un Directivo
1. El apoderado, por medio de la agenda escolar, solicita la entrevista sugiriendo fecha,
hora e indicando las razones.
2. Por medio de la agenda, el Directivo establece la hora y fecha de la entrevista, en un
plazo máximo de una semana.
3. Si se trata de una situación urgente, el Directivo debe concertar la entrevista a la
máxima brevedad.
4. De ordinario, la entrevista tendrá lugar en la oficina del Directivo.
5. El Directivo solicita el Registro de Entrevistas del Curso con la Secretaria Académica.
6. La Secretaría Académica deja registrado la salida y devolución del Registro de
Entrevistas del Curso en la Planilla de Control de Uso de Registros.
7. El directivo solicita el Libro de Clases al Inspector de ciclo respectivo.
8. El Directivo consigna la entrevista en el Registro de Entrevistas del Curso, indicando
fecha y tema tratado, decisiones acordadas, y registra la firma del entrevistado.
9. El Directivo deja registrada la fecha tema de la entrevista en el Libro de Clases y el
apoderado lo firma.
10. Finalizada la entrevista devuelve el Registro de Entrevistas del Curso a la Secretaria
Académica, y el Libro de Clases al Inspector del Ciclo respectivo.
11. La Secretaría Académica semanalmente ingresa los datos de la entrevista en la Base de
Datos del Colegio.
12. Si el que entrevista no es el Profesor Jefe del alumno, informa por escrito al Profesor
Jefe de la entrevista realizada y los temas tratados.

b) Entrevista con un Docente
1. El apoderado, por medio de la agenda escolar, solicita la entrevista sugiriendo fecha,
hora e indicando las razones.

2. Por medio de la agenda, el docente establece la hora y fecha de la entrevista, en un
plazo máximo de una semana.
3. Si se trata de una situación urgente, el docente debe concertar la entrevista a la máxima
brevedad.
4. La entrevista de los docentes del Primer Ciclo de Educación Básica la realizarán en la
sala que corresponde a su curso.
5. Los docentes del Segundo Ciclo de Educación Básica y Educación Media,
ordinariamente tendrán la entrevista en los locutorios de la portería. La llave la pide el
docente en la misma Portería.
6. El Docente solicita el Registro de Entrevistas del Curso con la Secretaria Académica.
7. La Secretaría Académica deja registrado la salida y devolución del Registro de
Entrevistas del Curso en la Planilla de Control de Uso de Registros.
8. El Docente solicita el Libro de Clases al Inspector de ciclo respectivo.
9. El Docente consigna la entrevista en el Registro de Entrevistas del Curso, indicando
fecha y tema tratado, decisiones acordadas, y registra la firma del entrevistado.
10. El Docente deja registrada la fecha tema de la entrevista en el Libro de Clases y el
apoderado lo firma.
11. Finalizada la entrevista devuelve el Registro de Entrevistas del Curso a la Secretaria
Académica, y el Libro de Clases al Inspector del Ciclo respectivo.
12. La Secretaría Académica semanalmente ingresa los datos de la entrevista en la Base de
Datos del Colegio.
13. Si el que entrevista no es el Profesor Jefe del alumno, informa por escrito al Profesor
Jefe de la entrevista realizada y los temas tratados.

c) Entrevista con el Administrador
1. El apoderado, por medio de la agenda escolar o personalmente, con la Secretaria de la
Administración, solicita la entrevista sugiriendo fecha, hora e indicando las razones.
2. Por medio de la agenda, la Secretaria de Administración establece la hora y fecha de la
entrevista, en un plazo máximo de una semana.
3. De ordinario, la entrevista tendrá lugar en la oficina del Administrador.
4. El Administrador consigna la entrevista en su Registro de Entrevistas del
Administrador, indicando fecha y tema tratado.
5. Informa por escrito a quien corresponda las determinaciones resultantes de la entrevista,
y/o archiva la información, personalmente o por medio de la Secretaria, en la Base de Datos
del Colegio.

d) Entrevista con el Director
1. El apoderado, por medio de la agenda escolar, telefónicamente o personalmente, en la
Secretaría General, con la Secretaria de la Dirección, solicita la entrevista sugiriendo fecha
y hora, e indicando los motivos.
2. Por medio de la agenda, telefónicamente o personalmente, la Secretaria establece la
hora y fecha de la entrevista, en un plazo máximo de una semana.
3. De ordinario, la entrevista tendrá lugar en la oficina del Director.
4. El Director consigna la entrevista en el Registro de Entrevistas del Director, indicando
fecha y tema tratado.
5. Si es el caso, informa por escrito a quien corresponda las determinaciones resultantes de
la entrevista, y/o archiva la información, personalmente o por medio de la Secretaria, en la
Base de Datos del Colegio.

e) Directivo o Docente solicita entrevista con un apoderado
1. El Directivo o Docente que necesita entrevistarse con un apoderado, por medio de la
agenda escolar, solicita la entrevista sugiriendo fecha, hora e indicando las razones.
2. Por medio de la agenda, el apoderado establece la hora y fecha de la entrevista, en un
plazo máximo de tres días.
3. La entrevista continúa siguiendo el procedimiento indicado anteriormente en la letra a o
b.


1.3. Permisos para ausencia laboral

a) Permiso solicitado por un docente
1. Si un docente, por razones muy justificadas, necesita ingresar más tarde o ausentarse
parcial o totalmente de su jornada de trabajo, con al menos un día de anticipación, pide el
formulario de Solicitud de Permiso para Docente a la Secretaria de la Dirección.
2. El docente obtiene la firma del Coordinador de Ciclo (Jefe de U.T.P.) quien, de este
modo, certifica que ha recibido el material educativo para ser trabajado por lo alumnos
durante su ausencia.
3. El docente obtiene la firma del Inspector de Ciclo correspondiente al curso que va a
quedar sin su servicio, quien, de este modo certifica que podrá atender al curso con el
material que le suministre el Coordinador de Ciclo.
4. En el caso que el Inspector no pueda atender el curso, el mismo docente que solicita el
permiso, puede convenir con otro colega para que le reemplace, lo que ha de indicar en la
Solicitud de Permiso.
5. Si la ausencia tendrá lugar durante la realización de un Consejo de Profesores o en el
Taller de Profesores deberá tener la firma del responsable de dicho consejo o taller.
6. Con las firmas consignadas en el documento, más el motivo de su ausencia, el tiempo
por el que se ausenta, y la fecha en la que presenta la solicitud, entrega el documento al
Director, o en su ausencia al Sub Director o a quien le subroga, solicitando la autorización
para ausentarse.
7. Tanto en la salida como reingreso a la jornada de trabajo, el docente marca su Tarjeta
de Asistencia en el Reloj Control.
8. El día Viernes de la tercera semana, el Director en conjunto con la Secretaria de la
Dirección, elaboran el documento indicando si corresponde o no, el descuento respectivo.
9. Ese mismo día la Secretaria de la Dirección envía un memorándum a la Administración
indicando los permisos con o sin goce de sueldo.
10. El incumplimiento de alguno de estos pasos implica automáticamente el
correspondiente descuento.
11. La solicitud se archiva en la carpeta personal del funcionario.

b) Permiso solicitado por un Docente de A.C.L.E
1. Si un docente de taller, por razones muy justificadas necesita ingresar más tarde o
ausentarse parcial o totalmente de su jornada de trabajo, con al menos un día de
anticipación, pide el formulario Solicitud de Permiso para Docente de A.C.L.E a la
Secretaria de la Dirección.
2. El docente obtiene la firma de la Coordinadora de la Sub área de A.C.L.E, quien de este
modo, junto con quedar informada, establece las estrategias necesarias para ante la ausencia
del docente.
para ausentarse.
6. La Coordinadora de la sub área de A.C.L.E., por escrito informa de la situación a las
respectivas Inspectorías y a la Secretaria de la Dirección en el caso que corresponda
suspensión del taller.
7. La Secretaria de la Dirección informa a la portería, si es el caso, la suspensión del taller.

c) Permiso solicitado por un Directivo
1. Si un Directivo, por razones muy justificadas, necesita ingresar más tarde o ausentarse
parcial o totalmente de su jornada de trabajo, con al menos un día de anticipación, pide el
formulario Solicitud de Permiso para Directivo a Secretaria de la Dirección.


2. El Directivo obtiene la firma del Coordinador del Área o Sub Área a la que pertenece.
3. Si la ausencia tiene lugar en el momento en el que debe hacer clases, debe adjuntar la
Solicitud de Permiso para Docente.
para ausentarse.
5. Tanto en la salida como reingreso a la jornada de trabajo, el Directivo marca su Tarjeta
de Asistencia en el Reloj Control.
7. Ese mismo día la Secretaria de la Dirección envía un memorando a la Administración

d) Permiso solicitado por un Coordinador de Sub Área
1. Si un Coordinador de Sub Área, por razones muy justificadas, necesita ingresar más
tarde o ausentarse parcial o totalmente de su Jornada de trabajo, con al menos un día de
anticipación, pide el formulario Solicitud de Permiso para Coordinador de Sub Área a la
2. El Coordinador de Sub Área obtiene la firma del Coordinador del Área respectiva
3. Si la ausencia tiene lugar en el momento en el que debe hacer clases, debe adjuntar el
formulario Solicitud de Permiso para Docente.
4. Con la firma consignada en el documento, más el motivo de su ausencia, el tiempo por
el que se ausenta, y la fecha en la que presenta la solicitud, entrega el documento al
para ausentarse.
5. Tanto en la salida como reingreso a la jornada de trabajo, el Coordinador de Sub Área
marca su Tarjeta de Asistencia en el Reloj Control.

e) Permiso solicitado por un Coordinador de Área
1. Si un Coordinador de Área, por razones muy justificadas, necesita ingresar más tarde o
ausentarse parcial o totalmente de su Jornada de trabajo, con al menos un día de
anticipación, pide el formulario Solicitud de Permiso para Coordinador de Área a la
Secretaria de la Dirección
2. Si la ausencia tiene lugar en el momento en el que debe hacer clases, debe adjuntar el
formulario Solicitud de Permiso para Docente.
3. Con el documento completo solicita el permiso al Director, quien determina si
corresponde o no el goce de sueldo.
4. Tanto en la salida como reingreso a la jornada de trabajo, el Coordinador de Área
marca su Tarjeta de Asistencia en el Reloj Control.
6. El día viernes de la tercera semana del mes, el Director por medio de la Secretaria de la
Dirección envía un memorándum a la Administración indicando los permisos con goce de
sueldo.


f) Permiso solicitado por un Administrativo
1. Si un Administrativo, por razones muy justificadas, necesita ingresar más tarde o
ausentarse parcial o totalmente de su Jornada de trabajo, con al menos un día de
anticipación, pide el formulario Solicitud de Permiso para Administrativo a la Secretaria de
la Dirección.
2. Obtiene la firma del Directivo o responsable de quien depende directamente:
a. Responsable de Computación: Coordinadora Administrativa del C.R.A,
b. Responsable de Audio: Coordinadora Administrativa del C.R.A,
c. Secretaria de la Dirección: Director,
d. Secretaria Académica: Coordinadora del Área Académica,
e. Secretaria de Administración: Administrador,
f. Imprenta: Secretaria de la Dirección, quien después de consultar a los coordinadores
de área, firma la solicitud.
g. Psicóloga: Coordinador del Departamento de Orientación,
h. Coordinadora Administrativa del C.R.A: Coordinadora del Área Académica,
i. Coordinadora Pedagógica del C.R.A: Coordinadora del Área Académica,
j. Psicopedagoga: Coordinadora del Área Académica,
k. Encargado de Sistemas Informáticos: Coordinador del Área de Comunicación.
l. Encargado de Mantenimiento: Administrador,
m. Encargado de Abastecimiento: Administrador,
n. Contador: Administrador.
para ausentarse.
4. Tanto en la salida como reingreso a la jornada de trabajo, el Administrativo marca su
Tarjeta de Asistencia en el Reloj Control.
5. El Director con consulta al Administrador, determina si el permiso es concedido con
goce de sueldo o descuento.
sueldo.

g) Permiso solicitado por un Auxiliar
1. Si un auxiliar, por razones muy justificadas, necesita ingresar más tarde o ausentarse
parcial o totalmente de su Jornada de trabajo, con al menos un día de anticipación, pide el
formulario Solicitud de Permiso para Auxiliares a la Secretaria de la Dirección.
2. Una vez llenada la solicitud, indicando el motivo de su ausencia y el tiempo por que se
ausenta, más la fecha en la que presenta la solicitud, obtiene la firma del Administrador.
para ausentarse.
4. Tanto en la salida como reingreso a la jornada de trabajo, el auxiliar marca su Tarjeta de
Asistencia en el Reloj Control.
5. El Director con consulta al Administrador, determina si el permiso es concedido con
goce de sueldo o descuento.
sueldo.

h) Justificación por inasistencia
1. Si un educador, por razones muy justificadas, ha faltado a su trabajo, sin licencia ni
permiso previo, apenas regrese al colegio, debe solicitar el formulario respectivo a la


2. Con los datos completos se entrevista con el Director, para determinar en conjunto el
procedimiento a seguir (recuperación del tiempo no trabajado, descuento.)
Dirección envía un memorándum a la Administración indicando las condiciones
establecidas.

2. DIRECCION

2.1. Consejo de la C.E.P

a) Evaluación, reelaboración del P.E.P.S.
1. El Consejo de la C.E.P, convocado y presidido por el Director, y según lo indica su
propio Reglamento, a más tardar en el mes de Diciembre, del segundo año de vigencia del
P.E.P.S., cuidando la participación de todos los estamentos, revisa el procedimiento de
evaluación y reelaboración del P.E.P.S.,
2. En el mes de Marzo, el Director con el Consejo de Coordinación, elabora el cronograma
de trabajo y determina los responsables de las distintas Comisiones.
3. A más tardar en el mes de Septiembre del tercer año de vigencia del P.E.P.S.
reelaborado el documento por el Consejo de Coordinación, loa aprueba y lo presenta al
Consejo de la Comunidad Religiosa para su aprobación definitiva.
4. La Secretaria de la Dirección archiva las actas de las sesiones de trabajo y hace llegar el
documento aprobado a todo el personal: Docentes y Asistentes de la Educación, a la
Directiva General del Centro de Padres y Apoderados, y a la Directiva General del Centro
de Alumnos.
5. La Secretaria de la Dirección vela por la presencia del extracto del P.E.P.S. en la
agenda escolar y en los medios de difusión que tenga el colegio.

b) Evaluación y reelaboración de Reglamentos y Manuales
propio Reglamento, a más tardar en el mes de Octubre, toma conocimiento y aprueba el
borrador elaborado por el Consejo de Coordinación, de los diversos Reglamentos y
Manuales del Liceo San José.
documento aprobado a todo el personal: Docente y Asistentes de la Educación; a la
de Alumnos.
3. La Secretaria de la Dirección vela por la presencia del extracto o de la totalidad de los
documentos, según corresponda, en la agenda escolar y en los medios de difusión que tenga
el colegio.

c) Confección del Presupuesto Anual
1. El Consejo de Coordinación ampliado, siguiendo los procedimientos establecido por la
Administración, elabora el Presupuesto anual para el año siguiente.
propio Reglamento, a más tardar en el mes de Noviembre, da una primera aprobación al
Presupuesto Anual.
3. El Director somete el presupuesto a la aprobación definitiva del Consejo de la
Comunidad Religiosa Salesiana.
Presupuesto a quienes corresponda.


d) Aprobación del P.A.O.
propio Reglamento, a más tardar en el mes de Diciembre, y a partir del borrador elaborado
por el Consejo de Coordinación, aprueba definitivamente el P.A.O. para el año siguiente.
documento a todo el personal Docente, Administrativo y Auxiliar, a la Directiva General
del Centro de Padres y Apoderados, y a la Directiva General del Centro de Alumnos.

e) Celebración de la Semana Salesiana
1. El Consejo de la C.E.P, por la importancia que tiene esta fiesta en la vida de nuestra
Comunidad, se responsabiliza de la celebración de la Semana Salesiana, procurando amplia
participación de todos los integrantes de la C.E.P.
2. Convocado por el Director, a más tardar en el mes de Mayo, determina objetivos, lema,
criterios generales de la celebración.
3. Las distintas instancias de participación, recogen las sugerencias de celebración.
4. El Consejo de Coordinación confecciona el borrador
5. En el mes de junio, el Consejo de la C.E.P. aprueba el programa definitivo.
de Alumnos.
7. A más tardar en el mes de Septiembre el Consejo de la C.E.P. evalúa la celebración de
la Semana Salesiana y hace las observaciones necesarias para el año siguiente.
8. La Secretaria de la Dirección archiva las actas de las sesiones de trabajo y de la
evaluación.

2.2. Consejo de Coordinación

2.2.1. Confección y Supervisión del P.A.O

a) Confección del P.A.O.
1. El Consejo de Coordinación ordinario (Director, Administrador, Coordinadores de las
Áreas de Acompañamiento, Académica; Pastoral; y Comunicación), a más tardar en el mes
de noviembre, y a la luz del P.E.P.S y de las evaluaciones P.A.O. realizadas durante el año,
establece las metas y estándares de calidad para el año siguiente.
2. Cada Coordinador de Área elabora el P.A.O. a partir de las indicaciones emanadas del
Consejo de Coordinación.
3. En sesión del Consejo de Coordinación Ampliado (Consejo de Coordinación Ordinario
más los Coordinadores de los Departamentos) se confecciona el P.A.O.
4. El Director, aprobado el documento por el Consejo de Coordinación, lo somete al
conocimiento y aprobación del Consejo de la C.E.P.
de Alumnos.

b) Confección del Cronograma Anual
1. Cada Coordinador de Área elabora el Cronograma coherente con el PAO. a partir de las
indicaciones emanadas del Consejo de Coordinación.
2. En sesión del Consejo de Coordinación Ampliado (Consejo de Coordinación Ordinario
más los Coordinadores de los Departamentos) se confecciona el Cronograma Anual.
3. El Director lo somete al conocimiento del Consejo de la C.E.P.
4. La Secretaria de la Direcciónarchiva las actas de las sesiones de trabajo y hace llegar el


de Alumnos.

c) Supervisión del P.A.O. y Cronograma
1. El Director, por medio de la Secretaria de la Dirección, entrega a cada Coordinador de
Área la calendarización de la supervisión del P.A.O.
2. El Consejo de Coordinación ampliado, presidido por el Director, en la segunda semana
del mes en curso, recibe el informe, verbal y escrito, de cada Coordinador de Sub Área
respecto a la realización del P.A.O. y cronograma del mes anterior.
3. El Consejo de Coordinación, a la luz del informe, determina las adecuaciones
necesarias al P.A.O. y cronograma.
4. La Secretaria de la Dirección archiva las actas de las sesiones de trabajo.

d) Calendarización Mensual
1. El Consejo de Coordinación ampliado, en la tercera semana del mes en curso
confecciona el calendario del mes siguiente.
calendario a toda la Comunidad Educativa utilizando todos los medios de comunicación
interna que posee el Colegio.

e) Calendarización de Celebraciones
1. Al elaborar el cronograma anual, y en su revisión mensual, se tiene cuidado en
calendarizar oportunamente las celebraciones que el colegio considera que, siempre y en
todo caso, se han de celebrar por toda la comunidad, como momentos importantes en la
creación del ambiente de familia.
2. Estas celebraciones son:
a. Inicio del año escolar: (Febrero o Marzo, primer día de clases)
b. Día de la Mujer (Marzo)
c. San José (Marzo)
d. Semana Santa (Marzo o Abril)
e. Día del Trabajo (Abril, antes del 1 de mayo)
f. Día del Carabinero (Abril), para el primer ciclo.
g. Domingo Savio (Mayo)
h. Día del Alumno (Mayo)
i. Combate Naval de Iquique (Mayo)
j. María Auxiliadora (Mayo)
k. Día de la Madre (Mayo)
l. Día del Padre (Junio), ligada a la fiesta de San Pedro y San Pablo
m. Semana Salesiana (Agosto), y en su contexto, la fiesta del Director y el
reconocimiento a los que cumplen 5 años y múltiplos de 5 años de servicio en el colegio
n. Fiestas Patrias (Septiembre)
o. Semana de la Familia (Octubre)
p. Día de la Hispanidad (Octubre)
q. Día del Profesor (Octubre)
r. Semana del Niño (Octubre), educación básica
s. Semana por la Vida en recuerdo de Ricardo Harex (Octubre)
t. Día del Asistente de la Educación (Noviembre) con ocasión del aniversario de la
muerte de Mamá Margarita
u. Finalización del año (Diciembre)
3. El Consejo, con al menos un mes de anticipación, determina la fecha exacta,
programación y responsables de la celebración.
4. De ordinario, una semana después de realizado el evento, el Consejo evalúa la
actividad.
5. La Secretaria de la Dirección archiva las actas de las sesiones de trabajo e incluye los
acuerdos en la calendarización mensual.


2.2.2. Evaluación Docente

a) Evaluación de los Docentes por parte de los Alumnos
1. En el mes de Agosto, el Consejo de Coordinación Ampliado hace las adecuaciones
necesarias a la Pauta de Evaluación a ser utilizada por los alumnos.
2. Determina el cronograma, responsables y modalidad de la evaluación, cuidando una
participación significativa de los alumnos al evaluar a los docentes, de modo que se tenga
una visión lo más amplia y objetiva posible.
3. A más tardar en el mes de Octubre, el docente recibe la evaluación realizada por los
alumnos.
4. La Secretaria de la Dirección archiva la evaluación en la Carpeta personal del docente.

b) Evaluación de los Docentes por parte del Consejo de Coordinación
1. En el mes de Noviembre, el Consejo de Coordinación Ampliado hace las adecuaciones
necesarias a la Pauta de Evaluación de los Docentes para el año siguiente.
2. Al iniciar el año escolar se comunica a todos los docentes las adecuaciones que haya
tenido la pauta de evaluación.
3. Cada Directivo, desde su ámbito realiza permanentemente la evaluación del trabajo
docente.
4. En el mes de Noviembre, el Consejo de Coordinación Ampliado realiza la evaluación
de cada uno de los docentes.
5. La Secretaria de la Dirección elabora el informe final.
6. El Director entrega, de ordinario durante el mes de Diciembre, verbalmente y por
escrito, a cada docente la evaluación realizada, dejando lugar a que el interesado haga por
escrito los descargos respectivos.
7. Ambos documentos (evaluación y descargos) son archivados en la Carpeta Personal del
Docente.

2.2.3. Inducción de nuevos integrantes de la C.E.P.

a) Inducción de Apoderados y Alumnos
1. El Consejo de Coordinación, junto con programar las fechas del proceso de admisión,
calendariza el proceso de inducción de apoderados y alumnos nuevos. Este contempla al
menos los siguientes eventos:
a. Jornada con los apoderados con la presentación del PEPS y organigrama del
colegio.
b. Entrega de la Documentación oficial del colegio (Reglamento de Evaluación,
Manual de Convivencia y Contrato de Prestación de servicios).
c. Jornada de inducción de alumnos nuevos, desde quinto a cuarto medio, en forma
paralela a los apoderados y teniendo como contenido la Vida de Don Bosco y los
Salesianos en Chile.
d. Bendición de los Alumnos Nuevos (de ordinario en la fiesta de San José, 19 de
Marzo).
e. Jornada de inducción de apoderados y alumnos nuevos matriculados en período
extraordinario (primer sábado de clases)

b) Inducción de Personal nuevo
1. El Consejo de Coordinación, programa la Jornada de Inducción del personal nuevo,
docente y asistente de la educación. Esta contempla al menos lo siguientes contenidos:
a. Presentación de la figura de Don Bosco
b. Primer acercamiento al Sistema Preventivo de Don Bosco.
c. Presentación del PEPS.
d. Entrega de los Documentos Oficiales del Liceo San José: PEPS, Manual de Gestión
y Desarrollo de Recursos Humanos, Manual de Convivencia, Manual de
Procedimientos, Plan Operativo Anual, Reglamento Interno de Higiene y Seguridad.


e. Presentación del Organigrama.
f. Presentación de los Coordinadores de Áreas y Sub Áreas y funcionamiento de los
equipos de trabajo.
g. Presentación del Administrador y su equipo.
h. Conocimiento de las dependencias del Colegio.
i. Presentación del Plan de Seguridad.
2. Este proceso de inducción concluye con una convivencia de bienvenida y presentación
a todo el personal del colegio.

2.2.4. Procedimiento de Becas

a) Proceso de Becas
1. El Consejo de Coordinación Ampliado, en el mes de Agosto, estudia, introduce los
cambios necesarios, y aprueba el Reglamento de Becas del Colegio.
2. Elige al integrante del Consejo de Coordinación que lo representa en la Comisión de
Calificación y Selección de Becas.
3. Comunica a la Administración las determinaciones asumidas para que se ponga en
ejecución el Proceso de Postulación a Becas.
4. La Secretaria de la Dirección archiva las actas de las sesiones de trabajo.

2.2.5. Procedimiento de Finalización del Año Escolar

a) Proceso de Admisión
1. El Director en el mes de Julio, establece junto al Consejo de Coordinación ordinario las
etapas, procedimientos, calendarización y responsables del Proceso de Admisión para el
año siguiente.
2. El Proceso de Admisión ha de contemplar, al menos, las siguientes etapas:
a. definición de criterios de selección, instrumentos a ser utilizados, medios de
difusión, comisiones responsables y fechas,
b. difusión del Proceso,
c. inscripción de postulantes y entrega del reglamento de postulación a becas,
d. Postulación a becas (si el apoderado así lo desea)
e. confección de las listas de los alumnos que rendirán examen con los antecedentes
requeridos,
f. aplicación de instrumentos de medición: Prueba de niveles de logro,
g. publicación de los resultados,
h. entrevista con el apoderado para conocer la situación académica del postulante y
resultado de la postulación a becas (si es el caso)
i. Jornada de Inducción
j. matrícula de los alumnos nuevos (ordinario y extraordinario)
k. ingreso de los antecedentes de los alumnos a la Base de Datos del Colegio,
l. Evaluación del Proceso.

b) Elaboración del Horario del Año Escolar
1. El Consejo de Coordinación ordinario, a más tardar en el mes de Octubre determina los
criterios para la confección del Horario Escolar del año siguiente.
2. El Consejo de Coordinación establece también el equipo de trabajo y determina los
pasos a seguir, los que han de contemplar, entre otras cosas:
a. Solicitud de la disponibilidad horaria de los docentes quienes la han de entregar
firmada y con fecha,
b. Trabajo con los Coordinadores de Sectores (Jefes de Departamento),
c. Adecuación de la J.E.C,
d. Confección del horario,
e. Comunicación del Horario a los docentes quienes firmarán un documento de
recepción,


f. Inclusión en el horario de las horas de colaboración,
g. Comunicación de la carga horaria a la Administración,
h. Comunicación del Horario a la Secretaría General.

c) Eventos de Finalización del Año Escolar
1. El Consejo de Coordinación Ampliado, a más tardar en el mes de Octubre determina los
criterios que han de ser tomados en cuenta en los eventos que conforman el proceso de
finalización del año escolar.
2. Entre los eventos que debe tener presente, han de estar:
a. Celebraciones litúrgicas,
b. Premiaciones,
c. Licenciatura,
d. Pruebas de Síntesis,
e. Promedios Finales,
f. Confección de Actas de Notas y de Personalidad,
g. Confección de certificados,
h. Solicitudes de repitientes,
i. Consejos de Evaluación de alumnos y de procesos,
j. Matrícula,
k. Elección y Cambio mando CAA
l. Elección y cambio ando PAA
m. Cuenta pública dirección
n. Presentación e inscripción de Acle y Pastoral
o. Última semana de clases.
p. Retiro del personal
3. El Consejo de Coordinación determina la calendarización y conforma los equipos de
trabajo.
4. La Secretaria de la Dirección comunica a toda la Comunidad Educativa la
calendarización confeccionada.
5. El Área de Acompañamiento supervisa el cumplimiento de la Hoja de Ruta por parte
de los responsables del proceso de finalización del año escolar.
6. El Consejo de Coordinación supervisa permanentemente el desarrollo de los eventos
planificados.
7. El Consejo de Coordinación Ampliado evalúa todo el proceso.
8. La Secretaria de la Dirección archiva las actas de todos los consejos realizados.

d) Pase para Alumnos de Cuarto Medio: Licenciatura y Retiro de documentos
1. El Consejo de Coordinación, a más tardar en el mes de Octubre, revisa el Pase con el
que los alumnos de Cuarto Medio pueden participar en su Licenciatura y
posteriormente, retirar su documentación.
2. La Secretaria de la Dirección hace imprimir el Pase para Alumnos de Cuarto Medio.
3. Inspectoría comunica a los alumnos la necesidad de ponerse al día en los compromisos
contraídos, dando un plazo máximo de una semana.
4. La Secretaria de la Dirección hace entrega a los responsables que corresponda, el Pase
para Alumnos de Cuarto Medio, con los datos de los alumnos, ordenados por curso.
5. Los responsables de las áreas o sub áreas, establecidas por el Consejo de Coordinación,
con el timbre respectivo en el Pase para Alumnos de Cuarto Medio, certifican que el
alumno no tiene impedimento para participar en su Licenciatura y retirar su
documentación.
6. Si el pase no tiene todos los pases necesarios, es tarea del apoderado o del alumno
ponerse al día en los compromisos pendientes.
7. Si un apoderado tiene incumplimiento económico se entrevista con la Administración
para determinar la modalidad de puesta al día.


2.2.6. Proceso de Matrícula

a) Programación del Proceso de Matrícula
1. El Consejo de Coordinación Ampliado, a más tardar en el mes de Octubre determina la
programación, responsables y criterios que han de ser tomados en cuenta en los eventos que
conforman el proceso de matrícula.
2. Entre los eventos que debe tener presente, han de estar:
a. Pase de matrícula,
b. Presentación a los apoderados de la documentación oficial,
c. Ficha de matricula
d. Lectura del Contrato de Prestación de Servicios,
e. Matrícula
f. Proceso de Matrícula de los alumnos Rezagados
3. Finalizado el Proceso, el Consejo de Coordinación ampliado evalúa el proceso para ser
tomado en cuenta para el año siguiente.
4. La Secretaría General archiva las actas de todos los consejos realizados.

b) Pase de Matrícula
8. El Consejo de Coordinación, a más tardar en el mes de Octubre, revisa el Pase de
Matrícula y establece los cambios necesarios.
9. La Secretaria de la Dirección hace imprimir el pase de matrícula para cada alumno.
10. Inspectoría comunica a los alumnos la necesidad de ponerse al día en los compromisos
contraídos, dando un plazo máximo de una semana.
11. La Secretaria de la Dirección hace entrega a los responsables que corresponda, el pase
de matrícula, con los datos de los alumnos, ordenados por curso.
12. Los responsables del C.R.A., Administración, A.C.L.E, Formación Disciplinar, U.T.P.,
Ficha de Matrícula, Pastoral, y aquellas las áreas o sub áreas que el Consejo ha
establecido, con el timbre respectivo en el pase de matrícula, certifican que el alumno
no tiene impedimento para ser matriculado.
13. En la reunión de apoderados del mes de Diciembre, los respectivos inspectores, por
medio del profesor jefe, hace llegar a cada apoderado el pase de matrícula, con la
indicación de la hora en la que va a ser matriculado el alumno.
14. Si el pase de matrícula no tiene todos los pases necesarios, es tarea del apoderado o del
alumno ponerse al día en los compromisos pendientes.
15. Si un apoderado tiene incumplimiento económico se entrevista con la Administración
para determinar la modalidad de matrícula.
16. La Administración informa a la Secretaría General el listado de alumnos que serán
matriculados posteriormente con los rezagados

c) Pase de Matrícula de alumnos que han repetido de curso
1. El Consejo de Coordinación es informado por la Coordinadora del Área Académica de
los alumnos que han repetido de curso.
2. El Consejo de Coordinación, a la luz de los antecedentes recogidos de los consejos de
evaluación y del informe del Equipo de Acompañamiento Personal, toma la determinación
de conceder o no la permanencia del alumno en el establecimiento.
3. Si el alumno con su apoderado, han presentado la solicitud de repitencia en el colegio,
el apoderado debe firmar un documento con el respectivo Coordinador de Ciclo (Jefe de
UTP) comprometiéndose a un seguimiento más acucioso para que la situación sea superada
satisfactoriamente.
4. El Coordinador de Ciclo hace llegar a la Secretaria Académica el documento firmado,
el que será archivado en la carpeta persona, y el alumno pueda ser matriculado.

d) Pase de Matrícula de alumnos con dificultades disciplinarias graves.
1. El Consejo de Coordinación es informado por el Inspector de los alumnos que se
encuentran condicionales o amonestados.


2. El Consejo de Coordinación, a la luz de los antecedentes recogidos del Consejo de
Evaluación de los Profesores, y el Equipo de Acompañamiento Personal, toma la
determinación de levantar, mantener la amonestación, condicionalidad, renovación o no
renovación de la matrícula.
3. Si el alumno mantiene su permanencia y queda sujeto a alguna medida disciplinaria, el
apoderado debe firmar un documento con el respectivo inspector, comprometiéndose a un
seguimiento más acucioso para que la situación sea superada satisfactoriamente.
4. El inspector hace llegar a la Secretaria Académica el documento firmado, el que será
archivado en la carpeta persona, y el alumno pueda ser matriculado.

e) Revisión del Contrato de Prestación de Servicios Educacionales
1. A más tardar en el mes de Octubre, el Consejo de Coordinación revisa la redacción del
Contrato de Prestación de Servicios Educacionales, y hace las rectificaciones necesarias.
2. Somete el documento al parecer del abogado del Colegio.
3. Si es el caso realiza los cambios necesarios.
4. El Director entrega el documento a la Secretaria de la Dirección para que coordine la
impresión del documento.

f) Difusión de la Documentación Oficial del Colegio
1. Secretaria de la Dirección, con el visto bueno del Coordinador del Área de
Comunicación, elabora el folleto con el Manual de Convivencia, Reglamento de
Evaluación vigente para el año escolar siguiente, y Contrato de prestación de servicios.
2. La Secretaria de la Dirección, con el visto bueno del Director, hace imprimir dos copias
del contrato de prestación de servicio educacionales por alumno (una para el apoderado y
otra para el colegio).
3. La Secretaria de la Dirección entrega a Inspectoría los folletos con la documentación
oficial y las copias del contrato de prestación de servicios educacionales.
4. En la reunión de apoderados del mes de Diciembre, los respectivos inspectores, por
medio del profesor jefe, hace llegar a cada apoderado el folleto, para que sea leído
personalmente por el apoderado.
5. El apoderado, personalmente lee toda la documentación, y firma ambas copias del
contrato de prestación de servicios al momento de matricular a su pupilo, quedándose con
una de ellas, y dejando la otra para el archivo personal del alumno.

g) Matrícula de los Alumnos en período ordinario
1. La Coordinadora del Área de Acompañamiento organiza y coordina las comisiones de
matrícula.
2. La Secretaria de la Dirección confecciona las listas de los alumnos a ser matriculado
con la hora de matrícula por alumno (5 minutos por alumno),
3. La Administración confecciona y entrega a cada profesor los sobres con el dinero para
vuelto, el instructivo de matrícula y los talonarios.
4. Finalizado el proceso, cada comisión que ha matriculado rinde cuenta en la
Administración y entrega la lista de matriculados a la Secretaria de la Dirección
5. La Secretaria de la Dirección a partir de estas listas confecciona el listado de alumnos
rezagados.
6. La Secretaria de la Dirección toma contacto con los apoderados que no matricularon
para verificar si retiran a sus pupilos del colegio o matriculan posteriormente.
7. Con estos datos, la Secretaria de la Dirección confecciona el listado de vacantes para
alumnos nuevos que vendrán a matricularse durante el período de vacaciones.

h) Matrícula de alumnos en período extraordinario
1. El Consejo de Coordinación, a más tardar en el mes de Octubre establece el
procedimiento de matrícula de los alumnos antiguos que por algún motivo no se
matricularon el proceso ordinario y de aquellos nuevos que llegan en Febrero.
2. El proceso debe contemplar al menos los siguientes aspectos:


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