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1. “Año del Bicentenario del Perú: 200 años de Independencia”
UNIVERSIDAD NACIONAL “HERMILIO VALDIZAN”
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y TURISMO
ESCUELA DE TURISMO Y HOTELERÍA
CURSO: RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO
DOCENTE: Mg. Carlos Inga Blas
ALUMNA: Primo Gomez, Jeraldy
SALÓN: ÚNICO – IV CICLO

2. SESIÓN 19

3. LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EN EL
CONTEXTO DE LA COMUNICACIÓN
ESTRATÉGICA
Procede del latín “eventus” que significa
hecho extraordinario para una persona o
colectivo social.
Es la transmisión de mensajes corporativos o
institucionales a través de acciones que van
desde:
Derivación de la
palabra eventos
Según la comunicación
estratégica
• Las tradiciones reuniones internas
• Los espectaculares viajes incentivo
• Las convenciones
• Los lanzamientos de productos
• Las presencia en las ferias
• Entre otros.

4. Antecedentes
La historia
contemporánea
Finales del
Siglo XIX
Actualidad
• La organización de eventos está a la par con la Revolución industrial.
• El aumento de las horas de trabajo.
• Las duras condiciones laborales.
• La necesidad social de buscar el ocio.
• El apoyo del gobierno para la organización de eventos.
• Más productividad para los trabajadores.
• Solo la gente adinerada podía asistir a estos eventos, elaborados por el gobierno.
El nacimiento de los
eventos comerciales.
Siempre estaban apoyados de carteles más
espectáculos, acorde al lugar y de que se va a tratar.
En EE.UU, Gran
Bretaña o Francia
En la década de los 60 años se oficializo la
organización de eventos como una herramienta de
comunicación estratégica.
Forma parte de los estudios de varias universidades de diferentes países y a la par
con la publicidad y relaciones públicas.

5. ¿Para qué sirve la gestión de
eventos?
• Permite destacar las acciones del plan de comunicación, para
llegar a los públicos específicos.
• Mantener una estricta coherencia con el plan de comunicación de
la empresa y apuntar en la competencia, creando nuevas
estrategias.
• No se necesita tanta capital para la elaboración del proyecto, sino
la creatividad de los miembros.
• La comunicación entre los miembros, para establecer confianza y
ser exitosos.
• Fortalecer la imagen de la empresa.

6. SESIÓN 20

7. TIPOLOGIA DE ACTOS CORPORATIVOS,
SOCIALES E INSTITUCIONALES
El concepto se fue asociando al turismo por las playas,
restaurantes, salas de fiestas que se llenaban, de igual manera
los conciertos y celebraciones.
Objetivo
• La creación de una imagen favorable.
• La ampliación de la temporada turística.
• La expansión de la demanda turística.
• El intento de atraer más gente.
Tipos de tipologías
Tipologías de eventos
según su dimensión
• Eventos locales o comunitarios.
• Eventos identinarios.
• Grandes eventos.
• Megaeventos.

8. Tipologías de eventos
según su contenido
Tipologías de eventos
según su contenido
• Eventos deportivos.
• Eventos culturales.
• Eventos científicos y académicos.
• Eventos corporativos.
• Eventos sociales.
• Públicos internos.
• Públicos externos.
Grupos
funcionales
Grupos
normativos
• Trabajadores.
• Proveedores.
• Distribuidores.
Grupos
difusores
• Gobiernos.
• Agencias reguladoras.
• Asociaciones profesionales.
• Medios de
comunicación.
Grupos de
consumidores
y clientes
• Consumidores
reales y
potenciales.
Según Dowlin establece cuatro públicos diferentes.

9. TIPOLOGIAS DE
LOS EVENTOS
Para que se pueda clasificar esta tipología, se debe tener en cuenta el interés
común que existen entre los miembros, los convocantes y los asistentes del
evento, ya que cada uno tiene una forma de emplearse.
Según la fundación universal
Abiertos puntuales.
Según su financiación
• Eventos por contrato.
• Eventos llave en mano.
• Eventos abiertos.
• Eventos cerrados.
Según su territorio
• Eventos regionales.
• Eventos nacionales.
• Eventos internacionales o mundiales.
Según el ambiente
• Eventos sociales.
• Eventos culturales.
• Eventos deportivos.
• Eventos empresariales.
• Eventos políticos.
Abiertos generales.
Abiertos móviles.
Cerrados generales.

10. EVENTOS DE
EMPRESA
Es un plan que utiliza la empresa,
dentro de su estrategia de marketing
como una herramienta para aumentar
sus ventas, dar a conocer nuevos
productos o mantener su imagen.
Pueden ser
• Gubernamentales
• No gubernamentales
• Corporativos
Tipos
Congresos
Aspectos importantes para la planificación de un tema
Es una reunión científica o institucional de personas de un sector determinado, que a partir de un tema,
construyen un dialogo común y divulgan su conocimiento a un público asistente.
Objetivos
• Surgimiento de nuevas ideas
• Adquisición de contactos profesionales y nuevas amistades.
• La inmersión de sus asistentes en otras ciudades, países y en las culturas.
Órganos del congreso
• El comité de honor.
• El comité organizador.
• Lema y tema principal del congreso.
• Fecha.
• Duración.
• Ubicación del evento.

11. Convenciones
Según Sara Molero,
los cambios recientes
Son reuniones que se dan para un público especifico, y estará en base a las persona encargada del evento.
Objetivos
• Transmitir mensajes corporativos.
• Informar de lo que ocurre dentro de la empresa.
• Motivar a los empleados.
• Facilitar la comunicación entre todos los miembros del convento.
• Poner al corriente de los nuevos avances, estudios o innovaciones del tema.
Aspectos básicos
• Los miembros del comité organizador de la convención.
• Los temas que se van a tratar durante el evento.
• La repartición de invitaciones a los que van a participar en la convención.
• Los objetivos, propósitos y finalidades que se persiguen.
• La fecha.
• El lugar de convención.
• El presupuesto.
• El número de oyentes.
• La publicidad de la convención.
• La logística.
• Se realiza más reuniones y convenciones.
Reduce
Aumenta
El presupuesto
El tiempo
Menos invitados
La interactividad.
La participación.
Las nuevas tecnologías.
Digitalización de los eventos.
• Se elige el lugar más cercano.
• Buscar incentivos para los trabajadores.
Equilibrio
• El coste
• Efectividad

12. Reuniones de
trabajo
Son grupos de personas convocadas para trabajar juntas, durante un tiempo determinado, con
un objetivo específico.
Puntos claves
• Planificar el encuentro
• Convocar o enviar una invitación (escrita o hablada).
Tipos
• Según Gerardo Correas
Los especialistas aconsejar fijar la reunión bien a las 9:00 am o después
del horario del almuerzo, sobre las 15:00 horas.
• La fecha y la hora.
• En la agenda poner todos los asuntos que se trataran en la reunión. Por prioridad e importancia
• Tomar notas durante la reunión.
Internas
Tener un lugar apropiado.
• El presupuesto local.
• El número de participación.
• La duración de la reunión.
• El instrumental técnico necesario.
• El número y el horario de las posibles pausas.
• Las exigencias logísticas.
Una buena preparación y planificación.
Externas Comida
Cafés
Comidas de
empresa
Es el relax en la hora de trabajos.
En reuniones programadas
• Asientos especiales para los anfitriones.
• Las mujeres y hombres deberán estar intercalados.
• La política
• El futbol
• El sexo
• Temas que se deben evitar

13. Aniversarios
de empresa
Es un evento único para conmemorar ya sea los veinte, los cincuenta o los cien años de
historia de la compañía.
Tipos de programas
de actos
• Actos internos
• Fiesta de aniversario
• Empleados
• Familiares
• Convención de ventas extraordinaria.
• Actos externos
• Rueda de prensa
• Conciertos
• Cenas
• Conferencias
• Jornadas de puertas abiertas
• Otros
Creación de una imagen gráfica.
Edición de un libro o revistas especiales.
Organización de una exposición conmemorativa. • Fija
• Temporal

14. Outdoor
training
Consiste en realizar actividades al aire libre en las que se representan situaciones
cotidianas en la vida social y en el ambiente laboral.
Team
building
Se refiere al conjunto de actividades y técnicas orientadas a mejorar el rendimiento de un
equipo de trabajo.
Viajes de
incentivos
Con el fin de estimular a los empleados para que adopten una determinada conducta.
Tipo • Económico
• No monetario

15. TIPOLOGIAS DE REUNIONES
Y EVENTOS
Por Maure Agüero
se divide en
Según su tipología
• Congresos
• Conferencias
• Exposiciones y ferias
• Simposios, seminarios o jornadas
• Convenciones
• Reuniones de trabajo
• Talleres de trabajo (Workshops)
• Asambleas
• Festivales
• Viajes de incentivos
Según la
nacionalidad de
los participantes
Eventos internacionales requisitos
• Menos de 50 participantes.
• Base a una prioridad fija.
• Que su sede rote, al menos, 3 países.
según la unión de
asociaciones
internacionales
• Mínimo debe haber 300 participantes.
• Al menos el 40% deben ser extranjeros
• Debe asistir un mínimo de 5 nacionalidades en
relación al país sede.

16. Eventos nacionales con participación extranjera
Eventos nacionales
Eventos multidestinos
Eventos itinerantes
Según otras
características
Según la entidad
• Gubernamentales
• No gubernamentales
• Corporativos
• Privados
Según el sector
generador
Según el tamaño
Según sus
objetivos
Según su
generación
• Científicos
• Médicos
• Ciencias sociales y economía
• Agricultura y medioambiente
• Culturales
• Deportivos y náuticos
• Leyes
• Educación
• Comerciales
• Minieventos (entre 35 y 49 participantes).
• Pequeños (entre 50 y 249 participantes).
• Medianos (entre 250 y 499 participantes).
• Grandes (entre 500 y 2.000 participantes).
• Megaeventos (a partir de 2.001).
• Eventos promocionales.
• Eventos informativos.
• Eventos formativo – didácticos.
• Eventos de refuerzo de relaciones sociales.
• Eventos de relaciones internas.
• Eventos de relaciones externas.
• Diseño propio
• Sede captada

17. MERCADO DE
EVENTOS
Está compuesto por una serie de agentes y condicionantes que son comunes a
todos los segmentos.
agentes
característicos
Los promotores de eventos
Son los que toman la iniciativa
para crear un evento.
ejemplos
• Empresa privada
• Asociación profesional
• Organismo publico
• Asociación o federación deportiva
• Asociación cultural
• ONG
• Universidad o una facultad
• Otros
El promotor designara
a un organizador
ejemplos
• Agencia de viajes.
• Organizadores profesionales de congresos.
• Empresas organizadoras de eventos.
• Otros.
Las entidades colaboradoras
y patrocinadoras
Son las personas que ponen los medios a disposición del promotor.
Las nuevas tecnologías
• Crowfunding
• Crowlending
Consiste en hacer que una gran cantidad de personas, aporten
una cantidad de dinero para financiar el proyecto.
Las personas aportan una cantidad, para después obtener un
beneficio de ello.

18. Ponentes y acompañantes
Participante
Acompañantes
Las personas que trasmiten la información del evento
• Ponentes
• Conferenciantes
• Chairmasn o chairwoman
• Hoster o maestro de ceremonia
• Invitados VIP
• No tienen la obligación de participar en los actos de eventos.
• Acompañan a los asistentes.
Congreso
• Cena de inauguración
• Clausura
• Pero si pueden participar en los actos sociales.
ejempl
o

19. LA GESTIÓN DE EVENTOS COMO FUNCIÓN EMISORA Y
COMO FUNCIÓN RECEPTORA
puede convertirse en un paquete turístico.
En los viajes de incentivo.