Este documento presenta un tutorial básico sobre Microsoft Access, incluyendo una introducción a Access, tablas, campos, registros, llaves primarias y secundarias, formularios, paneles de control, informes y consultas. Explica conceptos como cómo crear y diseñar tablas, formularios usando asistentes, botones de comando en formularios, y cómo crear informes y consultas usando asistentes y parámetros.

1. TUTORIAL BASICO DE ACCESS
JUAN MANUEL GUTIERREZ ROZO
Asesor: Dilly Dagnis Montes R
Envigado
Cefit
Centro de Formación Integral Para el Trabajo
Técnico en Sistemas
8 de septiembre
2016

2. INTRODUCCION
Microsoft Access
Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete
ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que
recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento
de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera.
Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y
manejarlos por medio de las consultas e informes.

4. 1. TEORIA
1.1 Tablas
Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es
donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una
empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los
proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. En
este artículo se ofrece información general sobre las tablas de las bases de datos
de Access. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida
cuántas necesita. Si desea ver una introducción sobre cómo planear y diseñar una
base de datos, consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
1.2 Campos
Todos los campos de una tabla tienen propiedades. Éstas definen las
características y el comportamiento del campo. La propiedad más importante de un
campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase de datos
que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos sea Texto
podrá almacenar datos que se compongan de caracteres de texto o numéricos,
mientras que un campo cuyo tipo de datos sea Número sólo podrá almacenar datos
numéricos.
1.3 Registros
representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En
términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada
de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de
datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

5. 1.4 Llave primaria
Se utiliza como clave principal un campo que contenga valores que no se repitan
para cada registro, por ejemplo, en la tabla Empleados el campo Núm. de
Empleado, es la clave principal de esta tabla.
1.5 Llave secundaria
es una limitación referencial entre dos tablas. La clave foránea identifica
una columna o grupo de columnas en una tabla (tabla hija o referendo) que se refiere
a una columna o grupo de columnas en otra tabla (tabla maestra o referenciada).
Las columnas en la tabla referendo deben ser la clave primaria u otra clave
candidata en la tabla referenciada.

6. 2. FORMULARIOS
2.1 Formulario
Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más
fácil ver u obtener los artículos que se buscan.
2.2 Formulario con asistente
puede usar el Asistente para formularios. El asistente también permite definir cómo
se agruparán y ordenarán los datos; asimismo, puede usar campos de más de una
tabla o consulta, siempre y cuando defina previamente las relaciones entre las
tablas y las consultas.
2.3 Botones de comando
Un botón de comando se usa en un formulario para iniciar una acción o un conjunto
de acciones.
1. Nos dirigimos a la
pestaña crear
2. damos clicen
formulario
2.1 clicpara crear
un asistente de
formulario

7. 2.4 Herramientas de diseño
Para la mayoría de las tareas relacionadas con la edición de nuestro formulario
será necesario recurrir a la barra de herramientas Diseño de formularios.

8. 3. PANEL DE CONTROL
Un panel de control es un formulario desde donde accedes a distintos formulario o
informes de la misma aplicación, el panel de control de Access nos da la
posibilidad de introducir elementos que accedan a todos los formularios, informes,
macros.
Se utiliza para que los usuarios vean, y que manipulen ajustes y controles del
sistema básico, tales como agregar nuevo hardware, agregar o quitar
programas, cuentas de usuario y cambiar opciones de accesibilidad.
Clicenla barra herramientas
de base de datos
Luegoclic endocumentador
de base de datos

9. 4. INFORMES
4.1 Informes
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información
contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un
sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total
de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.
En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en
Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar
opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista
previa de un informe e imprimirlo.
4.2 asistente para informes Al iniciar el Asistente para informes, aparece la
página de bienvenida. En ella se describen los pasos básicos que realizará para
crear el informe. Puede elegir no volver a mostrar esta página para que la próxima
vez que ejecute el Asistente para informes comience en el primer paso. En las
siguientes secciones se describen los pasos del Asistente para informes.
Seleccionar un origen de datos
El primer paso para crear un informe es definir un origen de datos. El Asistente para
informes muestra una lista de todos los orígenes de datos compartidos del proyecto
de informe y, además, una opción para crear un origen de datos.
Clicenla pestaña
crear.
Luegoenasistente
para informes

10. Diseñar una consulta
El siguiente paso es diseñar una consulta. Puede escribir la cadena de consulta,
generarla utilizando el Diseñador de consultas o importar una consulta de otro
informe. Para obtener información acerca de los Diseñadores de consultas,
vea Diseñadores de consultas de Reporting Services.
Elegir un tipo de informe
El siguiente paso es seleccionar el tipo de informe que desea. Puede elegir un
informe tabular o de matriz. Un informe tabular tiene un número fijo de columnas.
Un informe de matriz, o tabla de referencias cruzadas, tiene un número variable de
columnas en función de los resultados de la consulta.
Si elige un informe tabular, el Asistente para informes le ayudará a seleccionar los
campos por los que se va agrupar, así como a definir un diseño y un estilo para el
informe. Si selecciona un informe de matriz, el asistente le ayudará a seleccionar
los campos que van a incluirse en las filas, columnas y áreas de datos de la matriz,
así como a definir un diseño y un estilo para el informe.
Elegir un estilo
El siguiente paso es aplicar un estilo al informe mediante una plantilla de estilo.
Seleccione una plantilla para aplicar estilos al informe, como fuente, color y borde.
El Diseñador de informes proporciona seis plantillas de estilo: Pizarra, Bosque,
Corporativo, Negrita, Océano y Genérico. También puede agregar otras plantillas
de estilo. Para obtener más información, vea "Trabajar con plantillas de estilo" más
adelante en este tema.
Asignar nombre al informe
El paso final es asignar un nombre al informe y comprobar los campos que se
incluirán en el mismo. Una vez completados todos los pasos, el Diseñador de
informes crea el informe y lo agrega al proyecto del servidor de informe.

11. 5. CONSULTAS
Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una
base de datos de Access. Otros motivos para usar consultas:
 Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios
concretos (condiciones)
 Calcular o resumir datos
 Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de
vez en cuando los datos más actuales.
 Obtiene un conjunto más sólido de opciones de consulta cuando trabaja con
una base de datos de escritorio de Access, pero las aplicaciones web de Access
ofrecen algunas de las opciones de consulta que se muestran a continuación. Para
más información sobre las aplicaciones web de Access, sobre el nuevo tipo de base
de datos que diseña con Access y sobre la publicación en línea, vea Crear una
aplicación de Access.
5.1 Asistente para consultas
Una consulta de selección ayuda a obtener solo los datos que necesita en una vista
de hoja de datos. La tabla de productos situada en la parte superior de la imagen a
continuación tiene varias columnas, pero con una consulta de selección, puede
obtener una vista despejada que se centra solo en las columnas que necesita.
5.2 Consultas con parámetros
 Inicie Microsoft Access y, a continuación, abra la base de datos de ejemplo
Neptuno.mdb.
 En el menú Ver, haga clic en Objetos de base de datos y, a continuación,
haga clic en consultas.
 Haga clic en la consulta facturas y, a continuación, haga clic en Diseño.
 Escriba la línea siguiente en la celda criterios para el campo Fecha Pedido:
 Entre [Escriba la fecha inicial] y [Escriba la fecha final]

12. CONCLUSIONES

13. CIBERGRAFIA