Material de clases correspondiente a la última parte de gestión de bases de datos con MS Access, objetos Formularios e Informes.

1. Gestión de Bases de
Datos con MS
Access
Formularios e Informes
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2. Creamos una base para trabajar
con Formularios e Informes
Gestión de una concesionaria, crear las siguientes tablas:
TABLA Automóviles: Código, Marca, Modelo, Año,
Combustible, Precio
TABLA Clientes: Código, Nombre, Apellido, DNI, email,
TABLA Ventas: Código de venta, Código de Auto, Código de
Cliente, Fecha de Venta, Garantía,
Definir adecuadamente las Claves Principales.
Relacionar las tablas.
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3. Formularios
Los formularios son los objetos de Access
que permiten mostrar y gestionar de una
forma mas adecuada los registros de
una tabla o consulta para trabajar con
ellos.
La información puede mostrarse y
organizarse en pantalla como
deseemos.
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4. Antes de crear un formulario…
Se recomienda cerrar las tablas.
Las TABLAS almacenan la información,
los formularios se encargan de
recogerla. Para que las tablas puedan
incluir los datos de los formularios deben
estar cerradas. Al cerrar o guardar los
formularios, las tablas se actualizan.
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5. Creación de Formularios
Para crear un formulario debemos escoger las
tablas con las que queremos trabajar y los
campos de aquellas tablas que queremos
mostrar.
Podemos crear nuevos formularios utilizando el
asistente o desde la vista de diseño.
Es conveniente utilizar el asistente para crear un
formulario, siguiendo una serie de pasos sencillos y
luego modificarlo mediante la vista de diseño.
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6. Creación de un formulario
mediante el Asistente
1- Selecciono la tabla o
consulta
2- Agrego los campos de cada
tabla con los que voy a
trabajar
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7. 3- Selecciono la forma en que
se organizarán los datos.
4- Ingreso un título para
el formulario y finalizo
el asistente
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8. Utilización de un Formulario
Registro
siguiente
Último
Registro
Registro
Actual
Nuevo
Registro
Campos del
Registro Actual
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9. Vista de diseño de un formulario
Un formulario tiene varias secciones: Encabezado de
formulario, Detalles, y Pie de formularios.
El encabezado contiene todo lo que deseamos que
aparezca una única vez al principio del formulario
(título del formulario, la fecha, etc...)
La sección del pie, contiene todo lo que queremos
aparezca al final del formulario.
El contenido de la sección de detalle se repite una
vez por cada registro que muestre el formulario.
Diseño
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10. Vista de Diseño de un
Formulario
Los “Temas” permiten
escoger diseños
predefinidos
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11. Controles para el diseño del
formulario
Selección Etiquetas Cuadro combinado
El Asistente
para controles
debe estar
activado
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12. Control Cuadro Combinado
Cuadro combinado: consiste en
un Cuadro de texto que puede
desplegarse y presentar una
lista de valores permitidos.
Determina si la lista se generará a partir de una
tabla o de una lista ingresada manualmente.
Para generar adecuadamente
los cuadros combinados son
importantes las propiedades del
origen de los datos (otra tabla o
lista manual) y dónde se
almacenará el valor
seleccionado (3).
Determina la tabla de la que se extraerán los valores o la lista
manual (Según lo escogido en el paso anterior).
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13. Informes
Los informes presentan la información de
tablas o consultas en un formato adecuado
para su impresión o distribución de la
información.
En los informes, es posible generar un nivel de
agrupamiento de la información, por ejemplo,
mostrar los libros agrupados por categoría.
Es posible escoger, si se requiere, el
ordenamiento que tendrán los registro, como
así también la distribución de los campos y el
estilo visual del informe.
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14. Creación de un Informe
mediante el Asistente
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1- Selecciono la tabla o
consulta
2- Agrego los campos de cada
tabla con los que voy a
trabajar, seleccionándolos con
los botones o
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15. 3- Para mejorar la comprensión del
informe, se pueden generar niveles
de agrupamiento de la información
mediante algún campo que sirva
como categorizador. Se selecciona
el campo que queremos que
agrupe los valores con los botones
botones o
4- Dentro de cada
agrupamiento, es posible
ordenar alfabéticamente los
registros, seleccionando el
campo que se ordenará y
escogiendo si se hará
ascendente (a-z) o
descendentemente (z-a)
Campo
Tipo de orden
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16. 5- En este paso se puede escoger
la distribución de los campos en
la Hoja. Los distintos tipos se
visualizan en la Vista Previa a la
izquierda. También se puede
escoger la orientación de la hoja
para la impresión.
Vista previa
Como se
ubicarán los
campos
Orientación de la Hoja
6- En el último paso, se escoge el
nombre con el que se guardará el
informe y si en qué tipo de vista
(Diseño o Impresión) se lo abrirá al
finalizar.
Nombre del Informe
Abrirlo en modo “Vista Previa”
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17. La “Vista Previa” nos permite visualizar el resultado del
informe y la configuración de impresión (tamaño de hoja,
márgenes, etc.)
Informe
Configuración de impresión
Para modificar el Diseño del Formulario, se cierra la vista previa, y
luego desde la pestaña Inicio se cambia a la Vista de Diseño y se
procede de igual manera que con las modificaciones de diseño de
los Formularios.
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