Este documento describe las funciones básicas de Microsoft Access, incluyendo tablas, formularios, consultas e informes. Access es un software de base de datos relacional que almacena información en una sola base de datos (.mdb). Las tablas contienen registros y campos, y cada campo tiene un tipo de datos como texto o número. Los formularios y consultas se usan para ingresar, ver y modificar datos, mientras que los informes generan reportes impresos de la información.

1. Ing. Delia Sánchez Gómez

2. MICROSOFT ACCESS
 Access es un software utilizado para el desarrollo de
sistemas de Base de Datos.
 Él está basado en el argumento de las bases de datos
relacionales .
 En el cual el usuario/proyectista mantiene
informaciones organizadas en forma tabular.

4.  Todos los contenidos de una Base de Datos en Access
son reunidos en un único archivo de extensión mdb.
 Objetos aislados del Access: Tablas, formularios,
consultas, informes y macros.

5. TABLAS
 Una tabla es un área de disco o memoria que almacena
informaciones sobre alguna cosa.
 por ejemplo, una relación de empleados….
 Las informaciones de cada empleado constituyen
un registro. Una determinada información constituye
un campo.
 Cada campo posee características propias.

6. Generar nueva tabla
 La obtención de una nueva tabla es hecha a partir de la
ventana Base de Datos
 SeleccionandoTablas y picando en Nueva.
 Como respuesta aparece una ventana que permite
alternativas para la definición de la tabla, en general
interesa apenas la Vista Diseño.
 En el modo Diseño los campos son definidos, como así
también sus respectivas propiedades.

8. Tipos de datos
 Cada campo contendrá datos de cierto tipo. El tipo de
datos puede ser elegido en la lista accionada a través
del botón de selección

9. TIPOS DE DATOS
 Texto: Máximo 255 caracteres
 Memorando: Máximo 65.535 bytes






(sentencias/párrafos)
Numérico: Tipo exacto depende del tamaño del
campo
fecha/hora: Día y hora para años de 100 a 9999
Moneda: 15 dígitos a la izquierda y 4 a la derecha del
punto decimal
Auto Numérico: Incrementado automáticamente al
adicionar registro
Si/No: Valor booleano de 1 bit
Asistente para Búsqueda: Crea un campo cuyo valor
puede ser elegido de una lista

10. TIPOS DE DATOS
 Los campos de tipo número, pueden tener varios tamaños
de campo que determinan su capacidad de
almacenamiento de valores numéricos:
 Tamaño Bytes Variación
 Byte 1 0 a 255
 Entero 2 -32.768 a 32767
 Entero Largo 4 -2.147.483.648 a 2.147.483.647
 Simple 4 -3.402.823E38 a 3.402.823E38
 Doble 8 79.768.313.486.232E308 a 179.769.313.486.232E308

11. FORMATOS
 Número general exhibe al número en formato





Estándar
Moneda separa millares, muestra negativos entre
paréntesis, con 2 decimales
Fijo exhibe como mínimo 1 dígito con dos decimales
Estándar ídem, además separa en millares
Porcentaje multiplica por 100 y adiciona el símbolo %
Científico usa anotación mantisa/exponente.

12. Las otras propiedades de los
campos incluyen:
 Máscara de entrada: usada para facilitar la entrada de
dados
 Título: para ser usada en el lugar del nombre del
campo en formularios
 Valor predeterminado: valor que iniciala el campo.
 Regla de validación: expresión que verifica la
consistencia del dato alimentado (por ejemplo: >0 e <
100)

13. Propiedades de los campos
 Texto de validación: mensaje de error al ser
presentado si la regla de validación no fue satisfecha
 Requerido: indica que este campo exige entrada de
algún dato, si no fuera requerido, el campo admitirá el
valor nulo (teclear ENTER)
 Permitir longitud cero: se indica la cadena vacía ("")
para componer texto constituir o no una entrada válida
 Indexado: permite definir el campo como un índice
para acelerar el acceso a las informaciones de la tabla.

14. LLAVE PRIMARIA
 Se debe informar para a cada tabla cual es el campo
que constituye su llave primaria.
 Un campo es candidato a ser llave primaria si permite
la identificación única de cada registro de la tabla.
 En general es necesario definir una llave primaria para
cada tabla.

15. RELACIONES
 Es común que informaciones de una tabla estén
asociadas con informaciones de otras tablas.
 En este caso podemos establecer una relación entre las
dos tablas.
 Es a través de la relación que el Access consigue, a
partir de informaciones en una tabla, obtener
informaciones registradas en la otra tabla.
 Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B:
uno – a – uno,
uno – a – varios,
varios – a – varios.

16. CONSULTAS
 Una consulta recupera informaciones de la Base de
Datos y eventualmente las presenta en la pantalla.
Serán estudiados tres tipos de consultas:
 De selección: selecciona y presenta registros en
formato patrón
 De referencias cruzadas: selecciona y presenta
registros en formato de planilla
 De acción: altera el contenido de registros en una
única operación

17. VISTA CONSULTAS

18. FORMULARIOS: OPERACIONES
BÁSICAS.
 Los formularios constituyen pantallas para la entrada y
presentación de informaciones.
 En los formularios es posible presentar resultados de





cálculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados.
Eventualmente se puede imprimir un formulario a pesar de
que el Access posee un recurso específico para la
presentación de informaciones impresas Informes.
Existen tres tipos importantes de formularios:
de columnas
tabular y
subformularios.

19. La secuencia de pasos para la creación
de un formulario a través del asistente
es la siguiente:
 En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y
picar el botón Nuevos
 Elegir la opción Asistente de formulario
 Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario será
desarrollado.
 Seguir las indicaciones dadas por las ventanas
presentadas por el sistema.

20. INFORMES
 Los informes constituyen un recurso específico para la
presentación de informaciones en papel impreso.
 El origen de estas informaciones puede ser una tabla o
consulta.
 Es posible incluir en el informe elementos gráficos
para hacerlo mas atractivo.
 Los informes también incluyen medios para agrupar y
agregar datos.

21. VISTA INFORME